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Fonctionnalité

La gestion des ressources est le fait de planifier l'utilisation de vos ressources et de prévoir leur affectation. Les ressources peuvent être tout ce dont votre entreprise a besoin pour fonctionner efficacement : les employés, l'équipement ou même les actifs de votre marque. Quelles que soient vos ressources, monday.com est là pour vous aider à maintenir votre entreprise sur la bonne voie ! 

Remarque: Cette fonctionnalité est disponible pour notre plan Pro et Entreprise uniquement

Avant de commencer

Pour mesurer la charge de travail de vos collaborateurs, assurez-vous que vos tableaux contiennent les fonctionnalités suivantes : 

• Une colonne Personnes 
• Une colonne Date ou Échéance 
• Facultatif - Une colonne Chiffres ou Formule pour indiquer l'effort requis pour chaque tâche ; c'est-à-dire 1 heure, 6 heures
• Un horaire de travail - Ce paramètre vous permet de déterminer les jours de travail, les heures et les congés dans l'horaire de travail d'un utilisateur. Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans la section d'administration de votre compte.

Conseil : En savoir plus sur l'interaction entre l'horaire de travail et la capacité dans le widget Charge de travail et comment gérer la disponibilité dans les sections suivantes de cet article. Vous pouvez également en savoir plus sur l'horaire de travail dans la rubrique Paramètres admin. 

Comment ajouter le widget Charge de travail

Vous pouvez ajouter le widget Charge de travail à votre tableau de bord, ce qui vous permet d'y accéder facilement à tout moment.

• Ajouter à votre tableau

Cliquez sur l'option en haut de votre tableau (« Ajouter une vue » apparaît lorsque vous la survolez). Sélectionnez « Plus d'options d'affichage » et recherchez « Charge de travail » dans le centre des vues :

• Ajouter à votre tableau de bord

Pour ajouter le widget « Vue de la charge de travail » à votre tableau de bord ou à votre vue du tableau de bord, cliquez sur « + » et sélectionnez « Charge de travail » :

Conseil : alors que l'ajout du widget Charge de travail à une vue de tableau permet de tirer des données de ce tableau spécifique, l'ajout du widget à un tableau de bord permet de sélectionner plusieurs tableaux auxquels connecter le widget. Cela vous permettra de consulter des informations provenant de plusieurs tableaux, sur une plateforme unique. 🙌

 Paramètres de base

• Choisir la colonne temps 

Comme cette vue utilise tous les éléments attribués à une personne sur une période donnée, votre tableau doit forcément contenir une colonne Date ou Échéances. 

• Choisir la colonne type

Vous devez maintenant choisir le type de ressources que vous souhaitez voir représenté sur la charge de travail. Le type de ressources peut correspondre à toute colonne de votre tableau, ou à un groupe. Cela permettra de déterminer les paramètres à utiliser pour répartir la charge de travail.

Conseil : pour voir l'horaire de travail de l'utilisateur, assurez-vous que votre paramètre de ressources est défini sur la « colonne Personne ».  

• Colorer par 

Vous pouvez colorer les barres représentant vos éléments dans la charge de travail par colonne, groupe ou tableau. Pour colorer les éléments en fonction de la catégorie de votre choix, accédez à « Colorer par » dans le menu des paramètres. Cela vous permettra de voir certaines informations en un coup d'œil. Les couleurs qui s'appliquent sont celles que vous avez définies dans la vue principale du tableau. Par exemple, si vous sélectionnez « Statut », vos éléments seront colorés de la couleur correspondant aux étiquettes de la colonne Statut de votre tableau. 

Mesurer l'effort et la capacité

L'effort et la capacité sont les paramètres qui permettent de trier et d'afficher les données. Grâce à cet onglet, qui se trouve dans les paramètres de votre widget Charge de travail, vous pouvez personnaliser la façon dont vous tirez les données. 

• Mesurer l'effort

Vous pouvez choisir de mesurer l'effort exercé par chaque utilisateur soit par le biais de « Compter les éléments » ou « Effort ». Si vous choisissez compter les éléments, chaque élément affecté à cette personne sera compté comme 1 et affiché sur le tableau. 

Parfois, cependant, certaines de nos tâches nécessitent plus d'efforts ou ont plus d'importance que d'autres pour le projet. Ici, nous utilisons la colonne « effort ». Ce paramètre fonctionne avec une colonne d'estimation de temps, ou une colonne Chiffres ou Formule. 

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une tâche, nous pouvons choisir d'afficher comment elles « répartissent l'effort » entre elles. Nous pouvons basculer entre « Séparer », qui répartira l'effort de manière égale entre les partenaires, et « Somme », qui attribuera à chaque collaborateur le nombre total d'heures nécessaires au projet.

Illustrer à l'aide d'un exemple

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné « Séparer » parce que Kayla et Ariel vont diviser en deux parties égales les quatre heures allouées à ce projet. Sur la vue, nous pouvons voir que 2 heures ont été attribuées à chacun d'eux pour ce projet. Si Kayla et Ariel travaillaient ensemble sur le projet, et qu'ils passaient tous deux 4 heures, nous sélectionnerions « Somme ». Nous verrons alors les 4 heures apparaître dans la charge de travail de Kayla ainsi que dans la charge de travail d'Ariel.

