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Appliquer la méthode GTD sur monday.com

La méthode GTD (Getting Things Done, faire avancer les choses) peut vous aider à gérer vos idées et vos tâches de façon idéale. De plus, vous pouvez facilement l'adopter dans votre flux de travail monday.com en quatre étapes. 

Ce guide vous présentera la méthode GTD, vous expliquera comment la mettre en place sur la plateforme et ce qu'elle implique en pratique.

 

Qu'est-ce que la méthode GTD ?

La méthode GTD est une méthode de gestion du temps créée par le consultant en productivité David Allen. Elle consiste à s'ôter de l'esprit les tâches et projets planifiés en les posant par écrit et en les divisant en tâches concrètes. Vous pouvez ainsi concentrer toute votre attention sur l'action plutôt que d'essayer de vous rappeler les tâches à effectuer. 

Supposons que vous ayez une idée ou une pensée dont l'issue n'est pas encore déterminée ou dont la prochaine action n'est pas encore définie. C'est là que la méthode GTD entre en jeu. Elle se décompose en cinq étapes : collecter, clarifier, organiser, réfléchir et agir.

L'organigramme ci-dessous, tiré du site du créateur, illustre la façon dont peut se décomposer cette méthode :

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Vous vous dites peut-être : « Déjà que je n'arrive pas à ne pas mélanger tout ce que j'ai à faire, en plus vous me rajoutez des diagrammes ? C'est une plaisanterie ? ». Nous nous sommes dit ça, nous aussi ! Ne vous inquiétez pas. Nous allons utiliser monday.com pour décomposer cette méthodologie en étapes concrètes.  

 

Étape 1 : créer votre liste de tâches

Dans la liste des tâches, vous allez collecter, clarifier et organiser vos tâches et vos idées. 

Pour commencer, créez un tableau « Liste de tâches ». Placez-y toutes vos idées et réflexions dans des éléments. Créez trois colonnes Statut : Clarifier, Perspective et Règle des deux minutes.

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Chaque tâche ou idée peut ensuite être clarifiée et organisée en répondant à ces questions : est-elle concrète ? Prend-elle plus de deux minutes ? Cet objectif est-il atteignable ? 

  • Clarifier : pour chaque tâche, demandez-vous si elle est concrète ou non. Par exemple, est-ce une tâche à réaliser ou simplement un événement auquel vous devez assister ?
  • Perspective : les objectifs à court terme correspondent aux pensées, aux tâches et aux projets dont vous devez vous occuper aujourd'hui, la semaine prochaine ou même le mois prochain. Les objectifs à long terme se rapportent aux tâches ou aux idées que vous pouvez réaliser à l'avenir (cette année, dans les deux prochaines années, objectif de vie).
  • Règle des deux minutes : cette tâche sera-t-elle terminée en deux minutes ou moins ? Si la réponse est oui, acquittez-vous en ! (Appelez votre mère pour lui dire bonjour. 😇)

Une fois que nous avons ajouté un élément à la liste des tâches et mis à jour toutes les informations nécessaires, il est temps de lui trouver une place afin de pouvoir y revenir quand nous en aurons besoin.  

Les éléments peuvent être déplacés dans l'un des trois autres tableaux que vous créerez (Projets, Événements, Éléments non concrets). Vous pouvez également utiliser la colonne Connecter les tableaux pour créer un raccourci vers l'élément en question dans l'un des autres tableaux, comme le montre la dernière colonne du tableau de l'exemple ci-dessus. 

monday.com

Pour que votre liste de tâches reste organisée, utilisez des automatisations. Nous avons ajoutée les deux automatisations suivantes à notre tableau Liste de tâches :

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Cette formule, une fois configurée pour chacun de vos tableaux, créera un élément dans le tableau approprié et connectera automatiquement vos tableaux.

Étape 2 : créer un tableau « Projets »

Ce tableau contiendra tous les éléments concrets, réalisables à long terme et à court terme. Vous allez ensuite les organiser. Les groupes nous servent à indiquer quand la tâche doit être exécutée et la colonne Statut indique la priorité. 

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La section des mises à jour
Dans l'esprit de la méthode GTD, nous utilisons également la section des mises à jour pour définir la prochaine étape et le résultat final attendu. La section des mises à jour est l'endroit idéal pour définir les jalons de chaque action : 
  • Le statut actuel du projet 
  • Quelle est la prochaine étape ? 
  • Le résultat final attendu 

Autre bon moyen de suivre votre progression : utiliser une check-list dans la section des mises à jour pour lister les prochaines étapes et les barrer à mesure que vous progressez.

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Toutes les vues
Pour parfaire votre tableau Projets, utilisez les vues de tableau afin d'afficher toutes vos tâches au format qui vous convient le mieux. Voici à quoi ressemble notre tableau de projets dans la Vue des échéances :
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Étape 3 : créer et connecter vos autres tableaux

Nous avons évoqué rapidement la création d'autres tableaux à l'étape 1, vous vous en souvenez ? Deux autres tableaux sont importants pour appliquer la méthodologie GTD sur monday.com.

Tableau des événements
Dans votre tableau « Événements », vous allez répertorier tous vos événements. Vous pouvez utiliser l'intégration du calendrier pour le synchroniser avec votre calendrier personnel.
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Tableau des éléments non concrets

Que faire de vos idées qui ne sont pas concrètes ? Les éléments qui ne sont pas concrets iront dans le tableau « Éléments non concrets » :

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Connecter les tableaux
Ajoutez une colonne Hashtag aux tableaux que vous avez créés : vous aurez ainsi la possibilité de regrouper les éléments de tous vos tableaux GTD en recherchant le hashtag #GTD à l'aide de la fonctionnalité Tout rechercher
 
Par exemple, si vous souhaitez consulter toutes les tâches et idées allant du 3 au 10 novembre de tous les tableaux GTD, cliquez sur le hashtag #GTD pour lancer la recherche, puis filtrer par date pour afficher la période désirée.
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Étape 4 : ne garder que les informations pertinentes 

Arrêtez-vous et réexaminez les tâches ; posez-vous des questions et réfléchissez.
 
Évaluation hebdomadaire 
Chaque semaine, examinez votre liste de tâches afin de vous assurer que toutes les tâches ont été catégorisées et copiées dans les tableaux adaptés. Toutes les tâches sont-elles classées comme elles devraient l'être ? Configurez les automatisations présentées à l'étape 1 pour vous assurer que tous les éléments sont répartis comme il se doit entre les différents tableaux. 
Une fois que vous êtes certain que votre liste des tâches est à jour, consultez votre progression en parcourant le tableau Projets. Utilisez le mode échéance pour voir ce que vous devez accomplir ensuite. 
 
Évaluation mensuelle 
Tous les mois, examinez vos projets à court terme listés dans le tableau Projets et parcourez vos objectifs à long terme pour voir si certains sont devenus pertinents.
  

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

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