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Devis et factures sur monday.com

 

Avec la nouvelle application des devis et factures, vous pouvez créer des devis et des factures dans votre flux de travail monday.com et les envoyer aux clients en un laps de temps. Cette application est parfaite pour les équipes commerciales, les équipes de marketing, le commerce de détail et la fabrication. Toute équipe qui gère les commandes ou les services trouvera cette fonctionnalité utile.

 

Ajouter l'application

Il existe deux manières d'ajouter l'application à votre flux de travail.

1) Tout d'abord, si vous choisissez la solution CRM dans le centre de modèles, l'application sera intégrée à vos nouveaux tableaux.

2) Si vous avez intégré vos propres tableaux, la deuxième option est la meilleure. Pour ajouter l'application à votre flux de travail,

  • ouvrez n'importe quel élément de votre tableau en cliquant sur la bulle de texte pour ouvrir la section des mises à jour.
  • cliquez ensuite sur le bouton « + Ajouter une vue » dans la section des mises à jour.
  • Le Centre de vues des éléments s'ouvrira et vous verrez les Applications par Monday. Sélectionnez « Devis et factures » en promenant la souris sur l'application et en sélectionnant le bouton « + Ajouter un widget » :

 

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Une fois que vous avez ajouté l'application, vous verrez le modèle de document dans votre section des mises à jour :

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Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur le mot « Devis » pour changer le nom du document. Si vous élaborez une facture, il s'agit de l'endroit approprié pour renommer votre document en conséquence.

 

Ajouter des informations de facturation

Dans cet exemple, nous créons un devis pour une entreprise sur notre tableau de pipeline des ventes.

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Ce devis comporte deux parties. Tout d'abord, vous trouverez les champs « Facturer de : » pour les informations de votre entreprise. Ensuite, vous trouverez les champs « Facture adressée à : » pour les informations sur le client ou sur le consommateur. En cliquant sur chacun de ces en-têtes, ils peuvent être modifiés pour refléter tout ce qui correspond à votre flux de travail. Par exemple, vous pouvez modifier les en-têtes dans la langue de votre choix.

Sur notre modèle de devis, nous pouvons ajouter manuellement les détails requis pour les champs « Facturer de : ». Il suffit d'ajouter ces détails une seule fois pour qu'ils soient pris en compte dans les champs « Facturer de : » de ce tableau.

Les champs situés sous l'en-tête « Facture adressée à : » ne peuvent pas être modifiés manuellement. Pour les champs « Facture adressée à : », nous pouvons choisir de remplir les champs avec les données de notre tableau ou avec les données d'un autre tableau connecté via la colonne Connecter les tableaux. Dans les deux cas, les champs sous « Facture adressée à : » doivent être remplis à l'avance à partir des données créées.

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Si vous préférez remplir automatiquement les champs de votre document avec des données provenant d'un autre tableau, vous devrez ajouter une colonne Connecter les tableaux. Voyons comment connecter un tableau.

Connecter un tableau

Étant donné que notre tableau CRM contient toutes les informations dont nous avons besoin pour établir ce devis, nous allons nous connecter à ce tableau. Voici à quoi ressemble notre tableau CRM :

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Sur notre tableau Pipeline des ventes, la colonne « Dans CRM » se connecte à notre tableau CRM :

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Une fois que nous avons connecté un élément du tableau du pipeline des ventes à l'élément correspondant du tableau CRM, nous pouvons remplir automatiquement les données du tableau CRM dans le devis. Les données du tableau connecté apparaîtront sous les données de votre tableau dans la liste déroulante de la vue des Devis et factures :

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Ajouter votre logo

Pour ajouter votre logo au document, cliquez sur le texte « Ajouter le logo de l'entreprise » :

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Cela ouvre une fenêtre qui vous permet de sélectionner une image sur votre ordinateur. Le logo que vous téléchargez sera visible dans la vue « Devis et factures » dans la section des mises à jour de chaque élément.

Image de marque de monday.com

Pour l'instant, il n'est pas possible de supprimer toute la marque monday.com de votre document final.

