Que ce soit dans le domaine de la technologie, de la BTP ou du matériel informatique, la gestion du cycle de vie de votre projet, de l'idée à la réalisation, constitue un véritable défi. En tant que chef de projet, vous serez affecté à un projet, vous devrez fixer des priorités, aligner tous vos objectifs et gérer vos ressources tout au long des différentes étapes du cycle de vie du projet, tout en communiquant vos résultats aux parties prenantes internes et externes. 

Dans ce guide, nous vous expliquerons comment utiliser monday.com dans la rationalisation de l'ensemble du cycle de vie du projet et de ses étapes. Nous vous montrerons comment créer un processus d'approbation, un tableau global de programme (composé d'une variété de projets) et le tableau de bas niveau de projet individuel lui-même. Nous traiterons des vues et du tableau de bord pertinents qui vous aideront à mieux suivre et contrôler l'avancement du projet, le tout relié et connecté par les automatisations monday.com. 

 

 

Configurer votre tableau d'approbation de projets 

La pierre angulaire de notre processus sera le tableau d'approbation du projet. Ce tableau permettra de créer un processus transparent permettant de rassembler tous les futurs projets et et les futures idées. Il permettra aux parties prenantes d'examiner les besoins d'entreprise de chaque projet, de déterminer le budget du projet, d'affecter le chef de projet compétent et de donner le feu vert pour aller de l'avant une fois le projet approuvé. Ce tableau sera utile que vous travailliez sur des projets contractuels ou lorsqu'il sera utilisé par un comité en vue d'approuver les suggestions internes des employés de l'entreprise.

Ce tableau est configuré de manière à ce que toutes les nouvelles demandes soient reçues et passent ensuite dans les différents groupes ou étapes à mesure qu'elles sont examinées et approuvées. Les colonnes comprennent des détails sur chaque projet qui sont importants lorsqu'on envisage d'approuver ou de rejeter un projet.

 

Recueillir des idées de projets à l'aide de formulaires

Les monday workForms permettent de rationaliser le processus de collecte d'idées, de suggestions ou de demandes sur un tableau unique. Grâce à la Vue Formulaire, tout type de partie prenante (collaborateurs, responsables ou même utilisateurs externes) peut ajouter ses idées de projet en remplissant simplement les champs obligatoires qui permettront d'évaluer le besoin commercial de chaque projet.

Une fois qu'une nouvelle idée a été ajoutée via le formulaire, elle sera automatiquement ajoutée au groupe « Nouvelles demandes » en haut du tableau d'approbation du projet.

 

Création de votre tableau global du programme 

Une fois que tous les projets auront été approuvés, nous devrons les répertorier afin d'en assurer le suivi et de garder la contrôle sur tout. Le tableau global du programme vous y aidera. Alors que les projets constituent des entreprises temporaires et ponctuelles, les programmes contiennent plusieurs projets interconnectés. Le tableau global du programme sera réalisé de manière à aider à visualiser si tous nos projets approuvés sont sur la bonne voie pour atteindre un objectif commercial plus large.

Ce tableau sera réalisé directement et automatiquement à partir des projets approuvés dans notre tableau d'approbation des projets. Veuillez poursuivre votre lecture afin de découvrir comment !

 

Intégration au tableau global du programme

Pour créer une collaboration fluide entre l'approbation de projet et le tableau global du programme, nous allons ajouter une automatisation. Les automatisations permettent d'aligner vos flux de travail, de les simplifier et de gagner du temps sur les étapes manuelles inutiles. 

La première automatisation entre les tableaux que nous utiliserons consiste à créer un élément dans le tableau global du programme avec toutes les informations pertinentes, une fois que l'idée de projet proposée a été approuvée dans le tableau d'approbation du projet. Cette automatisation sera déclenchée chaque fois que l'étiquette de statut sera remplacée par « Approuvé ».

 

 

Une fois que le nouvel élément a été créé dans le tableau global du programme, il passe d'un groupe à l'autre afin d'indiquer où il se trouve (c'est-à-dire projets à venir, en cours ou terminés). Le nouvel élément sera également déplacé de manière automatique en conséquence par le biais des différents groupes du tableau à l'aide des automatisations, chaque fois que la colonne de statut « Phase du projet » sera modifiée. Par exemple, chaque fois que le statut « Phase du projet » passe à « Terminé », l'élément est déplacé vers le groupe « Projets terminés ». 

