5 min de lecture

Fonctionnalité

Vous avez saisi des tonnes d'informations dans vos tableaux ? Utilisez les filtres pour retrouver facilement l'information spécifique que vous recherchez (fini le temps perdu à faire défiler la page !). Tirez des conclusions, concentrez-vous sur l'essentiel et parcourez vos tableaux sans perdre de temps grâce aux filtres des tableaux. 🙌

Options de filtrage des tableaux

Pour filtrer les informations de votre tableau, vous pouvez utiliser la barre de recherche, le filtre Personne, les filtres rapides proposés ou les filtres avancés si vous souhaitez créer une règle personnalisée. Veuillez Poursuivre la lecture pour en savoir plus sur chacune de ces options. ⬇️

La barre de recherche

Le premier filtre, qui est peut-être aussi le plus intuitif, est la barre de recherche. Elle se trouve au-dessus du tableau, à gauche. 

Lorsque vous utilisez la barre de recherche, vous pouvez personnaliser les colonnes et les valeurs sur lesquelles votre recherche sera effectuée dans votre tableau. Pour ce faire, cliquez simplement sur la barre de recherche et sélectionnez le bouton « Options de recherche » à droite de la barre de recherche, puis cochez ou décochez les colonnes pour lesquelles vous souhaitez que votre recherche s'applique.

Conseil : Essayez de cocher ou de décocher « Toutes les colonnes » dans le filtre pour rendre votre recherche plus efficace. Attention, le nombre maximum de colonnes pouvant être cochées est de 50.

Par exemple, dans le GIF ci-dessus, nous avons ajouté les colonnes « Priorité », « Statut » et « Description » de la recherche. Par conséquent, si nous recherchons des valeurs situées dans d'autres colonnes que celles-ci, telles que la date (octobre par exemple), aucun résultat de recherche n'apparaîtra.

Si vous essayez de rechercher quelque chose et que vous n'obtenez aucun résultat, vous pouvez facilement revenir aux paramètres de la barre de recherche en cliquant sur « Options de recherche », puis en ajustant les colonnes sélectionnées, comme indiqué ci-dessous.

Indiquez-moi les colonnes qui seront présélectionnées dans les options de recherche.

• Si vous avez plus de 15 colonnes sur votre tableau, à la fois pour les éléments et les sous-éléments, les 14 premières colonnes de vos éléments et la colonne « Nom » de vos sous-éléments seront sélectionnées par défaut dans les options de recherche.
• Si vous avez plus de 15 colonnes sur votre tableau, à la fois pour vos éléments et aucun sous-éléments, alors les 14 premières colonnes de vos éléments et la colonne « Nom » de vos sous-éléments seront sélectionnées par défaut dans les options de recherche.
• Si vous avez moins de 10 colonnes au total (provenant à la fois des   éléments et sous-éléments), toutes vos colonnes seront sélectionnées par défaut dans les options de recherche.

Remarque : la recherche dans le tableau n'est pas en mesure d'afficher les données d'une Colonne miroir qui affiche des informations provenant d'autres colonnes miroirs.

Le filtre Personne

Vous pouvez filtrer vos tâches ou celle de vos collaborateurs en cliquant sur l'icône Personne. Sélectionnez ensuite la personne que vous souhaitez utiliser comme filtre et tous les éléments qui lui sont attribués s'afficheront sur le tableau.

Remarque : ce filtre affichera les éléments qui vous sont attribués dans la colonne Personne, ainsi que la colonne Dernière mise à jour et la colonne Journal de création.

Les suggestions de filtres rapides

Pour créer un filtre rapide sur votre tableau, veuillez simplement cliquer sur l'icône « Filtre » située en haut à gauche du tableau. Vous verrez alors des suggestions de filtres rapides sur lesquels il vous suffit de cliquer pour filtrer vos éléments, sans avoir à définir vous-mêmes des conditions.

Par exemple, supposons que je souhaite voir toutes les tâches attribuées à Noy qui ont une priorité haute. Je peux cliquer sur ces deux valeurs et seuls les éléments qui correspondent à ces critères s'afficheront.

Remarque : les filtres rapides ne sont disponibles pour les forfaits Standard et supérieurs.

Vous retrouverez les filtres appliqués précédemment dans la section « Filtres récents » afin de pouvoir y accéder facilement à l'avenir. 🙌

Conseil : les chiffres à côté de chaque option de filtrage afficheront le nombre d'éléments correspondant aux critères sélectionnés sur votre tableau.

Les filtres avancés

Vous souhaitez créer des règles personnalisées pour filtrer les éléments de votre tableau ? C'est possible grâce à notre nouvelle option de filtres avancés ! Lorsque vous cliquez sur l'icône « Filtre » elle-même, les filtres rapides s'ouvrent. Cliquez sur la flèche vers le bas à droite de l'icône « Filtre » pour ouvrir directement les filtres avancés.

