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Fonctionnalité

Qui peut utiliser cette fonctionnalité :

Cette intégration est uniquement disponible avec notre Forfait enterprise.

Pour configurer cette intégration, vous devez également disposer d'un abonnement Salesforce Entreprise ou Illimité.

Salesforce ne prend pas en charge les intégrations sur ses forfaits Essentiel ou Professionnel.

Salesforce est un outil de gestion des processus de vente qui vous aide à suivre les prospects et à gérer votre processus de vente du début à la fin.

Grâce à notre intégration Salesforce, vous pouvez simplifier la gestion des relations client en incorporant de précieuses informations sur les prospects dans monday.com ! 🎉

Avant de configurer l'intégration  

Lorsque vous configurez l'intégration pour la première fois, vous voyez apparaître le message suivant :

Avant de pouvoir créer et utiliser cette intégration, un package doit être installé sur votre compte Salesforce. Ouvrez la page d'inscription pour le package d'intégration.

Ce package ne peut être installé que par un collaborateur Salesforce disposant de l'autorisation « API activée ». Le plus souvent, il s'agit de votre administrateur système.

Une fois le package installé avec succès, l'intégration avec un tableau monday.com peut être effectuée par tout collaborateur Salesforce disposant de l'autorisation « API activée ». Veuillez contacter votre administrateur système pour obtenir ladite autorisation.

Conseil : si votre organisation Salesforce est une organisation Sandbox, assurez-vous de cocher la case et d'inclure « .sandbox » dans l'URL ici.

Ajouter l'intégration Salesforce

Pour ajouter l'intégration Salesforce, rendez-vous sur le tableau de votre choix et cliquez sur le bouton Intégrer situé dans le coin supérieur droit de votre écran, puis recherchez Salesforce ou cliquez sur la bannière d'intégration Salesforce.

Une fois que vous aurez cliqué sur la bannière d'intégration, vous verrez les modèles disponibles pour intégrer monday.com à Salesforce.

Une fois que vous aurez cliqué sur un modèle d'intégration, il vous sera demandé de saisir votre sous-domaine Salesforce :

Si vous n'êtes pas familier avec le sous-domaine de votre compte, vous pouvez le trouver dans « l'onglet Compte » de votre page d'accueil Salesforce :

Dans l'exemple ci-dessus, le sous-domaine est « monday-dev-ed ». Une fois que vous avez saisi votre sous-domaine, cliquez sur « Connecter ». Et ensuite, « Autoriser » l'accès :

Intégration des conditions d'utilisation

Lorsque vous configurez votre intégration Salesforce, vous pouvez choisir d'utiliser la formule avec des conditions :

Les conditions que vous définissez ne sont vérifiées qu'une seule fois. Elles sont vérifiées lors de la création initiale de l'élément. Une fois l'élément créé, il continuera à synchroniser toutes les modifications futures sans tenir compte des conditions de la formule.

Il est important d'en tenir compte lors de la mise en place de l'intégration dans le cadre de votre processus de travail. Cela peut avoir un impact sur la façon dont vous choisissez d'utiliser les formules ou de configurer le reste de votre processus de travail après la synchronisation avec Salesforce.

Personnaliser un modèle d'intégration

Il est temps de configurer votre intégration ! Pour mieux comprendre le fonctionnement de cette intégration, nous allons nous plonger dans un exemple utilisant ce modèle :

When an object meets these conditions, create an item and sync all future changes from Salesforce.(Quand un objet répond à ces conditions, créer un élément et communiquer les futures modifications de Salesforce.) 

Pour configurer ce modèle d'intégration, veuillez choisir un objet à synchroniser. Dans cet exemple, nous allons utiliser « Prospect ».

Remarque : Vous verrez les entités personnalisées sous « Objet », mais la synchronisation des objets personnalisés peut prendre jusqu'à 3 minutes. Vous pouvez également synchroniser des champs personnalisés lors du mappage de l'élément.

Sous « Conditions », nous choisirons ce que nous voulons filtrer dans notre tableau. Dans ce cas, nous filtrons les prospects dont le nom de famille est « Smith » :

Vous pouvez ajouter plusieurs conditions, mais ce seront des conditions « and » et non « or ». Cela signifie que l'intégration lira toutes ces conditions et n'extraira que les éléments correspondant à toutes conditions. Pour le moment, vous ne pouvez configurer de multiples conditions qu'avec « and ».

Les conditions que vous définissez ne sont vérifiées qu'une seule fois. Elles sont vérifiées lors de la création initiale de l'élément. Une fois l'élément créé, il continuera à synchroniser toutes les modifications futures sans tenir compte des conditions du modèle.