 

 

Gestion et suivi de chaque projet sur un tableau détaillé

Le tableau global du programme que nous venons d'étudier est idéal pour avoir une vue d'ensemble et s'assurer que nous travaillons à un objectif commun pour tous nos projets. Toutefois, ce n'est pas l'endroit où les chefs de projet et l'équipe peuvent gérer et suivre leurs activités de projet en termes de planification, d'effort et de gestion des coûts. Cela nécessite un tableau détaillé dédié. 

Pour créer ce tableau détaillé, les automatisations entreront une fois de plus en jeu. Lorsque le statut de la « Phase du projet » sur le tableau global du programme passe à « Planification », un modèle de tableau de projet entier sera créé. Ce tableau sera créé directement dans le dossier « Projets » dédié. À partir de ce tableau modèle de projet, les chefs de projet peuvent commencer à approfondir les détails et à faire avancer le projet.

 

 

 

Jetons un coup d'œil au tableau des projets détaillé que nous venons de créer, que nous appellerons ici Project Romeo.

ici

 

Tableau détaillé - Projet Romeo

Le tableau détaillé qui a été créé à partir du « Tableau global du programme » ci-dessus, fournit au chef de projet et à l'équipe une décomposition orientée vers les livrables du projet en composants plus petits ou en lots de travail. Ce tableau soutient tous les aspects de l'emploi du temps, des efforts et des coûts. Décomposons-les et voyons comment chacune d'entre elles peut être mise en œuvre sur le  tableau à l'aide de différentes fonctionnalités du tableau.

 

• Gestion de l'emploi du temps 

Configuration des lignes de base et des dépendances

La colonne échéance de ce tableau nous permet de planifier la « ligne de base » de notre projet, la période prévue dans laquelle nous voulons le terminer. Cette ligne nous fournit un moyen visuel de comprendre comment chacune des activités composant le projet s'empile en termes de temps. Nous pouvons ensuite utiliser la colonne Dépendance (appelée « Prédécesseur ») pour connecter les différentes activités du calendrier en cas de changements futurs — un changement dans une activité conduira à un changement dans une autre.

 

Planifié et réel 

À présent que nous avons défini notre ligne de base de référence, il y aura forcément des changements dans le calendrier des différentes activités. Pour mesurer notre ligne de base de référence planifiée par rapport à la date d'achèvement réelle, nous avons créé une automatisation. Cela nous aidera à documenter la date réelle d'achèvement lorsque la colonne de statut de l'activité passe à « Fait ».

 

Une fois les dates d'achèvement remplies, nous pouvons utiliser une Colonne formule pour refléter le délai d'exécution ou de retard de chaque activité et l'utiliser ultérieurement pour différents rapports afin d'obtenir de meilleures analyses sur notre processus de planification. 

 

 

Jalons

Les jalons constituent des points spécifiques le long de l'échéance du projet. Il est important de pouvoir les distinguer des autres activités. C'est la raison pour laquelle nous les avons clairement ajoutées à notre tableau et à notre échéance. Il est facile de définir des jalons en cliquant sur une date spécifique dans la fenêtre contextuelle de votre échéance, puis sur « Définir comme jalon ». Les jalons seront clairement visualisés sur la Vue des échéances et sur le tableau lui-même en forme de losange.

 

 

Diagrammes de Gantt

La configuration de notre tableau de cette façon nous permet de présenter le diagramme de Gantt du projet selon les différentes phases du projet et de distinguer de manière visuelle les jalons des autres activités régulières. Pour ce faire, vous pouvez ajouter la Vue de Gantt et l'organiser par activités et jalons par groupe.

Pendant la visualisation du diagramme de Gantt, les jalons seront affichés clairement en fonction de la phase du projet sous forme d'icônes singulières sur la vue. 

 

• Gestion de l'effort/de la charge de travail 

Chaque chef de projet a besoin d'une forme de structure qui lui permette de planifier et d'agréger l'effort d'équipe requis pour chaque activité, et qui lui permette d'identifier les goulets d'étranglement et de favoriser l'avancement du projet. 