Remarque : les filtres avancés ne sont disponibles pour les forfaits Standard et supérieurs.

Il est également possible d'accéder aux filtres avancés en cliquant sur « Passer aux filtres avancés » en bas de la fenêtre contextuelle des filtres rapides :

Conseil : vous pouvez aussi accéder aux filtres dans les paramètres des colonnes.

ensuite sélectionnez la colonne que vous souhaitez filtrer, la condition et la valeur. Le menu déroulant proposera des résultats qui varient en fonction des conditions et des valeurs spécifiques sélectionnées.

En cliquant sur le bouton  «Nouveau groupe » situé sous les paramètres du filtre, vous pouvez ajouter de nouvelles conditions à votre filtre avec les extensions « et » ou « ou ». Une fois le nouveau groupe ajouté, vous pouvez personnaliser le filtre en sélectionnant la colonne, la condition et la valeur du filtre.

Remarque :Pour mettre en place un filtre supplémentaire au sein d'un groupe, il suffit de cliquer sur « + Nouveau filtre » dans la boîte grise qui encadre le groupe que vous avez créé.

Si vous souhaitez filtrer votre tableau pour voir les éléments compris entre deux dates, l'option de filtrage variera en fonction de l'existence ou non d'une heure spécifique associée aux dates. Si les dates ne comportent pas d'heure précise, les éléments se trouvant dans la plage entière seront inclus. 

Toutefois, lorsque la date est associée à une heure, le filtre extraira les éléments jusqu'à la date de fin et à l'exclusion de celle-ci, puisqu'il filtre jusqu'à 0h00. Dans ce cas, vous devez sélectionner la date de fin comme étant le jour suivant. Comme le montre l'exemple ci-dessous : 

Remarque : si votre tableau comporte une colonne Échéances ou Date et que vous souhaitez filtrer par date, notez que « Semaine prochaine » signifie la semaine à venir, du lundi au dimanche, et pas les sept derniers jours. Il en va de même pour « Semaine dernière », « Mois prochain »... Vous pouvez modifier le premier jour de la semaine juste ici dans vos paramètres. 

Définir plusieurs conditions dans les filtres

Pour filtrer les éléments du tableau suivant plusieurs conditions, cliquez simplement sur le bouton « Ajouter un nouveau filtre » en bas à gauche de l'écran des filtres. Ensuite, procédez comme vous l'avez fait précédemment : choisissez la colonne à filtrer, la condition, ainsi que la valeur que vous souhaitez afficher ou non, et voilà !

Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs conditions, vous pouvez définir une condition « ET » ou « OU », afin que votre recherche n'affiche que les résultats dont vous avez besoin.

Filtrer les sous-éléments 

Non seulement vous pouvez filtrer les éléments de votre tableau, mais vous avez également la possibilité de filtrer les sous-éléments. Puisque les sous-éléments sont considérés comme la propriété leur élément parent plutôt que comme des entités distinctes, nous proposons quelques options de filtrage différentes. Ainsi, quelque soit la façon dont vous utilisez les sous-éléments, vous trouverez une méthode de filtrage adaptée à votre processus de travail. 

Remarque : vous ne pouvez filtrer les sous-éléments qu'à l'aide des filtres avancés et non avec les filtres rapides. 

Comment l'utiliser

En fonction de l'usage que vous faites des sous-éléments dans votre tableau, vous pourriez avoir besoin de paramètres différents pour filtrer les sous-éléments. Par exemple, si vous traitez les sous-éléments comme des sous-tâches des éléments parents, vous devrez peut-être filtrer uniquement les éléments parents ou encore utiliser comme filtres des colonnes de vos sous-éléments. Si, au contraire, vous traitez les sous-éléments comme des tâches indépendantes, vous devrez peut-être filtrer à la fois les sous-éléments et les éléments parents. Examinons ensemble ces différentes possibilités. 

• Filtrer par colonne parente

Lorsque vous filtrez par colonne appartenant aux éléments parents, les résultats filtrés font apparaître tous les éléments parents correspondant aux critères ainsi que l'ensemble de leurs sous-éléments, que ces sous-éléments répondent ou non aux critères. Par exemple, si vous filtrez par étiquette « En cours » dans la colonne Statut de l'élément parent, votre recherche affichera tous les éléments parents ayant cette étiquette, ainsi que tous leurs sous-éléments, y compris ceux qui n'ont pas d'étiquette de statut « En cours ». 

