Pouvons-nous vous aider?

Améliorer la communication en équipe avec monday.com

Pourquoi la communication est-elle si importante ?

Si vous avez travaillé quelque part, dans n'importe quel secteur, dans n'importe quelle entreprise ou équipe, vous savez que la communication fait partie intégrante de la réussite.

Ne pas communiquer peut entraîner des erreurs, des pertes de temps, des malentendus et un environnement de travail désagréable.

La communication est vitale dans le travail d'équipe, et permet d'aligner tout le monde et de s'assurer qu'ils travaillent vers un objectif commun. C'est également un aspect important pour accroître la transparence et la responsabilité.

 

Alors, que peut faire monday.com pour aider à améliorer la communication ?

Monday.com sait à quel point la communication est essentielle pour réussir. Dans ce guide, vous verrez comment monday.com peut être utilisé comme une plateforme de communication centrale pour canaliser la collaboration et la communication la plus efficace au sein des équipes et des entreprises. 

Vous verrez comment elle peut contribuer à éliminer la répétition des messages sur plusieurs canaux, à éviter les erreurs inévitables dues à la communication manuelle et à gagner du temps, afin que vous puissiez vous consacrer aux choses qui comptent le plus.

Dans presque tous les cas d'utilisation, il y a un élément de communication. Nous nous concentrerons ici sur les demandes de création, où la communication est essentielle car plusieurs équipes et personnes travaillent sur un même projet.

Une demande de création désigne un document généralement élaboré par le demandeur, tel qu'un client, une équipe de marketing ou un gestionnaire de compte, et qui décrit tous les détails du projet de création souhaité. Les équipes créatives, les concepteurs et les agences qui travailleront sur ces projets les utilisent pour organiser leurs projets à venir et gérer les processus de production créative du début à la fin.

 

Configuration du tableau

Un tableau de demandes créatives typique se présente comme suit : il y a plusieurs demandes de différentes personnes, représentées par des colonnes de personnes et des colonnes de statut pour montrer les différentes phases qui mèneront ce projet jusqu'à son achèvement. Sur notre tableau, nous avons une phase de contenu, de conception et de révision, chacune étant réalisée par un autre collaborateur. 

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Pour en savoir plus sur la façon de mettre en place votre tableau de demandes créatives de la meilleure façon possible, consultez cet articleMaintenant que votre tableau est prêt, passons aux choses sérieuses !

 

Mettez votre entreprise sur la voie du succès en créant des équipes sur votre compte

La création d'équipes vous permet de mettre de l'ordre et de mieux organiser votre compte.Cela vous permet de savoir clairement qui fait partie de quelle équipe et quel est le rôle de chacun. Nous recommandons vivement de créer ces équipes lors de la configuration initiale du compte afin de garder les choses simples dès le départ !

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Remarque :  la création d'équipes vous permettra de tirer parti de certains outils de communication très utiles sur la plateforme, restez à l'écoute pour en savoir plus 

 

Communiquer en interne au sein de votre équipe ou de l'entreprise dans son ensemble

La raison d'être de monday.com est de permettre une communication transparente et claire. L'utilisation des colonnes sur les tableaux eux-mêmes peut favoriser une communication efficace par des actions simples : 

  • Mise à jour des colonnes de statut 

Utilisez cette colonne pour mettre à jour le statut d'un projet ou d'une tâche afin d'indiquer où il en est à tout moment Cela permet aux équipes de communiquer  avec leurs chefs sans avoir à organiser des réunions, à envoyer des courriels sur l'état d'avancement et, bien sûr, à perdre du temps. En outre, il permet à tous les collaborateurs de s'organiser et de se concentrer sur ce qu'ils ont à faire!  

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  • Paramètres des échéances

C'est une excellente façon de fixer les attentes et d'assurer la transparence pour tous lorsque les choses sont censées être faites. Cela permet d'éliminer tous les problèmes de communication du type « je n'ai jamais été mis au courant » ou « nous n'avons pas fixé de délai ». Pour en savoir plus, consultez cet article.

Cette fonction est particulièrement utile pour les chefs d'équipe et les responsables qui supervisent différents projets et doivent gérer leurs ressources.

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  • Communiquer l'appropriation des projets à l'aide de la colonne des personnes 

Affecter des personnes à des tâches constitue un excellent moyen de faire avancer les choses et de s'assurer qu'elles sont réalisées. Nous savons tous qu'en réunion,nous passons beaucoup de temps à discuter de grandes idées, mais si nous ne définissons pas les éléments d'actions concrètes et n'attribuons pas de tâches aux gens, les choses passent entre les mailles du filet et ne sont pas réalisées. 

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Grâce à la colonne Personnes, il est possible d'affecter des équipes entières ou simplement des individus. Nous affectons toujours une personne spécifique qui sera responsable de l'ensemble du projet du début à la fin afin d'en assurer la propriété et la responsabilité.

