Vous souhaitez savoir combien de temps votre équipe consacre aux tâches de vos différents tableaux ? Le widget Suivi des délais affiche le temps total consacré aux éléments de plusieurs tableaux, à la fois au niveau individuel (pour les personnes affectées) et pour toute l'équipe. ⏱

Cet outil idéal pour la gestion des ressources permet de répartir équitablement le travail au sein de l'équipe et de calculer facilement les heures facturables.

 

Comment ajouter le widget

Pour ajouter un widget à votre tableau de bord, cliquez sur « Ajouter un widget » dans le coin supérieur gauche du tableau de bord de la page d'accueil, comme indiqué ci-dessous. Dans le centre de widgets, recherchez et sélectionnez le widget Suivi des délais. 

  

 

Comment la configurer ?

Dans le coin supérieur droit de votre widget, cliquez sur les trois points et sélectionnez l'option « Paramètres » dans le menu déroulant. Dans le panneau de droite de la fenêtre de configuration qui s'ouvre, vous pouvez configurer votre widget Suivi des délais avec des paramètres entièrement personnalisables. Parcourons ensemble les différentes catégories de paramètres.

• Tableaux et groupes

Tout d'abord, sous « Tableaux », nous pouvons sélectionner jusqu'à 5 tableaux à afficher sur notre widget. Ensuite, dans « Choisissez des groupes », nous pouvons choisir les groupes dont nous souhaitons afficher les données.

Ici, nous avons décidé de ne faire apparaître qu'un tableau dans notre widget Suivi des délais. Dans notre tableau figure le nom de tous les chiens promenés par notre entreprise de promenade de chiens. La colonne Chronomètre sert à suivre la durée de leurs promenades, et à nous assurer que chaque chien fait suffisamment d'exercice.  Chaque groupe correspond à un horaire de promenade différent : matin, après-midi ou soirée en semaine, ou encore matinées et soirées le week-end. Chaque élément représente l'un de nos clients (c'est-à-dire les toutous !). Nous attribuons un promeneur à chaque chien à l'aide de la colonne Personne et nous indiquons le jour de promenade dans la colonne Statut.

 

 

• Suivi des délais

Si vous avez plusieurs colonnes Chronomètre, choisissez celles que vous souhaitez afficher dans votre widget sous « Suivi des délais ». 

Choisissez ensuite comment vous souhaitez grouper ces données. Vous pouvez utiliser pour cela n'importe quelle colonne de vos tableaux. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons utilisé la colonne Statut pour grouper les temps enregistrés, ce qui nous donne le temps total que nos promeneurs ont passé en promenade chaque jour de la semaine. 

 

Dans cet autre exemple ci-dessous, nous avons choisi de grouper les temps enregistrés en fonction de la colonne Personne. Ainsi, nous pouvons voir le temps total enregistré pour les éléments attribués à chaque personne.

 

Ci-dessous, nous avons utilisé les sessions de suivi de délai pour grouper les temps enregistrés. De cette façon, nous pouvons voir le temps effectivement enregistré par chaque personne, sans qu'il soit tenu compte de la personne affectée à cet élément. Par exemple, cette semaine, Lea devait promener six chiens, ce qui correspond à environ six heures de promenade. Comme elle ne pouvait pas assurer une de ses promenades de la semaine, elle a demandé à Kayla de la remplacer. Ainsi, dans ce cas précis, le groupage basé sur la colonne Personne affiche les promenades programmées, tandis que le groupage selon les sessions de Suivi des délais affiche les promenades effectuées.

Ce widget est donc très utile pour calculer le nombre d'heures facturables, autant pour l'employeur que pour l'employé.

 

• Plus d’options de paramètres

Ensuite, dans la rubrique « Plus d'options de paramètres », nous pouvons choisir un délai, et décider si nous voulons afficher le suivi des délais en jours, en semaines, en mois ou même en années. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné « Semaines ». À l'aide des flèches, nous pouvons ensuite avancer ou reculer dans le calendrier pour changer la semaine affichée.

