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La vue Gantt

Quand on pense aux diagrammes de Gantt, on imagine généralement un outil rigide déconnecté de notre flux de travail et de nos collaborateurs. Mais chez monday.com, le diagramme de Gantt est l'endroit où votre projet prend vie ! Comme vous pouvez l'ajouter comme vue tableau au tableau de votre projet, il constitue un précieux allié. Flexible, il s'adapte aux moindres changements de votre projet. Voyons ensemble comment l'utiliser.

 

Comment l'utiliser

Examinons la composition de notre vue Gantt. Elle est divisée en deux sections : à gauche figure la liste de tous les éléments du tableau. Pour chacun, le nom et la date sont indiqués. À droite se trouve la représentation graphique des éléments. Chacun d'eux est représenté par une barre, et des lignes représentent les liens de dépendance entre les éléments. Cette vue est semblable à une grille, dans laquelle les éléments sont listés verticalement, tandis que les dates apparaissent horizontalement dans un calendrier. Lorsqu'on survole un élément avec la souris, la ligne entière apparaît en surbrillance dans la vue Gantt. Cela permet de mettre en évidence un détail important du projet, comme dans l'illustration suivante :

 

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Si ces explications manquent encore de clarté pour vous, pas de panique ! Nous allons examiner tout cela en détail dans la suite de l'article.

 

Configurer la vue Gantt

La vue Gantt se base sur les données du tableau et présente de façon claire, colorée et organisée le planning de votre projet. 

Pour commencer, vérifions que notre tableau dispose des éléments suivants :

  • Une colonne Échéances - pour indiquer les échéances de chacune des tâches et phases du projet
  • Une colonne Lien (« Dépend de ») - pour définir les tâches dépendantes d'autres tâches, si votre projet contient des dépendances

Les colonnes suivantes ne sont pas obligatoires, mais elles permettent vraiment d'optimiser notre diagramme de Gantt :

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Après avoir complété ces colonnes avec nos données et configuré notre projet dans le tableau, il ne nous reste plus qu'à ajouter la vue Gantt.

 

Ajouter la vue Gantt

Pour ajouter la vue Gantt, cliquez sur « Toutes les vues » dans le coin supérieur gauche du tableau. Cliquez ensuite sur « + Ajouter une vue », puis sélectionnez « Gantt », comme dans cette image :

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  • Épingler la vue

Une fois la vue Gantt ajoutée, il est non seulement possible de l'épingler en haut du tableau afin de pouvoir basculer facilement d'une vue à l'autre, mais aussi de la supprimer. Pour cela, cliquez sur « Toutes les vues », puis sur le menu latéral à droite de « Gantt ». Sélectionnez ensuite « Épingler » ou « Supprimer », comme illustré ci-dessous :

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  • Définir en vue par défaut

La vue Gantt peut être définie comme vue par défaut. Ainsi, à chaque fois que nous ouvrirons le tableau, la vue Gantt s'affichera directement. Pour cela, il suffit de cliquer sur « Toutes les vues », puis sur « Gantt » et enfin, sur « Définir en vue par défaut », comme dans l'image suivante :

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Pour en savoir plus sur les vues par défaut, consultez le paragraphe « Vue par défaut » de cet article

 

Paramètres et personnalisation

La vue Gantt est entièrement personnalisable, pour vous permettre de visualiser votre projet de la manière qui vous convient le mieux. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit de votre tableau pour accéder aux paramètres de la vue. Un panneau s'affiche à droite de votre écran.

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  • Sélectionner une colonne de délais

Si votre tableau comporte plusieurs colonnes de délais (colonnes Échéances, Date ou Semaine), vous pouvez choisir celles à afficher dans votre vue Gantt. Cochez ou décochez simplement la case à gauche du nom de la colonne selon que vous souhaitez ou non voir ses données figurer dans votre vue Gantt. Vous pouvez également cocher « Toutes les colonnes » pour y inclure toutes les colonnes de délais de votre tableau.