Avec laVue de la charge de travail, nous pouvons voir la gestion prévue des efforts par collaborateur pour l'ensemble du projet à l'avenir. Vous pouvez ainsi voir qui a trop ou pas assez d'activités, et adapter la charge de travail des collaborateurs en conséquence.

 

 

• Gestion des coûts 

Suivi des dépenses réelles 

Il est essentiel pour chaque chef de projet de suivre les différentes dépenses de l'équipe, de les segmenter et de s'assurer qu'elles ne dépassent pas le budget approuvé pour le projet. Afin d'assurer un suivi efficace des dépenses, nous avons ajouté une Colonne chiffres sur ce tableau du projet Romeo afin de refléter les différentes dépenses pour chaque activité, ainsi qu'une Colonne menu déroulant de manière à suivre le « type de coût ». 

 

 

Graphiques

Les deux colonnes mentionnées ci-dessus (Dépenses et Type de coût) nous aideront à mieux analyser nos coûts en termes de segmentation des coûts. Vous pouvez effectuer une analyse à l'aide de la vue diagramme en la configurant simplement de manière à afficher la répartition des coûts en fonction de leur type.

 

 

Grâce au graphique Ligne, nous pouvons également obtenir une vue des coûts cumulés par rapport au budget approuvé.

 

 

Voilà. Toutes les conditions nécessaires à la mise en place votre tableau de projet détaillé — vous pouvez à présent vous occuper de la gestion du calendrier, de la charge de travail et des coûts en un seul endroit !  

 

Obtenez des analyses sur tous les aspects du projet à partir d'un tableau de bord

Les tableaux de bord sont parfaits pour afficher tout ce qui est important dans un seul et même espace. Ils permettent à votre équipe de rester concentrée et motivée sur les objectifs généraux, et d'augmenter sa productivité ! 

Dans notre « Tableau de bord du projet », nous avons utilisé les widgets suivants afin d'afficher des informations pertinentes :

• Widget d'aperçu — dans le but de refléter l'avancement global du projet sur la base des échéances et des statuts des activités « Fait ». 
• Widget échéance  — dans le but d'afficher l'ensemble des échéances du projet, regroupée par différentes phases du projet.
• Widget de chiffres filtrés — dans le but d'indiquer le délai moyen d'avance ou de retard entre les dates planifiées et les dates d'achèvement réelles.
• Widget Diagramme camembert - dans le but de refléter le pourcentage d'activités terminées « À temps » ou « Retardé ».

 

• Diagramme à barres cumulatif — dans le but de suivre les dépenses cumulées tout au long du projet.
• Widget Diagramme camembert - dans le but d'afficher une répartition des dépenses par type.

• Widget de la charge de travail — dans le but de suivre la charge de travail des différents collaborateurs en fonction de leur effort prévu et de l'échéance des activités.
• Widget de graphiques à barres — dans le but de comparer l'effort prévu par rapport à l'effort réel nécessaire à différentes étapes du cycle de vie du projet.

 

 

Résumé 

Pour résumer notre flux de travail en matière de gestion de projet : 

• Les projets sont soumis à la plateforme à l'aide des formulaires monday.com, puis examinés et approuvés sur le tableau « Approbations de projet ».
• Les automatisations transversales génèrent les projets approuvés dans le « tableau global du programme » afin de fournir à l'équipe un aperçu de tous ses projets. 
• Lorsque le statut du projet passe à « Initialisation » dans le « Tableau global du programme », un nouveau tableau de projet détaillé est créé automatiquement dans le dossier des projets et une notification automatique est envoyée au chef de projet concerné. 
• Le tableau de projet détaillé servira à l'équipe de projet à gérer ses différents packages de travail et à accompagner l'exécution de ses activités dans les domaines de la gestion de l'échéancier, de la gestion des coûts et de la charge de travail.
• L'équipe de chaque projet aura également la possibilité de documenter ses risques dans le « Registre des risques du programme » et de l'utiliser pour surveiller, analyser et répondre à chaque risque.
• L'équipe du projet disposera d'un « Tableau de bord de projet » dédié qui consolidera tous les aspects critiques des projets qu'elle devra suivre pendant l'ensemble des phases d'exécution, de surveillance et de contrôle du projet. 

 

Et voila ! Vous êtes prêt(e) à commencer à utiliser monday.com en tant que solution d'information de gestion de projet. 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.