• Régler la capacité en fonction de l'horaire de travail ou de l'horaire personnalisé

Une fois cela fait, nous pouvons choisir une capacité pour l'utilisateur. La capacité sera définie en fonction de « Horaire de travail » ou « Personnalisé» dans le widget Charge de travail. Les deux paramètres influencent l' horaire de travail de l'utilisateur, indiquant les jours de travail et les jours de congé, mais le calcul des heures de travail sera différent.

L'option « Horaire de travail » est proposée par défaut et calcule automatiquement la capacité en fonction des heures de travail de l'utilisateur. Cependant, si vous souhaitez mesurer l'effort non pas en heures mais en story points, par exemple, vous pouvez définir la capacité sur « Personnalisé », ce qui ne prendra pas en compte les heures de travail de l'utilisateur. 

Remarque : le paramètre de capacité de l'horaire de travail ne fonctionne que si l'effort et la capacité sont mesurés en fonction de « Effort » et non « Compter les éléments » Mais « Personnalisé » peut utiliser le paramètre « Compter les éléments » pour mesurer la capacité.

Si vous consultez le calendrier de votre vue avec une échelle de temps en semaines, la couleur des cercles reflétera la capacité que vous avez définie. Toutefois, si vous modifiez le calendrier de manière à en avoir une vue par jours, la capacité sera équitablement répartie sur les cinq jours ouvrables de la semaine. Autrement dit, la capacité hebdomadaire de 20 heures sera divisée par 5, et apparaîtra comme 4 heures par jour de la semaine.

De même, si vous consultez votre vue de widget par mois, votre capacité hebdomadaire de 5 heures sera multipliée par 4 semaines pour le mois, soit une capacité mensuelle de 20 heures. Cela ne correspond peut-être pas à votre intention lorsque vous définissez votre capacité hebdomadaire. Il est donc important que vous gardiez cela à l'esprit.

• Charge de travail actuelle en chiffre ou pourcentage

Vous avez la possibilité de présenter vos bulles sous forme de tâches numérotées ou en calculant le pourcentage que chaque bulle représente par rapport à votre charge de travail totale. 

Gestion de la charge de travail

Le widget Charge de travail peut être personnalisé en fonction du calendrier de travail de chaque utilisateur, par l'intermédiaire de l'équipe à laquelle ce dernier appartient. Un calendrier de travail est attribué à une équipe par l'administrateur du compte et reflète le calendrier précis de chaque utilisateur. Cela permettra de déterminer avec plus de précision la disponibilité de l'utilisateur dans le widget Charge de travail, car il reflétera les jours et les heures de travail ainsi que les congés.

En tant qu'admin, vous pouvez ajouter ou modifier des horaires de travail à partir de la section administration. À partir de là, allez dans « Général » et sélectionnez « Horaire de travail ». Vous pouvez ensuite définir et ajuster différents horaires de travail en fonction des utilisateurs et de leurs paramètres de travail spécifiques. 

Remarque : un horaire de travail est attribué à une équipe et sera défini pour tous les utilisateurs de cette équipe. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la création de l'horaire d'une équipe.   

Comprendre les couleurs 

• Bulle bleue - La personne est au maximum de sa capacité
• Bulle bleu clair avec une bulle plus foncée au centre - La personne est en-deçà de l'effort maximum. La taille du cercle intérieur reflète la mesure dans laquelle la personne est proche d'atteindre sa capacité maximale
• Bulle rouge - La personne a dépassé la limite de capacité définie 
• Rayures rouges : la personne a un jour férié, un congé ou un jour de repos. Si un point d'exclamation rouge apparaît à l'intérieur des bandes rouges, cela signifie qu'une tâche a été programmée pour un jour de congé de l'utilisateur.
• Rayures grises : elles indiquent le week-end de la personne et sont présentes tout au long de l'horaire.

Comprendre les résultats

Revenons à notre exemple de tableau de Aperçu du projet. Ici, Ariel a été assigné à deux tâches, qui prennent respectivement 1h30 et 2h.  

Pour comprendre les résultats, nous devons examiner deux facteurs :

1. Combien d'heures il faut pour terminer la tâche
2. Combien de jours nous avons pour la réaliser.  

Revenons à notre tableau : 

Dans cet exemple, l'enregistrement d'une vidéo nécessite 4 heures de travail et doit être réalisé dans un délai de 8 jours ouvrables en dehors des week-ends. Cela signifie que chaque jour, nous devrons consacrer 0,5 heure de travail à cette tâche. Ce n'est qu'une simple équation mathématique : 

Formule :  nombre d'heures pour terminer la tâche / nombre de jours ouvrables

Poursuivez pour plus de détails

Si vous souhaitez regarder de plus près les tâches de l'équipe, vous pouvez cliquer sur l'un des cercles et voir les tâches répertoriées sur cette période.

Conseil : En utilisant le filtre de personne en haut du widget Charge de travail, vous peut sélectionner plusieurs personnes, et le widget affichera uniquement les personnes que vous avez sélectionnées. Il est ainsi plus facile de consulter les données relatives à la charge de travail d'équipes spécifiques ou de certaines personnes.

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.