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Remarque : nous travaillons d'arrache-pied pour intégrer les sous-éléments à la vue Gantt, mais ils ne sont pas encore pris en charge. Pour l'heure, si vous souhaitez que vos sous-éléments figurent dans votre diagramme de Gantt, vous pouvez créer un widget Gantt dans un tableau de bord. Ce widget prend en charge les sous-éléments. Vous pouvez même y connecter plusieurs tableaux pour obtenir un aperçu encore plus vaste de vos projets sur un diagramme de Gantt unique. 

 

  • Grouper les éléments

Ce paramètre vous permet d'organiser les éléments de votre vue Gantt à votre gré. Vous pouvez les regrouper en fonction des colonnes ou des groupes de votre tableau. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez gérer vos tâches, vos ressources ou tout simplement avoir un aperçu global de la situation. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, nous avons groupé les éléments de la vue Gantt selon les groupes de notre tableau. Puisque nos groupes correspondent aux différentes phases du projet, ce paramètre nous donne une très belle cascade représentant nos tâches dans l'ordre chronologique.

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Dans l'exemple ci-dessous, nous avons groupé nos éléments en fonction de la colonne Personne de notre tableau. Nous pouvons donc voir clairement le nombre de tâches dont chaque personne est responsable, et quelles sont ces tâches exactement. Comme notre vue Gantt contient des dépendances, le fait de grouper par personne nous permet de voir qui travaille sur les tâches qui précèdent les nôtres. De cette façon, nous savons à qui nous adresser pour obtenir des mises à jour et poser des questions. 

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Une fois que vous avez groupé vos barres représentant vos échéances comme vous le souhaitez, vous pouvez encore personnaliser la vue en développant ou en réduisant certains groupes. Il vous suffit de cliquer sur le groupe pour le réduire, puis de cliquer à nouveau dessus lorsque vous souhaitez le développer.

 

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  • Étiqueter vos éléments à votre convenance

Pour choisir comment étiqueter les éléments de la vue Gantt, cliquez simplement sur le menu déroulant « Étiquetez par » et sélectionnez l'une des options. Vous pouvez les étiqueter par nom de l'élément, par groupe auquel il appartient ou par d'autres valeurs des colonnes du tableau.

 

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Choisir la couleur de vos éléments

Dans le menu déroulant, vous avez la possibilité de choisir le code couleur que vous souhaitez attribuer aux barres représentant vos échéances. Vous pouvez ainsi leur donner la couleur du groupe auxquelles elles appartiennent, celle des étiquettes de la colonne Statut ou encore celle des personnes auxquelles les tâches sont attribuées dans la colonne Personne. Par exemple, si nous colorons les éléments par groupe, lorsque nous voyons des événements en vert, nous savons qu'ils appartiennent à notre groupe de couleur verte. Lorsque nous voyons des événements en violet, nous savons qu'ils appartiennent à notre groupe de couleur violette.

 

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Après avoir choisi la couleur de vos éléments, vous pouvez cocher la case « Afficher la légende de couleur » dans vos paramètres pour générer une légende en bas du tableau. Celle-ci vous indique clairement à quoi correspond chaque couleur de votre diagramme de Gantt. 

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  • Afficher le résumé du groupe

Chacun des groupes du diagramme de Gantt est précédé d'un résumé qui indique ses dates spécifiques et sa durée totale. Dans ce cas précis, le terme « groupe » fait référence à la façon dont sont groupés les éléments ou les tâches sur la vue Gantt, et pas nécessairement aux groupes du tableau. Par exemple, si nous avons choisi de regrouper nos tâches en fonction de la colonne Statut, nous verrons un résumé de chacune des étiquettes de la colonne Statut. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons choisi de grouper nos éléments par groupes du tableau. Nous voyons donc que le groupe 2, appelé « Phase 2 : Exécution » s'étend du 3 au 13 janvier, soit 11 jours. 

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Pour supprimer ces barres de résumé, décochez la case « Afficher le résumé du groupe » encadrée dans l'image ci-dessus. 

 

Afficher les dépendances

Si nous avons défini des liens de dépendances entre nos éléments, ils seront automatiquement matérialisés par des flèches sur notre vue Gantt. Le lien de dépendance relie la première tâche qui doit être effectuée à la tâche qui dépend immédiatement de son achèvement, la flèche pointant vers la tâche dépendante. Les flèches nous aident à voir clairement les liens entre nos tâches, mais nous pouvons facilement les supprimer en décochant la case « Afficher les dépendances », comme dans l'illustration ci-dessous.

