Pouvons-nous vous aider?

Le widget Calendrier

Vous cherchez une nouvelle manière, simple et moderne, de gérer toutes vos tâches urgentes ? La vue Échéances vous permet d'afficher toutes les tâches d'un tableau au même endroit ; toutefois, elle ne vous montre que les échéances d'un seul tableau à la fois. Mais avec le widget Échéances, vous pouvez extraire les échéances de plusieurs tableaux et les rassembler dans une seule vue. Ce widget est indispensable pour améliorer votre flux de travail. Poursuivez votre lecture pour savoir comment l'utiliser sur votre tableau de bord.

Comment ajouter le widget

Pour ajouter le widget Échéances à votre tableau de bord, il vous suffit de cliquer sur « + Ajouter un widget » dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord et de sélectionner « Échéances ».  

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Remarque :  le widget Échéances est généré à partir des colonnes Échéances ou Date. Vous devez donc d'abord saisir vos dates et vos échéances dans une ou plusieurs de ces colonnes avant que les données puissent apparaître dans le widget. 

 

Comment la configurer ?

Dans le panneau de droite, vous pouvez configurer votre widget Échéances avec des paramètres entièrement personnalisables. Alors voyons ensemble les différentes catégories de paramètres.

  • Tableaux et groupes

Tout d'abord, sous « Tableaux », nous pouvons sélectionner les tableaux que nous voulons voir dans notre widget. Ensuite, sous « Choisir des groupes », nous pouvons choisir les groupes dont nous voulons afficher les informations. 

Le développement de notre petite entreprise repose entièrement sur la mise sur le marché de nos nouveaux produits. Sur notre tableau de bord, nous voulons donc créer un échéancier qui inclura tous nos projets et événements les plus importants. Nous avons choisi d'inclure les 3 tableaux suivants dans notre widget Échéances :

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Le premier tableau indique tous les événements et dates relatifs à la semaine de lancement de tous nos nouveaux produits.

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Le deuxième tableau affiche les échéances de chaque étape de production et de commercialisation de nos nouveaux savons. 

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Le troisième tableau énumère toutes les réunions prévues, classées par mois. 

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Pour l'instant, nous voulons rassembler tous les groupes contenus dans nos deux premiers tableaux afin de n'exclure aucun produit ou événement. Comme notre troisième tableau est organisé par mois, nous décidons d'inclure uniquement le mois en cours et d'exclure tous les autres mois. 

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Remarque :  tous les éléments affichés dans le widget Échéances sont colorés en fonction du tableau auquel ils appartiennent. Dans notre exemple, vous voyez 3 couleurs, qui correspondent aux 3 tableaux utilisés dans ce widget.  

 

  • Colonnes Date ou Échéances

Si vous avez plusieurs colonnes Échéances et/ou Date, choisissez celle que vous souhaitez afficher dans votre widget sous « Choisir les colonnes Échéances ». Nous avons sélectionné les 3 colonnes connectées, car nous voulons inclure toutes les dates contenues dans nos 3 tableaux. Vous pouvez choisir de faire apparaître ou non vos sous-éléments en tant qu'événements dans votre échéancier. Il vous suffit de cocher la case à côté de la colonne Date ou Échéances sous « sous-éléments » pour les afficher dans votre widget.

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Les sous-éléments apparaîtront dans votre échéancier sous forme de rectangles blancs entourés avec la couleur de l'élément parent. Lorsque vous survolez le sous-élément, une fenêtre pop-up s'affiche, indiquant qu'il s'agit d'un sous-élément et mentionnant le nom du tableau auquel il appartient. 

Vous verrez également toutes vos étapes importantes s'afficher dans votre échéancier sous forme de diamant ! Consultez cet article pour savoir comment ajouter des jalons à votre colonne Échéances.

