Pouvons-nous vous aider?

Le widget charge de travail

L'aperçu de la charge de travail est un excellent moyen de voir comment le travail de votre équipe est divisé et de voir le calendrier à venir pour les tâches de chacun, le tout depuis un seul endroit. Si besoin, vous pouvez toujours réaffecter ou modifier les dates d'échéance pour vous assurer que tout le monde reste concentré sur l'objectif, avec le nombre de tâches qu'ils peuvent effectuer dans ce délai. Avec notre widget de charge de travail, vous pouvez désormais disposer de ces informations à partir de plusieurs tableaux afin de vous assurer que votre équipe est sur la bonne voie. Ce widget est indispensable pour améliorer votre flux de travail ! Poursuivez votre lecture pour en savoir plus !

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Remarque : cette fonction n'est disponible que sur les versions Pro et Entreprise.

 

Maintenant, commençons !

Au début, assurez-vous que vos tableaux contiennent les colonnes suivantes : 

  • Une colonne Personnes 
  • Une colonne de date ou de chronologie 

Autre paramètre important à prendre en compte, le week-end. Vous pouvez soit compter les week-ends comme jours de travail, soit les exclure des jours de travail. Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans la section admin de votre compte. Consultez cet article pour en savoir plus. 

 

Comment ajouter le widget de la charge de travail ? 

Cliquez simplement sur « Ajouter un nouveau » en haut de la page du tableau de bord > Cliquez sur Plus > Ajoutez « Charge de travail » comme indiqué ci-dessous : 

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Une fois ajouté, cliquez sur la roue dentée pour commencer la personnalisation !

 

Configuration du widget

Étape 1 - Choisissez les tableaux

Tout d'abord, vous devez choisir les tableaux dont vous souhaitez tirer des informations. Il est important de choisir tous les tableaux pertinents dans lesquels les membres de votre équipe sont affectés, afin de vous assurer de voir l'étendue des tâches de toute l'équipe dans tous leurs projets. 

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Étape 2 - Choisissez la colonne de temps

Étant donné que ce widget vérifie tous les éléments attribués à une personne sur une certaine période de temps, vous devez choisir des tableaux contenant une colonne de date ou un calendrier. 

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Si votre tableau n'a aucune de ces colonnes, vous recevrez un message d'erreur. Vous pouvez simplement ajouter une colonne date/calendrier, puis poursuivre la planification. 

 

Étape 3 - Choisissez la colonne personne

Vous devez maintenant choisir la colonne Personne de chaque tableau que vous souhaitez représenter sur le tableau. Cela déterminera les tâches qui apparaissent à côté du nom de chaque personne. 

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Remarque :  si vous recevez un message d'erreur indiquant que vous n'avez pas de colonne pertinente dans votre tableau, vous devrez peut-être remplacer le type de colonne Individus par colonne Personne dans le tableau d'origine. 
 

 

Étape 4 - Choisissez l'effort et la capacité

Vous pouvez afficher les données de deux manières : le décompte d'élément et d'effort. 

  • décompte d'élément

Si vous choisissez compter les éléments, chaque élément affecté à cette personne sera compté comme 1 et affiché sur le tableau. 

  • effort

Parfois, certaines de nos tâches nécessitent plus d'efforts ou ont plus d'importance que d'autres tâches. Ce paramètre fonctionne avec une colonne de nombres ou de formule. Dans ce cas, nous utilisons notre colonne de chiffres qui représente l'estimation du temps de chaque tâche.

Disons que Julie a un élément assigné mais cela lui prendra 7 heures. Léa a 5 éléments assignés, mais chacun prend 0,5 heure. L'effort total de Julie sera de 7 heures et l'effort total de Léa sera de 2,5 heures.  

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  • Capacité hebdomadaire

Vous pouvez ensuite choisir une capacité hebdomadaire pour toute l'équipe. Ce sera la limite du nombre d'heures pendant lesquelles vous souhaitez que l'équipe travaille sur ces tâches au cours de cette semaine. Dans notre exemple, nous avons configuré la capacité hebdomadaire à 10 heures par semaine. 

  • Capacité de la personne

 Vous pouvez également configurer une capacité par personne en cliquant sur « modifier la capacité par personne » comme ci-dessous :

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Vous pourrez alors définir une capacité pour chaque personne. 

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Étape 5 -  Choisissez vos groupes

Vous pouvez choisir le groupe spécifique de chaque tableau dont vous souhaitez voir les valeurs. Dans cet exemple, nous voulons voir tous les groupes de chaque tableau : 

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Vous pouvez maintenant voir toutes les tâches sur plusieurs tableaux pour chaque membre de l'équipe sur une certaine période de temps.

 

Comprendre les couleurs 

🔵 Bulle bleue - La personne est en dessous de la capacité d'effort maximum. Vous pouvez continuer à lui assigner des tâches !

✔️Bulle bleue avec un v - Vous êtes à la limite de la capacité hebdomadaire !

🔴 Bulle rouge - Lapersonne a dépassé la limite de capacité hebdomadaire définie

Vous pouvez voir la charge de travail de l'équipe par jours, semaines ou mois.

 

Filtrez votre widget

Vous pouvez filtrer pour trouver les informations dont vous avez besoin en utilisant les filtres avancés. Sur votre widget de filtre, cliquez sur l'icône de filtre comme ci-dessous :

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Disons que nous voulons voir toutes les tâches qui sont bloquées et en retard pour voir comment nous pouvons réorganiser la charge de travail des équipes et nous assurer que nous pouvons terminer le projet dans les temps. 

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Cela affichera toutes les tâches qui ont dépassé leur date d'échéance ET si le statut est bloqué afin que nous puissions voir où se trouvent les obstacles et effectuer les ajustements nécessaires. Vous pouvez même enregistrer votre aperçu en cliquant sur « sauvegarder » dans le coin supérieur droit.

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Parcourir

Si vous souhaitez regarder de plus près les tâches de l'équipe, vous pouvez cliquer sur l'un des cercles et voir les tâches répertoriées sur cette période. Vous pouvez modifier les dates d'échéance ou réaffecter des tâches selon vos besoins.

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Maintenant, votre équipe restera sur la bonne voie, dans les délais et en travaillant selon ses capacités. 

Avez-vous des questions? Faites-le nous savoir à [email protected] et nous serions heureux de vous assister :)