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Fonctionnalité

Qui peut utiliser cette fonctionnalité :

Admins

Uniquement disponible dans le forfait Entreprise

Disponibles dans le forfait Entreprise pour les admins de comptes, les autorisations de compte permettent de contrôler et de gérer les personnes qui peuvent utiliser certaines fonctionnalités sur votre compte. 

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus !  👇 

Identifier les autorisations du compte

Pour connaître les autorisations du compte, cliquez sur votre photo de profil dans le coin inférieur gauche de l'écran, puis sélectionnez « Admin » comme suit :

Une fois dans la section admin, sélectionnez « Autorisations » dans le menu de gauche tel que vous pouvez le voir ci-dessous : 

À partir de là, vous pourrez sélectionner les personnes qui peuvent utiliser certaines fonctionnalités de votre compte en fonction de leur type d'utilisateur. Voici exactement comment procéder :

Comment la configurer ?

En activant les autorisations du compte, vous pourrez définir le type d'utilisateur (administrateur, utilisateur, spectateur ou invité) et l'action qu'il peut entreprendre sur votre compte. Vous pouvez donc commencer à définir les autorisations en sélectionnant d'abord le type d'utilisateur auquel vous souhaitez appliquer les autorisations dans la partie gauche de l'écran « Autorisations du compte » :

Une fois que vous avez sélectionné le type d'utilisateur, vous pouvez ensuite sélectionner les autorisations que vous souhaitez accorder à ce type d'utilisateur, ou désélectionner les autorisations pour désactiver cette capacité d'autorisation du type d'utilisateur sélectionné !

Par exemple, dans le GIF ci-dessous, nous avons d'abord choisi le type d'utilisateur « Utilisateur », puis nous avons désélectionné « Créer des tableaux privés » et « Diffuser les tableaux sur le Web »» pour supprimer cette possibilité aux collaborateurs. Nous avons ensuite sélectionné « Créer des documents principaux » et « Créer des documents privés » pour permettre aux utilisateurs d'avoir ces autorisations sur notre compte. 🙌

Actions disponibles avec les autorisations de compte

Grâce aux autorisations de compte, vous pouvez choisir qui a la possibilité d'effectuer des actions spécifiques dans votre compte. Vous trouverez la liste des actions disponibles dans le tableau ci-dessous :

Conseil : lorsque vous activez l'autorisation « Créer des intégrations », vous pouvez sélectionner ou désélectionner les intégrations spécifiques auxquelles elle s'appliquera.

Remarque : si l'autorisation « Créer des intégrations » est activée, chaque nouvelle intégration ajoutée à monday.com sera activée selon les autorisations du compte par défaut. À l'inverse, si l'autorisation est désactivée ou intermédiaire, chaque nouvelle intégration sera désactivée selon les autorisations du compte.

Autorisations de privilège admin

Nous offrons désormais la possibilité de personnaliser les autorisations de niveau admin que les utilisateurs ont sur le compte. Cette fonction est très utile si vous souhaitez que certains collaborateurs puissent effectuer des actions d'administration spécifiques (telles que la gestion des utilisateurs du compte, de la sécurité ou de la facturation) sans leur donner un accès complet à votre compte en tant qu'administrateur.

