Pouvons-nous vous aider?

Gérer les demandes de travail avec monday.com

Quand on dirige une entreprise prospère, de nombreuses équipes et multiples services doivent collaborer, communiquer avec fluidité et travailler efficacement. 

monday.com facilite la gestion des demandes de travail dans les cas où certaines équipes de l'entreprise doivent répondre aux demandes d'autres équipes. La polyvalence et la flexibilité de la plateforme lui permettent de s'adapter à de très nombreux flux de travail.  

 

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De quoi s'agit-il exactement ?

Pour n'évoquer que quelques cas d'utilisation dans lesquels monday.com s'avère utile, citons le cas des équipes des opérations qui reçoivent en permanence des demandes de fournitures de bureau et de réservation de salles de conférence, celui des équipes informatiques qui doivent gérer toutes les demandes informatiques et la maintenance, des RH et responsables qui doivent jongler avec les demandes de congés, des équipes de conception qui reçoivent des demandes des équipes marketing, ou encore le cas des équipes commerciales et autres équipes qui doivent préparer des contenus pour différentes raisons. 

 

En quoi est-ce utile ?

Le fait d'avoir une plateforme unique pour gérer toutes les demandes permet aux équipes de rationaliser ce processus. Cela favorise aussi la transparence de la communication entre les différentes parties prenantes et permet, de toute évidence, d'abattre plus de travail, plus rapidement. 😎

Dans cet article, nous nous concentrerons sur les demandes de création qu'utilisent les équipes de conception, les équipes marketing, ainsi que les équipes commerciales ou en relation avec la clientèle. 

 

Créez votre tableau

Pour commencer, créez votre tableau. Celui-ci vous permettra de suivre toutes vos demandes et pourra être envoyé à tous ceux qui doivent en soumettre.

 

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Pour que ce tableau soit vraiment utile à la gestion des processus de l'équipe de créatifs, vous pouvez personnaliser les colonnes Statut afin qu'elles reflètent les différentes phases, ajouter une colonne Lien Internet pour insérer un lien vers d'autres ressources et des colonnes Date pour indiquer les échéances et autres dates importantes. Découvrez ici toutes les autres colonnes utiles.

Une fois que vous avez créé la structure de base de votre tableau, colonnes comprises, vous pouvez le convertir en formulaire à envoyer à vos collaborateurs afin qu'ils commencent à soumettre leurs demandes. 

 

Convertissez votre tableau en formulaire partagé

D'un simple clic, votre tableau deviendra un formulaire partagé, qui permettra à vos équipes de regrouper les demandes de l'ensemble de l'entreprise et même de recevoir des demandes externes. Elles pourront ensuite les suivre et les gérer sur un espace collaboratif unique.

  • Créez votre formulaire

Pour ajouter une vue Formulaire, cliquez sur la flèche située à côté du bouton « Par défaut » en haut à gauche de votre tableau, puis sur « Formulaire », comme ceci : 

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Chaque colonne du tableau deviendra une question dans le formulaire. Vous ne souhaitez pas que les demandeurs voient et répondent à certaines questions ? Il vous suffit de les masquer et de les réserver à une utilisation en interne. 

 

  • Personnalisez le formulaire

Vous pouvez ajouter un logo personnalisé, modifier la couleur et marquer certaines questions comme étant obligatoires, ce qui vous évitera de courir après les autres équipes pour que le travail soit fait.

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Chaque fois qu'une nouvelle demande sera envoyée via le formulaire, un élément sera créé dans le tableau.

 

Automatisez les flux de travail pour gagner du temps 

Lorsqu'une nouvelle demande est soumise, vous pouvez l'attribuer automatiquement au responsable d'équipe afin qu'il commence à travailler dessus ou partager les demandes comme il se doit entre les collaborateurs. Ainsi, vous aurez toujours connaissance des nouvelles demandes, sans avoir à consulter constamment le tableau. 

