Pouvons-nous vous aider?

monday.com pour la gestion des connaissances

 

 

Si vous gérez un centre de connaissances, vous savez probablement que l'un des plus grands défis est de maintenir le contenu à jour en permanence. Chez monday.com, ce n'est pas une tâche facile ! Les choses étant si rapides et dynamiques, de nouvelles fonctionnalités qui sortent chaque semaine ! Heureusement , monday.com a recours à l'outil monday.com pour la gestion de ses centres de connaissances. 

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Qu'est-ce qu'un centre de connaissances ?

Un centre de connaissances est une bibliothèque d'informations en ligne. Utilisé en externe, un centre de connaissances est l'endroit où les clients peuvent se rendre pour apprendre tout ce qu'ils ont besoin de savoir sur les produits ou services d'une entreprise.

D'autre part, un centre de connaissances interne est généralement utilisée pour aider les employés à accéder à des informations importantes afin de répondre aux questions du service client, de résoudre des problèmes et d'obtenir des informations pour la collaboration. 

 

Pourquoi vous faut-il un ?

Disposer d'un centre de connaissances de nos jours est très capital pour tout entreprise. Surtout lorsqu'il s'agit d'entreprises de service logiciel. Il permet aux clients de trouver une solution à leurs problèmes sans avoir à attendre ou à communiquer avec quelqu'un. 

Il augmente également la productivité des employés. Plus besoin de parcourir les anciens messages et e-mails ou d'essayer désespérément de retrouver un expert avant qu'il ne parte déjeuner. Un centre de connaissances centralise toutes les connaissances et les accessibles et faciles à consulter pour tout le monde. 

Dans ce guide, nous allons vous expliquer comment utiliser monday.com pour gérer au mieux votre centre de connaissances. 🌟

 

Tableau de la bibliothèque du centre de connaissances

La première étape pour gérer efficacement votre centre de connaissances consiste à créer une tableau de la bibliothèque du centre de connaissances. Ce tableau est indispensable pour avoir un aperçu de tous vos articles Chaque fois qu'une modification est apportée à la plate-forme ou qu'une nouvelle fonctionnalité est lancée, vous pouvez facilement parcourir la liste et repérer les articles qui devront être mis à jour. 

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Voici quelques conseils sur la façon dont nous avons construit notre tableau de bibliothèque pour gérer le centre de connaissances de monday.com : 

 

  • Utilisez les groupes comme sections ou catégories

Dans notre tableau, chaque groupe représente une section ou une catégorie spécifique dans notre centre de connaissances : « les bases », « communiquer », « fonctionnalités avancées », etc. Nous avons constaté que cette structure est la meilleure pour organiser les articles de manière claire. 

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Une fois que vous avez votre structure, vous pouvez commencer à ajouter vos articles. Chaque élément représente un article. 

 

  • Personnalisez votre tableau

Ensuite, vous pouvez personnaliser votre tableau et le mode d'affichage des informations sur chaque article du centre de connaissances en utilisant différentes colonnes.

Montrez-moi les types de colonnes utilisés sur ce tableau. 
  • La colonne Statut : vous permettra de voir en un coup d'œil le statut de chaque article ; s'il doit être mis à jour, s'il a été assigné pour être mis à jour, et s'il a déjà été mis à jour. 
  • La colonne Dernière mise à jour : Elle permet de savoir qui a mis à jour la bibliothèque du centre de connaissances en dernier et à quel moment.
  • La colonne Lien : Pour relier et accéder facilement à vos articles en un seul clic. Vous pouvez ajouter les hyperliens de tous vos articles. 

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Conseil : les colonnes présentées ici ne sont que des suggestions ! Essayez d'explorer notre centre de colonnes pour voir toutes les options disponibles.

 

Trouver toutes les informations grâce au filtre de tableau

Plus de défilement interminable pour trouver une information. Les filtres du tableau vous permet de vous concentrer sur des éléments spécifiques de votre tableau et de rechercher rapidement toute information.