 

Conseil : Désignez un chef de projet et un binôme pour tous les projets importants. Le chef de projet et le binôme peuvent déléguer des tâches et travailler ensemble, mais il est important de confier la responsabilité à une seule personne. Le fait d'avoir un binôme donne à chaque collaborateur le sentiment d'avoir toujours quelqu'un pour le soutenir lorsque les choses se bloquent !

 

 

Communiquer à un niveau inférieur sur les spécificités

monday.com dispose d'outils utiles pour encourager la communication contextuelle sur les tâches ou les projets, en veillant à ce qu'aucun détail ne se perde jamais. Il s'agit notamment :

 

  • La section Mises à jour

C'est l'endroit idéal pour communiquer sur un projet spécifique-  pour ajouter des remarques, des rappels, des listes de contrôle ou même simplement pour prendre des nouvelles du collaborateur qui y travaille. Les hashtag des équipes ou des collaborateurs spécifiques vous permet d'avoir un contact direct avec vos collaborateurs et de communiquer sur des aspects spécifiques de votre vie professionnelle. Vous pouvez ensuite utiliser l'icône des yeux pour voir qui a vu les mises à jour et savoir exactement qui vous suit. 

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La section « mise à jour » vous permet même de joindre des fichiers et des documents, d'ajouter une section « questions-réponses » et de vous assurer que tous ces éléments sont placés au bon endroit. Vous n'avez plus à chercher dans des centaines d'e-mails pour retrouver le fichier que vous avez envoyé à votre collègue il y a quelques mois !

 

Conseil : Transformez votre tableau en une vue des fichiers et voyez tous les fichiers ensemble d'un coup d'œil rapide et facile. Consultez cet article pour en savoir plus sur la vue des fichiers.


 

  • Remarques sur la colonne statut

Cela vous permet d'ajouter une couche supplémentaire de détails relatifs à un statut spécifique. C'est idéal si vous souhaitez souligner quelque chose de spécifique, faire une note importante ou même faire un hashtag sur la personne qui doit revoir ou approuver votre travail.  

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Remarque : nous verrons plus tard comment les collaborateurs sont alertés de tout ce qui les concerne.

  

Communication de haut niveau 

Parfois, vous aurez besoin de communiquer avec vos collègues et les membres de votre équipe sur un sujet plus général, plutôt que sur un projet spécifique. Monday.com vous permet de le faire, de plusieurs façons pour vous assurer que vous n'avez plus besoin de suivre ces longs fils d'e-mails, et que tout peut être trouvé dans une plateforme centrale pour une meilleure collaboration.

 

  • Groupe « Général » situé en haut de chaque tableau

Nous aimons disposer d'une section générale en haut de tous nos tableaux. Nous l'utilisons pour placer nos directives, les mises à jour importantes, les processus et tout ce qui doit être discuté en interne mais qui ne se rapporte pas à un projet spécifique.

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Cela permet à votre équipe de discuter d'idées et de concepts plus généraux tout en bénéficiant de leur mise en contexte sur les tableaux correspondants.

 

  • Des tableaux entiers réservés aux discussions et aux questions

La création de tableaux spécifiques pour les discussions, les documents et les questions est un autre moyen de stimuler la communication au sein de la plateforme et d'encourager la collaboration entre les équipes. Cette option est idéale pour la communication entre départements, chaque groupe pouvant correspondre à un département différent et servant de forum pour les questions, le partage d'informations et une meilleure communication entre les départements.

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  • Brainstorming d'équipe/Tableau des résumés de réunion

 Vous pouvez également créer des tableaux spécifiques à chaque service, où les équipes peuvent placer toutes leurs sessions de brainstorming, leurs résumés de réunion, leurs mises à jour, etc.  

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  • Tableau principal des documents

Cela permet de centraliser tous les documents et de les rendre facilement accessibles, ce qui réduit le temps perdu à rechercher des pièces jointes dans les archives et les fils d'e-mails.

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Notification et communication des projets aux collaborateurs

La plateforme dispose de plusieurs types de notifications lorsque des actions ont été effectuées sur vos tableaux, afin de garder tout le monde dans la boucle et de s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Voici quelques notifications dont vous pouvez tirer parti pour réduire votre travail manuel de notification aux collaborateurs :

 

 

  • Notifications

 

Ces notifications sont par défaut et avertissent chaque utilisateur lorsque des actions le concernant ont été entreprises.Il peut s'agir d'une affectation à un élément, d'une mention dans une mise à jour ou d'une réponse à une mise à jour, d'une mention en tant que membre d'une équipe, d'un abonnement à des éléments, etc.

 

 

  • Notifications e-mail

 

Les notifications par courriel apparaissent également par défaut et avertissent les utilisateurs pour les mêmes actions que les notifications par cloche. Vous pouvez gérer toutes vos notifications par e-mail à partir des paramètres de votre profil sur la plateforme.

