Pouvons-nous vous aider?

Travaillez d'où que vous soyez avec monday.com

 

Aujourd'hui, de plus en plus d'équipes optent pour le télétravail. Pour vous assurer que cela soit fait avec succès, il y a de nombreux facteurs a prendre en compte tels que la gestion de votre équipe, le planning, la communication et bien d'autres! Grâce à monday.com, travaillez d'où que vous soyez en toute facilité!

 

Gérez l'agenda de votre équipe

Lorsque vous disposez d'équipes à distance, votre main-d'œuvre peut s'étendre sur plusieurs fuseaux horaires. Il n'est donc pas toujours facile de savoir exactement qui travaille quand. Nous recommandons donc de créer un tableau afin de planifier les horaires hebdomadaires de chacun.

Dans cet exemple, chaque élément correspond à un jour. Chaque colonne correspond à une colonne de « Personnes ». En attribuant à chaque colonne « Personnes » un horaire et des heures correspondantes, vous permettrez à votre équipe d'avoir un aperçu rapide sur la période à laquelle elle est censée travailler et sur ceux qui sont au travail lorsqu'elle se trouve :

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Ce tableau pourrait également vous permettre de garder une trace de vos besoins en matière de personnel et de disponibilité : 

semaine 2_1.png

Dans cet exemple, la colonne « Besoins minimum en personnel » correspond à une colonne « Nombre ». La colonne « Total employés » correspond à une colonne « Formule » ; elle recense les employés répartis sur toutes les plages horaires en utilisant la formule suivante :

{8-5 EST//9-6 CST//5-4 PST#Count}+{9-6 EST//8-5 CST//6-3 PST#Count}+{10-7 EST//9-6 CST//7-4 PST#Count}+{11-8 EST//10-7 CST//8-5 PST#Count}+{PTO/OOO#Count}

 Et la colonne « Hors » correspond à une colonne « Formule » qui recense le nombre d'employés en « PTO/OOO » (Congé personnel ou Hors du bureau). Cette colonne utilise la formule suivante :

{PTO/OOO#Count}

 

Il vous est possible d'ajouter une troisième colonne Formule" qui recense les employés planifiés (« Total Employés » moins « PTO/OOO ») et qui compare ce nombre au nombre minimum d'employés dont vous avez besoin en vue de demeurer opérationnel. Cette opération vous permettra de garder un œil sur vos effectifs.

Sur cet exemple, le colonne « Formule » affiche « CRITIQUE » lorsque le nombre de personnes programmées n'est pas suffisant pour répondre aux besoins de l'entreprise. La colonne « Formule » affichera « Vérifier vos effectifs » lorsque le nombre de personnes programmées se situera en deçà de 10 % du seuil critique :

semaine 3.png

La formule appliqué dans la colonne « Effectifs ? » est la suivante :

SI(SI(ET(MOINS({Total Employees},{Out})<AJOUTER({Minimum Staff Needed},(DIVISER(MULTIPLIER({Minimum Staff Needed},10),100))),MOINS({Total Employees},{Out})>{Minimum Staff Needed}),« vrai »,« faux »)=« vrai »,« Vérifier vos effectifs »,SI((MOINS({Total Employees},{Out}))<{Minimum Staff Needed},« CRITIQUE »,« normal »))

La colonne « Formule » sur votre tableau devrait rendre la gestion du calendrier de votre équipe aussi simple qu'un jeu d'enfant ! 🎉 

 

 

Communiquer

Lorsque vous travaillez à distance, la compétence la plus importante à développer c'est celle de la communication. Il est essentiel de disposer des outils dont vous avez besoin en vue d'une communication claire et facile. Voilà pourquoi nous avons conçu la section des « Mises à jour ».

  • La section Mises à jour

Poursuivez la conversation autour de vos projets, réunions, idées et connaissances internes grâce à la section des « Mises à jour ». Ou alors, faite simplement savoir à votre équipe combien vous êtes impatient de travailler avec elle !

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Votre équipe et vous-même effectuez un travail remarquable. « Aimez » une mise à jour afin de manifester votre approbation, ou alors, faites usage d'émojis dans vos réponses :

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Pour plus d'informations sur la communication efficace à travers monday.com, veuillez consulter ce guide. 

 

  • Intégration Slack

Votre équipe a-t-elle besoin de communiquer sur plusieurs plateformes ? Veuillez consulter Slack intégration. Avec Slack intégration, vous pouvez convertir vos mises à jour en messages.

Pour cet exemple, revenons sur le tableau des horaires hebdomadaires. Prenons le cas où vous avez besoin de recevoir une mise à jour sur votre canal Slack #programmation à chaque fois qu'une mise à jour sur une demande d'horaire ou sur un PTO est publiée. Vous pouvez utiliser cette option : « Lorsqu'une mise à jour est publiée, l'envoyer à mon canal »

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De cette façon, quelle que soit la plateforme qui retient votre attention à ce moment-là, dès que votre équipe demande un congé :

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Vous en êtes le premier informé :

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Gardez à l'esprit les objectifs de votre entreprise

Lorsqu'une équipe partage la même vision, elle parvient à accomplir presque tout ! Ainsi, une fois le calendrier de votre équipe établi, vous aurez le désir de vous rassurer que tout le monde travaille à l'objectif de l'entreprise. Quels sont vos ICP et vos attentes ? Communiquez-les à votre équipe à travers le Tableau de bord ! 

