Lorsque vous cliquez sur la bannière d'intégration « Gmail », les formules que propose notre intégration s'affichent :

Il ne vous reste qu'à sélectionner la formule que vous souhaitez créer. Pour chacune des formules, vous pouvez personnaliser l'e-mail qui s'envoie via l'intégration. Saisissez des valeurs ou complétez automatiquement l'e-mail en utilisant les champs de l'élément.

Ensuite, il vous sera demandé de connecter vos comptes Gmail et monday.com. 

Connecter votre compte

Quand vous cliquez sur l'une des formules, il vous est demandé de connecter votre compte Gmail à votre compte monday.com :

Choisissez l'adresse e-mail que vous souhaitez associer à monday.com.

Et voilà ! C'est aussi simple que ça. 😀 Vous avez connecté votre compte monday.com et Gmail. Vous pouvez à présent créer des formules pour communiquer efficacement avec votre équipe.

Remarque : lorsque vous configurez cette formule, cliquez sur email pour définir des conditions et indiquer à la formule quels emails doivent créer un élément dans le groupe sélectionné. Les conditions sont complémentaires (conditions « ET ») : chaque nouvelle condition définie s'ajoute à la précédente. Si vous souhaitez mettre en place une condition « OU » pour les e-mails reçus provenant d'une adresse ou d'une autre, vous devez créer deux automatisations : une pour l'adresse e-mail X et une autre pour l'adresse e-mail Y.

Erreur lors de la connexion

Si un message d'erreur s'affiche lorsque vous essayez de connecter Gmail à votre compte monday.com, il est probable que la connexion à ce compte Gmail en particulier soit limitée. Si le message d'erreur suivant s'affiche :

deux explications sont possibles :

1. Vous essayez de configurer un compte Gmail lequel est actuellement utilisé sur un autre compte monday.com (c'est-à-dire un compte distinct de celui sur lequel vous essayez de configurer l'intégration).
2. Vous essayez de configurer un compte Gmail actuellement utilisé par un autre utilisateur sur le même compte monday.com au moyen d'une formule d'intégration de Gmail vers monday.com.

Si vous souhaitez annuler les connexions précédentes, suivez les instructions suivantes pour révoquer l'accès d'autres utilisateurs et comptes monday.com au compte Gmail en question :

1. Connectez-vous à Gmail, puis accédez à https://myaccount.google.com/permissions
2. Faites défiler l'écran vers le bas et cliquez sur « Gérer les accès tiers »
3. Cliquez sur monday.com, puis sur le bouton bleu « Supprimer l'accès »

Une fois l'accès révoqué, vous pouvez suivre les instructions de cet article pour reconfigurer l'intégration de Gmail.

Si vous utilisez l'application E-mails et activités et que vous souhaitez savoir comment configurer une connexion avec l'application, consultez le paragraphe « Erreur lors de la connexion » de l'article consacré à l'application E-mails et activités.

L'intégration prend-elle en charge les fichiers ?

L'intégration Gmail prend en charge les fichiers ! 🎉 Si vous recevez un e-mail contenant un fichier via l'une des formules suivantes, ce fichier sera placé dans la section des mises à jour :

Il est également possible d'envoyer des fichiers à partir de la colonne Fichier. Si le fichier qui se trouve dans la colonne Fichier provient d'un espace de stockage comme Google Drive ou OneDrive, le fichier sera envoyé à vos contacts sous forme d'URL. L'accès à ce fichier dépendra des paramètres de votre espace de stockage.

Si le fichier qui se trouve dans la colonne Fichier a été téléchargé depuis l'ordinateur de quelqu'un, il sera également envoyé sous forme d'URL à vos contacts. Néanmoins, à moins que la personne qui reçoit l'e-mail ne soit membre de votre compte monday.com et qu'elle soit connectée au compte, elle ne pourra pas le télécharger.

L'intégration est-elle est compatible avec plusieurs adresses e-mails ? 

L'intégration de Gmail est compatible avec plusieurs adresses e-mails. Il vous suffit d'indiquer plusieurs adresses e-mails séparées par « ; » dans une colonne Texte. L'e-mail sera alors envoyé séparément à chacune de ces adresses. 💥

Par exemple, dans cette formule :

Dans le menu « someone » (une personne), sélectionnez l'option « Email (column) » (colonne e-mail), puis choisissez une colonne Texte :

Vous pouvez définir les valeurs (les adresses e-mail) de la colonne Texte de la façon suivante : exemple@monday.com ; exemple.monday@gmail.com.

