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Fonctionnalité

La gestion des ressources est le fait de planifier l'utilisation de vos ressources et de prévoir leur affectation. Les ressources peuvent être tout ce dont votre entreprise a besoin pour fonctionner efficacement : les employés, l'équipement ou même les actifs de votre marque. Quelles que soient vos ressources, monday.com est là pour vous aider à maintenir votre entreprise sur la bonne voie ! 

Remarque: Cette fonctionnalité est disponible pour notre plan Pro et Entreprise uniquement

Avant de commencer

Pour mesurer la charge de travail de vos collaborateurs, assurez-vous que vos tableaux contiennent les colonnes suivantes : 

• Une colonne Personnes 
• Une colonne Date ou Échéance 
• Facultatif - Une colonne Chiffres ou Formule pour indiquer l'effort requis pour chaque tâche ; c'est-à-dire 1 heure, 6 heures...

Sinon, si vous souhaitez comptabiliser d'autres ressources (salles de réunion, machines, outils, caméras, au choix), vous pouvez utiliser une colonne Statut ou une colonne déroulante.

Autre paramètre important à prendre en compte, le week-end. Vous pouvez soit compter les week-ends comme jours de travail, soit les exclure des jours de travail. Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans la section admin de votre compte. Consultez cet article pour en savoir plus. 

Comment ajouter cette vue à votre tableau ? 

Pour ajouter la vue Charge de travail à votre tableau, cliquez sur l'option  en haut du tableau (il sera indiqué « Ajouter une vue » lorsque vous passez la souris dessus). Sélectionnez « Plus d'options d'affichage » et recherchez « Charge de travail » dans le centre des vues :

Vous pouvez également ajouter une nouvelle vue du tableau en cliquant sur « Power-Ups » dans le coin supérieur droit de votre écran. Sélectionnez « Vues des tableaux » et choisissez « Charge de travail » parmi toutes les vues :

Comment ajouter le widget à votre tableau de bord ?

Pour ajouter le widget « Vue de la charge de travail » à votre tableau de bord ou à votre vue du tableau de bord, cliquez sur « + Ajouter un widget » et sélectionnez « Charge de travail » :

Configuration de l'aperçu

Étape 1 - Créez votre tableau

Supposons que nous gérions notre équipe de service client. Dans notre tableau, nous avons :

• Une colonne Personnes pour affecter chaque tâche à un ou plusieurs collaborateurs
• Une colonne Échéances ou Date pour déterminer la période de la tâche 
• Facultatif - Une colonne Chiffres que nous utilisons comme estimation du temps nécessaire pour chaque tâche. 

Étape 2 - Choisissez la colonne de temps 

Comme cette vue utilise tous les éléments attribués à une personne sur une période donnée, votre tableau doit forcément contenir une colonne Date ou Échéances. 

Étape 3 - Sélectionner le type de ressource

Vous devez maintenant choisir le type de ressources que vous souhaitez voir représenté sur la charge de travail. Le type de ressources peut correspondre à toute colonne de votre tableau, ou à un groupe ou un tableau. Cela permettra de déterminer les paramètres à utiliser pour répartir la charge de travail.

Étape 4 - Mesurer l'effort

Vous pouvez afficher les données de deux manières: compter l'élément et l'effort. 

• Compter l'élément

Si vous choisissez compter les éléments, chaque élément affecté à cette personne sera compté comme 1 et affiché sur le tableau. 

• effort

Parfois, certaines de nos tâches nécessitent plus d'efforts ou ont plus d'importance que d'autres pour le projet. Dans ce cas, nous utilisons la colonne d'estimation du temps. Ce paramètre fonctionne avec une colonne Chiffres ou avec une colonne Formule. Deux boutons nous permettent de choisir si notre effort est défini par le nombre d'éléments (« Compter les éléments ») ou par l'effort requis pour terminer les tâches. 

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une tâche, nous pouvons choisir d'afficher comment elles « répartissent l'effort » entre elles. Nous pouvons basculer entre « Séparer », qui répartira l'effort de manière égale entre les partenaires, et « Somme », qui attribuera à chaque collaborateur le nombre total d'heures nécessaires au projet.

Illustrer à l'aide d'un exemple

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné « Séparer » parce que Kayla et Ariel vont diviser en deux parties égales les quatre heures allouées à ce projet. Sur la vue, nous pouvons voir que 2 heures ont été attribuées à chacun d'eux pour ce projet. Si Kayla et Ariel travaillaient ensemble sur le projet, et qu'ils passaient tous deux 4 heures, nous sélectionnerions « Somme ». Nous verrons alors les 4 heures apparaître dans la charge de travail de Kayla ainsi que dans la charge de travail d'Ariel.

