Votre tableau de bord comporte-t-il des éléments dont les dates d'échéance dépendent les unes des autres ? Un élément ne peut pas commencer tant que l'autre n'est pas terminé ? C'est là que les dépendances entrent en jeu. Les dépendances peuvent aider à créer des liens vitaux entre les éléments qui dépendent les uns des autres afin de gérer les projets de manière plus efficace.
Ajouter la colonne Dépendance
Pour commencer à travailler avec les dépendances, vous devez d'abord ajouter la colonne Dépendances à votre tableau. La colonne Dépendances vous permet de définir les relations de dépendance entre les éléments de votre tableau.
Ajoutez la colonne en cliquant sur l'icône « + » à droite de votre dernière colonne, et sélectionnez « Ajout de colonnes ». Dans le Centre de colonnes, recherchez la colonne Dépendances et cliquez sur « Ajouter au tableau », comme ci-dessous :
Remarque : vous ne pouvez ajouter qu'une seule colonne Dépendances par tableau.
Configurer les paramètres des dépendances
Sitôt que vous ajoutez la colonne Dépendance, une fenêtre s'affiche pour vous inviter à choisir le mode de fonctionnement de vos dépendances, ainsi que la colonne de temps dont dépendront vos éléments.
Lors de la configuration du mode de dépendance, vous avez le choix entre « Flexible », « Strict » ou « Aucune action » :
Flexible : ce mode garantit que les dates d'éléments qui dépendent d'un autre élément ne se chevauchent pas.
Strict : ce mode ajuste les dates d'un élément pour tenir compte des modifications exactes de délais apportées à l'élément dont il dépend.
Aucune action : les éléments ne seront pas décalés automatiquement. Ils indiqueront uniquement les relations de dépendance sans aucune modification, même en cas de conflit au niveau des dépendances.
Le mode de dépendance sélectionné ici affecte la manière dont les éléments sont automatiquement déplacés lorsque des modifications sont apportées aux éléments dont ils dépendent.
Dans la même fenêtre, vous serez invité à choisir la colonne de temps dont vos éléments dépendront. Vous pouvez connecter n'importe quelle colonne de temps, par exemple :
Si votre tableau contient plusieurs colonnes de délais, vous pouvez en choisir une dans le menu déroulant. Une fois la colonne sélectionnée, cliquez sur « Enregistrer ».
Définir des relations de dépendance entre les éléments
Une fois que vous avez défini vos paramètres de dépendance, il est temps de définir les éléments qui dépendront d'autres éléments.C'est important car cela vous permet de contrôler comment vos éléments sont modifiés lorsque des changements seront apportés aux éléments dont ils dépendent.
Commencez par cliquer sur une cellule de la colonne de dépendance. Un menu déroulant s'ouvre, vous permettant de sélectionner n'importe quel élément de votre tableau.
Lorsque vous créez ou modifiez une dépendance, vous pouvez effectuer une recherche par ID de tâche ou par nom (ces ID proviennent de la colonne « ID de l'élément »). Ouvrez la colonne Dépendances, commencez à saisir l'ID et sélectionnez la tâche exacte, même lorsque les noms sont similaires :
Une fois que toutes vos dates sont définies, vous ne verrez une date changer automatiquement que lorsque vous modifierez la date dont elle dépend, en fonction du mode de dépendance que vous avez configuré.
Notez que les colonnes Date ou Échéances ne se rempliront pas automatiquement quand vous aurez défini les éléments dépendants dans la colonne Dépendance. Pour que les dépendances fonctionnent, vous devez remplir la colonne Date ou la colonne Échéances pour chaque élément.
Utiliser la colonne Durée
Les dépendances ne modifieront que les dates qui existent déjà dans votre colonne Date ou Calendrier. Elles ne créeront pas automatiquement des calendriers pour vos éléments. La colonne Durée (également appelée colonne combinée Échéances + Numérique) vous permet de remplir rapidement les dates de début et de fin afin que votre chaîne de dépendances puisse commencer à fonctionner.
Pour commencer, ajoutez la colonne combinée Échéances + numérique à votre tableau. Cela créera deux colonnes côte à côte : une colonne Durée et une colonne Échéances. Si vous utilisez des dépendances dans les projets, cette combinaison est déjà intégrée au tableau de projet, vous pouvez donc l'utiliser immédiatement.
