Pouvons-nous vous aider?

monday.com pour le BTP

Quiconque a déjà géré un grand projet comprend l'importance de l'organisation. Un travail de BTP réussi est bien pensé et planifié à l'avance. Cela requiert aussi de suivre l'avancement et le développement tout au long des projets. Alors, qu'est-ce qui fait qu'un excellent travail de BTP se démarque ? Jetons un œil à un exemple de travail de BTP qui utilise monday.com.

Ce guide vous guidera à travers deux tableaux interconnectés, que vous pouvez utiliser pour commencer, et un tableau de contacts utile. Le premier tableau, appelé « Aperçu du projet », est un tableau global qui recueille et suit tous les projets en cours. Le second, appelé « Détails du projet », est un tableau précis qui affiche les détails de chaque projet et leur progression. Le troisième tableau, nommé « Entrepreneur » constitue une feuille de contact, compilant tous les entrepreneurs externes pour une collaboration facile et fluide. 

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Aperçu des projet

Dans le BTP, les projets englobent de nombreux aspects et s'étendent sur de longues échéances, c'est pourquoi il est indispensable de toujours avoir une vue d'ensemble. Les tableaux globaux constituent un excellent moyen de vérifier l'état d'avancement des projets complexes. Plutôt que d'entrer dans les moindres détails de nos projets, nous pouvons jeter un coup d'œil rapide sur notre « Aperçu du projet » afin de consulter des informations sur les points forts. 

Chaque élément sur notre tableau constitue un projet différent. Notre tableau organise nos projets dans ceux actuellement « En BTP » et ceux qui sont déjà « Faits » en les classant dans le groupe qui représente leur statut de travail (« En BTP » ou « Fait »). Les informations sur les projets sont remplies dans les différentes colonnes à travers le tableau. 

 

 

Jetons un coup d'œil sur quelques unes des colonnes que nous avons utilisées dans la création de ce tableau :

  • La colonne du nom de l'élément (première colonne de votre tableau) – enregistre le nom du projet, qui peut être une zone, une adresse ou un numéro d'unité
  • La colonne emplacement - crée un lien vers l'adresse du projet (nous en discuterons plus tard dans cet article)
  • La colonne personnes - nous permet d'attribuer à chaque projet
  • La colonne état - pour enregistrer l'état général de chaque projet et l'état de chaque phase de BTP
  • La colonne date - pour enregistrer la date à laquelle le BTP a commencé sur chaque projet
  • La colonne connecter les tableaux - connectant nos aperçus de projet à l'élément détaillé correspondant dans notre second tableau, « Détails du projet »
  • La colonne miroir - reflétant la « colonne progression » sur notre second tableau

 

Créez des liens et des miroirs pour vos tableaux

Les tableaux de connexion et les colonnes miroir constituent des colonnes avancées qui fonctionnent ensemble afin de vous permettre de relier vos deux tableaux aux endroits où les informations se croisent.

Alors que notre tableau « Aperçu du projet » nous donne un aperçu global de l'état de nos nombreux projets, notre tableau « Détails du projet » est un peu plus approfondi. Afin de jeter un coup d'œil à ce résumé sans avoir besoin d'avoir toutes les mêmes informations détaillées dans notre tableau « Aperçu du projet », nous avons simplement lié chaque élément de notre tableau global au tableau correspondant à l'aide de la colonne « Connecter les tableaux ». En vue de résumer l'état de toutes les phases de chaque projet, nous avons ajouté une colonne de suivi de l'avancement à notre tableau « Détails du projet ». Nous sommes allés plus loin en ajoutant une colonne « Miroir » visant à intégrer la colonne « Suivi » à partir de notre second tableau afin de voir l'état du projet sans avoir à passer d'un tableau à l'autre.

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Automatiser votre flux de travail

Afin de nous faciliter un peu la vie et nous assurer que notre tableau reste toujours à jour, nous avons ajouté quelques automatisations utiles à notre tableau. 

L'automatisation ci-dessous déplace tous les projets terminés du groupe « En BTP » vers le groupe « Fait » dès que l'étiquette est changée en « Travail terminé » dans la colonne « Statut ». 

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Conseil :  Nous avons ajouté beaucoup d'autres automatisations utiles à ce flux de travail, alors n'hésitez pas à les explorer. Nous vous encourageons également à visiter notre Centre des automatisations afin de voir toutes les différentes formules que nous proposons. Elles sont entièrement personnalisables de manière à répondre à tous vos besoins !

 

Affichez vos données selon vos besoins

Afin d'obtenir une perspective différente, notre tableau est équipé de plusieurs vues du tableau pour afficher de façon claire les données brutes. Pour ce tableau, les vues offrent davantage un aperçu de tous nos projets de BTP afin de nous donner une vue globale de nos progrès.

