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Fonctionnalité

Disposez-vous de tableaux sur monday.com qui organisent des projets et des tâches distincts mais qui contiennent toujours des informations directement liées les unes aux autres ? 

Les modèles d'automatisation des tableaux entre-croisés offrent la possibilité de mettre en interaction des tableaux en permettant qu'une action dans un tableau déclenche une action dans un autre tableau.

La plupart de ces modèles permettent également de relier des éléments connectés entre les tableaux. Ces modèles d'automatisation renforcent la collaboration au sein de l'équipe et permettent à celle-ci de gérer les projets interdépendants avec transparence et cohésion. 

Comment ajouter une automatisation

Les automatisations personnalisées vous permettent de créer de nouvelles combinaisons d'automatisation adaptées aux besoins de votre équipe et de les faire s'intégrer parfaitement dans votre flux de travail spécifique.

Pour ajouter le modèle d'automatisation adéquate à votre processus de travail, rendez-vous tout d'abord dans le Centre des automatisations situé en haut de votre tableau :

Là, vous pourrez choisir l'option Ajouter une automatisation personnalisée :

Ensuite, il faut choisir le déclencheur. Un déclencheur peut impliquer une colonne de votre tableau (par exemple, Statut, Personne, Date, etc.) ou une action qui se produit sur votre tableau (par exemple, un élément créé, un élément déplacé vers un groupe, etc.).

Pour cet exemple, nous choisirons « When Status changes to Something ». Ensuite, nous choisirons les actions qui se produiront en conséquence du déclencheur sélectionné.

Pour créer un modèle d'automatisation de tableaux croisés, nous allons d'abord choisir le bloc de modèle « Créer un élément dans le tableau et connecter des tableaux » :

Configurons maintenant le bloc « Créer un élément dans le tableau et connecter les tableaux ».

Et voilà ! Voici à quoi ressemble cette automatisation personnalisée en action :

Comment ajouter un modèle d'automatisation

Pour ajouter le modèle adéquat à votre processus de travail, rendez-vous tout d'abord dans le Centre des automatisations situé en haut de votre tableau :

Vous pourrez y choisir parmi nos différents modèles d'automatisation de tableaux croisés celle qui convient à votre processus de travail et la configurer. Recherchez « in board » (dans le tableau) ou « in another board » (dans un autre tableau) pour trouver facilement les modèles pertinents :

N'oubliez pas de faire défiler la page pour voir d'autres modèles de tableaux croisés.Il existe de nombreuses options parmi lesquelles choisir.

Remarque : pour pouvoir mettre en correspondance les données de deux tableaux, la colonne que vous voulez mapper doit exister dans les deux tableaux. De plus, les informations figurant dans la section des mises à jour ne seront reportées qu'avec des automatisations de type « move item » (déplacer l'élément), pas avec des automatisations qui créent de nouveaux éléments. 

Mapper les colonnes

Si le modèle que vous choisissez crée ou déplace un élément, vous aurez la possibilité de mapper les informations qui seront déplacées vers le tableau sélectionné ainsi que l'emplacement de ces informations dans le tableau sélectionné. C'est ce qu'on appelle le mappage. 

Remarque : le fait de déplacer des éléments qui sont synchronisés avec des applications tierces via la colonne d'intégration rompt la connexion. Cela signifie que lorsque cet élément est déplacé vers un autre tableau, il n'est plus relié à l'intégration mise en place dans le tableau d'origine.

Les sous-éléments sont déplacés lors de l'utilisation de l'autonomisation « déplacer un élément vers ». Si votre article a un sous-élément, le mappage du sous-élément se fera automatiquement pour vous.

Si le type de colonne sur le sous-élément et le titre de la colonne sur le sous-élément sont les mêmes sur le tableau où vous configurez l'automatisation (tableau d'origine) et sur le tableau vers lequel vous prévoyez de déplacer l'élément (tableau de réception), les valeurs de vos colonnes de sous-éléments seront reportées.

Certaines informations ne seront pas transférées quoi qu'il arrive. Les types de colonnes « statiques » qui ne sont pas actuellement pris en charge dans la représentation sont les suivants Dépendances, Lien entre éléments et Suivi des délais.

Lors de la représentation d’un élément, les colonnes statiques n’auront pas de signe + bleu dans le champ laissé vide : 

Remarque : Pour mapper les valeurs des colonnes, les colonnes mappées devront figurer sur le tableau d'origine et sur le tableau de réception. Si vous avez trouvé la colonne que vous souhaitez mapper, et que celle-ci ne comporte pas de signe + bleu, passez la souris sur le champ vide (c’est-à-dire sur la colonne Fichiers).

