Pouvons-nous vous aider?

Le widget charge de travail

The Workload View is a great way to see how your team's work is divided and the upcoming timeline for everyone's tasks in one place. If needed, you can always reassign or change due dates to make sure everyone stays on target with the amount of tasks they can complete within that timeframe. With our workload widget, you can now have these insights from multiple boards in order to make sure your team is set for success. This widget is a must-have to enhance your workflow! Keep reading to learn how it works. 

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Remarque : cette fonction n'est disponible que sur les versions Pro et Entreprise.

 

Maintenant, commençons !

To measure the workload of your team members, you'll want to make sure your boards contains the following columns: 

  • Une colonne Personnes 
  • Une colonne de date ou de chronologie 

Alternatively, if you want to measure any other resources, such as meeting rooms, factory machines, hand tools, cameras - you name it - you can use a Status Column!

Autre paramètre important à prendre en compte, le week-end. Vous pouvez soit compter les week-ends comme jours de travail, soit les exclure des jours de travail. Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans la section admin de votre compte. Consultez cet article pour en savoir plus. 

 

How to add the Workload Widget

Cliquez simplement sur « Ajouter un nouveau » en haut de la page du tableau de bord > Cliquez sur Plus > Ajoutez « Charge de travail » comme indiqué ci-dessous : 

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Une fois ajouté, cliquez sur la roue dentée pour commencer la personnalisation !

 

Configuration du widget

Étape 1 - Choisissez les tableaux

First, you will need to choose the boards that you're interested in pulling information from. It is important to remember to choose all the relevant boards in which your team members are assigned, in order to make sure you see the workload of the entire team's tasks across all of their projects. 

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Step 2 - Choose the groups

Now, you can choose the groups that you're interested in pulling information from.

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Step 3 - Pick the Time Column

Étant donné que ce widget vérifie tous les éléments attribués à une personne sur une certaine période de temps, vous devez choisir des tableaux contenant une colonne de date ou un calendrier. 

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Si votre tableau n'a aucune de ces colonnes, vous recevrez un message d'erreur. Vous pouvez simplement ajouter une colonne date/calendrier, puis poursuivre la planification. 

Next, you can choose whether you want to see a breakdown of the items or sub-items in your board! In the example below, we've selected "Sub items", and our widget now displays only the sub-items on our board.  

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Step 4 - Choose the resource type

Now you need to choose which resource type from each board you want to be represented on the workload. The resource type can be a People Column, Status Column, group, or board! This will determine according to what parameters we see the workload divided. In the example below, we've chosen the People Column, so we see our tasks divided among our team members (listed in the left panel of our widget). This is sort of like the y-axis in a chart, while the tasks represent the x-axis. 

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Step 5 - Choose Effort and Capacity

Vous pouvez afficher les données de deux manières : le décompte d'élément et d'effort. 

  • décompte d'élément

Si vous choisissez compter les éléments, chaque élément affecté à cette personne sera compté comme 1 et affiché sur le tableau. 

  • effort

Sometimes, some of our tasks require more effort or carry more weight than other tasks. This setting works with both a Numbers or Formula Column. In this example, we are using our Numbers Column, which represents the time estimation it takes to complete each task. 

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Disons que Julie a un élément assigné mais cela lui prendra 7 heures. Léa a 5 éléments assignés, mais chacun prend 0,5 heure. L'effort total de Julie sera de 7 heures et l'effort total de Léa sera de 2,5 heures.  

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When more than one person is working on a task, we can choose to display how they "divide the effort" between them. We can toggle between "Split", which will divide the effort equally amongst partners, and "Sum", which will assign each of the partners the total number of hours that the project takes.

In the example below, we chose "Split", because Kayla and Ariel are going to split the four hours allotted for this project evenly in two. On the view, we can see that they have each been assigned 2 hours for this project. If Kayla and Ariel were working together on the project, and they would both be spending 4 hours, we would select "Sum", and we would see all 4 hours reflected in Kayla's workload as well as in Ariel's workload. 