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  • Grouper par

Ensuite, choisissez comment vous souhaitez regrouper vos dates et vos échéances. Vous pouvez les regrouper en fonction de n'importe quelle colonne de vos tableaux. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons groupé nos dates en fonction de notre colonne Personnes, qui affiche tous les événements et les tâches du mois à venir en fonction de la personne chargée de les réaliser. Les éléments qui ne sont pas attribués à des collaborateurs de la colonne Personnes sont affichés en haut, comme illustré ci-dessous en jaune :

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Ici, nous avons choisi de grouper tous nos éléments par colonne Statut. Ainsi, nous voyons tous nos éléments en fonction de leur statut ! Pour les tableaux qui contiennent plusieurs colonnes Statut, nous pouvons sélectionner dans le panneau de droite la colonne Statut que nous souhaitons afficher. Nous pouvons également choisir de ne pas afficher une colonne Statut d'un tableau en particulier. 

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Nous pouvons également sélectionner la façon dont nous aimerions afficher les sous-éléments sur nos tableaux. Ci-dessous, nous avons choisi de regrouper nos sous-éléments « par élément parent ». Dans l'échéancier, les sous-éléments de notre tableau s'affichent alors sous leur élément parent et dans la même couleur pour être facilement identifiés. Si nous survolons un sous-élément, une petite boîte d'information apparaîtra et nous indiquera le nom de son élément parent. 

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  • Colorer par

Votre échéancier reproduit automatiquement la couleur du groupe auxquels vos éléments appartiennent. Par exemple, lorsque vous voyez des événements en vert, vous savez qu'ils appartiennent à votre groupe de couleur verte, et lorsque vous voyez des événements en violet, vous savez qu'ils appartiennent à votre groupe de couleur violette. Sinon, vous pouvez utiliser le menu déroulant pour choisir la couleur que vous voulez leur donner.Vous pouvez décider d'une couleur pour les tableaux, les groupes (en utilisant les couleurs de vos groupes), les statuts (en utilisant les couleurs de vos étiquettes) ou les personnes. Si vous avez plusieurs colonnes Statut dans vos tableaux, vous pouvez même choisir celle que vous souhaitez utiliser.

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  • Autres paramètres

Voici d'autres choses très sympas que vous pouvez faire avec le widget Échéances :

 

Période

À gauche au-dessus de votre calendrier, vous pouvez choisir une période. Nous décidons si nous voulons voir toutes les dates concernant un jour, une semaine, un mois ou même une année ! Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné « Mois ». Ensuite, nous pouvons cliquer sur l'écran et le faire glisser à droite et à gauche pour afficher différents mois de notre calendrier.

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Exporter vers Excel

Vous pouvez exporter votre échéancier vers Excel en cliquant sur l'icône représentant un petit graphique au-dessus de votre échéancier :

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Choisir comment afficher le widget

Une fois que nous avons saisi nos paramètres, nous pouvons choisir comment nous voulons que ce widget s'affiche dans notre tableau de bord. Nous pouvons l'afficher sous forme de :

  • « Échéances » – affiche tous les éléments de nos tableaux dans un calendrier
  • « Tableau » – affiche les groupes d'éléments de tous nos tableaux exactement comme ils apparaîtraient dans chacun de leurs tableaux. C'est une très bonne option si vous voulez consulter en même temps les dates et les échéances de plusieurs tableaux
  • « Mode partagé » (comme dans l'image ci-dessous) – combine les deux vues pour que vous puissiez voir à la fois vos éléments sur votre échéancier et les données originales de vos tableaux 

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Filtrez votre calendrier

Si nous ne voulons pas voir toutes les dates et échéances sur nos tableaux, nous cliquons sur l'icône Tornade pour filtrer nos informations. 🌪

Nous aimerions savoir quels projets ont besoin d'un petit coup de pouce. Nous avons donc appliqué le filtre « Pas commencé » de la colonne Statut. Pour revenir à cette vue la prochaine fois que nous ouvrirons notre tableau de bord, il nous suffit de cliquer sur « Enregistrer dans ce widget », et notre widget s'affichera de cette manière jusqu'à ce que nous cliquions sur « Vider » dans notre menu des filtres. 

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Si vous avez d'autres questions sur les widgets et les tableaux de bord, n'hésitez pas à contacter notre équipe de service client à tout moment. Nous sommes pour vous 24h/24, 7j/7 !