Automatisations monday.com

 
Avez-vous déjà eu l'impression de faire trop de travail manuel ? Vous aimeriez que monday.com fasse les démarches sans avoir à apprendre à coder d'abord ? La chance vous sourit ! 🍀
 
Nos automatisations vous permettent d'utiliser un événement sur monday.com (comme la modification d'un état) pour déclencher une action (comme l'envoi d'une notification). Pour cela, il faut choisir parmi des flux d'automatisation prédéfinis que nous avons créés pour vous. Comment cela fonctionne-t-il ? Poursuivez votre lecture pour le découvrir. 👇
 
 
 Conseil : vous pouvez regarder notre webinaire enregistré sur les automatisations en cliquant ici :)
 
 

Comment ajouter une automatisation ? 

Pour ajouter une automatisation, allez dans le tableau pour lequel vous souhaitez créer une automatisation et cliquez sur le bouton Automatiser, situé dans le coin supérieur droit de votre écran. 
 
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Vous accéderez à notre centre d'automatisations comme ci-dessous : 
 
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Que sont les flux d'automatisation ?

Les flux d'automatisation sont des combinaisons de déclencheurs et d'actions que nous vous fournissons. Vous pouvez personnaliser les paramètres de chaque aspect du flux en fonction de vos besoins. Voici un exemple simple : lorsque l'état change en quelque chose, informer la personne affectée à chaque période. Sur la plateforme, voici à quoi cela ressemblerait 👇 :
 
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Dans ce cas, le déclencheur sera une colonne d'état spécifique changeant en une étiquette spécifique, les deux paramètres étant choisis par vous (c.-à-d. que vous choisirez la colonne État et l'étiquette). Ce déclencheur entraînera l'action (une notification, le libellé que vous déterminerez, sera envoyée à la personne affectée associée). 
 
Nous avons créé de nombreux flux parmi lesquels choisir, ce qui vous permet de créer de nombreuses automatisations sympas sur votre compte monday.com 
 

Alors, comment cela fonctionne-t-il ? 

Une fois que vous avez sélectionné votre flux d'automatisation, vous devrez ajouter vos paramètres. Un paramètre est situé n'importe dans le flux souligné. Dans notre exemple, supposons que chaque fois que la colonne d'État « Rédaction » passe à « Terminé », la personne affectée dans la colonne personne en tant que « Éditeur » sera informée. 
 
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Après avoir cliqué sur le paramètre « Notifier », vous pouvez entrer l'objet de votre notification. Des variables concernant le nom de l'élément et le nom du tableau peuvent être ajoutées à vos notifications en cliquant sur les boutons bleus en bas de l'éditeur de notification.
 
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Ensuite, dans le cadre de cet exemple, sélectionnez la colonne « Éditeur » pour le paramètre « quelqu'un ».  
 
 
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Après avoir cliqué sur « Ajouter au tableau », l'automatisation sera activée.
  
Désormais, chaque fois que l'état Rédaction sera remplacé par Terminé, la personne assignée dans la colonne Éditeur recevra automatiquement une notification sur l'icône de cloche et par e-mail toutes les semaines le jeudi. 
 
Ça y est ! Notre première automatisation est en ligne. 🎉🎉
 

Comment modifier ou supprimer une automatisation ?

Une fois que vous avez ajouté des automatisations à votre tableau, vous pouvez les activer ou les désactiver à l'aide de l'icône de l'interrupteur. Vous pouvez également utiliser l'icône du crayon pour modifier l'automatisation, ou la corbeille pour la supprimer complètement.

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Informer quelqu'un quand...

  • Quand une date approche et que le statut est quelque chose, informer quelqu'un
  • Quand une colonne change, informer quelqu'un
  • Quand une date approche, informer quelqu'un
  • Quand un état change en quelque chose, informer quelqu'un.
  • Quand un état change de quelque chose à autre chose, informer quelqu'un
  • Quand un nouveau élément est créé, informer quelqu'un
  • Quand un élément est déplacé vers un groupe, informer quelqu'un après un certain temps
  • Quand une date est révolue et l'état est quelque chose, informer quelqu'un à chaque période
  • Quand l'état est quelque chose, informer quelqu'un à chaque période
  • À chaque période, informer quelqu'un
  • Quand une mise à jour est postée, informer quelqu'un   
  • Quand une mise à jour est postée sur cet élément, informer quelqu'un 
  • Quand un élément est créé dans ce groupe, informer quelqu'un  

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Ces automatisations vous permettent d'informer les utilisateurs des différents changements sur un tableau et même de personnaliser le timing de ces notifications.  La notification personnalisée, créée au moyen d'une formule d'automatisations, apparaîtra dans les notifications de la cloche de l'utilisateur une fois les paramètres définis.  