Pour chaque tâche, saisissez le nombre de jours dans la colonne Durée. Si la colonne Echéances est vide, elle se remplira automatiquement et ajustera une plage de dates à partir d'aujourd'hui en fonction de la durée que vous aurez saisie. Si la colonne Echéances comporte déjà une plage de dates, la modification de la durée ajustera la date de fin en conséquence, tout en conservant la date de début.
Vous pouvez configurer vos dépendances avant ou après avoir ajouté les durées. Une fois les échéances définies pour vos éléments, toute modification de date suivra le mode de dépendance que vous avez sélectionné (Flexible, Strict ou Aucune action). Si une tâche utilise la colonne Durée, toute modification de la durée ajustera la date de fin sur son calendrier (échéances), et toute modification de la date de début ou de fin sur le calendrier (échéances) mettra à jour la durée afin que le nombre de jours et la plage de dates correspondent toujours.
Dépendances par lots
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Vous pouvez accélérer la configuration des projets volumineux en sélectionnant des éléments par lots sur votre tableau de projet et en sélectionnant « Dépendances » dans la barre de sélection multiple. Les tâches sélectionnées sont reliées entre elles dans un ordre séquentiel, selon l'ordre que vous avez choisi (par exemple, tâche A, tâche B, tâche C).
Les dépendances par lots créent des liens de dépendance entre les tâches sélectionnées. Elles ne remplissent pas automatiquement les dates pour les tâches qui n'ont pas encore de date ou de calendrier. Si certaines des tâches sélectionnées n'ont pas de date, leur colonne Date ou leur Colonne Échéances resteront vides. Lorsque vous ajoutez ultérieurement des dates ou des échéances à ces tâches, leurs dates s'ajustent en fonction du mode de dépendance que vous avez défini (par exemple, Mode strict) et de leur chaîne de dépendance.
Lorsque vous exécutez des dépendances par lots en mode strict sur des tâches qui ont déjà des calendriers, ceux-ci sont mis à jour afin qu'ils se succèdent, comme lorsque vous connectez manuellement deux tâches avec des calendriers. Cela vous aide à créer rapidement un calendrier de projet continu sans avoir à définir chaque dépendance une à une :
Dans les projets comportant plusieurs niveaux de sous-éléments, les dépendances par lots fonctionnent en mode strict. Lorsque vous sélectionnez des éléments à plusieurs niveaux à la fois, la dépendance est créée au niveau le plus élevé, car les sous-éléments remontent vers leurs éléments de base.
Si vous souhaitez connecter des éléments à un niveau inférieur, sélectionnez uniquement ces éléments (sans leurs éléments de base) et relancez les dépendances par lots ; ils se connecteront entre eux à ce niveau. Vous pouvez également sélectionner des sous-éléments au même niveau dans un projet à plusieurs niveaux et utiliser des dépendances par lots pour relier les sous-éléments entre eux :
Si vous changez d'avis après avoir exécuté les dépendances par lots, sélectionnez « Annuler » dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche juste après l'action. La fonction Annuler rétablit l'état initial du tableau avant l'exécution du lot, y compris toutes les dépendances qui ont été écrasées par le lot :
Si la fenêtre contextuelle a disparu, ouvrez le Journal d'activité sur le tableau ou l'élément et annulez l'étape de traitement par lots à cet endroit.
Regardez la magie opérer !
Lorsque vous avez choisi vos paramètres de dépendance et configuré les relations entre vos éléments, il ne vous reste plus qu'à regarder la magie opérer !
Désormais, lorsque vous modifierez une colonne Date ou Échéances du tableau, les dates des éléments dépendants seront décalées en fonction du mode de dépendance. Qui plus est, quand vous ferez glisser des éléments sur la vue Gantt ou l'aperçu chronologique, vous pourrez réellement voir tous vos éléments se déplacer en fonction de ceux dont ils dépendent. 🙌
Modes de dépendance disponibles
Lorsque vous personnalisez le fonctionnement de vos dépendances, vous avez le choix entre trois modes :
Flexible : ce mode évite que les dates des éléments chevauchent les dates de l'élément dont ils dépendent. Cela signifie que si vous changez la date d'un élément et que les dates du ou des éléments qui dépendent de lui ne la chevauchent pas, les dates ne seront pas modifiées. En revanche, si vous modifiez la date d'un élément et que les dates du ou des éléments qui dépendent de lui chevauchent, ces dates seront ajustées de façon à faire disparaître le chevauchement.
