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Le widget de suivi de délai

Vous souhaitez savoir combien de temps votre équipe consacre aux tâches de vos différents tableaux ? Le widget Suivi des délais affiche le temps total consacré aux éléments de plusieurs tableaux, à la fois au niveau individuel (pour les personnes affectées) et pour toute l'équipe. 

Cet outil idéal pour la gestion des ressources permet de répartir équitablement le travail au sein de l'équipe et de calculer facilement les heures facturables.

 

Comment ajouter le widget

Si c'est le premier widget que vous ajoutez à votre tableau de bord, il vous suffit de cliquer sur « Suivi des délais » sur la page d'accueil, comme dans l'image ci-dessous. Si vous avez déjà d'autres widgets, cliquez sur « + Ajouter un widget » dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord, puis sélectionnez « Suivi des délais ». 

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Remarque : le widget Suivi des délais est généré à partir de la colonne Chronomètre. Pour que les données de cette colonne puissent apparaître dans le widget, vous devez donc d'abord y enregistrer des temps. Consultez cet article pour savoir comment la configurer. 

 

Comment la configurer ?

Vous pouvez configurer votre widget Suivi des délais à l'aide des paramètres entièrement personnalisables du panneau de droite. Parcourons ensemble les différentes catégories de paramètres.

  • Tableaux et groupes

Tout d'abord, sous « Tableaux », nous pouvons sélectionner les tableaux à afficher sur notre widget. Ensuite, dans « Choisissez des groupes », nous pouvons choisir les groupes dont nous souhaitons afficher les données.

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Ici, nous avons décidé de ne faire apparaître qu'un tableau dans notre widget Suivi des délais. Dans notre tableau figure le nom de tous les chiens promenés par notre entreprise de promenade de chiens. La colonne Chronomètre sert à suivre la durée de leurs promenades, et à nous assurer que chaque chien fait suffisamment d'exercice. Chaque groupe correspond à un horaire de promenade différent : matin, après-midi ou soirée en semaine, ou encore matinées et soirées le week-end. Chaque élément représente l'un de nos clients (c'est-à-dire les toutous !). Nous attribuons un promeneur à chaque chien à l'aide de la colonne Personne et nous indiquons le jour de promenade dans la colonne Statut

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  • Suivi des délais

Si vous avez plusieurs colonnes Chronomètre, choisissez celles que vous souhaitez afficher dans votre widget sous « Suivi des délais ». 

Choisissez ensuite comment vous souhaitez grouper les temps de promenade enregistrés. Vous pouvez utiliser pour cela n'importe quelle colonne de vos tableaux. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons utilisé la colonne Statut pour grouper les temps enregistrés, ce qui nous donne le temps total que nos promeneurs ont passé en promenade chaque jour de la semaine. 

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Dans cet autre exemple ci-dessous, nous avons choisi de grouper les temps enregistrés en fonction de la colonne Personne. Ainsi, nous pouvons voir le temps total enregistré pour les éléments attribués à chaque personne.

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Ci-dessous, nous avons utilisé les sessions de suivi de délai pour grouper les temps enregistrés. De cette façon, nous pouvons voir le temps effectivement enregistré par chaque personne, indépendamment des éléments auxquels elle est affectée. Par exemple, cette semaine, Lea devait promener six chiens, ce qui revenait à environ six heures de promenade. Comme elle ne pouvait pas assurer une de ses promenades de la semaine, elle a demandé à Kayla de la remplacer. Ainsi, dans ce cas précis, le fait de grouper en fonction de la colonne Personne montre les promenades programmées, tandis que le groupement par sessions de suivi de délai montre les promenades réellement faites.

Ce widget est donc très utile pour calculer le nombre d'heures facturables, autant pour l'employeur que pour l'employé.

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  • Plus d’options de paramètres

Ensuite, sous « Plus d'options de paramètres », nous pouvons choisir un délai, et décider si nous voulons afficher le suivi des délais en jours, en semaines, en mois ou même en années. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné « Semaines ». À l'aide des flèches, nous pouvons ensuite avancer ou reculer dans le calendrier pour changer la semaine affichée.

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Nous avons aussi la possibilité d'activer une alerte lorsqu'un groupe atteint un certain seuil. Dans notre entreprise, nous demandons à nos promeneurs de chiens d'éviter de faire plus de cinq heures de promenade par semaine, c'est pourquoi nous avons fixé notre seuil à cinq heures. Nous avons ensuite sélectionné la couleur rouge pour mettre en évidence les suivis du temps qui dépassent ce seuil. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, Kayla a marché pendant presque 8 heures cette semaine, dépassant ainsi notre seuil de presque 3 heures ! Nous savons maintenant que nous devrons être vigilants sur ce point la semaine prochaine pour que personne ne dépasse le seuil.

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Choisir comment afficher le widget

Une fois que nous avons saisi nos paramètres, nous pouvons choisir comment nous voulons que ce widget s'affiche dans notre tableau de bord.Nous pouvons l'afficher sous forme de :

  • « Suivi des délais », pour afficher le temps total enregistré dans nos tableaux
  • « Tableau », pour afficher les groupes de temps enregistrés dans tous nos tableaux exactement comme dans les tableaux. C'est une très bonne option si vous souhaitez suivre en même temps les délais ou les temps enregistrés de plusieurs tableaux.
  • « Vue partagée » (comme dans l'image ci-dessous), pour combiner les deux vues et voir à la fois les totaux et les données d'origine

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Filtrer le suivi des délais

Si nous ne souhaitons pas afficher une synthèse de toutes les informations de notre tableau, nous pouvons cliquer sur l'icône en forme de tornade pour les filtrer. 🌪

Lors de la facturation, nous tenons compte des week-ends. Le plus simple pour faire cela est de filter les promenades du week-end par promeneur. Dans l'image ci-dessous, nous avons utilisé comme filtres les groupes « promenade dans la matinée le week-end » et « promenade en soirée le week-end », ainsi que le nom d'un de nos promeneurs de chiens. Nous obtenons ainsi son total d'heures de promenades du week-end dernier. Pour revenir à cette vue la prochaine fois que nous ouvrirons notre tableau de bord, il nous suffit de cliquer sur « Enregistrer dans ce tableau de bord », et notre widget s'affichera de cette manière jusqu'à ce que nous cliquions sur « Vider » dans le menu des filtres. 

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Notre widget Suivi des délais rend très bien dans notre tableau de bord, avec nos autres widgets.

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Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.