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  • Capacité hebdomadaire

Vous pouvez ensuite choisir une capacité hebdomadaire pour toute l'équipe. Ce sera la limite du nombre d'heures pendant lesquelles vous souhaitez que l'équipe travaille sur ces tâches au cours de cette semaine. Dans notre exemple, nous avons configuré la capacité hebdomadaire à 10 heures par semaine. 

  • Capacité de la personne

 Vous pouvez également configurer une capacité par personne en cliquant sur « modifier la capacité par personne » comme ci-dessous :

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You will then be able to define the capacity for each person. 

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Comprendre les couleurs 

🔵 Bulle bleue - La personne est en dessous de la capacité d'effort maximum. Vous pouvez continuer à lui assigner des tâches !

✔️Bulle bleue avec un v - Vous êtes à la limite de la capacité hebdomadaire !

🔴 Bulle rouge - Lapersonne a dépassé la limite de capacité hebdomadaire définie

You can view the team's workload by Days, Weeks, or Months.

 

Allouer des ressources

Let's take a look at a use case where we want to assess the allocation of our company's resources rather than the effort of our team members. The board below helps us coordinate all of our company's deliveries. Each item is a delivery that needs to be done, and is assigned a driver (using the People Column) and vehicle (using a Status Column). The date of the delivery is assigned, and the duration of the ride as well as the travel distance are indicated using a Numbers Column. 

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We want to make sure that none of our vehicles are surpassing their weekly limit of 1200 total kilometers of travel distance. We can set our Workload Widget to show us exactly that! First, we select our "Vehicle" Status Column as our resource type, and then we can select "Add Effort"! We want to define our effort by our "Travel Distance" Numbers Column.

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Now, we can set "1200" as the "Weekly Capacity" in the field below:

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Now, our widget is showing us all of our vehicles listed in the left panel, and to their right, we can see how many kilometers they are scheduled to travel each day of the week. We can see that our Ford is set to exceed its limit on the 13th, so we can go ahead and schedule a different vehicle for this delivery instead!

 

Working Status 

In addition to helping us allocate our resources, the Workload Widget also helps us understand them. One of the ways it does this is by taking in to account the working status of our team members!

In the example below, Kayla is scheduled for a delivery on July 15th. Even though she has not exceeded her daily set capacity, the bubble has turned red for that day, indicating that there is a problem. When we hover over the bubble, we can see that Kayla has set her working status to OOO (Out of Office) from July 15th to July 15th. Now we know that we need to reassign this delivery to one of our other drivers!

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Note: A team member's working status will only be considered if he or she has set the status with specific dates that he or she will be busy or away, and the widget will only notify us if there is a scheduling conflict. It is important also to note that it will only be work if the team member's workload capacity is indicated. 

 

Filtrez votre widget

You can filter to find the information you need by using the advanced filters. On your workload widget, click on the filter icon as below:

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Disons que nous voulons voir toutes les tâches qui sont bloquées et en retard pour voir comment nous pouvons réorganiser la charge de travail des équipes et nous assurer que nous pouvons terminer le projet dans les temps. 

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Cela affichera toutes les tâches qui ont dépassé leur date d'échéance ET si le statut est bloqué afin que nous puissions voir où se trouvent les obstacles et effectuer les ajustements nécessaires. Vous pouvez même enregistrer votre aperçu en cliquant sur « sauvegarder » dans le coin supérieur droit.

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Parcourir

Si vous souhaitez regarder de plus près les tâches de l'équipe, vous pouvez cliquer sur l'un des cercles et voir les tâches répertoriées sur cette période. Vous pouvez modifier les dates d'échéance ou réaffecter des tâches selon vos besoins.

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If you are using data from a Timeline Column, and have milestones set, you will see them in the breakdown of tasks under each circle! Milestones will appear in the shape of a diamond to help you identify them!

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Maintenant, votre équipe restera sur la bonne voie, dans les délais et en travaillant selon ses capacités. 

 

 

 

Avez-vous des questions? Faites-le nous savoir à support@monday.com et nous serions heureux de vous assister :)