Montrez-moi ce que signifie chaque autorisation de privilège d'administrateur

• Accéder à la section Gestion des utilisateurs : permet aux utilisateurs d'accéder à la section Gestion des utilisateurs et de gérer toutes les actions qui s'y trouvent. Par exemple : gérer les utilisateurs et modifier leur rôle, modifier la propriété des tableaux ou des automatisations, et plus encore. Remarque : certaines fonctionnalités d'invitation ne sont disponibles que pour les utilisateurs bénéficiant de droits d'administrateur complets.
• Accéder à la section Sécurité : permet aux utilisateurs d'accéder et de gérer tout ce qui relève du domaine Sécurité dans la section d'administration, notamment la connexion, les configurations SSO, les journaux d'audit, la conformité, la gestion des sessions, l'activation du mode panique, etc. La gestion des utilisateurs et des équipes à distance à l'aide du SCIM n'est disponible que pour les administrateurs de comptes.
• Accéder à la section Facturation : permet aux utilisateurs d'accéder et de gérer tout ce qui se trouve dans la zone Facturation de la section d'administration, y compris la gestion des forfaits, les paramètres de facturation et la consultation des factures précédentes, la modification du mode de paiement, les contacts de facturation, etc.
• Accéder à la section Répertoire de contenu : permet aux utilisateurs d'accéder et de gérer tout ce qui se trouve dans la zone Répertoire de contenu de la section d'administration, y compris la liste complète et les informations de base de tous les espaces de travail, tableaux, documents et tableaux de bord du compte, etc.
• Voir la section Autorisations : permet aux utilisateurs d'accéder à la section des autorisations en mode lecture seule, afin qu'ils puissent comprendre les autorisations et les rôles appliqués au compte.
• Accéder à la section Applis - Permet aux utilisateurs de consulter les applis dans le compte. Par exemple, ils pourront passer en revue toutes les applis installées sur le compte, gérer les demandes d'installation, définir les autorisations, voir les informations d'abonnement, désinstaller des applis, etc.
• Voir la section Autorisations : permet aux utilisateurs d'accéder à la section des autorisations en mode lecture seule, afin qu'ils puissent comprendre les autorisations et les rôles appliqués au compte.

Remarque : nous recommandons d'être prudent avec ces autorisations, car il s'agit de capacités très sensibles qui peuvent permettre aux utilisateurs d'effectuer des actions d'administration majeures sur le compte.

Pour accéder aux autorisations de niveau administrateur, il suffit de faire défiler la section des autorisations de compte vers le bas jusqu'à la section « Privilèges d'admin » comme indiqué ci-dessous.

Conseil : essayez d'utiliser la fonction rôles personnalisés pour créer des rôles uniques de sous-administrateur de votre choix en utilisant les autorisations de privilèges d'administrateur.

Créer des rôles personnalisés

Les rôles personnalisés permettent aux admins des comptes Entreprise de créer des rôles uniques au niveau du compte en fonction de l'intitulé de poste d'un utilisateur, du service auquel il est rattaché ou de toute autre définition adaptée à leurs besoins. Ils peuvent ensuite attribuer des autorisations spécifiques à ces nouveaux rôles. Cette fonctionnalité est conçue pour simplifier la gouvernance effective du compte, tout en accordant une liberté suffisante aux employés au sein de leur domaine.

Remarque : à l'heure actuelle, la fonctionnalité de rôles personnalisés n'est disponible que pour les comptes en version alpha. Nous travaillons au déploiement prochain de cette fonctionnalité pour tous les comptes, alors surveillez notre actualité !

Fonctionnement

Les rôles personnalisés sont créés à partir des rôles figurant actuellement sur le compte. Ils peuvent ensuite être personnalisés et attribués à n'importe quel utilisateur.

Pour créer un nouveau rôle, cliquez sur le bouton « Nouveau rôle » en haut de l'écran, comme indiqué ci-dessous. 

Ensuite, saisissez le nom du rôle personnalisé et sélectionnez l'un des rôles actuels dont il récupérera les autorisations. Par exemple, si vous sélectionnez le rôle actuel « Invité », votre nouveau rôle personnalisé héritera des autorisations par défaut dont disposent les invités, telles que la possibilité d'accéder uniquement aux tableaux partagés avec eux (parmi les autres autorisations accordées aux invités).

Remarque : comme les rôles personnalisés découlent d'un rôle qui existe déjà, ils ne peuvent bénéficier que d'un niveau d'autorisations inférieur à celui du rôle parent ; ils ne peuvent pas avoir davantage d'autorisations.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Créer » pour finaliser la création du nouveau rôle. Vous pouvez ensuite l'attribuer à des utilisateurs dans la section de gestion des utilisateurs et ajuster les autorisations de ce rôle comme vous le feriez avec les autres autorisations du compte. 🙌

Autres types d'autorisations

En plus des autorisations de compte mentionnées dans cet article, nous proposons également les différents types d'autorisation suivants sur monday.com :

• Autorisations du tableau
• Autorisations de colonnes
• Les autorisations de l'espace de travail
• et les autorisations du tableau de bord

Pour plus d'infos à ce sujet, consultez l'article Autorisations sur monday.com. Si cela vous intéresse d'obtenir plus d'infos sur la gestion de vos utilisateurs, consultez l'article Comment gérer les utilisateurs de votre compte.