Comprendre les modèles « match »

Pour les automatisations des tableaux entrecroisés, nous avons quelques modèles qui consistent à faire correspondre les mêmes données entre les éléments de deux tableaux différents afin de les connecter. Pour trouver ces modèles, il suffit de taper « match » dans la barre de recherche du centre d'automatisation.

Ces modèles permettent d'identifier les mêmes données dans deux tableaux différents, en fonction des paramètres définis dans le modèle de votre choix, puis de relier les éléments entre eux lorsque les données correspondent à l'aide d'une colonne Connecter les tableaux. 

Configurer un modèle « match »

Considérons le modèle suivant :

When column changes, connect the item where the new value matched this column in another board (Quand la colonne est modifiée, connecter l'élément à l'endroit où la nouvelle valeur correspond à cette colonne de cet autre tableau).

À l'aide de ce modèle, nous voulons connecter des éléments entre un tableau et un autre lorsque les contenus des colonnes Texte amélioré et Nom sont identiques.

Désormais, si un élément de la colonne Texte amélioré du tableau actuel est remplacé par le même nom qui se trouve déjà sur le tableau Lancement de produits, les deux éléments seront immédiatement reliés dans la colonne Connecter les tableaux sélectionnée.

Types de colonnes prises en charge pour les modèles « Match »

Les types de colonnes pris en charge par les modèles « Match » sont les suivants : Nom de l'élément, colonne Personne, colonne Date, colonne Statut, colonne Chiffres, colonne Echéances, colonne Lien, colonne Téléphone, colonne E-mail, colonne Texte, colonne Priorité, colonne Étiquette.

Conseils pour le modèle « match »

Bonnes pratiques

• Il est préférable de ne pas utiliser plus de deux modèles d'automatisation de mise en correspondance sur le même tableau.
• Nous vous conseillons d'ajouter l'automatisation « match » sur le tableau qui est le plus souvent mis à jour, plutôt que sur le tableau le plus statique.
• Les automatisations « match » ne connecteront que le premier élément correspondant du tableau désigné.
• Les automatisations « match » ne peuvent prendre en charge qu'une seule condition de correspondance à la fois.
• Les valeurs des colonnes doivent être identiques pour que la correspondance soit établie. Cette mise en correspondance est sensible à la casse. Ainsi, « Martin » ne correspondra pas à « martin ».
• L'automatisation qui utilise « modification des colonnes connectées » ne se déclenche pas lorsque le tableau connecté est connecté avec une automatisation « match » plutôt que manuellement.

Limites

Limites du modèle « match »

• Les automatisations de mise en correspondance ne prennent pas en charge :

• • Colonne Déroulante 
  • Sous-éléments

• Les automatisations « match » prennent en charge les colonnes suivantes :

  • La colonne Personne

  • Colonne Date

  • Colonne Statut

  • Colonne Numéro

  • Colonne Calendrier

  • Colonne de liens

  • Colonne Téléphone

  • Colonne E-mail

  • Colonne Texte

  • Colonne Priorité

  • Colonne Étiquette

• Si une automatisations de mise en correspondance est déclenchée pour 500 éléments ou plus, vous pourriez rencontrer des problèmes. C'est normal pour une automatisation en version beta.

• Si aucune correspondance n'est initialement trouvée, l'automatisation essaiera de s'exécuter 5 fois de plus à un intervalle de 50 secondes. Une fois que 5 minutes se sont écoulées, si aucune correspondance n'a été trouvée, l'automatisation n'essaiera plus de s'exécuter.
  • Dans ce cas, vous pouvez essayer de déclencher une nouvelle fois l'automatisation. Rien ne garantit que cette seconde tentative sera plus fructueuse.

Exemple de tableaux croisés

Exemple 1

Une équipe de gestion de projet dispose d'un tableau global des itérations. Les tâches de chacun sont listées sur ce tableau afin que l'ensemble de l'équipe ait une vision claire de chaque itération.

L'équipe doit également créer des tâches identiques sur les tableaux détaillés des collaborateurs. Ils utiliseront le modèle d'automatisation suivant :

Avec ce modèle, lorsque la personne sélectionnée est affectée à un élément, un nouvel élément est créé dans le tableau sélectionné sous « un autre tableau ».

Remarque : lorsque vous cliquez sur le champ « les connecter », vous avez la possibilité d'ajouter une colonne Connecter les tableaux sur le tableau sélectionné dans le champ « un autre tableau ». 

Dans le cadre de l'automatisation, un élément déplacé vers un tableau n'est pas considéré comme un nouvel élément. Par conséquent, si une automatisation est configurée sur le tableau visant à notifier l'ajout d'un nouvel élément, elle ne se déclenchera pas.

Vous souhaitez en savoir plus sur toutes nos automatisations ? Veuillez consulter cet article !

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