Par exemple, la vue de la charge de travail nous présente la répartition de nos étiquettes de statut à travers nos projets. Nous faisons appel à un sous-traitant pour la toiture de nos projets et nous ne pouvons programmer que deux projets différents par semaine avec notre spécialiste en toiture. Nous utilisons la vue de la charge de travail pour nous assurer que nos projets sont répartis sur l'échéance en fonction de la capacité de charge de travail de chaque semaine. Une coche signifie que nous avons atteint notre capacité hebdomadaire, et un cercle dans un cercle indique que nous pouvons planifier plus de travail pour cette semaine particulière. De cette façon, nous pouvons facilement comprendre où en est la situation et apporter des modifications à notre calendrier et à la sous-traitance si nécessaire. 

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La vue sur carte présente une carte de la région, avec des marqueurs indiquant l'emplacement des projets de BTP en cours.  Nous pouvons utiliser la carte dans la planification des livraisons sur le site, comprendre les distances et la proximité entre les sites et calculer les temps de trajet.  

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Nous pouvons cliquer sur n'importe lequel de nos marqueurs pour mettre en évidence l'adresse du projet, et même avoir une vue de la carte d'élément directement dans cette vue pour voir plus de détails.

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Informations du projet

Nous avons déjà examiné un aperçu général de toutes les activités de notre entreprise. Nous allons donc maintenant analyser de plus près comment gérer toutes les petites tâches impliquées dans un projet de construction. Nous pouvons gérer avec succès les détails de nos projets de BTP en suivant notre progression, les échéances et plus encore, en utilisant ce tableau détaillé.

Notre tableau organise chaque projet (élément) en groupes selon la phase de BTP dans laquelle il se trouve actuellement. Les groupes vont de « En BTP » et « En contrôle qualité » à « Fait » et « Projets futurs ». Le tableau est rempli de détails sur le projet, notamment l'état d'avancement de certaines étapes et leurs échéances, ainsi que les sous-traitants responsables des étapes concernées. 

 

 

  

Jetons un coup d'œil sur certaines des colonnes de ce tableau :

  • La colonne emplacement - crée un lien vers l'adresse du projet
  • La colonne de suivi de l'avancement - génère un graphique de type batterie de toutes les colonnes de statut de l'élément afin de montrer un pourcentage de progression global (comme nous l'avons vu en miroir dans notre tableau « Aperçu du projet »).
  • La colonne état - pour enregistrer l'état général de chaque projet et l'état de chaque phase de projet.
  • La colonne personnes - nous permet d'attribuer un responsable à chaque projet
  • Plusieurs combinaisons de colonnes d'état et de colonnes de date définies en mode échéance de manière à indiquer l'état de chaque phase et son échéance.
  • Une combinaison de colonnes d'état et de colonnes d'échéance définies en mode échéance de manière à indiquer l'état de l'installation des placards et l'échéance de la phase. 
  • La colonne connecter les tableaux - connecter la phase des placards au sous-traitant qui y travaille dans notre troisième tableau, « Sous-traitants » (plus d'informations à ce sujet plus loin dans l'article)
  • La colonne Fichier - pour télécharger tout PDF, image ou autre document relatif au projet

Au fur et à mesure que notre équipe de BTP avance dans les différentes phases du projet, elle modifie les statuts de chaque phase de manière à représenter sa progression. Voir l'échéance à côté de chaque phase aide notre équipe à rester concentrée et à respecter nos objectifs. L'utilisation de ce tableau pour mettre à jour sur l'avancement exact de notre équipe de BTP dans chaque projet favorise la transparence et la communication au sein de notre équipe tout en s'assurant que les responsables soient toujours informés. 

 

Faites avancer les choses grâce à l'automatisation

Afin de nous assurer que notre flux de travail reste fluide et homogène, nous avons ajouté quelques automatisations. 

L'automatisation ci-dessous informe notre équipe à partir de son centre de notifications (cloche) lorsque l'échéance de notre phase de « cadrage » approche. Nous sommes ainsi sûrs de ne jamais manquer une échéance et d'être en mesure d'apporter toutes les corrections de dernière minute nécessaires avant de passer à la phase suivante de notre projet. Nous pouvons ajouter une notification identique et la personnaliser afin qu'elle nous informe de l'approche de l'échéance pour n'importe laquelle de nos autres phases critiques, telle que l'installation des placards et l'obtention des permis. 

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Une autre automatisation utile (illustrée ci-dessous) change l'étiquette de notre colonne d'état du projet en « CQ » lorsque nous faisons passer l'étiquette de la phase finale de notre projet, le contrôle qualité, sur « En cours ». Cette automatisation permet de garder à jour toutes les informations dans notre élément, de sorte que nous n'ayons pas à vérifier constamment la cohésion. Nous pouvons ajouter une recette similaire afin de mettre à jour l'étiquette de la colonne d'état de notre projet sur « Travail terminé » lorsque notre phase finale est terminée, ou « Bloqué » lorsque nous avons rencontré un obstacle dans l'une de nos phases. 

