Pouvons-nous vous aider?

L'aperçu de la Charge de travail

La gestion des ressources est le fait de planifier l'utilisation de vos ressources et de prévoir leur affectation. Les ressources peuvent être tout ce dont votre entreprise a besoin pour fonctionner efficacement : les employés, l'équipement ou même les actifs de votre marque. Quelles que soient vos ressources, monday.com est là pour vous aider à maintenir votre entreprise sur la bonne voie ! 

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Remarque: Cette fonctionnalité est disponible pour notre plan Pro et Entreprise uniquement

 

Qu'est-ce que l'aperçu de la charge de travail?

Ajoutez la vue Charge de travail à votre tableau pour bénéficier d'une vue d'ensemble de la répartition du travail au sein votre équipe. Vous pouvez voir en un coup d'œil qui est surchargé et assigner les prochaines tâches en conséquence. Si nécessaire, vous pouvez toujours réaffecter ou modifier les échéances pour permettre à chacun d'aller au bout de son travail dans le temps imparti. Vous pouvez également l'utiliser pour allouer des ressources, comme des salles de réunions, des machines, des outils ou des véhicules de livraison.

Cet aperçu est indispensable pour améliorer le flux de travail de votre tableau !

 

Avant de commencer

Pour mesurer la charge de travail de vos collaborateurs, assurez-vous que vos tableaux contiennent les colonnes suivantes : 

  • Une colonne Personnes 
  • Une colonne de date ou de chronologie 
  • Facultatif - Une colonne Chiffres ou Formule pour indiquer l'effort requis pour chaque tâche ; c'est-à-dire 1 heure, 6 heures...

Si vous souhaitez comptabiliser d'autres ressources (salles de réunion, machines, outils, caméras), vous pouvez utiliser une colonne Statut.

Autre paramètre important à prendre en compte, le week-end. Vous pouvez soit compter les week-ends comme jours de travail, soit les exclure des jours de travail. Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans la section admin de votre compte. Consultez cet article pour en savoir plus. 

 

Comment l'ajouter  

Pour ajouter une vue Charge de travail, cliquez sur « Ajouter une vue » en haut à droite de votre tableau. Cliquez sur plus de vues et sélectionnez « Charge de travail » comme ci-dessous :

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Ceci fait, vous trouverez de nombreux paramètres différents vous permettant de personnaliser l'aperçu de votre charge de travail comme vous le souhaitez.

 

Configuration de l'aperçu

Étape 1 - Créez votre tableau

Supposons que nous gérions notre équipe de service client. Dans notre tableau, nous avons :

  • Une colonne Personnes pour affecter chaque tâche à un ou plusieurs collaborateurs
  • Une colonne Échéances ou une colonne Date pour définir la période de la tâche (quand elle commence et quand elle doit être terminée)
  • Facultatif - Une colonne Chiffres que nous utilisons comme estimation du temps nécessaire pour chaque tâche. 

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Étape 2 - Choisissez la colonne de temps 

Comme cette vue utilise tous les éléments attribués à une personne sur une période donnée, votre tableau doit forcément contenir une colonne Date ou Échéances

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Étape 3 - Sélectionner le type de ressource

Vous devez maintenant sélectionner le type de ressource que vous souhaitez représenter sur la charge de travail. Le type de ressource peut être une colonne Personnes, une colonne Statut ou un groupe Cela déterminera les paramètres selon lesquels nous verrons la répartition de la charge de travail. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné la colonne Personnes. Nous voyons donc nos tâches réparties entre nos collaborateurs (énumérées dans le panneau de gauche de notre widget). C'est un peu comme l'axe Y dans un graphique, tandis que les tâches représentent l'axe X. 

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Étape 4 - Mesurer l'effort

Vous pouvez afficher les données de deux manières: compter l'élément et l'effort. 

  • Compter l'élément

Si vous choisissez compter les éléments, chaque élément affecté à cette personne sera compté comme 1 et affiché sur le tableau. 

  • effort

Parfois, certaines de nos tâches nécessitent plus d'efforts ou ont plus d'importance que d'autres pour le projet. Ici, nous utilisons la colonne d'estimation du temps. Ce paramètre fonctionne avec une colonne de nombres ou de formule. 

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une tâche, nous pouvons choisir d'afficher comment elles « répartissent l'effort » entre elles. Nous pouvons basculer entre « Diviser », qui répartira l'effort de manière égale entre les partenaires, et « Somme », qui attribuera à chaque collaborateur le nombre total d'heures nécessaires au projet. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné « Diviser » parce que Kayla et Ariel vont diviser en deux parties égales les quatre heures allouées à ce projet. Sur la vue, nous pouvons voir que 2 heures ont été attribuées à chacun d'eux pour ce projet. Si Kayla et Ariel travaillaient ensemble sur le projet, et qu'ils passaient tous deux 4 heures, nous sélectionnerions « Somme ». Nous verrions alors les 4 heures apparaître dans la charge de travail de Kayla ainsi que dans la charge de travail d'Ariel. 