• Filtrer par colonnes des sous-éléments

Lorsque vous filtrez par colonne de sous-élément, les résultats filtrés font apparaître tous les sous-éléments correspondant à ce critère, ainsi que leur élément parent. Par exemple, si vous filtrez par étiquette « Fait » dans la colonne Statut du sous-élément, votre recherche affichera tous les sous-éléments ayant cette étiquette, avec leur élément parent. Vous ne verrez pas, dans les résultats filtrés, de sous-éléments ayant une autre étiquette de statut. 

Remarque : étant donné qu'un sous-élément est rattaché à un élément parent, les sous-éléments qui correspondent aux filtres seront toujours accompagnés de leur élément parent. 

• Filtrer à la fois par sous-élément et par colonne parente

Vous pouvez filtrer à la fois par colonne de sous-élément et par colonne parente en appliquant un ou plusieurs filtres aux colonnes parentes, et un ou plusieurs filtres aux colonnes des sous-éléments.

Dans ce cas, il est très important de prêter attention aux conditions des filtres. Lorsque vous créez deux jeux de filtres distincts pour les éléments parents et les sous-éléments, les résultats seront différents selon que vous choisissez « ET » ou « OU ». Vous ne pouvez pas, dans un filtre, créer de condition utilisant à la fois « ET » et « OU ». Vous devez choisir l'une de ces conditions par jeu de filtres. 

Dites-m'en plus

Prenons un exemple : nous filtrons les éléments et les sous-éléments qui ont pour statut « Fait ». 

• Si vous utilisez la condition « ET », vous obtiendrez des résultats dans lesquels le sous-élément et son élément parent sont tous deux marqués comme « Faits ». Par exemple, si l'élément est « En cours » et que le sous-élément est « Fait », aucun des deux n'apparaîtra dans les résultats une fois les filtres appliqués.
• Si vous utilisez la condition « OU », vous obtiendrez des résultats dans lesquels soit le sous-élément, soit son élément parent sont marqués comme « Faits ». Par exemple, si l'élément est « En cours » et que le sous-élément est « Fait », vous verrez dans les résultats le sous-élément et son élément parent, même si le statut de l'élément parent n'est pas « Fait ». 

Conseil : vous avez également la possibilité de filtrer vos sous-éléments lorsque vous utilisez des tableaux de bord. Cliquez ici pour en savoir plus.

Créer une « vue personnalisée » dynamique

Vous souhaitez créer une vue filtrée personnalisée pour chacun de vos collaborateurs, afin qu'ils retrouvent facilement les éléments qui leur sont attribués ? Vous préféreriez ne pas avoir à créer une vue filtrée séparée pour chacun d'eux ? Si c'est le cas, ne cherchez pas plus loin ! Utilisez l'option « dynamique » lorsque vous filtrez la colonne Personnes, afin de créer facilement une vue filtrée unique, mais personnalisée pour chaque collaborateur du tableau.

Ce filtre très pratique modifie l'affichage en fonction de la personne qui consulte le tableau. Ainsi, si Noy consulte le tableau alors que ce filtre est appliqué, elle ne verra que les éléments auxquelles elle est affectée. Si Cassandra, de son côté, consulte le tableau avec le même filtre, elle verra un affichage différent, comprenant uniquement les éléments qui lui sont attribués.

Non seulement cette option peut vous faire gagner un temps précieux, mais votre tableau reste organisé, puisque vous n'avez pas besoin de créer dix vues distinctes si votre équipe compte dix personnes. C'est la même vue qui sert pour tous les collaborateurs. 🙌

Remarque : Le filtre personnel dynamique filter ne s'applique pas lorsqu'une équipe est affectée dans la colonne Personnes. Cela signifie que si vous faites partie d'une équipe qui est affectée à un élément, cet élément n'apparaîtra pas lorsque vous utilisez le filtre personnel dynamique.

Enregistrer vos filtres pour un accès rapide

Après avoir défini les conditions de filtrage, vous pouvez les enregistrer afin d'accéder rapidement à la vue filtrée la prochaine fois. Pour cela, cliquez sur le bouton « Enregistrer cet affichage » dans le coin supérieur droit de la fenêtre des filtres, nommez la vue enregistrée comme vous le souhaitez, et c'est tout !

Comprendre les conditions

Dans les options de filtres avancés, de nombreuses conditions sont proposées ; d'autres viendront encore s'ajouter ultérieurement. Référez-vous à la légende ci-dessous pour comprendre ce que fait chaque condition pour nos colonnes les plus utilisées. Chaque type de colonne fait apparaître des options différentes :

Masquer des colonnes dans votre tableau

En plus d'ajouter des filtres à votre tableau, nous offrons également la possibilité incroyable de masquer des colonnes. Cela vous permettra de voir exactement ce dont vous avez besoin en un seul coup d'œil. Consultez cet article pour savoir comment cela fonctionne.

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.