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Vous pouvez également configurer des rappels automatiques basés sur les échéances et dates butoirs pour éviter les retards. Inutile, encore une fois, d'envoyer des rappels manuels puisque tout sera entièrement automatisé. 

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Pour ajouter une automatisation, cliquez sur l'icône Automatiser en haut du tableau, puis sélectionnez l'automatisation que vous souhaitez ajouter au tableau. 

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Pour en savoir plus sur les automatisations disponibles, consultez cet article.

 

Communiquez les mises à jour simplement à l'aide d'intégrations

Ajouter des intégrations au tableau nous permet de communiquer en toute transparence avec les parties prenantes externes qui ont soumis des demandes et attendent une réponse. En utilisant des intégrations comme celle de Gmail, nous pouvons informer les demandeurs du statut de leur demande, de la personne qui en est responsable, ainsi que de toute autre mise à jour.

Pour ajouter une intégration, cliquez sur l'icône Intégrer en haut du tableau, puis sélectionnez l'intégration que vous souhaitez ajouter au tableau. 

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Comme avec les automatisations, vous pouvez choisir la formule d'intégration adaptée à votre flux de travail et la personnaliser. La formule d'intégration suivante enverra un e-mail au demandeur lorsque le statut de sa demande passera à « Fait » ou à tout autre statut pertinent.

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N'oubliez pas que pour que cette intégration fonctionne, votre tableau devra comporter une colonne avec les adresses e-mail. De cette manière, non seulement les demandeurs sauront avec certitude où en est leur projet, mais cela évitera également à votre équipe de crouler sous les demandes de mises à jour.

Pour en savoir plus sur les intégrations disponibles, consultez cet article.

 

Utilisez les filtres du tableau pour filtrer les informations

Avec toutes les informations disponibles dans votre tableau, vous aurez sans doute besoin de les filtrer pour savoir quel collaborateur est en mesure de traiter une nouvelle demande, quelles sont les demandes les plus urgentes, quelles demandes ont reçu une réponse et lesquelles sont toujours en cours.

Vous avez aussi la possibilité d'appliquer plus d'un filtre à la fois pour pousser plus loin l'analyse. Vous pouvez faire tout cela à l'aide des filtres de base et des filtres avancés :

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Connectez votre tableau des demandes à votre tableau des tâches pour mieux gérer votre charge de travail

Tandis que le tableau des demandes permet à votre équipe de gérer toutes les nouvelles demandes qu'elle reçoit, chaque collaborateur dispose peut-être d'un tableau individuel qui lui permet de gérer ses processus et projets personnels jusqu'à leur aboutissement. Être en mesure de relier ces tableaux favorisera la transparence et renforcera la responsabilisation.

Pour ce faire, utilisez la colonne Connecter les tableaux, puis reliez chaque tâche du tableau individuel au projet correspondant dans le tableau des demandes.

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Quand vous ouvrez le lien du tableau des tâches personnel, une fiche d'élément s'affiche. Elle donne toutes les informations du tableau connecté, ce qui vous permet de naviguer facilement entre les tableaux afin d'y effectuer des modifications et des mises à jour.

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Conseil : ajoutez une colonne Miroir à votre tableau des tâches personnel pour y refléter les informations du tableau des demandes afin de les consulter plus facilement.

 

Utilisez des Vue de diagramme pour obtenir des comptes-rendus sur vos demandes de travail

Ajoutez des Vues de diagramme à vos tableaux afin de représenter vos données sous forme de graphiques. Cela vous permettra, par exemple, de repérer des tendances dans vos demandes de travail, de gérer la charge de travail de vos collaborateurs ou d'analyser les types de demandes que vous recevez.

Pour ajouter cette vue, procédez de la même façon que pour la vue Formulaire, mais sélectionnez cette fois « Diagramme ». 

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Pour identifier les tendances dans d'autres tableaux similaires, utilisez le widget Diagramme sur le tableau de bord.


Et voilà ! Vous savez gérer les demandes de travail à l'aide de monday.com.  🎉

 

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

 

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