Pouvons-nous vous aider?

L'aperçu de la Charge de travail

La gestion des ressources est le fait de planifier l'utilisation de vos ressources et de prévoir leur affectation. Les ressources peuvent être tout ce dont votre entreprise a besoin pour fonctionner efficacement : les employés, l'équipement ou même les actifs de votre marque. Quelles que soient vos ressources, monday.com est là pour vous aider à maintenir votre entreprise sur la bonne voie ! 

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Remarque: Cette fonctionnalité est disponible pour notre plan Pro et Entreprise uniquement

 

Qu'est-ce que l'aperçu de la charge de travail ?

Add the Workload View to your board and get a clear overview of how your team's work is divided! You can see in one glance who is over capacity and assign upcoming tasks accordingly. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure every stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. You can also use it to allocate resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, or delivery vehicles!

Cet aperçu est indispensable pour améliorer le flux de travail de votre tableau !

 

Avant de commencer

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Une colonne Personnes 
  • Une colonne de date ou de chronologie 
  • Optional - A Number or Formula Column to indicate effort required for each task; i.e. 1 hour, 6 hours

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Autre paramètre important à prendre en compte, le week-end. Vous pouvez soit compter les week-ends comme jours de travail, soit les exclure des jours de travail. Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans la section admin de votre compte. Consultez cet article pour en savoir plus. 

 

How to add it  

To add the Workload View, click on the arrow next to the button "Main Table" located on the top left of your board. Click on more views and select "Workload" as below: 

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Ceci fait, vous trouverez de nombreux paramètres différents vous permettant de personnaliser l'aperçu de votre charge de travail comme vous le souhaitez.

 

Configuration de l'aperçu

Étape 1 - Créez votre tableau

Let's say we are managing our Customer Success Team. In our board, we have:

  • A People Column to assign each task to one or more team members
  • A Timeline or Date Column to define the time frame of the task (when does it start and when it should be completed by)
  • Optional - A Numbers Column that we are using as a time estimation for each task. 

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Étape 2 - Choisissez la colonne de temps 

Since this view checks all items assigned to a person over a certain time period, your board must have either a Date or Timeline Column

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Step 3 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, or group! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

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Étape 4 - Mesurer l'effort

Vous pouvez afficher les données de deux manières: compter l'élément et l'effort. 

  • Compter l'élément

Si vous choisissez compter les éléments, chaque élément affecté à cette personne sera compté comme 1 et affiché sur le tableau. 

  • effort

Parfois, certaines de nos tâches nécessitent plus d'efforts ou ont plus d'importance que d'autres pour le projet. Ici, nous utilisons la colonne d'estimation du temps. Ce paramètre fonctionne avec une colonne de nombres ou de formule. 

When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes. In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

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  • Capacité hebdomadaire

Ceci fait, nous pouvons alors choisir une capacité hebdomadaire pour toute l'équipe. Ce sera la limite du nombre d'heures que l'équipe consacrera à ces tâches dans la semaine. Dans notre exemple, nous avons configuré la capacité hebdomadaire à 10 heures par semaine. 

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Allouer des ressources

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

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We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload View to show us exactly that!

First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column, and then enter "1200" in the "Weekly Capacity" field below. 

Now, our view is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

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Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload View also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

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Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Comprendre les couleurs 

🔵 Bulle bleue - La personne est en dessous du maximum d'effort. Vous pouvez continuer à assigner des tâches!

✔️Bulle bleue avec une coche - Vous avez raison à la capacité hebdomadaire!

🔴 Bulle rouge - Lapersonne a dépassé la limite de capacité hebdomadaire définie

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

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Comprendre les résultats

Revenons à notre exemple de tableau de service client. Au cours de la semaine du 25 novembre au 1er décembre, on m'a confié deux tâches, chacune d'entre elles prenant 1,5 heures (au fait, je suis Léa 👋🏼😊)

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Pour comprendre les résultats, nous devons examiner deux facteurs :

  1. Combien d'heures il faut pour terminer la tâche
  2. How many days we have to complete it.  

Revenons à notre tableau : 

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Dans cet exemple, l'enregistrement d'une vidéo nécessite 4 heures de travail et doit être réalisé dans un délai de 8 jours ouvrables en dehors des week-ends. Cela signifie que chaque jour, nous devrons consacrer 0,5 heure de travail à cette tâche. Ce n'est qu'une simple équation mathématique : 

 

Formule :  nombre d'heures pour terminer la tâche / nombre de jours ouvrables

 

La tâche a commencé le 27 novembre et cette semaine s'est terminée le 29 novembre. Cela représente 3 jours ouvrables. Par conséquent, cette semaine, nous avons consacré 3 * 0,5 = 1,5 heure à l'enregistrement d'une vidéo. 

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Poursuivez pour plus de détails

Si vous souhaitez regarder de plus près les tâches de l'équipe, vous pouvez cliquer sur l'un des cercles et voir les tâches répertoriées sur cette période.

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If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

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Avez-vous des questions? Faites-le nous savoir à support@monday.com et nous serions heureux de vous assister :)