L'intégration enverra un email à la fois à exemple@monday.com et à exemple.monday@gmail.com.

Remarque : cette manipulation ne fonctionne que pour l'envoi d'e-mails, pas pour la réception d'e-mails dans la section des mises à jour d'un élément.

Désynchroniser votre compte

Si vous n'avez plus besoin de l'intégration Gmail, procédez comme suit : 

1. Allez sur https://myaccount.google.com/security
2. Faites défiler l'écran vers le bas et cliquez sur « Gérer les accès tiers »
3. Cliquez sur monday.com, puis sur le bouton bleu « Supprimer l'accès »

 

Modifier le nom de l'expéditeur

Si, dans les e-mails envoyés via l'intégration Gmail, votre nom est incorrect, suivez ces quelques étapes pour remédier rapidement à ce problème : 

• Connectez-vous à votre compte Gmail
• Cliquez sur « Paramètres » à droite de l'écran :

 

• Cliquez ensuite sur « Comptes », puis sur « modifier les informations » :

• Saisissez le nom de votre choix dans la case vide. Ensuite, veillez à bien sélectionner cette case et cliquez sur « Sauvegarder les modifications ».

 

Ajouter votre signature 

Vous avez la possibilité d'ajouter votre signature à tous les e-mails envoyés de façon automatique par monday.com via l'intégration Gmail. Pour ce faire, cliquez sur les paramètres de votre compte Gmail.

 

Ensuite, accédez à l'onglet « Général » et ajoutez votre signature comme ci-dessous : 

Et voilà ! 😊

 

Aide : Mon intégration ne fonctionne pas !

Option 1 - Envoi d'e-mails en masse

Si vous essayez d'envoyer un e-mail en masse et que votre intégration ne fonctionne pas, cela signifie que vous avez peut-être dépassé les limites fixées par Google. Pour en savoir plus sur ces restrictions, consultez notre article sur les Restrictions de l'intégration Gmail.

 

Option 2 : Actualisez votre connexion

Si vous n'envoyez pas d'e-mail en masse et que votre intégration ne fonctionne pas, essayez de recréer la connexion. Pour cela, cliquez sur le bouton « Intégrer » situé en haut à droite du tableau. Une fois dans le Centre des automatisations, sélectionnez « Connexions » :

 

Ensuite, cliquez sur le menu latéral du compte que vous souhaitez gérer et sélectionnez « Reconnecter » dans le menu déroulant :

 

Enfin, cliquez sur « Use another account » (utiliser un autre compte) :

 

Vous pourrez alors recréer la connexion. Cela devrait résoudre le problème. Si ce n'est pas le cas, consultez l'option 3 ci-dessous.

 

Option 3 -  Désynchronisez l'intégration

Remarque importante : cette option ne sera utile que si quelqu'un a modifié les paramètres d'autorisation de Gmail. Si tel est le cas, vous pouvez désynchroniser l'intégration en procédant comme suit :

 

Suivez les étapes suivantes pour désynchroniser votre intégration :

1. Allez sur https://myaccount.google.com/security
2. Faites défiler l'écran vers le bas et cliquez sur « Gérer les accès tiers »
3. Cliquez sur monday.com, puis sur le bouton bleu « Supprimer l'accès »

 

Option 4 - Vérifiez que vous n'avez pas créé une règle pour transférer automatiquement ou filtrer les e-mails dans votre boîte de réception

Si vous rencontrez toujours des difficultés, vérifiez si le transfert automatique est activé ou si votre boîte de réception ne dispose pas d'un filtre qui classe automatiquement vos messages reçus dans des dossiers. Si c'est le cas, désactivez ces paramètres et vérifiez si l'intégration fonctionne.

 

Boucle d'automatisation des e-mails

Lorsque vous envoyez un e-mail à partir de monday, une mise à jour de votre tableau est automatiquement créée. Par conséquent, si vous avez mis en place une automatisation telle que « lorsqu'une mise à jour est créée, envoyer un e-mail à quelqu'un », une boucle d'automatisation se déclenchera. L'e-mail envoyé créera automatiquement une mise à jour de l'élément dans votre tableau, qui déclenchera à son tour la formule d'automatisation. 

 

 

Pour mettre fin à la boucle d'automatisation, la formule d'automatisation doit être désactivée à partir du centre des automatisations. Sélectionnez « Automatisations du tableau » en haut du centre des automatisations, localisez la formule d'automatisation qui est à l'origine de la boucle, et basculez sur « Désactivé ».