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  Transformer votre tableau

Pour chaque phase de notre tableau, nous avons une date ou une échéance afin de rester sur la bonne voie. Mais les dates peuvent être difficiles à visualiser et semblent toujours un peu plus éloignées qu'elles ne le sont en réalité. La vue échéance affiche tous nos éléments dans un calendrier en forme de graphique, ce qui nous permet de visualiser toutes nos échéances à venir et de savoir si notre équipe est en phase avec nos projets ou si elle a besoin d'un petit coup de pouce. 

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Si vous êtes comme nous, vous adorerez utiliser la vue graphique pour consulter vos informations en un clin d'œil. Le graphique à barres que nous avons ajouté ci-dessous nous présente la répartition des étiquettes sur l'ensemble de nos éléments dans la phase d'installation des placards. Grâce à notre graphique, nous pouvons voir combien de projets sont terminés, par rapport au nombre de projets « retardés par le fournisseur » ou « retardés par les constructeurs ». Nous pouvons ajouter autant de graphiques que nécessaire, et les personnaliser exactement comme nous le souhaitons, du type de graphique (circulaire, barre, ligne, et plus encore) au choix des valeurs et des colonnes pour les axes x et y.

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Sous-traitants 

La gestion et la communication en interne avec nos équipes constitue un jeu d'enfant grâce aux tableaux de gestion de projet que nous vous avons présentés. Toutefois, lorsque nous impliquons des parties externes, la communication et la gestion peuvent devenir un peu plus délicates. Afin de faciliter la communication avec nos précieux sous-traitants, nous avons créé un tableau de contacts qui permet de suivre chaque personne et les travaux dont elle est responsable. Le tableau est organisé par catégorie d'entrepreneurs (structure et services) et comprend le type de travail qu'ils font, leur adresse , leur numéro de téléphone , et leur adresse électronique ,  ainsi qu'un « journal des sous-traitants » nous montrant quand nous avons démarré notre collaboration !

 

  

Dans notre tableau précédent, « Détails de ma tâche », nous avons ajouté une colonne « Connecter les tableaux », qui relie la phase d'installation des placards de chaque projet au sous-traitant qui en est responsable. Si nous rencontrons un problème avec nos placards, nous pouvons cliquer sur le lien, et ouvrir la fiche du sous-traitant, laquelle nous fournira toutes les informations nécessaires nous permettant de le contacter rapidement.

 

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Nous pouvons créer des liens similaires pour n'importe lequel de nos sous-traitants en dehors de la phase pour laquelle ils ont été engagés ! 

 

Ajouter un tableau de bord

Vous pouvez créer un tableau de bord relié à votre charge de travail de BTP (et à tout autre tableau de votre choix) afin d'obtenir un aperçu de vos projets, avec toute une batterie d'applications et de widgets !  Voici quelques widgets qui pourraient nous aider à avoir une vue d'ensemble de nos projets :

  • Le widget échéance nous présente la durée de nos projets dans un calendrier complet. Les éléments sont représentés par des codes couleur correspondant aux tableaux auxquels ils appartiennent, nous savons donc où aller pour plus de détails.

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  • Le widget Graphique génère un graphique à partir des données de nos tableaux. Le premier graphique (à gauche) nous montre la répartition de la « colonne état » dans notre tableau « Détails du projet », ce qui nous donne une vue d'ensemble de l'état de notre tableau.
  • Le deuxième graphique est un widget Batterie, ce qui nous donne un aperçu du nombre de projets terminés et du nombre de projets en cours.

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  • Le widget Tableau sur globe désigne un globe interactif reflétant les données de géolocalisation des colonnes de localisation de nos tableaux. 

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Conseil :  Ne manquez pas de consulter notre Centre de tableaux de bord pour vous aider à créer un excellent aperçu visuel de votre flux de travail chargé des applications et des widgets !

 

 

Soyez créatifs

Ces trois tableaux sont destinés à être un point de départ pour vous aider à traduire votre travail en un flux monday.com ! Vous pouvez utiliser ces tableaux précis dans votre flux de travail si cela vous convient, mais n'ayez pas peur d'expérimenter et de tester toutes les incroyables fonctionnalités de monday.com ! Assurez-vous de consulter d'autres modèles préconçus et d'explorer le « Centre de colonnes » afin de voir toutes les façons dont vous pouvez utiliser les colonnes en tant qu'éléments fondamentaux de personnalisation de votre propre tableau unique en son genre. Vous pouvez créer vos propres automatisations et activer les intégrations afin de vraiment fluidifier votre travail !

 

 

 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre Équipe du service client 24 h/24, 7 j/7 ! Nous sommes toujours ravis de vous aider :)