Ici, par exemple, nous voulons examiner tous les articles qui ont besoin d'une mise à jour du contenu et des captures d'écran : 

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Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour rechercher facilement n'importe quel article. Cette fonction est indispensable si le tableau de votre bibliothèque du centre de connaissances est aussi long que le nôtre !

 

Suivez l'évolution de votre projet grâce à la vue diagramme

La vue Diagramme est un excellent moyen de suivre visuellement la progression globale de vos articles, ou d'autres paramètres qui vous intéressent. Ici, nous avons ajouté un diagramme circulaire pour voir le pourcentage d'articles mis à jour. Rien de plus satisfaisant que de rendre la tarte verte 😃

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Passons maintenant à un autre tableau essentiel de ce flux de travail : le backlog du centre de connaissances.

 

Tableau de backlog du centre de connaissances

Le backlog du centre de connaissances est un tableau essentiel qui vous permet de gérer votre charge de travail. C'est l'endroit où vous suivez et affectez tous les articles qui doivent être mis à jour ou créés. Il peut également servir à traiter toutes les demandes d'articles provenant de l'équipe ou de l'organisation.  

 

Montrez-moi comment ce tableau est structuré
  • Les groupes sont organisés de manière à afficher un backlog d'idées d'articles, un groupe destiné aux demandes/corrections d'articles, et aux demandes qui ont été traitées.
  • Les éléments représentent un article ou une demande sur lesquels l'équipe doit travailler
  • Les colonnes vous permettent de suivre et de gérer les points de données nécessaires pour chaque demande reçue. Nous avons utilisé des colonnes telles que la colonne Personnes, la colonne Évaluation , la colonne Date , la colonne Statut et plus encore !

 

Conseil : Avec plus de 20 types de colonnes différentes,vous pouvez personnaliser votre tableau en fonction des besoins de votre équipe sans aucune limite.

 

Automatiser votre flux de travail

Vous travaillez dur pour mener à bien de nombreux articles et respecter de multiples échéances, tout en essayant de produire un travail de qualité ? Nous savons ce que c’est ! Pour vous faciliter la vie, nous avons ajouté des automatisations au modèle. Ainsi, vous ne prenez pas de retard dans votre travail, vous tenez vos délais et tout reste en ordre.

Voici quelques exemples d'automatisations utiles que nous avons ajoutées au tableau : 

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Maintenant que nous avons vu comment gérer et entretenir votre centre de connaissances externe, plongeons dans le centre de connaissances interne.

 

Gérez votre base interne de connaissances

Étant donné que monday.com se développe et évolue très rapidement, nous nous sommes retrouvés avec une abondance d'informations et de processus à retenir et à suivre. C'est là que le tableau du centre de connaissances interne entre en jeu. Ce tableau nous permet de centraliser toutes les informations, de garder tout le monde sur la même longueur d'onde et d'augmenter la productivité. 

Montrez-moi comment ce tableau est structuré
  • Les groupes servent à classer les informations dans notre centre de connaissances interne. Par exemple, nous avons un groupe pour tout ce qui concerne la facturation, pour les solutions de dépannage, etc...
  • Les éléments représentent le thème du contenu de notre centre de connaissances interne, qu'il s'agisse d'une question fréquemment posée ou d'un scénario pratique spécifique.
  • Grâce à ces colonnes , vous pouvez afficher des données pertinentes pour chaque élément de contenu. Nous avons notamment utilisé des colonnes telles que la colonne Personnes, la colonne Statut, la colonne Fichiers, et bien d'autres encore !

 

La section des mises à jour constitue une partie essentielle de ce tableau. C'est là que nous écrivons toutes les informations et les directives concernant un sujet spécifique. C'est aussi à cet endroit que nous communiquons avec notre équipe et posons des questions le cas échéant. 

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Et voilà ! Vous êtes prêt à commencer à utiliser monday.com pour la gestion de votre centre de connaissances.

 

 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

 

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