Maintenant, sous « élément », cliquez dans chaque champ pour sélectionner les données qui seront mappées dans chaque colonne lors de la synchronisation du prospect : :  

Remarque : lorsque vous sélectionnez les données à mapper dans chaque colonne, la colonne d'intégration Salesforce est ajoutée automatiquement. L'objectif c'est de maintenir la connexion entre les paramètres dans les deux applis.

Fonctionnement des modèles

Désormais, lorsqu'un nouveau prospect est créé dans Salesforce...

un élément est créé dans votre tableau monday.com !

Création d'une synchronisation bidirectionnelle

Une synchronisation bidirectionnelle se produit lorsque les données sont à la fois transférées de monday.com vers Salesforce et extraites de Salesforce vers monday.com. Ce type de synchronisation permet de faire correspondre vos données sur les deux plateformes et de rester à jour.

Afin de créer une synchronisation bidirectionnelle, en plus du modèle utilisé dans l'exemple précédent, vous devez en configurer un deuxième :

« Lorsqu'un élément est créé ou mis à jour, créez un objet de ce type avec ces champs et synchronisez toutes les modifications futures à partir de ce tableau. »

Veuillez d'abord choisir un objet à synchroniser. Dans cet exemple, nous allons réutiliser « Prospect ». Après avoir choisi votre objet, sélectionnez « ces champs » afin de commencer la représentation. Avec ce modèle, lorsque nous effectuons la représentation, les champs à gauche sont des champs de données Salesforce plutôt que les noms de vos colonnes monday.com.

Ici, vous faites correspondre les colonnes de monday.com avec Salesforce. C'est l'inverse de la configuration que nous avons abordée plus haut dans cet article.

Une fois que vous avez terminé le mappage et cliqué sur le bouton « Fait », votre synchronisation bidirectionnelle est prête !

Remarque : dans Salesforce, certains types de champs sont obligatoires pour un objet. Pour que ce modèle fonctionne, les champs obligatoires dans Salesforce pour l'objet choisi doivent être mappés dans votre intégration monday.com. Si ces champs obligatoires sont laissés vides, l'intégration ne fonctionnera pas. Aucun message d'erreur n'indiquera que l'intégration n'a pas fonctionné. L'admin Salesforce peut définir les champs obligatoires dans Salesforce. 

Champs et objets pris en charge

• Objets

Voici les objets standard pris en charge : campagne, compte, dossier, prospect, opportunité, contact, commandes et utilisateurs

Nous prenons également en charge les objets personnalisés. Cependant, alors que les objets standard se synchronisent immédiatement après la modification de l'enregistrement dans Salesforce, la synchronisation des objets personnalisés peut prendre jusqu'à 3 minutes.

Le package Monday le plus récent de SFDC (version 1.18) ne prend PAS en charge l'objet « Commande » et seule la version précédente (version 1.16) peut le faire. Pour installer la package précédent, utilisez ce lien. 

Remarque : Si vous avez déjà utilisé cette intégration et que vous souhaitez à présent travailler avec des commandes ou avec des utilisateurs, il vous faudra mettre à jour votre package. Lors de la configuration d'une formule, vous verrez apparaître une remarque en bas de la fenêtre avec un lien qui vous permettra de mettre à jour votre paquet.

• Champs

Nous prenons en charge tous les champs standard et personnalisés. 

Les champs suivants sont pris en charge lors du mappage de Salesforce à monday.com : champs personnalisés, identifiant, booléen, segment, liste de sélection, liste de sélection multiple, zone de texte, double, adresse, téléphone, adresse e-mail, URL (uniquement les champs textuels et pas les champs de lien), devise, int, date et date/heure.

Par ailleurs, les champs suivants sont pris en charge lors du mappage de monday.com à Salesforce : champs personnalisés, booléen, segment, liste de sélection, liste de sélection multiple, zone de texte, double, adresse, téléphone, adresse e-mail, URL (uniquement les champs textuels et pas les champs de lien), devise, int, date, date/heure et pourcentage.

Tous les champs SFDC pris en charge dans le mappage sont pris en charge en tant que condition sauf les champs Coup d’œil, Sélection multiple et Date.

 

Remarque : si vous ne pouvez pas modifier un type de champ dans Salesforce et que vous essayez de mettre à jour ce type de champ via l'intégration, l'intégration ne fonctionnera pas.  

 

 

Pourquoi ma connection est-elle désactivée ?

Si vous recevez une notification indiquant que la connexion à votre compte Salesforce a été désactivée, vous n'avez pas à vous inquiéter. Cette erreur se produit lorsqu'un paramètre change dans votre compte Salesforce. Cette erreur peut être le résultat d'une modification de paramètre de sécurité (tel qu'un mot de passe) ou d'une modification du compte par un admin qui révoque l'autorisation de connexion de certaines applications tierces.