Les tableaux de bord constituent le meilleur moyen de garder votre équipe motivée et concentrée sur vos objectifs. Grâce aux nombreux widgets disponibles, vous pouvez personnaliser votre tableau de bord au gré de vos envies ! Voici une liste de widgets dont vous pourriez faire usage : 

  • Widget de batterie – pour suivre les progrès généraux de votre équipe et de ses projets
  • Widget de compte à rebours – Savoir combien de temps il vous reste jusqu'à la réalisation de votre objectif ou de votre événement constitue une motivation pure à accélérer le processus et à simuler situation d'urgence.
  • Widget de charge de travail – En un coup d'œil, identifiez la personne en surcapacité et, à l'avenir, attribuez les tâches en conséquence. 
  • Widget Playlist – sans la musique, la vie serait une erreur. Écoutez vos morceaux préférés directement depuis votre tableau de bord🎶

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Gérez vos réunions

Lorsque vous travaillez à distance, la moitié du plaisir que vous en tirez réside dans le fait d'entrer en contact avec votre équipe. Les réunions peuvent offrir l'occasion d'accorder vos violons ou de passer du temps avec vos collègues.

  • Intégration Zoom

Si vous ne le saviez pas encore, monday.com s'intègre désormais à Zoom ! Une fois que vous aurez configuré cette intégration, toute réunion que vous organisez sera publiée dans le groupe désigné de votre tableau. Lorsque votre réunion commence, un élément se crée au sujet de la nouvelle réunion et une mise à jour est publiée indiquant « Réunion commencée » :

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Afin de vous assurer de la participation effective de votre personnel aux réunions, configurez la fonctionnalité automatique « Lorsqu'une mise à jour est publiée et contient des mots-clés, avertir quelqu'un » :

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Si vous abonnez votre équipe au tableau et que vous choisissez de notifier les abonnés au tableau, ceux-ci recevront la notification que vous aurez personnalisée au début de la réunion. Voici à quoi ces notifications ressembleraient :

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Lorsqu'ils cliquent sur la notification, ils sont redirigés vers le tableau concerné, sur lequel ils ont la possibilité de cliquer sur l'ID de la réunion Zoom et de la rejoindre :

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Et le preneur de notes que vous aurez désigné pourra utiliser la section des mises à jour pour prendre toutes vos notes de réunion :

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Pour en savoir plus sur la configuration de l'intégration Zoom, veuillez consultez cette ressource utile.

 

  • Synchroniser avec votre calendrier

Vous pouvez, à votre convenance, programmer des réunions à l'avance et utiliser notre Intégration calendrier afin de synchroniser les événements avec votre calendrier :

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Quel que soit le mode de gestion que vous adopterez pour vos réunions, monday.com vous accompagnera !

 

Créez une base de connaissances

Cela dit, comment envisagez-vous le partage de toutes les connaissances acquises lors de ces réunions ? Grâce aux tableaux, évidemment ! Et quoi de mieux que de créer un index des tableaux afin de garder une trace de vos tableaux ! Vous pouvez considérer cet index comme une base interne de connaissances.

Dans l'exemple suivant, nous avons répertorié les processus dans un groupe et les tableaux dans un autre. Nous utilisons la colonne « Lien » afin de lier le texte aux tableaux concernés. La colonne « Création du journal » consigne la date de création de l'élément. Enfin, essayez d'utiliser la colonne « Dernière mise à jour » afin de garder une trace de la mise à jour des informations sur le tableau.

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Partagez des idées et soumettez des demandes

Même en travaillant à distance, vous pouvez avoir un impact sur l'ensemble de l'entreprise à travers le partage de vos idées ! Pensez à la création d'un tableau sur lequel il sera possible à votre équipe d'ajouter des réflexions autour des moyens d'amélioration et d'innovation.

Vous pouvez ajouter des colonnes « Statuts » dans lesquelles vous pourrez classer à la fois les domaines de l'entreprise susceptibles d'être affectés par le changement, et le statut de chaque suggestion.

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Préservez votre culture

Nul besoin de sacrifier la culture de votre entreprise en raison du travail à distance. Vous pouvez créer des opportunités d'engagement dans votre compte monday.com. Créez un tableau sur lequel les membres de votre équipe peuvent partager des photos de leurs espaces de travail, des listes de lecture et leurs conseils personnels en matière de travail à domicile.

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Ou alors, créez un tableau sur lequel votre équipe peut partager des ressources en ligne :

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Proposez à un coéquipier d'animer une séance de fitness virtuel. Faites le plein de ressources afin que vos bouts de choux restent divertis ! Publiez des photos de vos animaux de compagnie ou de votre plus récente découverte de recette culinaire. Discutez des possibilités de passer des soirées ailleurs. Les possibilités sont infinies. Jetez un coup d'œil à cette publication sur le blog de notre équipe et découvrez comment préserver la culture même en travaillant à la maison. 😄

 

Si vous vous intéressez à tout ce qui concerne les activités à distance, rendez-vous sur notre blog Travail à distance. N'hésitez surtout pas à contacter l'équipe à l'adresse support@monday.com pour toute question. Nous sommes à votre disposition !