Pouvons-nous vous aider?

Le widget charge de travail

La vue Charge de travail est un excellent moyen de visualiser la répartition du travail au sein de votre équipe ainsi que les prochaines échéances de chaque collaborateur, tout cela au même endroit. Si nécessaire, vous pouvez toujours réaffecter ou modifier les échéances pour permettre à chacun d'aller au bout de son travail dans le temps imparti. Avec notre widget Charge de travail, vous pouvez désormais obtenir ces informations à partir de plusieurs tableaux. Ce widget est indispensable pour améliorer votre flux de travail. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus. 

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Remarque : cette fonction n'est disponible que sur les versions Pro et Entreprise.

 

Maintenant, commençons !

Pour mesurer la charge de travail de vos collaborateurs, assurez-vous que vos tableaux contiennent les colonnes suivantes : 

  • Une colonne Personnes 
  • Une colonne de date ou de chronologie 

Si vous souhaitez comptabiliser d'autres ressources (salles de réunion, machines, outils, caméras), vous pouvez utiliser une colonne Statut.

Autre paramètre important à prendre en compte, le week-end. Vous pouvez soit compter les week-ends comme jours de travail, soit les exclure des jours de travail. Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans la section admin de votre compte. Consultez cet article pour en savoir plus. 

 

Comment ajouter le widget Charge de travail

Cliquez simplement sur « Ajouter un nouveau » en haut de la page du tableau de bord > Cliquez sur Plus > Ajoutez « Charge de travail » comme indiqué ci-dessous : 

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Une fois ajouté, cliquez sur la roue dentée pour commencer la personnalisation !

 

Configuration du widget

Étape 1 - Choisissez les tableaux

Tout d'abord, vous devez sélectionner les tableaux dont vous souhaitez tirer des informations. Il est important de sélectionner tous les tableaux dans lesquels vos collaborateurs sont affectés pour bien prendre en compte la charge de travail de toute votre équipe dans tous les projets. 

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Étape 2 - Sélectionner les groupes

Maintenant, vous pouvez sélectionner les groupes qui vous intéressent pour extraire les informations.

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Étape 3 - Sélectionner la colonne Temps

Étant donné que ce widget vérifie tous les éléments attribués à une personne sur une certaine période de temps, vous devez choisir des tableaux contenant une colonne de date ou un calendrier. 

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Si votre tableau n'a aucune de ces colonnes, vous recevrez un message d'erreur. Vous pouvez simplement ajouter une colonne date/calendrier, puis poursuivre la planification. 

Ensuite, vous pouvez choisir entre un vue détaillée des éléments ou des sous-éléments de votre tableau. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné « Sous-éléments », et notre widget n'affiche désormais que les sous-éléments de notre tableau.  

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Étape 4 - Sélectionner le type de ressource

Vous devez maintenant sélectionner le type de ressource de chaque tableau que vous souhaitez représenter sur la charge de travail. Le type de ressource peut être une colonne Personnes, une colonne Statut, un groupe ou un tableau Cela déterminera les paramètres selon lesquels nous verrons la répartition de la charge de travail. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné la colonne Personnes. Nous voyons donc nos tâches réparties entre nos collaborateurs (énumérées dans le panneau de gauche de notre widget). C'est un peu comme l'axe Y dans un graphique, tandis que les tâches représentent l'axe X. 

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Étape 4 - Sélectionner l'effort et la capacité

Vous pouvez afficher les données de deux manières : le décompte d'élément et d'effort. 

  • décompte d'élément

Si vous choisissez compter les éléments, chaque élément affecté à cette personne sera compté comme 1 et affiché sur le tableau. 

  • effort

Parfois, certaines tâches requièrent plus d'efforts ou ont plus d'importance que d'autres. Ce paramètre fonctionne avec une colonne Chiffres ou Formule. Dans cet exemple, nous utilisons notre colonne Chiffres, qui représente l'estimation du temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. 

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Disons que Julie a un élément assigné mais cela lui prendra 7 heures. Léa a 5 éléments assignés, mais chacun prend 0,5 heure. L'effort total de Julie sera de 7 heures et l'effort total de Léa sera de 2,5 heures.  

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Lorsque plusieurs personnes travaillent sur une tâche, nous pouvons choisir d'afficher comment elles « répartissent l'effort » entre elles. Nous pouvons basculer entre « Séparer », qui répartira l'effort de manière égale entre les partenaires, et « Somme », qui attribuera à chaque collaborateur le nombre total d'heures nécessaires au projet.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné « Séparer » parce que Kayla et Ariel vont diviser en deux parties égales les quatre heures allouées à ce projet. Sur la vue, nous pouvons voir que 2 heures ont été attribuées à chacun d'eux pour ce projet. Si Kayla et Ariel travaillaient ensemble sur le projet, et qu'ils passaient tous deux 4 heures, nous sélectionnerions « Somme ». Nous verrions alors les 4 heures apparaître dans la charge de travail de Kayla ainsi que dans la charge de travail d'Ariel. 