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Quand l'état change...

  • Quand un état change en quelque chose, déplacer l'élément vers le groupe.
  • Quand un état change en quelque chose, archiver l'élément
  • Quand l'état change en quelque chose, changer un autre état en quelque chose.
  • Quand l'état change en quelque chose, définir la date d'échéance sur la date actuelle plus quelques jours.
  • Quand une date approche et que le statut est quelque chose, le changer en quelque chose d'autre 
  • Quand l'état change en quelque chose, , reporterla date d'échéancedequelques jours
  • Quand un état change en quelque chose, affecter quelqu'un en tant que personne affectée
  • Quand un nouvel élément est créé, définir son état sur quelque chose
  • Quand un état  change en quelque chose, informer quelqu'un
  • Quand un état  change en quelque chose, créer un élément
  • Quand un état  change en quelque chose, supprimer l'élément 
  • Quand un état  change de quelque chose à autre chose, informer quelqu'un
  • Quand un état change en quelque chose, affecter une équipe en tant que personne affectée
  • Quand un état change en quelque chose, déplacer l'élément vers le groupe après quelques jours
  • Quand un état change en quelque chose, commencer le suivi de délai. Quand un état change en quelque chose, arrêter. 
  • Quand un état change en quelque chose, arrêter le suivi de délai 
  • Quand un état change en quelque chose, commencer le suivi de délai 
  • Quand un état change en quelque chose, établir l'heure sur l'heure actuelle 

 

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Ce groupe d'automatisations fonctionne avec la colonne État et contribue à l'efficacité de divers flux de travail en déclenchant différentes actions au fur et à mesure qu'un projet avance, notamment en ajustant les dates d'échéance, en déplaçant des éléments vers divers groupes d'un tableau, en archivant des éléments et en mettant à jour d'autres états dépendants.

Définissez une action récurrente pour...

  • Chaque période, créer un élément.
  • Chaque période, dupliquer un groupe
  • Quand l'état est quelque chose, informer quelqu'un à chaque période
  • À chaque période, informer quelqu'un
 
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De nombreuses équipes travaillent de manière cyclique ou sur des projets récurrents et doivent donc créer des tâches et des éléments récurrents.  Désormais, cela est possible grâce aux automatisations d'action récurrente qui vous permettent de créer un élément ou de dupliquer un groupe à la période de votre choix.  Vous pouvez définir la période sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, à une heure spécifique de la journée.
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Définissez des rappels d'échéance pour...

  • Quand une date approche et que le statut est quelque chose, informer quelqu'un
  • Quand une date approche, informer quelqu'un
  • Quand la date d'échéance approche, déplacer l'élément dans groupe et reporter la date de quelques jours
  • Quand la date approche, déplacer l'élément vers groupe
  • Quand la date d'échéance approche, dupliquer l'élément dans ce groupe et reporter la date de quelques jours 
  • Quand une date approche et que le statut est quelque chose, le changer en quelque chose d'autre
  • Quand une date est révolue et que l'état est quelque chose, informer quelqu'un à chaque période
  • Quand l'élément est créé, définir la date d'échéance sur la date de création plus quelques jours
  • Quand l'état change en quelque chose, définir la date d'échéance sur la date actuelle plus quelques jours
  • Quand l'état change en quelque chose, , reporter la date d'échéance de quelques jours
  • Quand une date est révolue et que l'état est quelque chose, déplacer l'élément vers groupe
  • Quand la date change, ajuster une autre date en nombre de jours en chiffres 
 
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Vous remarquerez que ces automatisations figurent dans la section des notifications de la boutique des automatisations.  Elles sont également répertoriées dans leur propre section car elles sont spécialement conçues pour rappeler aux utilisateurs les dates d'échéance afin de s'assurer que les tâches sont effectuées à temps. La première automatisation répertoriée est même accessible directement via la colonne Date lorsque cette dernière est définie sur le mode Échéance.  En cliquant sur le menu déroulant et en sélectionnant Définir des rappels de date d'échéance, vous serez directement dirigé(e) vers le formule d'automatisation.