• Charge de travail actuelle en chiffre ou pourcentage

Vous avez la possibilité de présenter vos bulles sous forme de tâches numérotées ou en calculant le pourcentage que chaque bulle représente par rapport à votre charge de travail totale. 

• Capacité hebdomadaire

Ceci fait, nous pouvons alors choisir une capacité hebdomadaire pour toute l'équipe. Ce sera la limite du nombre d'heures que l'équipe consacrera à ces tâches dans la semaine. Dans notre exemple, nous avons configuré la capacité hebdomadaire à 20 heures par semaine. 

Remarque : Si vous consultez le calendrier de votre vue avec une échelle de temps en semaines, la couleur des cercles reflétera la capacité que vous avez définie. Toutefois, si vous modifiez le calendrier de manière à en avoir une vue par jours, la capacité sera équitablement répartie sur les cinq jours ouvrables de la semaine. Autrement dit, la capacité hebdomadaire de cinq heures sera divisée par cinq, et apparaîtra comme une heure par jour de la semaine.

Vous pouvez personnaliser la capacité hebdomadaire de chaque collaborateur, modifier la capacité de l'équipe dans son ensemble, et même cocher la case permettant d'appliquer une capacité maximale par défaut à chaque collaborateur de manière égale. 

Remarque : de même, si vous consultez votre widget sur une échelle de temps mensuelle, votre capacité hebdomadaire de cinq heures sera multipliée par quatre semaines pour le mois, soit une capacité mensuelle de 20 heures. Cela ne correspond peut-être pas à votre intention lorsque vous définissez votre capacité hebdomadaire. Il est donc important que vous gardiez cela à l'esprit.

• Colorer par 

Vous pouvez colorer les barres représentant vos éléments dans la charge de travail par colonne, groupe ou tableau. Pour colorer les éléments en fonction de la catégorie de votre choix, accédez à « Colorer par » dans le menu des paramètres. Cela vous permettra de voir certaines informations en un coup d'œil. Les couleurs qui s'appliquent sont celles que vous avez définies dans la vue principale du tableau. Par exemple, si vous sélectionnez « Statut », vos éléments seront colorés de la couleur correspondant aux étiquettes de la colonne Statut de votre tableau. 

Allouer des ressources

Avec la charge de travail, vous pouvez affecter des personnes mais aussi n'importe quelle ressource. Dans l'exemple ci-dessous, nous voulons nous assurer qu'aucun de nos véhicules ne dépasse sa limite hebdomadaire fixée à 1200 kilomètres de distance totale de déplacement. Nous pouvons configurer notre vue Charge de travail pour qu'elle affiche exactement cette information.

Tout d'abord, nous sélectionnons notre colonne Statut « Véhicule » comme type de ressource, puis nous sélectionnons « Ajouter effort ». Nous définissons notre effort par notre colonne Chiffres « Distance de déplacement », puis nous saisissons « 1200 » dans le champ « Capacité hebdomadaire » au-dessous. 

À présent, notre vue nous montre tous nos véhicules énumérés dans le panneau de gauche. Et à leur droite, nous pouvons voir combien de kilomètres ils doivent parcourir chaque jour de la semaine. Comme nous voyons que notre Ford va dépasser sa limite le 13, nous pouvons prendre les devants en programmant un autre véhicule pour faire cette livraison.

Comprendre les couleurs 

• Bulle bleue - La personne est au maximum de sa capacité
• Bulle bleu clair avec une bulle plus foncée au centre - La personne est en-deçà de l'effort maximum. La taille du cercle intérieur reflète la mesure dans laquelle la personne est proche d'atteindre sa capacité maximale
• Bulle rouge - La personne a dépassé la limite de capacité hebdomadaire définie

Comprendre les résultats

Revenons à notre exemple de tableau de service client. Ici, Ariel a été assigné à deux tâches, qui prennent respectivement 1 et 2 heures.  

Pour comprendre les résultats, nous devons examiner deux facteurs :

1. Combien d'heures il faut pour terminer la tâche
2. Combien de jours nous avons pour la réaliser.  

Revenons à notre tableau : 

Dans cet exemple, l'enregistrement d'une vidéo nécessite 4 heures de travail et doit être réalisé dans un délai de 8 jours ouvrables en dehors des week-ends. Cela signifie que chaque jour, nous devrons consacrer 0,5 heure de travail à cette tâche. Ce n'est qu'une simple équation mathématique : 

Formule :  nombre d'heures pour terminer la tâche / nombre de jours ouvrables

Poursuivez pour plus de détails

Si vous souhaitez regarder de plus près les tâches de l'équipe, vous pouvez cliquer sur l'un des cercles et voir les tâches répertoriées sur cette période.

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.