 

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Imaginons qu'un imprévu survienne et que nous devions décaler les dates ou prolonger la durée d'éléments dépendants sur notre vue Gant. C'est très simple à faire lorsque des automatisations sont configurées pour les dépendances. Au lieu de modifier toutes les dates des tâches dépendantes, nous pouvons sélectionner la ou les tâches retardées et décaler toutes leurs tâches dépendantes d'autant de jours que nécessaire. Pour cela, il suffit de cliquer sur une barre d'échéance et de la faire glisser du nombre exact de jours de décalage, puis de regarder la magie opérer. Autre possibilité : placer le curseur de la souris sur le côté droit ou gauche de la barre d'échéance pour faire apparaître une flèche. Il ne reste ensuite qu'à rallonger l'échéance dans la direction souhaitée.

 

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Remarque : assurez-vous de bien configurer votre colonne Lien (« Dépend de »), de sorte que la vue Gantt sache quels éléments (ou tâches) doivent être terminés avant que d'autres tâches puissent commencer. Ainsi, en cas de retard critique ou de modification du planning, toutes les dates des tâches dépendantes seront ajustées en conséquence. Consultez cet article pour en savoir plus sur les dépendances.

 

 

Personnaliser les dates et l'échelle de temps 

  • Sélectionner une échelle de temps

Vous pouvez visualiser les éléments de votre vue Gantt sur plusieurs jours, semaines, mois, trimestres et même sur plusieurs années. Cliquez sur le menu déroulant en haut à droite de l'écran pour choisir une échelle de temps. 

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Vous avez également la possibilité d'effectuer un zoom avant ou arrière sur les éléments. En dézoomant, vous obtenez un aperçu à long terme et en zoomant, vous pouvez vous concentrer sur des jours spécifiques. Il vous suffit de cliquer sur les boutons « + » et « - » situés dans le coin supérieur droit de la vue pour zoomer ou dézoomer. 

 

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  • Ajuster automatiquement votre vue Gantt

Cliquez sur le bouton « Ajuster automatiquement » en haut de l'écran pour ajuster automatiquement le zoom sur le diagramme de Gantt et afficher l'ensemble du projet.

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  • Afficher le conseil du jour

La barre bleue verticale qui traverse la vue indique la date du jour. C'est un excellent point de repère : vous savez toujours où vous en êtes en ce qui concerne les dates de début et de fin de vos tâches. Elle est également très utile pour retrouver la date du jour lorsque vous faites défiler le calendrier vers la gauche ou vers la droite. Par ailleurs, vous pouvez revenir à la date du jour en cliquant sur la petite icône de calendrier au-dessus de la vue. 

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Pour supprimer la barre bleue, décochez « Afficher le conseil du jour », comme illustré dans l'image ci-dessus. 

 

  • Définir le premier jour de la semaine

Vous pouvez définir le dimanche ou le lundi comme premier jour de la semaine. Dans le panneau des paramètres, cliquez sur « Modifier » à côté de « Définir les jours de travail » pour être redirigé vers les paramètres des jours de la semaine de votre compte.

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Quand la section Admin s'affiche, choisissez le dimanche ou le lundi comme premier jour de la semaine. Vous pouvez également choisir d'afficher ou de masquer les week-ends dans la vue Gantt pour l'ensemble du compte.

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Remarque : seul l'admin du compte peut définir le premier jour de la semaine, en suivant la procédure décrite dans ce guide. Ce choix s'appliquera à l'ensemble du compte. Si vous n'êtes pas l'admin du compte, n'hésitez pas à contacter le vôtre pour lui demander d'effectuer cette modification.

 

  • Afficher les week-ends

Les jours de la semaine sont représentés par des blocs de couleur blanche et les jours du week-end par des blocs de couleur grise. Vous pouvez conserver les week-ends dans le calendrier ou les masquer afin de n'afficher que les jours ouvrables lorsque vous regardez les barres d'échéances de vos tâches. Pour cela, cochez ou décochez la case « Afficher les week-ends » dans le panneau des paramètres, comme dans l'image suivante. 

