Une mise à niveau automatique se produit lorsque le nombre d'utilisateurs payant pour votre compte est dépassé et qu'aucune mesure n'est prise pour supprimer les utilisateurs supplémentaires. Dans ce cas, votre forfait est automatiquement mis à niveau vers la catégorie supérieure, et vous êtes facturé pour le nouveau forfait.
Si cela se produit, ne vous inquiétez pas : vous disposez de 30 jours pour revenir à votre ancien forfait et demander un remboursement après avoir supprimé les utilisateurs supplémentaires.
Que se passe-t-il si vous dépassez votre limite d'utilisateurs ?
Lorsque votre compte dépasse le nombre de sièges inclus dans votre forfait actuel, le système lance un compte à rebours de 5 jours avant d'appliquer une mise à niveau automatique. Pendant ce temps, les administrateurs reçoivent trois e-mails d'avertissement :
- Premier e-mail : Notification indiquant que le compte a plus d'utilisateurs que le nombre autorisé. Le compte à rebours commence, et vous avez 5 jours pour apporter des modifications.
- Second e-mail : Un rappel indiquant que le compte sera automatiquement mis à niveau dans 3 jours si aucune action n'est entreprise.
- Troisième e-mail : Dernier rappel indiquant que le compte sera automatiquement mis à niveau dans 1 jour.
Si aucune modification n'est apportée dans les 5 jours, le compte est automatiquement mis à niveau vers la catégorie supérieure.
Par exemple, si vous disposez d'un forfait mensuel Standard de 10 places et que vous ajoutez un 11e utilisateur, vous déclenchez le processus de mise à niveau automatique. Si vous ne supprimez pas l'utilisateur supplémentaire dans les 5 jours, votre compte passera automatiquement au forfait supérieur, soit 15 places dans le cadre du forfait mensuel Standard.
Que faire si vous avez été facturé pour une mise à niveau automatique ?
Vous avez la possibilité de conserver le nouveau forfait ou de repasser à votre forfait précédent dans les 30 jours suivant la mise à niveau automatique. Pour revenir en arrière, vous devez d'abord réduire le nombre d'utilisateurs actifs afin que votre compte respecte les limites de votre forfait initial.
Comment supprimer des utilisateurs ?
En tant qu'administrateur, ouvrez la section Administration et sélectionnez Répertoire. L'onglet Gestion des utilisateurs s'ouvre par défaut. Recherchez l'utilisateur que vous souhaitez désactiver, cliquez sur le menu à trois points situé à côté de son nom à gauche, puis sélectionnez Désactiver l'utilisateur.
Comment changer le type d'un utilisateur ?
Au lieu de désactiver un utilisateur, vous pouvez le faire passer à un type non facturé. Les observateurs sont disponibles dans tous les forfaits. Les invités sont disponibles sur les versions Standard, Pro et Enterprise, avec une facturation qui dépend de votre forfait.
Pour modifier le type d'un utilisateur, accédez à l'onglet Gestion des utilisateurs sous Répertoire, cliquez sur le menu déroulant à côté de son nom et de son e-mail, puis sélectionnez le nouveau type :
Demander un remboursement
Une fois que vous avez supprimé les utilisateurs excédentaires, veuillez contacter notre équipe d'assistance ici. Nous repasserons votre compte à votre forfait d'origine et nous vous rembourserons le coût de la mise à niveau si la mise à niveau forcée a eu lieu il y a moins de 30 jours.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.