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  • Capacité hebdomadaire

Ceci fait, nous pouvons alors choisir une capacité hebdomadaire pour toute l'équipe. Ce sera la limite du nombre d'heures que l'équipe consacrera à ces tâches dans la semaine. Dans notre exemple, nous avons configuré la capacité hebdomadaire à 10 heures par semaine. 

Si vous consultez le calendrier de votre vue avec une échelle de temps en semaines, la couleur des cercles reflétera la capacité que vous avez définie. Toutefois, si vous modifiez le calendrier pour qu'il s'affiche en jours, la capacité sera équitablement répartie sur les cinq jours ouvrables de la semaine. Autrement dit, la capacité hebdomadaire de cinq heures sera divisée par cinq, et apparaîtra comme une heure par jour de la semaine.

De même, si vous consultez votre vue Charge de travail avec une échelle de temps en mois, votre capacité hebdomadaire de cinq heures sera multipliée par quatre semaines pour le mois, soit une capacité mensuelle de vingt heures. Cela ne correspond peut-être pas à votre intention lorsque vous définissez votre capacité hebdomadaire. Il est donc important que vous gardiez cela à l'esprit. 

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Allouer des ressources

Voyons un cas d'utilisation dans lequel nous voulons évaluer l'affectation des ressources de notre entreprise plutôt que l'effort de nos collaborateurs. Le tableau ci-dessous nous aide à coordonner l'ensemble des livraisons de notre entreprise. Chaque élément correspond à une livraison qui doit être effectuée. Un chauffeur (dans la colonne Personnes) et un véhicule (dans la colonne Statut) sont affectés à chaque élément. La date de la livraison est assignée, et la durée du trajet ainsi que la distance parcourue sont indiquées à l'aide d'une Colonne Chiffres. 

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Nous voulons nous assurer qu'aucun de nos véhicules ne dépasse sa limite hebdomadaire de 1200 kilomètres de distance totale de déplacement. Nous pouvons configurer notre vue Charge de travail pour qu'elle affiche exactement cela.

Tout d'abord, nous sélectionnons notre colonne Statut « Véhicule » comme type de ressource, puis nous sélectionnons « Ajouter effort ». Nous définissons notre effort par notre colonne Chiffres « Distance de déplacement », puis nous saisissons « 1200 » dans le champ « Capacité hebdomadaire » au-dessous. 

À présent, notre vue nous montre tous nos véhicules énumérés dans le panneau de gauche. Et à leur droite, nous pouvons voir combien de kilomètres ils doivent parcourir chaque jour de la semaine. Comme nous voyons que notre Ford va dépasser sa limite le 13, nous pouvons prendre les devants en programmant un autre véhicule pour faire cette livraison.

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Comprendre les couleurs 

🔵 Bulle bleue - La personne est en dessous du maximum d'effort. Vous pouvez continuer à assigner des tâches!

✔️Bulle bleue avec une coche - Vous avez raison à la capacité hebdomadaire!

🔴 Bulle rouge - Lapersonne a dépassé la limite de capacité hebdomadaire définie

Vous pouvez afficher la charge de travail de l'équipe par jours, semaines ou mois.

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Comprendre les résultats

Revenons à notre exemple de tableau de service client. Au cours de la semaine du 25 novembre au 1er décembre, on m'a confié deux tâches, chacune d'entre elles prenant 1,5 heures (au fait, je suis Léa 👋🏼😊)

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Pour comprendre les résultats, nous devons examiner deux facteurs :

  1. Combien d'heures il faut pour terminer la tâche
  2. Combien de jours nous avons pour la réaliser.  

Revenons à notre tableau : 

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Dans cet exemple, l'enregistrement d'une vidéo nécessite 4 heures de travail et doit être réalisé dans un délai de 8 jours ouvrables en dehors des week-ends. Cela signifie que chaque jour, nous devrons consacrer 0,5 heure de travail à cette tâche. Ce n'est qu'une simple équation mathématique : 

 

Formule :  nombre d'heures pour terminer la tâche / nombre de jours ouvrables

 

La tâche a commencé le 27 novembre et cette semaine s'est terminée le 29 novembre. Cela représente 3 jours ouvrables. Par conséquent, cette semaine, nous avons consacré 3 * 0,5 = 1,5 heure à l'enregistrement d'une vidéo. 

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Poursuivez pour plus de détails

Si vous souhaitez regarder de plus près les tâches de l'équipe, vous pouvez cliquer sur l'un des cercles et voir les tâches répertoriées sur cette période.

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Si vous utilisez des données provenant d'une colonne Échéances et que vous avez défini des jalons, vous les verrez dans la répartition des tâches sous chaque cercle. Les jalons apparaîtront sous forme de losanges pour vous aider à les identifier.

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Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.