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Automatisation des tableaux entrecroisés

Disposez-vous de tableaux sur monday.com qui organisent des projets et des tâches distincts mais qui contiennent toujours des informations directement liées les unes aux autres ? 

Les formules d'automatisation entre tableaux permettent d'instaurer une interaction entre des tableaux : une action dans un tableau déclenchera une action dans un autre tableau. La plupart de ces formules permettent également de relier des éléments connectés entre les tableaux.

Ces formules d'automatisation renforcent la collaboration au sein de l'équipe, qui peut ainsi gérer facilement des projets interdépendants, de manière collective.

 

Comment ajouter une automatisation

Les automatisations personnalisées vous permettent de créer de nouvelles combinaisons d'automatisation adaptées aux besoins de votre équipe et de les faire s'intégrer parfaitement dans votre flux de travail spécifique.

Pour ajouter la formule d'automatisation adéquate à votre flux de travail, rendez-vous tout d'abord dans le Centre des automatisations situé en haut de votre tableau :

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Vous pourrez alors choisir l'option « Créer une automatisation personnalisée » :

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Choisissez votre déclencheur. Un déclencheur peut impliquer une colonne de votre tableau (par exemple, Statut, Personne, Date, etc.) ou une action qui se produit sur votre tableau (par exemple, un élément créé, un élément déplacé vers un groupe, etc.). Pour cet exemple, nous allons choisir « Quand un statut change en quelque chose ». Sur notre tableau, nous utiliserons la colonne « Essai ? » et l'étiquette « Oui ».

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Nous choisirons ensuite les actions qui se produiront à la suite du déclencheur choisi. Pour créer une formule d'automatisation de tableaux croisés, nous allons d'abord choisir le bloc de formule « Créer un élément dans le tableau et connecter des tableaux » :

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Configurons maintenant le bloc « Créer un élément dans le tableau et connecter les tableaux ».

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Les étapes pour mettre en place ce bloc sont les suivantes :

1. Veuillez choisir le tableau dans lequel vous voulez créer le nouvel élément. Dans ce cas, nous voulons créer un nouvel élément sur « Cassandra l'a testé ! » afin de suivre les restaurants que nous avons testés.

2. Nous allons établir la carte des informations de l'élément (ou du restaurant) que nous avons testé sur le tableau « Lieux de déjeuner locaux » avec le nouvel élément que nous allons créer sur le tableau « Cassandra l'a testé ! »

3. Nous choisirons le tableau dans lequel nous voulons afficher la connexion entre ces deux éléments.

4. Ensuite, nous choisirons la colonne dans laquelle nous afficherons cette connexion. Si vous ne disposez pas encore d'une colonne Connecter les colonnes des tableaux dans votre tableau, vous pouvez en créer une pendant la configuration de cette formule en cliquant sur « Ajouter une nouvelle colonne ».

5. Cliquez sur « Créer l' automatisation » pour terminer.

Ça y est ! Voici à quoi ressemble cette automatisation personnalisée en action :

CrossBoardInAction.gif

 

Comment ajouter une automatisation ?

Pour ajouter la formule d'automatisation adéquate à votre flux de travail, rendez-vous tout d'abord dans le Centre des automatisations situé en haut de votre tableau :

Frame_487.png

Vous pourrez y choisir parmi nos différentes formules d'automatisation de tableaux croisés celle qui convient à votre flux de travail et la configurer. Recherchez « in board » (dans le tableau) ou « in another board » (dans un autre tableau) pour trouver facilement les formules pertinentes : 

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Faites bien défiler la page vers le bas pour afficher plus de formules :

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Les options proposées sont nombreuses !

 

Remarque : pour pouvoir mettre en correspondance les données de deux tableaux, la colonne que vous voulez mapper doit exister dans les deux tableaux. De plus, les informations figurant dans la section des mises à jour ne seront reportées qu'avec des automatisations de type « move item » (déplacer l'élément), pas avec des automatisations qui créent de nouveaux éléments. 

 

 

Mapper les colonnes

Si la formule que vous choisissez crée ou déplace un élément, vous aurez la possibilité de mapper les informations qui seront déplacées vers le tableau sélectionné ainsi que l'endroit où ces informations iront dans le tableau sélectionné. C'est ce qu'on appelle le mappage. Consultez la section Mappage de l'article Automatisations pour en savoir plus.

Les sous-éléments sont déplacés lors de l'utilisation de l'autonomisation « déplacer un élément vers ». Cependant, vous n'aurez pas la possibilité de mapper le sous-élément lorsque vous configurerez ce type d'automatisation. Si votre article a un sous-élément, le mappage du sous-élément se fera automatiquement pour vous. Tant que le type de colonne sur le sous-élément et le titre de la colonne sur le sous-élément sont les mêmes sur le tableau où vous configurez l'automatisation (tableau d'origine) et sur le tableau vers lequel vous prévoyez de déplacer l'élément (tableau de réception), les valeurs de vos colonnes de sous-éléments seront reportées.

Peu importe que ce soit un élément ou un sous-élément qui soit déplacé, certaines informations ne seront pas reportées. Les types de colonnes ci-dessous sont considérés comme « statiques » et ne sont pas actuellement pris en charge dans le mapping :  

  • Miroir
  • Lien
  • Lien entre éléments
  • Docs.
  • Suivi des délais

Lors du mappage d'un élément, les colonnes statiques n'ont pas de signe bleu + à côté d'elles :

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Remarque : Afin de mapper les valeurs des colonnes, les colonnes mappées devront figurer sur le tableau d'origine et sur le tableau de réception. 

 

Exemples de tableaux croisés 

Exemple 1

Une équipe de gestion de projet dispose d'un tableau global des itérations. Les tâches de chacun sont listées sur ce tableau afin que l'ensemble de l'équipe ait une vision claire de chaque itération.

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L'équipe doit également créer des tâches identiques sur les tableaux détaillés des collaborateurs. Ils utiliseront la formule suivante :

Lorsque personne est assignée à quelqu'un, créer un élément dans un autre tableau et les connecter dans le tableau sélectionné

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Avec cette formule, lorsque la personne sélectionnée est affectée à un élément, un nouvel élément est créé dans le tableau sélectionné sous « un autre tableau ». Cela permettra à ce collaborateur d'avoir un tableau distinct avec une liste complète de ses tâches !

 

Remarque : lorsque vous cliquez sur le champ « les connecter », vous avez la possibilité d'ajouter une colonne Connecter les tableaux sur le tableau sélectionné dans le champ « un autre tableau ». 

 

 

Exemple 2

Une entreprise de marketing utilise un formulaire monday.com intégré pour sa liste de diffusion. Une fois le formulaire rempli, un élément est envoyé sur un tableau de monday.com. S'il est approuvé, l'élément doit être automatiquement déplacé vers le tableau suivant dans le pipeline. Voici à quoi ressemble le tableau d'origine :

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Pour compléter leur flux de travail, ils utiliseront la formule suivante :

Quand un état change en quelque chose, déplacer un élément dans le tableau

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Remarque : Dans le cadre de l'automatisation, un élément déplacé vers un tableau n'est pas considéré comme un nouvel élément. Par conséquent, si une automatisation est configurée sur le panneau de réception visant à notifier l'ajout d'un nouvel élément, elle ne se déclenchera pas.

 

 

Vous souhaitez en savoir plus sur toutes nos automatisations ? Veuillez consulter cet article !

 

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.