Afin de garantir la sureté et la sécurité de vos informations, nous proposons plusieurs types d'autorisations : autorisations de compte, types de tableaux, autorisations de tableaux,, autorisations de colonnes, et autorisations de tableaux de bord.Les autorisations ou restrictions relatives au tableau de bord permettent au propriétaire du tableau de bord de contrôler les informations qui peuvent être consultées et modifiées au niveau du tableau de bord.

Choisir votre type de tableau de bord

Vous pouvez décider que votre tableau de bord soit public ou privé. 

• Si votre tableau de bord est un « Tableau de bord principal », il sera visible par tous les membres de votre compte
• Si vous choisissez l'option « privé », votre tableau de bord sera visible par vous-même et par les collaborateurs sélectionnés que vous y invitez. 

Les tableaux de bord je sont jamais de type « partageable » car ils peuvent être partagés avec toute personne de votre choix, y compris avec des collègues ne faisant pas partie de votre compte monday.com. 

Modifier le type de tableau de bord

Vous pouvez changer le type de votre tableau de bord à tout moment en cliquant sur le menu à trois points (en haut à droite de votre tableau de bord) et en sélectionnant « Changer le type en Privé ». ou « Changer le type en Principal ».

Autorisations des tableaux de bord

Les widgets du tableau de bord respectent deux niveaux d'autorisation : les autorisations au niveau du tableau et les autorisations au niveau du tableau de bord. 

• Autorisations du tableau 

Les widgets respectent toujours les autorisations des tableaux connectés, de sorte que deux utilisateurs disposant d'autorisations différentes peuvent voir des données différentes sur le même tableau de bord. 

Autorisations au niveau du tableau pouvant affecter ce qu'un utilisateur voit

• Espaces de travail privés – lorsqu'un tableau connecté se trouve dans un espace de travail privé auquel un utilisateur n'a pas accès, le tableau de bord indique que cet utilisateur n'a pas accès à ce tableau. Vous pouvez alors cliquer pour lui accorder ou lui demander l'accès.
• Tableaux privés – de même, si un tableau connecté est privé et qu'un utilisateur n'y est pas abonné, le tableau de bord indiquera que l'accès est manquant, permettant ainsi au propriétaire concerné de l'accorder.
• Colonnes masquées – si une colonne est masquée pour un utilisateur spécifique, le widget indiquera qu'il manque des données pour cette colonne pour cet utilisateur.
• Autorisations d'affichage des éléments – si un utilisateur n'a accès qu'à certains éléments d'un tableau connecté, le widget calculera les valeurs en fonction des éléments qu'il peut voir. Cela signifie que deux utilisateurs peuvent voir des résultats différents dans le même widget, car celui-ci ne compte que les éléments visibles pour chacun d'eux.

• Autorisations du tableau de bord

Les autorisations sur un tableau de bord sont basées sur les rôles et diffèrent entre les « utilisateurs », les « propriétaires » et les « invités ». 

Utilisateurs du tableau de bord

Les abonnés du tableau de bord sont des personnes capables de voir et d'interagir avec un tableau de bord. Si un tableau de bord est « principal », tous les utilisateurs du compte peuvent en consulter ses données et s'y abonner. Si un tableau de bord est « privé », les utilisateurs doivent recevoir une invitation d'un admin du compte.

Pour ajouter des utilisateurs à votre tableau de bord, cliquez sur le bouton « Inviter » dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Utilisateurs du tableau de bord » :

Une fenêtre contenant une liste d'utilisateurs s'ouvre. Cliquez sur la barre de recherche et commencez à saisir le nom ou l'adresse e-mail du collaborateur que vous souhaitez abonner à votre tableau de bord. Vous pouvez également supprimer un utilisateur de votre tableau de bord en cliquant sur le « x » à côté de son nom.

Admins de tableaux de bord

Par défaut, la personne qui a créé le tableau de bord en est automatiquement l'admin. Les admins voient une couronne de couleur bleue à côté de leur nom sur la liste des abonnés du tableau de bord. Pour ajouter d'autres admins, cliquez sur l'icône couronne de couleur située grise à côté du nom de l'abonné afin de le rendre bleu, ce qui en fait un admin.

Pour supprimer un propriétaire, il suffit de cliquer sur l'icône bleue en forme de « couronne ». Cette personne deviendra alors membre du tableau de bord et n'en sera plus propriétaire.

Inviter des invités 

Vous pouvez inviter n'importe qui à consulter votre tableau de bord en cliquant sur le bouton « Inviter », puis en sélectionnant « Inviter par e-mail ou lien ». Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez choisir soit de « copier » un lien vers le tableau de bord, soit d'envoyer une invitation par e-mail :

Copiez le lien produit et envoyez-le à qui vous voulez. Vous pouvez également saisir l'adresse e-mail de l'invité dans le champ ci-dessous et cliquer sur « Envoyer » pour lui envoyer une invitation au tableau de bord par e-mail.

Qui peut apporter des modifications aux tableaux de bord ?

Seuls les admins de tableaux de bord peuvent modifier le tableau de bord lui-même ainsi que les applications et les widgets qui s'y trouvent. Parmi ces actions, on peut citer :

• Passage au mode « Modifier »
• Repositionnement et redimensionnement des widgets
• Ajout de nouveaux widgets
• Suppression de widgets
• Ajout ou suppression de tableaux connectés
• Abonnement ou désabonnement de collaborateurs ou d'invités
• Modifier le type de tableau de bord
• Renommer ou supprimer le tableau de bord

Voici quelques-unes des actions que tout abonné à un tableau de bord ou collaborateur capable de voir un tableau de bord principal peut effectuer :

• Afficher la liste des invités, des admins et des abonnés du tableau de bord
• Passer au mode sombre ou clair
• Afficher en mode TV/Présentation
• Dupliquer le tableau de bord
• Ajouter le tableau de bord à vos favoris
• Filtrer des widgets
• Afficher les tableaux connectés
• Afficher les widgets en mode plein écran
• Parcourir les widgets (cette action comporte une signification différente pour chaque widget)

Demander l'accès à un tableau privé

Si vous tombez sur un tableau de bord privé auquel vous n'avez pas accès, vous verrez s'afficher le message d'erreur suivant vous informant que le tableau de bord est privé et que vous n'y avez pour le moment pas accès. Pour demander immédiatement à avoir accès à ce tableau de bord privé, cliquez sur le bouton bleu « Demande d'accès ».

Quand vous cliquez sur ce bouton, tous les propriétaires du tableau de bord privé recevront une notification les informant de votre demande. Ils seront redirigés vers la page des abonnés où ils peuvent, s'ils le souhaitent, vous accorder l'accès au tableau de bord privé.