 

Ajouter des lignes d'élément et des ajustements

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1) Ajouter une ligne d'élément

Pour ajouter une ligne élément à votre document, faites défiler jusqu'au bas de la vue dans votre section de mises à jour et cliquez sur « Ajouter une ligne élément ». Pour chaque rubrique, vous pouvez personnaliser la description de l'élément, la quantité et le prix par unité. Le total se remplira automatiquement.

2) Ajouter des ajustements

Pour ajouter une réduction, une TVA ou des frais, cliquez sur « Ajouter un ajustement ». Si vous préférez ajouter une taxe plutôt qu'une TVA, vous pouvez sélectionner la TVA dans le menu déroulant et ajuster le nom de la ligne d'élément. Types d'ajustement par défaut (c'est-à-dire TVA ou taxe) peuvent être modifiées dans les Paramètres. Voir la section «  Autres paramètres » ci-dessous.

Tous les ajustements peuvent constituer soit un pourcentage, soit un montant fixe. Par défaut, tous les ajustements constituent un pourcentage, mais vous pouvez les ajuster à l'aide de la flèche de la liste déroulante en regard du symbole de pourcentage.

Le total final, tenant compte de la remise et de la TVA, s'affichera automatiquement.

 

Ajouter des remarques et une signature

Tout en bas de l'application, vous avez la possibilité d'ajouter une remarque ou de demander une signature sur votre document.

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1) Ajouter des remarques

Cette section remarques peut être utilisée pour ajouter du texte à votre document. Vous pouvez personnaliser l'affichage du texte sur votre document final en ajustant les polices, les couleurs, l'alignement et le formatage. Impossible d'ajouter des fichiers actuellement.

3) Ajouter une signature

Si vous cochez la case « Ajouter une signature », une ligne de signature et une ligne de date seront ajoutées au bas de votre document.

 

Autres paramètres

Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage dans le coin supérieur gauche de l'application pour ouvrir les « Paramètres ». En modifiant ces paramètres, vous changerez les valeurs d'ajustement par défaut. Par exemple, si vous remplacez votre nom de taxe par « Taxe » plutôt que « TVA », lorsque vous cliquez sur « Ajouter un ajustement », vous verrez « Ajouter une taxe » par défaut.

Les options de configuration sont les suivantes :

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1) Modifier la devise

Les unités de devise prédéfinies sont le dollar, l'euro et la livre. Vous pouvez également « Taper la votre » dans le champ situé à droite des valeurs préétablies.

2) Changer le nom de la taxe

Vous pouvez modifier la taxe pour qu'elle reflète le type le plus couramment utilisé pour vos devis et factures.

3) Modifier le type de frais

Les deux options de frais prédéfinies sont « Expédition » et « Manutention », mais vous pouvez saisir les frais que vous souhaitez inclure par défaut dans le champ « Taper les votre ».

 

Prévisualisation et partage

Deux options de partage s'offrent à vous. Vous pouvez partager un lien ou télécharger et envoyer un PDF à vos clients. Avant le partage, vous pouvez prévisualiser le document pour vous assurer qu'il répond à vos besoins.

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1) Prévisualiser votre document

Tout d'abord, vous pouvez prévisualiser le document à l'aide du bouton situé à droite au-dessus du générateur de modèles. Si vous choisissez de prévisualiser le document, vous ne pourrez plus le modifier jusqu'à ce que vous sélectionniez « Modifier le devis » dans le coin supérieur droit de l'application.

2) Télécharger le document

Si vous choisissez de télécharger le document, il sera téléchargé sur votre ordinateur au format PDF. Vous pouvez ensuite enregistrer le PDF, le renommer et le joindre à un e-mail à envoyer à votre client.

3) Partager via un lien

Vous pouvez également partager votre document via un lien. Pour ce faire, cliquez sur « Envoyer ». Vous verrez alors apparaître le lien à partager. Utilisez le bouton « Copier » pour copier le lien et envoyer le document à vos clients.

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Aussi simple que ça !

 

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