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  • Capacité hebdomadaire

Vous pouvez ensuite choisir une capacité hebdomadaire pour toute l'équipe. Ce sera la limite du nombre d'heures que l'équipe consacrera à ces tâches dans la semaine. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons défini la capacité hebdomadaire à cinq heures par semaine.

Cela signifie que si vous avez une vue de votre calendrier de widget par semaines, les couleurs des cercles reflèteront la capacité que vous avez définie. Toutefois, si vous modifiez le calendrier de manière à en avoir une vue par jours, la capacité sera équitablement répartie sur les cinq jours ouvrables de la semaine. Autrement dit, la capacité hebdomadaire de cinq heures sera divisée par cinq, et apparaîtra comme une heure par jour de la semaine.

De même, si vous consultez votre vue de widget par mois, votre capacité hebdomadaire de cinq heures sera multipliée par quatre semaines pour le mois, soit une capacité mensuelle de 20 heures. Cela ne correspond peut-être pas à votre intention lorsque vous définissez votre capacité hebdomadaire. Il est donc important que vous gardiez cela à l'esprit. 

 

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  • Capacité de la personne

 Vous pouvez également configurer une capacité par personne en cliquant sur « modifier la capacité par personne » comme ci-dessous :

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Vous pourrez alors définir une capacité pour chaque personne. 

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Comprendre les couleurs 

🔵 Bulle bleue - La personne est en dessous de la capacité d'effort maximum. Vous pouvez continuer à lui assigner des tâches !

✔️Bulle bleue avec un v - Vous êtes à la limite de la capacité hebdomadaire !

🔴 Bulle rouge - Lapersonne a dépassé la limite de capacité hebdomadaire définie

Vous pouvez afficher la charge de travail de l'équipe par jours, semaines ou mois.

 

Allouer des ressources

Voyons un cas d'utilisation dans lequel nous voulons évaluer l'affectation des ressources de notre entreprise plutôt que l'effort de nos collaborateurs. Le tableau ci-dessous nous aide à coordonner l'ensemble des livraisons de notre entreprise. Chaque élément correspond à une livraison devant être effectuée. Un chauffeur (dans la colonne Personnes) et un véhicule (dans la colonne Statut) sont affectés à chaque élément. La date de la livraison est assignée, et la durée du trajet ainsi que la distance parcourue sont indiquées à l'aide d'une Colonne Chiffres. 

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Nous voulons nous assurer qu'aucun de nos véhicules ne dépasse sa limite hebdomadaire de 1200 kilomètres de distance totale de déplacement. Nous pouvons configurer notre widget Charge de travail pour qu'il affiche exactement cela. Tout d'abord, nous sélectionnons notre colonne Statut « Véhicule » comme type de ressource, puis nous sélectionnons « Ajouter effort ». Nous voulons définir notre effort en fonction de notre colonne Chiffres « Distance de déplacement ».

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Ensuite, nous pouvons définir « 1200 » comme « Capacité hebdomadaire » dans le champ ci-dessous :

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À présent, notre widget nous montre tous nos véhicules énumérés dans le panneau de gauche. Et à leur droite, nous pouvons voir combien de kilomètres ils doivent parcourir chaque jour de la semaine. Comme nous voyons que notre Ford va dépasser sa limite le 13, nous pouvons prendre les devants en programmant un autre véhicule pour faire cette livraison.

 

Filtrez votre widget

Vous pouvez filtrer votre widget pour trouver les informations dont vous avez besoin en utilisant les filtres avancés. Dans votre widget Charge de travail, cliquez sur l'icône des filtres comme ci-dessous :

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Disons que nous voulons voir toutes les tâches qui sont bloquées et en retard pour voir comment nous pouvons réorganiser la charge de travail des équipes et nous assurer que nous pouvons terminer le projet dans les temps. 

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Cela affichera toutes les tâches qui ont dépassé leur date d'échéance ET si le statut est bloqué afin que nous puissions voir où se trouvent les obstacles et effectuer les ajustements nécessaires. Vous pouvez même enregistrer votre aperçu en cliquant sur « sauvegarder » dans le coin supérieur droit.

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Parcourir

Si vous souhaitez regarder de plus près les tâches de l'équipe, vous pouvez cliquer sur l'un des cercles et voir les tâches répertoriées sur cette période. Vous pouvez modifier les dates d'échéance ou réaffecter des tâches selon vos besoins.

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Si vous utilisez des données provenant d'une colonne Échéances et que vous avez défini des jalons, vous les verrez dans la répartition des tâches sous chaque cercle. Les jalons apparaîtront sous forme de losanges pour vous aider à les identifier.

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Maintenant, votre équipe restera sur la bonne voie, dans les délais et en travaillant selon ses capacités. 

 

 

 

Avez-vous des questions? Faites-le nous savoir à support@monday.com et nous serions heureux de vous assister :)