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Créer un élément

  • Quand un état change en quelque chose, créer un élément dans le tableau 
  • Quand la date d'échéance approche, créer un élément dans le tableau
  • Quand une personne est attribuée à quelqu'un, créer un élément dans le tableau  
  • Chaque période, créer un élément.
  • Quand un nouvel élément est créé, affecter une équipe en tant que personne affectée.
  • Quand un nouvel élément est créé, affecter quelqu'un en tant que personne affectée
  • Quand l'élément est créé, définir la date d'échéance sur la date de création plus quelques jours
  • Quand un nouvel élément est créé, informer quelqu'un 
  • Quand un nouvel élément est créé, définir son état sur quelque chose 
 

 

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Ces automatisations contribuent à la gestion des équipes en s'assurant que les membres de l'équipe sont automatiquement affectés aux éléments en fonction de la création ou de l'état d'un nouvel élément. Cela permet de gagner du temps en affectant manuellement les membres de l'équipe et augmente la responsabilité au fur et à mesure de l'avancement des projets.   

Déplacer un élément

  • Quand un état change en quelque chose, déplacer l'élément vers le groupe.
  • Quand la date d'échéance approche, déplacer l'élément vers le tableau
  • Quand une personne est attribuée à quelqu'un, déplacer un élément dans le tableau
  • Quand un état change en quelque chose, déplacer l'élément vers le groupe
  • Quand la date approche, déplacer l'élément vers groupe
  • Quand la date d'échéance approche,dupliquer l'élément dans ce groupe et reporter la date de quelques jours
  • Quand une date approche et que l'état est quelque chose, déplacer l'élément vers groupe
  • Quand un élément est déplacé vers un groupe, informer quelqu'un après un certain temps
  • Quand un état change en quelque chose, déplacer l'élément vers le groupe après quelques jours
  • Quand la date d'échéance approche, déplacer l'élément dans groupe et reporter la date de quelques jours 

 

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Dépendances

  • S'assurer que la date d'un élément soit toujours postérieure à la date de son élément de dépendance.
  • S'assurer que cette date dans l'élément arrive toujours après que cette autre date soit passée.
  • Quand l'état change en quelque chose , changer l'état de sa dépendance en quelque chose 
  • Ajuster cette date pour refléter les modifications apportées à cette autre date du même élément.
  • Ajuster la date d'un élément pour refléter les modifications apportée à la date de son élément de dépendance.

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Si vous avez des dates d'échéance dépendantes les unes des autres, vous pouvez dès à présent les configurer via nos automatisations de dépendance ! Ces automatisations fonctionnent avec une colonne Dépendance, que vous pouvez ajouter directement à votre tableau via la formule d'automatisation.  Cliquez ici pour en savoir plus sur la configuration des dépendances sur monday.com.

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Tableaux entrecroisés

  • Quandun état change en quelque chose, créer un élément dans un tableau
  • Quand la date d'échéance approche, créer un élément dans le tableau
  • Quand une personneest attribuée àquelqu'un, créer un élément dans le tableau
  • Quand un état change en quelque chose, déplacer un élément dans le tableau
  • Quand la date d'échéance arrive, déplacer l'élément vers le tableau
  • Quand une personne est attribuée à quelqu'un, déplacer un élément dans le tableau

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Sur monday.com, de nombreuses équipes créent des tableaux leur permettant d'organiser des tâches et des projets distincts tout en contenant des informations directement liées les unes aux autres.  Les automatisations à travers les tableaux offrent la possibilité d'interagir entre les tableaux, en permettant à une action dans un tableau de déclencher une action dans un tableau complètement séparé.  Avec les astuces répertoriées ci-dessus, les utilisateurs peuvent déplacer des éléments d'un tableau à un autre ou créer des éléments entièrement nouveaux grâce à des actions spécifiques.  Ces automatisations ajoutent un nouvel aspect à la collaboration en équipe et permettent aux utilisateurs de monday.com de gérer des projets interdépendants de manière transparente et cohérente.

 

 Si vous avez des questions à ce sujet ou à propos d'un autre sujet de l'article, n'hésitez pas à contacter notre service client à support@monday.com.