Strict«: permet d'utiliser les dépendances pour la planification d'un projet afin d'en optimiser l'échéancier (soit avec des écarts prédéfinis, soit sans aucun écart). Ici, lorsque l'on modifie la date d'un élément, la date de l'élément ou des éléments qui en dépendent sera automatiquement modifiée de la même manière.
Mode Aucune action : les éléments du tableau ne seront pas décalés automatiquement en fonction des relations de dépendance que vous avez définies. Ils indiqueront uniquement les relations de dépendance de manière visuelle (par les connexions de la colonne Dépendance et avec des flèches sur le widget Gantt) sans modifier les dates des éléments, même en cas de conflit au niveau des dépendances entre certains éléments.
Ignorer les week-ends lorsque vous utilisez des dépendances
Si vous ne souhaitez pas tenir compte des week-ends, vous devez d'abord configurer cette option dans vos paramètres d'administration. Pour ce faire, accédez à la photo/avatar de votre profil en bas à gauche de votre compte et cliquez sur « Admin ». Dans la section admin, sous l'en-tête « Général », cliquez sur l'onglet « Compte ». Vous y trouverez l'option « Masquer les week-ends » sous « Échéances des week-ends».
Comprendre les types de dépendances
Au fur et à mesure que vous établissez les relations entre vos éléments, vous pouvez sélectionner le type de dépendance pour chaque relation individuelle. Il existe quatre types de dépendances : Fin à début, Début à début, Fin à fin, Début à fin.
Fin à début : ce n'est qu'une fois la tâche A terminée que la tâche B peut commencer. Il s'agit du type de dépendance le plus couramment utilisé.
Début à début : ce n'est qu'une fois que la tâche A est commencée que la tâche B peut l'être également.
Fin à fin : ce n'est que lorsque la tâche A est terminée que la tâche B peut l'être également.
Début à fin : ce n'est qu'une fois que la tâche A a commencé que la tâche B peut se terminer.
Avance/Retard
Lorsque vous gérez des projets soumis à des délais stricts, on peut parfois anticiper qu'il faudra attendre un certain nombre de jours entre les différentes étapes du projet, ou encore qu'il y aura des chevauchements entre les différentes phases importantes. C'est pourquoi, lorsque vous utilisez le type de dépendance strict, vous pouvez utiliser la fonction « avance/retard » pour définir les retards nécessaires ou les opportunités de gagner du temps dans un plan de projet, directement à partir de la colonne des dépendances.
Retard : un retard entre l'élément dépendant et l'élément dont il dépend, c'est-à-dire le temps qui doit s'écouler avant que l'étape suivante du projet ne puisse commencer.
Par exemple, il faut attendre deux jours entre la première couche et la deuxième couche de peinture.
Pour ajouter un retard, il suffit de cliquer sur l'élément de votre tableau dans la colonne Dépendance et d'ajouter le nombre de votre choix. Dans ce cas, un nombre positif indique un retard :
le décalage dans l'échéancier ou le diagramme de Gantt peut être considéré comme un retard entre les éléments dépendants, comme le montre l'illustration ci-dessous :
Prospect : un chevauchement entre l'élément dépendant et l'élément dont il dépend, c'est-à-dire la durée pendant laquelle une étape peut commencer en parallèle avec l'étape qui la précède.
Par exemple, chez monday.com, il y a un chevauchement de deux jours entre le moment où l'on commence à développer une fonctionnalité et celui où l'on finit de la concevoir.
Pour ajouter une durée d'avance, il suffit de cliquer sur l'élément de votre tableau dans la colonne Dépendance et d'ajouter le nombre de votre choix. Ici, un nombre négatif indiquera une avance comme suit :
Lorsque l'on examine l'avance dans l'échéancier ou le diagramme de Gantt, on constate un chevauchement entre les éléments dépendants, comme le montre l'illustration ci-dessous :
Vous souhaitez nous faire part de vos remarques concernant votre utilisation des dépendances ? Nous aimerions avoir votre avis ! Veuillez compléter ce formulaire pour nous transmettre vos remarques, vos idées ou vos suggestions concernant la fonctionnalité « dépendances ». 😊
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