Sous-éléments et automatisations

Temps de lecture : 3 min

Fonctionnalité

Les automatisations vous aident à réduire le travail manuel. Les sous-éléments offrent une structure plus profonde à votre tableau. Vous pouvez désormais utiliser des automatisations sélectionnées avec des sous-éléments pour créer le flux de travail parfait ! 🎉

Créer des sous-éléments

Pour utiliser les automatisations avec des sous-éléments, vous devez d'abord créer des sous-éléments sur votre tableau. Vous pouvez créer des sous-éléments depuis plusieurs endroits :

1. Ajoutez des sous-éléments via le centre de colonnes :

2. Faites un clic droit sur le nom de l'élément :

3. Utilisez le menu déroulant de l'élément :

Une fois que vous avez ajouté un sous-élément, une colonne de sous-éléments est créée pour indiquer le nombre de sous-éléments que vous avez créés.

Comment ajouter une automatisation

Pour ajouter une automatisation à votre tableau, vous devez d'abord vous rendre dans la boutique d'automatisation. Vous pouvez accéder à la boutique en cliquant sur « Automatiser » en haut de votre tableau :

Vous pourrez y choisir parmi nos différentes formules et configurer l'automatisation qui prend en charge votre flux de travail. Consultez la section Sous-éléments du Centre des automatisations pour voir les formules concernant les sous-éléments :

Vous verrez trois options dans cette catégorie. Les deux premières sont des formules prédéfinies que vous pouvez appliquer à votre flux de travail. La troisième option vous permet de créer votre propre automatisation

En savoir plus sur les trois options

1. ex. When all subitems of an item have the status of Done, change the item's status to Successful. (Lorsque tous les sous-éléments d'un élément ont le statut Fait, passer le statut de l'élément à Réussi). Les sous-éléments sont rattachés à un élément parent. Cette première automatisation considérera tous les sous-éléments d'un élément pour voir si leur statut correspond à celui défini dans l'automatisation. Dans notre exemple, cela signifie que tous les sous-éléments doivent avoir le statut « Fait » pour déclencher l'automatisation. Dès lors que tous les sous-éléments seront marqués comme Faits, le statut de l'élément parent passera à Réussi.

2. ex. When all subitems of an item have the status Stuck, notify Assignee (Lorsque tous les sous-éléments d'un élément ont le statut Bloqué, notifier la personne responsable). La seconde formule d'automatisation considérera tous les sous-éléments d'un élément pour voir si leur statut correspond à celui défini dans l'automatisation. Dans notre exemple, cela signifie que tous les sous-éléments doivent avoir le statut « Bloqué » pour déclencher l'automatisation. Dès lors que tous les sous-éléments seront marqués comme Bloqués, l'automatisation enverra une notification à la personne responsable. Vous pouvez également configurer cette formule de façon à être vous-même notifié systématiquement, quelque soit la personne responsable de l'élément parent.

3. Pour le moment, l'outil de création d'automatisations personnalisées ne permet pas de créer une automatisation dans laquelle le déclencheur est une modification d'un sous-élément. Cependant, vous pouvez créer une automatisation dans laquelle l'action de l'automatisation crée un sous-élément dans votre tableau. Par exemple : When an item is created, create a subitem (Lorsqu'un élément est créé, créer un sous-élément). Nous travaillons activement à développer les capacités de l'outil de création d'automatisations personnalisées.

Formules prises en charge

Vous pouvez également voir si une formule d'automatisation prend en charge les sous-éléments en accédant au Centre des automatisations et en recherchant la mention « Prend en charge les sous-éléments » :

Si c'est le cas, vous pouvez utiliser un sous-élément comme déclencheur ou comme champ dans la section de notification d'une formule :

Recettes personnalisées

Vous pouvez utiliser des sous-éléments avec des formules personnalisées ! Vous avez la possibilité de créer des sous-éléments avec le constructeur de formules personnalisées :

L'action, « créer des sous-éléments », est actuellement la seule action impliquant des sous-éléments. Si vous souhaitez utiliser « créer un sous-élément » comme l'une de vos actions, vous devez d'abord configurer la colonne des sous-éléments sur le tableau.

Les sous-éléments sont pris en charge pour tous les déclencheurs sauf :

quand un élément est créé
quand une mise à jour est créée
quand un élément est déplacé vers un groupe
quand un élément est déplacé vers un tableau

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

Cassandra Eddington - Quality check 23 septembre 2023 13:39