Pouvons-nous vous aider?

L'aperçu de la Charge de travail

La gestion des ressources est le fait de planifier l'utilisation de vos ressources et de prévoir leur affectation. Les ressources peuvent être tout ce dont votre entreprise a besoin pour fonctionner efficacement : les employés, l'équipement ou même les actifs de votre marque. Quelles que soient vos ressources, monday.com est là pour vous aider à maintenir votre entreprise sur la bonne voie ! 

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Remarque: Cette fonctionnalité est disponible pour notre plan Pro et Entreprise uniquement

 

Qu'est-ce que l'aperçu de la charge de travail ?

Ajoutez l'aperçu de la charge de travail à votre tableau et obtenez une vue d'ensemble de comment votre équipe est organisée ! Vous pouvez voir en un coup d'œil qui est en surchargé et assigner les tâches à venir en conséquence. Si nécessaire, vous pouvez toujours réaffecter ou modifier les dates d'échéance pour vous assurer que chacun reste concentré sur la quantité de tâches qu'il peut accomplir dans ce délai.

Cet aperçu est indispensable pour améliorer le flux de travail de votre tableau !

 

Avant de commencer

Avant de commencer, veuillez vous assurer que votre tableau contient les colonnes suivantes : 

  • Une colonne de personnes 
  • Une colonne de date ou de chronologie 
  • Une colonne de chiffres ou de formules pour indiquer l'effort requis pour chaque tâche ; ex : 1 heure, 6 heures * non requis mais peut être utilisé pour mesurer l'effort nécessaire pour chaque tâche. 

Un autre paramètre important à considérer est le week-end. Vous pouvez soit compter les week-ends comme jours de travail, soit les exclure des jours de travail. Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans la section admin de votre compte. Consultez cet article pour en savoir plus. 

  Comment l'ajouter ?  

Pour ajouter un aperçu de la charge de travail, cliquez sur la flèche à côté du bouton « tableau principal » situé en haut à gauche de votre tableau. Cliquez sur plus d'aperçus et sélectionnez « charge de travail » comme ci-dessous : 

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Ceci fait, vous trouverez de nombreux paramètres différents vous permettant de personnaliser l'aperçu de votre charge de travail comme vous le souhaitez.

 

Configuration de l'aperçu

Étape 1 - Créez votre tableau

Imaginons que nous gérons l'équipe de service client. Dans notre tableau, nous avons :

  • Une colonne de personnes pour affecter chaque tâche à un ou plusieurs membres de l'équipe
  • Une colonne calendrier pour définir le calendrier de la tâche (quand commence-t-elle et quand doit-elle être terminée)
  • Une colonne de chiffres que nous utilisons comme estimation du temps pour chaque tâche. 

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Étape 2 - Choisissez la colonne de temps 

Étant donné que cet aperçu vérifie tous les éléments attribués à une personne sur une certaine période de temps, votre tableau doit avoir une colonne de date ou de calendrier. Vous pouvez choisir entre les deux. 

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Étape 3 - Choisissez la colonne Personne

Vous devez maintenant choisir la colonne des personnes que vous souhaitez représenter. Cela déterminera les tâches qui apparaîtront à côté du nom de chaque personne. 

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Étape 4 - Mesurer l'effort

Vous pouvez afficher les données de deux manières: compter l'élément et l'effort. 

  • Compter l'élément

Si vous choisissez compter les éléments, chaque élément affecté à cette personne sera compté comme 1 et affiché sur le tableau. 

  • effort

Parfois, certaines de nos tâches nécessitent plus d'efforts ou ont plus d'importance que d'autres pour le projet. Ici, nous utilisons la colonne d'estimation du temps. Ce paramètre fonctionne avec une colonne de nombres ou de formule. 

  • Capacité hebdomadaire

Ceci fait, nous pouvons alors choisir une capacité hebdomadaire pour toute l'équipe. Ce sera la limite du nombre d'heures que l'équipe consacrera à ces tâches dans la semaine. Dans notre exemple, nous avons configuré la capacité hebdomadaire à 10 heures par semaine. 

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Poursuivez pour plus de détails

Si vous souhaitez regarder de plus près les tâches de l'équipe, vous pouvez cliquer sur l'un des cercles et voir les tâches répertoriées sur cette période.

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Comprendre les couleurs 

🔵 Bulle bleue - La personne est en dessous du maximum d'effort. Vous pouvez continuer à assigner des tâches!

✔️Bulle bleue avec une coche - Vous avez raison à la capacité hebdomadaire!

🔴 Bulle rouge - Lapersonne a dépassé la limite de capacité hebdomadaire définie

Vous pouvez apercevoir la portée de l'équipe par jours, semaines ou mois.

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Comprendre les résultats

Revenons à notre exemple de tableau de service client. Au cours de la semaine du 25 novembre au 1er décembre, on m'a confié deux tâches, chacune d'entre elles prenant 1,5 heures (au fait, je suis Léa 👋🏼😊)

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Pour comprendre les résultats, nous devons examiner deux facteurs :

  1. Combien d'heures il faut pour terminer la tâche
  2. Combien de jours avons-nous pour la terminer.  

Revenons à notre tableau : 

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Dans cet exemple, l'enregistrement d'une vidéo nécessite 4 heures de travail et doit être réalisé dans un délai de 8 jours ouvrables en dehors des week-ends. Cela signifie que chaque jour, nous devrons consacrer 0,5 heure de travail à cette tâche. Ce n'est qu'une simple équation mathématique : 

 

Formule :  nombre d'heures pour terminer la tâche / nombre de jours ouvrables

 

La tâche a commencé le 27 novembre et cette semaine s'est terminée le 29 novembre. Cela représente 3 jours ouvrables. Par conséquent, cette semaine, nous avons consacré 3 * 0,5 = 1,5 heure à l'enregistrement d'une vidéo. 

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Avez-vous des questions? Faites-le nous savoir à [email protected] et nous serions heureux de vous assister :)