La solution consiste à se reconnecter afin de réactiver l'intégration. Vous pouvez le faire en suivant les étapes que vous avez initialement suivies lors de la configuration de l'intégration et en connectant votre compte Salesforce. Si vous constatez que votre connexion est désactivée à plusieurs reprises et que vous n'êtes pas l'admin de votre compte Salesforce, veuillez contacter votre admin et afin de discuter de ce problème.

 

 

Limite d'intégration

Salesforce a une limite de connexions. Pour chaque type d'objet, vous n'avez droit au maximum qu'à 90 modèles qui extraient des informations. Un objet peut être un prospect, un compte, etc. En revanche, il n'y a pas de limite pour les entités personnalisées.

Lorsque vous atteignez une limite pour Salesforce, vous ne pourrez plus créer de nouveaux modèles d'intégration. Si vous essayez de configurer un nouveau modèle, vous verrez le message d'erreur suivant :

« Vous avez atteint la limite d'intégrations Salesforce (90). Veuillez supprimer toute intégration non utilisée avant d'en créer une nouvelle »

Pour corriger ce problème, vous devrez trouver les tableaux où vous avez configuré des modèles d'intégration et en éliminer certains. Pour trouver ces tableaux, vous devrez suivre les étapes suivantes :

1. Pour commencer, cliquez sur le bouton « Intégrer » en haut à droite du tableau.

2. Une fois dans le centre des automatisations, cliquez sur le menu latéral situé dans le coin supérieur droit de votre modèle d'intégration Salesforce. Cliquez sur « Modifier » à côté du compte connecté :

3. Cliquez sur la corbeille à côté du compte connecté :

4. Lorsque vous cliquez sur l'icône de corbeille, une fenêtre contextuelle s'affiche. Elle liste les tableaux dans lesquels est utilisé votre compte connecté :

Vous N'AVEZ PAS besoin de cliquer sur « Supprimer le compte » pour résoudre le problème. Ces étapes vous permettent d'avoir une vue des informations dans la fenêtre contextuelle, mais il n'est pas nécessaire de déconnecter votre connexion.

Pour résoudre ce problème, dans cette fenêtre contextuelle, vous pourrez voir les noms des tableaux dans lesquels vous avez configuré des modèles d'intégration. Toutefois, vous ne pourrez pas cliquer sur les noms pour avoir une vue des tableaux.

Vous pouvez alors noter les tableaux pertinents et y accéder à partir de votre menu ou en utilisant la Recherche rapide. Sur chaque tableau, supprimez les modèles dont vous n'avez pas besoin. Ensuite, vous pourrez en créer de nouveaux.

Bonnes pratiques

Tenez compte des meilleures pratiques suivantes lors de l'utilisation de l'intégration Salesforce.

Configurer plusieurs intégrations Salesforce

• Vous pouvez avoir plus d'une intégration Salesforce sur chaque tableau. Cependant, nous vous recommandons de ne configurer qu'une seule intégration Salesforce par tableau et par type d'objet Salesforce.
• Si plusieurs intégrations Salesforce pointent vers le même type d'objet sur le même tableau monday.com, cela peut prospecter des automatisations concurrentes et causer des problèmes avec votre synchronisation.
• Si plusieurs intégrations Salesforce pointent vers le même type d'objet sur le même tableau monday.com, cela entraînera une augmentation de la consommation d'API et d'actions. Cela signifie que vous risquez d'atteindre plus facilement les limites de taux.

Configurer les conditions

• N'oubliez pas que les conditions ne sont vérifiées que lors de la création des éléments. Une fois l'élément créé, il continuera à synchroniser toutes les modifications futures sans tenir compte des conditions de la formule.

Supprimer et déplacer des éléments synchronisés

• Le déplacement d'un élément synchronisé vers un autre tableau entraînera une erreur dans l'historique d'exécution de votre intégration. Toutefois, le nom et l'identifiant de l'élément ne seront pas mentionnés dans le message d'erreur.
• Après la suppression d'un élément synchronisé, l'intégration Salesforce s'exécutera toujours sur l'élément. Cela comptera pour vos actions et il y aura un journal des activités d'exécution pour cet élément. Il s'agit d'une mesure de sauvegarde au cas où vous décideriez de restaurer un élément supprimé, de sorte que l'élément reste toujours à jour.

Aide supplémentaire

Si vous avez besoin d'aide dans la création des intégrations personnalisées, nous proposons également une option d'assistance payante via notre réseau de partenaires certifiés monday.com. Si cela vous intéresse, veuillez remplir ce formulaire,  et un utilisateur de l'équipe vous contactera au plus vite ! 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.