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Automatisations monday.com

 
 
 

Avez-vous déjà eu l'impression de faire trop de travail manuel ? Vous aimeriez que monday.com puisse fonctionner automatiquement sans avoir besoin d'apprendre à coder ? La chance vous sourit !

Organisez encore mieux votre flux de travail grâce à nos automatisations ! Cette fonctionnalité géniale vous permet de créer votre propre automatisation des flux de travail, ou de choisir parmi les modèles prédéfinis. Créer de nouvelles combinaisons adaptées aux besoins de votre équipe et intégrez-les parfaitement dans votre flux de travail spécifique !

 
 

 

Apprendre le jargon

Chaque automatisation comporte un déclencheur, une condition, et une action (ou plusieurs).

Veuillez indiquer les définitions de ces termes :
  • Un déclencheur désigne un événement que vous choisissez et qui met l'automatisation en marche.
  • Une condition désigne l'exigence que le déclencheur doit respecter pour que l'automatisation fonctionne.
  • Une action désigne l'évènement qui se produit lorsque le déclencheur s'exécute et que la condition est vérifiée.

 

Pour mieux comprendre les déclencheurs, les conditions et les actions, prenons un exemple de formule : « Lorsqu'un statut change pour un élément, archivez-le ».

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Dans ce cas, le déclencheur est « Lorsqu'un statut change ». La condition est « pour un élément » (dans notre cas, nous avons choisi l'étiquette de statut « N'est plus pertinent ») et l'action est « archivez-le ».

Grâce à cette automatisation, à chaque fois que la colonne d'état d'un élément reçoit l'étiquette « N'est plus pertinent », cet élément est automatiquement archivé.

Remarque : Pour en savoir plus sur les actions d'automatisation et leur incidence sur la tarification, veuillez consulter l'article Actions d'automatisation et d'intégration .

 

Ajouter une automatisation

Lorsque vous ajoutez une automatisation, vous avez la possibilité de personnaliser votre propre formule ou de choisir parmi les formules d'automatisation prédéfinies (nous le verrons plus tard !). Pour ajouter une automatisation personnalisée, accédez au Centre d'automatisations à l'aide d'un clic, puis sélectionnez « Créer une automatisation personnalisée » comme suit :

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C'est le moment de la personnaliser ! 🎉

 

Étape 1 : Choisissez un déclencheur

Pour créer votre automatisation la première étape consiste à choisir un déclencheur en cliquant sur « Lorsque ceci se produit ». Ensuite, vous avez la possibilité de choisir un déclencheur parmi les options du menu déroulant ou en cliquant sur « Plus d'options ». Un déclencheur peut impliquer une colonne de votre tableau (par exemple, