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Le widget Gantt

Chez monday.com, le diagramme de Gantt est l'endroit où votre projet prend vie. Le widget Gantt constitue un allié précieux, car il exploite vos tableaux. Flexible, il s'adapte aux moindres changements dans votre projet. Voyons ensemble comment l'utiliser.

 

Conseil : ne manquez pas de consulter l'article sur la vue Gantt, que vous pouvez ajouter au tableau de votre projet.

 

Comment ajouter le widget

Pour ajouter le widget Gantt à votre tableau de bord, il vous suffit de cliquer sur « + Ajouter un widget » dans le coin supérieur gauche de celui-ci, puis de sélectionner « Gantt ».  Si c'est le premier widget de votre tableau de bord, vous pouvez aussi l'ajouter directement depuis l'écran d'accueil.

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Remarque : le widget Gantt est généré à partir des colonnes Échéances ou Date. Vous devez donc d'abord saisir vos dates et vos échéances dans une ou plusieurs de ces colonnes, dans l'ensemble de vos tableaux, avant que les données puissent apparaître dans le widget. 

 

 

Comment la configurer ?

Dans le panneau de droite, vous trouverez une série de paramètres entièrement personnalisables à l'aide desquels vous pouvez configurer votre widget Gantt. Parcourons ensemble les différentes catégories de paramètres.

  • Tableaux et groupes

Tout d'abord, sous « Tableaux », nous pouvons choisir les tableaux à afficher sur notre widget. Nous avons choisi d'inclure les trois tableaux globaux suivants dans le nôtre :

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Dans « Choisissez des groupes », nous pouvons choisir les groupes dont nous souhaitons afficher les données, ou simplement sélectionner « Tous les groupes » :

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  • Colonnes Date ou Échéances

Si vous avez plusieurs colonnes Échéances et/ou Date, choisissez celle que vous souhaitez afficher dans votre widget sous « Choisir des colonnes d'échéances ». Nous avons sélectionné les trois colonnes connectées, car nous voulons inclure toutes les dates contenues dans nos trois tableaux. Vous pouvez choisir de faire figurer ou non vos sous-éléments dans votre diagramme de Gantt. Il vous suffit pour cela de cocher la case à côté de la colonne Date ou Échéances sous « sous-éléments » pour les afficher dans votre widget.

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Les sous-éléments apparaîtront dans votre diagramme de Gantt sous forme de rectangles blancs entourés d'une bordure de la couleur de l'élément parent. Lorsque vous placez le pointeur de la souris sur le sous-élément, une fenêtre contextuelle s'affiche : elle indique qu'il s'agit d'un sous-élément, ainsi que le nom du tableau auquel il appartient. 

Tous vos jalons figureront également dans votre diagramme de Gantt, sous forme de losanges. Consultez cet article pour savoir comment ajouter des jalons à votre colonne Échéances.

 

  • Grouper par

Choisissez ensuite comment vous souhaitez grouper vos éléments : par tableaux, par groupes ou en fonction de certaines colonnes de vos tableaux. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons regroupé nos dates en fonction de la colonne Statut. Nos éléments s'affichent donc selon leur statut. Nous obtenons ainsi une liste de toutes les tâches en cours, de celles terminées et de celles dont le statut est « bloqué ».

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Si l'un de nos tableaux comporte plusieurs colonnes Statut, nous pouvons sélectionner celle à utiliser pour grouper nos éléments dans le menu déroulant qui se trouve près du nom des tableaux connectés présents dans cette section.

Une fois nos éléments groupés comme nous le souhaitons, nous pouvons encore personnaliser le widget en développant ou en réduisant certains groupes. Il nous suffit pour cela de cliquer sur un groupe pour le réduire, puis de cliquer à nouveau dessus pour le développer.

 

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  • Colorer par

Votre widget Gantt reproduit automatiquement la couleur du groupe auxquels vos éléments appartiennent. Par exemple, lorsque vous voyez des événements en vert, vous savez qu'ils appartiennent à votre groupe de couleur verte, et lorsque vous voyez des événements en violet, vous savez qu'ils appartiennent à votre groupe de couleur violette. Vous avez aussi la possibilité d'utiliser le menu déroulant pour choisir la couleur que vous voulez leur donner. Vous pouvez décider de colorer vos éléments par tableaux, par groupes (en utilisant les couleurs de vos groupes), par statut (en utilisant les couleurs de vos étiquettes) ou par personnes. Si vos tableaux comportent plusieurs colonnes Statut, vous pouvez sélectionner celle à utiliser.

 

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Vous ne savez pas à quoi correspondent toutes ces couleurs ? Pas de panique ! Le widget comporte une légende. Elle se trouve en bas de l'écran et vous indique à quoi correspondent exactement les couleurs sur votre diagramme de Gantt. Les étiquettes de la légende dépendent de l'option que vous avez choisie pour colorer vos éléments.

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  • Étiquetez par

Vous avez la possibilité de personnaliser les étiquettes qui apparaissent au-dessus de chacun des éléments de votre widget Gantt. Vous pouvez ainsi afficher le nom des éléments, le nom des personnes auxquelles ils sont attribués dans la colonne Personne ou toute autre valeur des colonnes de votre tableau. Utilisez le menu déroulant pour choisir les étiquettes que vous souhaitez attribuer à vos éléments. Vous pouvez même sélectionner une colonne différente pour chacun des tableaux connectés à votre widget.

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Afficher Paramètres

  • Afficher le résumé du groupe

Chacun des groupes du diagramme de Gantt est précédé d'un résumé qui indique ses dates spécifiques et sa durée totale. Dans ce cas précis, le terme « groupe » fait référence à la façon dont sont groupés les éléments ou les tâches sur le widget Gantt, et pas nécessairement aux groupes du tableau. Par exemple, si nous avons choisi de regrouper nos tâches en fonction de la colonne Statut, nous verrons un résumé de chacune des étiquettes de la colonne Statut. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons choisi de grouper nos éléments par groupes du tableau. Nous voyons donc que le groupe violet, appelé « Phase Contenu », s'étend du 1er décembre au 13 janvier, soit 44 jours. 

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Pour supprimer ces barres de résumé, décochez la case « Afficher le résumé du groupe » encadrée dans l'image ci-dessus. 

 

  • Afficher le conseil du jour

La barre bleue verticale qui traverse la vue indique la date du jour. C'est un excellent point de repère : vous savez toujours où vous en êtes en ce qui concerne les dates de début et de fin de vos tâches. Elle est également très utile pour retrouver la date du jour lorsque vous faites défiler le calendrier vers la gauche ou vers la droite. Par ailleurs, vous pouvez revenir à la date du jour en cliquant sur la petite icône de calendrier située dans le coin supérieur gauche du widget.

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Pour supprimer la barre bleue, décochez « Afficher le conseil du jour », comme illustré dans l'image ci-dessus. 

 

  • Afficher les week-ends

Les jours de la semaine sont représentés par des blocs de couleur blanche et les jours du week-end par des blocs de couleur grise. Vous pouvez conserver les week-ends dans le calendrier ou les masquer afin de n'afficher les barres d'échéances des tâches que sur les jours ouvrables. Pour cela, cochez ou décochez la case « Afficher les week-ends » dans le panneau des paramètres, comme dans l'image suivante. 

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  • Définir le premier jour de la semaine

Vous pouvez définir le dimanche ou le lundi comme premier jour de la semaine. Dans le panneau des paramètres, cliquez sur « Modifier » à côté de « Définir les jours de travail » pour être redirigé vers les paramètres des jours de la semaine de votre compte.

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Seul l'admin du compte peut définir le premier jour de la semaine, mais tout utilisateur du compte peut cliquer sur le bouton « Modifier » pour demander à l'admin d'effectuer cette modification. Consultez ce guide pour en savoir plus.

 

Afficher les dépendances

Si nous avons défini des liens de dépendances entre nos éléments, ils seront automatiquement matérialisés par des flèches sur notre widget Gantt. Le lien de dépendance relie la première tâche qui doit être effectuée à la tâche qui dépend immédiatement de son achèvement, la flèche pointant vers la tâche dépendante. Les flèches nous aident à voir clairement les liens entre nos tâches, mais nous pouvons facilement les supprimer en décochant la case « Afficher les dépendances », comme dans l'illustration ci-dessous.

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Imaginons qu'un imprévu survienne et que nous devions décaler les dates ou prolonger la durée d'éléments dépendants sur notre widget Gant. C'est très simple à faire lorsque des automatisations sont configurées pour les dépendances. Au lieu de modifier toutes les dates des tâches dépendantes, nous pouvons sélectionner la ou les tâches retardées et décaler toutes leurs tâches dépendantes d'autant de jours que nécessaire. Pour cela, il suffit de cliquer sur une barre d'échéance et de la faire glisser du nombre exact de jours de décalage, puis de regarder la magie opérer. Autre possibilité : placer le curseur de la souris sur le côté droit ou gauche de la barre d'échéance pour faire apparaître une flèche. Il ne reste ensuite qu'à rallonger l'échéance dans la direction souhaitée.

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Remarque : assurez-vous de bien configurer votre colonne Lien (« Dépend de ») dans vos tableaux, de sorte que le widget Gantt sache quels éléments (ou tâches) doivent être terminés avant que d'autres tâches puissent commencer. Ainsi, en cas de retard critique ou de modification du planning, toutes les dates des tâches dépendantes seront ajustées en conséquence. Consultez cet article pour en savoir plus sur les dépendances.

 

Parfaire la vue  

Une fois la configuration terminée, cliquez sur le bouton « Fait » en haut à droite de l'écran pour voir le résultat dans votre tableau de bord. Là, vous pouvez encore définir la manière exacte dont vous souhaitez que vos éléments s'affichent dans le calendrier du widget. Voyons ensemble comment personnaliser encore davantage le widget.

  • Sélectionner une échelle de temps

Vous pouvez visualiser les éléments de votre widget Gantt sur plusieurs jours, semaines, mois, trimestres et même sur plusieurs années. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant en haut à gauche de l'écran afin de choisir une échelle de temps. 

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  • Zoomer et dézoomer

Vous avez également la possibilité d'effectuer un zoom avant ou arrière sur les éléments. En dézoomant, vous obtenez un aperçu à long terme et en zoomant, vous pouvez vous concentrer sur des jours spécifiques. Il vous suffit de cliquer sur les boutons « + » et « - » situés dans le coin supérieur gauche du widget pour modifier le zoom. 

 

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  • Ajuster automatiquement votre diagramme de Gantt

Cliquez sur le bouton « Ajuster automatiquement » en haut de l'écran pour ajuster automatiquement le zoom sur le diagramme de Gantt afin d'afficher le maximum d'éléments possible.

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Mettre les éléments à jour directement dans le widget Gantt

Il n'est pas nécessaire de passer d'un tableau à l'autre pour effectuer des modifications. Il suffit simplement de cliquer sur l'une des barres du widget Gantt pour ouvrir la fiche de l'élément. Vous pouvez alors apporter des modifications et faire des mises à jour sans avoir à passer constamment d'un tableau à l'autre. 

 

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Filtrer votre diagramme de Gantt

Si nous ne souhaitons pas que tous les éléments de nos tableaux figurent sur le widget, nous pouvons cliquer sur l'icône en forme de tornade pour filtrer nos informations. 🌪

Nous sélectionnons d'abord le tableau auquel nous souhaitons appliquer des filtres à l'aide du menu déroulant. Ensuite, nous pouvons utiliser comme filtres n'importe quel groupe ou colonne de ce tableau. Pour revenir à cette vue la prochaine fois que nous ouvrirons notre tableau de bord, il suffit de cliquer sur « Enregistrer dans ce widget », et notre widget s'affichera de cette manière jusqu'à ce que nous cliquions sur « Vider » dans notre menu des filtres. 

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Exporter vers Excel

Vous pouvez exporter votre widget Gantt vers Excel en cliquant sur l'icône représentant un petit graphique située dans le coin supérieur gauche du widget :

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Si vous avez d'autres questions sur les widgets et les tableaux de bord, n'hésitez pas à contacter notre équipe de service client à tout moment. Nous sommes pour vous 24h/24, 7j/7 !