 

 

  • Automatisations pour la notification des collaborateurs

 

En utilisant les automatisations monday.com, vous pouvez dorénavant étendre et personnaliser les notifications sur la cloche et par e-mail que vous et vos collaborateurs recevez. Il vous suffit de régler le déclencheur (l'action qui doit se produire) et de sélectionner les personne que vous souhaitez notifier

  • Exemple 1 : Définissez une automatisation pour notifier le responsable d'équipe chaque fois qu'une nouvelle demande de création est reçue.

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  • Exemple 2 :  Assurez-vous que les concepteurs sont prêts et préparés avant la date de publication en les avertissant quelques jours avant. 

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  • Exemple 3 : Chaque mois, informez les responsables d'équipe qu'ils doivent rédiger leurs rapports hebdomadaires en utilisant cette automatisation récurrente 

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  • Développez votre communication interne grâce à l'intégration de Slack

 

L'intégration de Monday.com avec d'autres plateformes telles que Slack permet d'envoyer encore plus de notifications instantanées aux équipes ,ce qui peut être utile dans les situations d'urgence, lorsque des demandes créatives spécifiques arrivent ou même pour célébrer toutes les victoires de l'équipe créative.

Parce que nous aimons donner du crédit lorsqu'il est mérité, nous avons ajouté la recette d'intégration suivante qui enverra une notification dans le canal Slack de notre équipe créative lorsque le statut de révision finale d'un projet passe à Fait :

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Communication externe

Nous avons évoqué les différents moyens de communication interne de votre entreprise, mais qu'en est-il de vos clients, indépendants et fournisseurs externes avec lesquels vous devez communiquer régulièrement ? En ce qui concerne les demandes de création, il est très important de communiquer avec les clients qui attendent certains projets, afin d'obtenir leurs réactions pour les réviser et de s'aligner sur les délais.

Grâce à nos intégrations d'e-mails, vous pouvez être sûr que tout le monde peut rester à jour et synchronisé à tout moment, sans avoir à envoyer de multiples courriels chaque jour. Une formule extrêmement utile et qui permet de gagner du temps consiste à notifier le demandeur lorsque quelque chose est prêt à être examiné.

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Cette fonction est également idéale pour envoyer des e-mails de confirmation et de remerciement, ainsi que des rappels aux indépendants.

 

Autres outils utiles que monday.com propose pour renforcer la communication

  • Utilisez la fonction « Tout rechercher » pour rechercher les mises à jour effectuées sur des sujets spécifiques

Alors que tant d'informations sont ajoutées à votre compte, il est impératif de disposer d'un moyen facile de trouver les mises à jour ! C'est là que « Tout rechercher » {link} entre en jeu. Utilisez cet outil pour trouver toute mise à jour sur n'importe quel tableau et à n'importe quel moment :

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Vous pouvez les trier par pertinence et par temps, ainsi que filtrer d'autres informations.

 

Conseil : Effectuez une recherche par fichiers pour afficher toute pièce jointe que vous ou vos collaborateurs avez téléchargée sur monday.com.


 

Widget « Ma semaine » sur le tableau de bord

Vous souvenez-vous de l'époque où vous vous synchronisiez chaque semaine avec votre responsable pour discuter de tous vos projets, mais où vous ne pensiez qu'à tout ce qu'il vous restait à faire et au peu de temps dont vous disposiez ? Nous sommes de votre avis et nous disposons de la solution idéale pour vous !

En utilisant le widget « Ma semaine » sur le tableau de bord, les managers peuvent obtenir un aperçu de ce sur quoi les membres de leur équipe travaillent par semaine et être au courant de leur propre travail. Pour le configurer, assurez-vous que tous les collaborateurs sont suivis à partir des paramètres du widget.

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Sur le widget, les responsables et les chefs d'équipe peuvent obtenir une image claire de toutes les tâches, petites et grandes, à venir, terminées et en retard.

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À présent que ces informations sont disponibles et accessibles à tout moment, il n'y a plus besoin de réunions supplémentaires !

 

Utiliser les rapports pour comprendre la disponibilité des collaborateurs

Communiquer à un responsable lorsque vous êtes surchargé de projets n'est pas chose facile. Heureusement, le widget graphique permet aux équipes de voir la répartition du travail de manière visuelle, ce qui permet d'éviter ces conversations gênantes ou de les étayer par des données. Pour le mettre en place, ajoutez le widget graphique à votre tableau de bord, connectez les tableaux pertinents, puis regroupez par personne et c'est parti !

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Alors que Jess pourrait être lourdement surchargé, Shelly et Ron peuvent en prendre plus. Cela permet à la fois de mieux planifier et gérer les ressources, mais aussi de s'assurer que tous les collaborateurs sont alignés et collaborent efficacement.

 

Remarque :  consultez le widget Charge de travail pour une répartition des ressources encore plus approfondie !

  

Et voilà ! Commencez à mieux communiquer avec monday.com dès aujourd'hui !

 

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

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