Pouvons-nous vous aider?

Autorisations avancées des espaces de travail

Les espaces de travail aident votre organisation à mieux gérer plusieurs services, équipes et projets dans un seul endroit. Ils vous permettent d'organiser votre compte de façon hiérarchique, et ainsi de tout garder bien en ordre à mesure que vous développez votre compte en toute simplicité. 

Les autorisations avancées des espaces de travail sont une fonctionnalité du forfait Entreprise, et vous permettent de gérer ce que chaque utilisateur du compte peut faire dans vos espaces de travail. Ces autorisations vous permettent de contrôler facilement qui peut accéder au contenu des espaces de travail. 

En savoir plus sur les types d'espaces de travail et les autorisations avancées que les administrateurs peuvent configurer pour contrôler ce que leurs utilisateurs peuvent voir et faire sur le compte.

 

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Comment créer un nouvel espace de travail ? 

Pour créer un espace de travail, survolez l'en-tête « Espaces de travail » en haut de la liste de vos tableaux, cliquez sur le menu à 3 points, puis sur « Créer des espaces de travail ».

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Mais vous pouvez également cliquer sur « Afficher tous les espaces de travail » au bas de la liste des tableaux.  

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Là, vous pouvez définir des restrictions pour les espaces de travail - si vous voulez qu'ils soient ouverts ou fermés. 

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Les différents types d'espaces de travail 

Les autorisations avancées des espaces de travail permettent aux équipes de configurer deux types différents d'espaces de travail : les espaces de travail ouverts et les espaces de travail fermés.

Espaces de travail ouverts

  • Tous les membres d'équipe peuvent rejoindre un espace de travail ouvert.
  • Tous les membres d'équipe auront accès à tous les tableaux principaux dans tous les espaces de travail ouverts et à tous les tableaux privés / partagés auxquels ils ont été invités.

 

Espaces de travail fermés

  • Tous les membres d'équipe peuvent rejoindre un espace de travail fermé sur invitation ou sur demande.
  • Une fois inscrits, ils ont accès à tous les tableaux principaux de cet espace de travail et à tous les tableaux privés / partagés auxquels ils ont été invités.
  • De plus, les autres membres d'équipe inscrits à un tableau spécifique, mais pas à cet espace de travail, auront également accès au tableau. 
  • Les tableaux principaux des espaces de travail fermés ne sont accessibles qu'aux membres d'équipe qui ont rejoint l'espace de travail.
  • Ces espaces de travail seront signalés par un cadenas, indiquant qu'il s'agit d'un espace de travail fermé.  

 

Remarque : Seuls les espaces de travail auxquels vous êtes inscrit ou auxquels vous avez été invité apparaîtront sur votre liste de tableaux, afin que de garder une organisation claire et gérable. 

  

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Restreindre qui peut créer des espaces de travail 

Par défaut, tous les membres d'équipe peuvent créer un espace de travail. Les admins du compte peuvent ensuite définir qui a la possibilité de créer des espaces de travail , ce qui offre un contrôle de niveau supplémentaire et garantit ainsi que votre compte reste toujours en ordre.

Pour ce faire, accédez à l'avatar, puis à « Admin » et cliquez sur « Permissions ».

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Pour en savoir plus sur les autres autorisations des tableaux et des colonnes, consultez cet article

 

Qui peut faire quoi sur les différents espaces de travail ?

La section suivante explique en détail les différences entre chaque niveau d'utilisateurs pour les autorisations d'espace de travail avancées :

 

  • Rejoindre un espace de travail ouvert

Tous les membres d'équipe ont cette possibilité, y compris les admins et les observateurs, à l'exception des invités.

 

  • Rejoindre un espace de travail fermé

Tous les membres d'équipe ont cette possibilité, y compris les admins et les observateurs, à l'exception des invités.

Les admins peuvent rejoindre un espace de travail fermé sans demande d'accès, tandis que les membres d'équipe et les observateurs devront en faire la demande.

 

  • Voir les tableaux principaux dans les espaces de travail ouverts

Tous les membres d'équipe peuvent accéder à tous les tableaux principaux dans tous les espaces de travail ouverts. Pour les espaces de travail qu'ils ont rejoints, les membres d'équipe verront tous les tableaux principaux sur leur liste de tableaux. Ils peuvent également accéder à d'autres tableaux principaux dans des espaces de travail ouverts via Bouton éclair et Tout rechercher.

 

  • Voir les tableaux principaux dans un espace de travail fermé

Tous les membres d'équipe qui ont rejoint l'espace de travail peuvent accéder à tous les tableaux principaux dans les espaces de travail fermés, ainsi que les autres membres d'équipe inscrits à ce tableau.

 

  • Voir des tableaux privés / partagés dans des espaces de travail ouverts et fermés

Seuls les membres d'équipe inscrits à ces tableaux peuvent y accéder. Les invités auront accès uniquement aux tableaux partagés auxquels ils ont été invités dans les espaces de travail ouverts et fermés.

 

Remarque :  Les admins n'ont pas accès aux tableaux privés / partagés auxquels ils n'ont pas été invités. Pour y accéder si nécessaire, ils peuvent devenir propriétaires de ces tableaux. Pour en savoir plus, consultez cet article

 

 

 Comment rejoindre ou quitter un espace de travail ?

Vous pouvez rejoindre un espace de travail en cliquant sur le nom de l'espace de travail, puis en cliquant sur « Rejoindre » dans le coin supérieur droit. Les espaces de travail fermés disposent de l'option « Demander à rejoindre », ce qui invitera le propriétaire de l'espace de travail à approuver cette demande.

Une fois que vous avez rejoint l'espace de travail, vous pouvez le quitter en utilisant le même bouton.

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Comment gérer les utilisateurs de mon espace de travail ?

En cliquant sur le nom de l'espace de travail, les propriétaires d'un espace de travail peuvent voir tous les membres d'équipe qui ont rejoint l'espace de travail et qui ont accès aux tableaux. 

Ils peuvent ensuite supprimer ou ajouter des utilisateurs, afin que seuls les membres d'équipe concernés puissent participer.

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Pour en savoir plus sur les autres autorisations des tableaux et des colonnes, consultez cet article

 

Qui peut déplacer des tableaux entre les espaces de travail?

Seuls les propriétaires de tableaux et les admins du compte peuvent déplacer des tableaux vers les espaces de travail auxquels ils sont inscrits.

Le déplacement des tableaux principaux d'un espace de travail fermé vers un espace de travail ouvert rendra son contenu accessible à tous les membres d'équipe du compte. Le déplacement des tableaux principaux d'un espace de travail ouvert vers un espace de travail fermé ne le rendra accessible qu'aux membres d'équipe qui font partie de cet espace de travail.

 

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Comment personnaliser un espace de travail ?

Chaque propriétaire d'un espace de travail peut personnaliser son espace de travail pour le rendre plus personnel et refléter les caractéristiques de cette équipe. 

La personnalisation de la photo de couverture peut être effectuée en cliquant sur le nom de l'espace de travail, puis sur « Ajouter une couverture » dans le coin supérieur droit. Pour personnaliser la couleur et l'icône d'arrière-plan de l'espace de travail, cliquez sur « Modifier » sur l'avatar de l'espace de travail.

Ces icônes personnalisées apparaîtront sur la liste des tableaux, permettant ainsi de passer d'un espace de travail à l'autre et de collaborer avec d'autres équipes encore plus facilement.

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Avez-vous des questions? Faites-le nous savoir à [email protected] et nous serions heureux de vous assister :)