 

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Définir des jalons

Les jalons sont des dates importantes, qui correspondent à une étape charnière du projet ou à la fin d'une phase spécifique. La vue Gantt permet de ne pas perdre ces dates de vue. Pour définir un jalon qui apparaîtra dans la vue Gantt, il suffit de sélectionner une date et de cliquer sur « Définir comme jalon » en bas de la fenêtre contextuelle du calendrier (comme dans l'image ci-dessous). 

 

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Dans le tableau principal, un jalon sera signalé par un losange. Sa couleur dépendra du groupe auquel il appartient. Si votre colonne Échéances est en mode échéance, la couleur du losange correspondra au statut de l'élément.

  • Losange vert Rectangle_6.png = Fait 
  • Losange rouge red.png = En retard 
  • Losange de la couleur du groupe Rectangle_8.png = À rendre aujourd'hui ou encore à faire
  • Losange noir blakc.png = Pas encore fait, mais non urgent

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Lorsque la vue Gantt est affichée, un simple clic droit sur n'importe quelle barre suffit à la définir comme jalon. Cliquez sur « Définir/supprimer un jalon » pour faire de la barre un jalon qui s'affichera à la date d'échéance.

 

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Mettre les éléments à jour directement dans la vue Gantt

Il n'est pas nécessaire de passer d'une vue tableau à l'autre pour effectuer des modifications. Il vous suffit simplement de cliquer sur l'une des barres de la vue Gantt pour ouvrir la fiche de l'élément. Vous pouvez alors apporter des modifications et faire des mises à jour sans avoir à retourner à la vue du tableau principal. 

 

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Menu d'actions rapides

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quelle barre d'échéance ou sur la flèche à gauche d'un élément pour ouvrir un menu d'actions rapides. Celui-ci vous permet de définir ou de supprimer des jalons (comme nous l'avons vu précédemment), ainsi que de modifier, dupliquer, supprimer ou archiver un élément. 

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Filtrer et trier les éléments

Vous pouvez appliquer des filtres à votre vue Gantt pour afficher uniquement certaines informations. Les filtres peuvent être appliqués temporairement ou bien enregistrés si on souhaite revenir à cet affichage plus tard. Pour cela, cliquez sur « Enregistrer cet affichage ». Pour supprimer les filtres, cliquez sur « Tout enlever » . Voyons ensemble comment filtrer les éléments de notre tableau :

  • Filtres rapides

Les filtres rapides proposent toutes les options de filtres disponibles, il n'y a qu'à choisir ceux que nous souhaitons appliquer. Nous pouvons n'afficher que certains groupes d'éléments ou certaines colonnes du tableau. 

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  • Filtres avancés 

Nous pouvons appliquer des filtres avancés à notre vue, en définissant des conditions et des combinaisons spécifiques. Consultez cet article pour savoir comment ajouter des filtres et en apprendre davantage sur leur fonctionnement. 

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Conseil : le nombre à côté de l'icône de filtre correspond au nombre de filtres actuellement appliqués à votre vue. Si vous ne retrouvez pas certains éléments, il est possible que vous ayez appliqué un filtre. En cas de doute, pensez à vérifier l'icône.

 

  • Recherche par mot-clé ou par personne

Vous pouvez aussi filtrer votre vue Gantt en saisissant des mots-clés dans la barre de recherche, en filtrant par personnes affectées aux tâches dans la colonne Personne ou en cliquant sur le bouton « Trier » pour trier vos éléments par priorité, date de création ou toute autre colonne de votre tableau.

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Partager votre vue Gantt

Il est possible de partager votre vue Gantt avec d'autres personnes. Pour cela, cliquez sur l'onglet « Toutes les vues » en haut de votre écran. Ensuite, dans la liste des vues du tableau, placez votre curseur au-dessus de la vue Gantt. Cliquez sur les trois points qui s'affichent, puis sur « Paramètres de partage » dans le menu déroulant, comme dans l'exemple suivant :

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Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, copiez alors le lien partageable ou le code d'intégration. Envoyez-les aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre diagramme de Gantt. 

Pour en savoir plus sur le partage des vues de vos tableaux, cliquez ici.

 

 

 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe de service client. Nous sommes disponibles 24 h/24, 7 j/7, et nous nous ferons un plaisir de vous aider. :)