 

Nous avons aussi la possibilité d'activer une alerte lorsqu'un groupe atteint un certain seuil. Dans notre entreprise, nous demandons à nos promeneurs de chiens d'éviter de faire plus de 8 heures de promenade par semaine, aussi avons-nous fixé notre seuil à 8 heures. Nous avons ensuite sélectionné la couleur rouge pour mettre en évidence le temps enregistré qui excède notre seuil. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, Kayla a marché pendant presque 10 heures cette semaine, dépassant ainsi notre seuil de presque 2 heures ! Nous savons maintenant que nous devrons être vigilants sur ce point la semaine prochaine pour que personne ne dépasse le seuil.

 

 

Choisir comment afficher le widget

Une fois que nous avons saisi nos paramètres, nous pouvons choisir comment nous voulons que ce widget s'affiche dans notre tableau de bord.Nous pouvons l'afficher sous forme de :

• « Suivi des délais », pour afficher le temps total enregistré dans nos tableaux
• « Tableau », pour afficher les groupes de temps enregistrés dans tous nos tableaux exactement comme dans les tableaux. C'est une très bonne option si vous souhaitez suivre en même temps les délais ou les temps enregistrés de plusieurs tableaux.
• « Vue partagée » (comme dans l'image ci-dessous), pour combiner les deux vues et voir à la fois les totaux et les données d'origine

 

Filtrer le suivi des délais

Si nous ne souhaitons pas afficher une synthèse de toutes les informations de notre tableau, nous pouvons cliquer sur l'icône en forme de filtre pour les filtrer. 

Lors de la facturation, nous tenons compte des week-ends. Le plus simple pour faire cela est de filter les promenades du week-end par promeneur. Dans l'image ci-dessous, nous avons utilisé comme filtres les groupes « promenade dans la matinée le week-end » et « promenade en soirée le week-end », ainsi que le nom d'un de nos promeneurs de chiens. Nous obtenons ainsi son total d'heures de promenades du week-end dernier. Pour revenir à cette vue la prochaine fois que nous ouvrirons notre tableau de bord, il nous suffit de cliquer sur « Enregistrer le filtre » en haut à droite, et notre widget s'affichera de cette manière jusqu'à ce que nous cliquions sur « Vider » dans le menu des filtres. 

 

Notre widget Suivi des délais rend très bien dans notre tableau de bord, avec nos autres widgets.

 

Résumé Suivi des délais

Vous voulez voir un résumé des délais suivis dans vos éléments et sous-éléments sur votre tableau ? À l'heure actuelle, le widget Suivi des délais n'affiche que les temps de synthèse de vos éléments et non de vos sous-éléments. Cependant, comme toujours, nous avons la solution la plus simple pour vous 😉

En ajoutant une colonne Formule à votre tableau, vous pouvez créer une solution rapide pour voir le résumé total des délais suivis pour vos éléments et sous-éléments. 

• Créer un résumé sur l'élément parent 

Tout d'abord, vous devez créer un résumé de votre sous-élément, sur l'élément parent, pour refléter la colonne Suivi des délais à partir de vos sous-éléments. Sélectionnez les trois points à l'intérieur de la colonne Suivi des délais de votre sous-élément, et, dans le menu déroulant, sélectionnez « Afficher le résumé sur l'élément parent ». 

 

• Ajouter une colonne Formule

Vous pouvez ensuite ajouter la colonne Formule à votre tableau qui, une fois configurée avec la formule précise, permettra de résumer les données du suivi des délais des sous-éléments. Sélectionnez l'icône « + » à droite de votre dernière colonne pour créer une nouvelle colonne et sélectionnez « Colonne Formule » dans le menu déroulant. 

Saisissez la formule suivante dans la boîte de formule qui s'affiche et sélectionnez le bouton bleu « Définir la formule » : DIVIDE(SUM({Subitems Time Tracking}, {Time tracking}),3600)

• Créer un nouveau diagramme 

Dans la vue du tableau ou dans le tableau de bord, créez un nouveau diagramme. Pour accéder aux paramètres du diagramme, sélectionnez les trois points dans le coin supérieur droit du widget. Dans les paramètres de l'axe X, sélectionnez « Nom » pour afficher le type de colonne. 

Dans les paramètres de l'axe Y, sélectionnez « Formule » dans le type de colonne. 

Et voilà, les données affichées dans le diagramme vous montrent maintenant le résumé du suivi des délais dans vos éléments et sous-éléments. 🪄

 

Si vous avez d'autres questions sur le widget Suivi des délais, n'hésitez pas à contacter notre équipe de service client. Nous sommes à votre écoute 24h/24, 7j/7 ! 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.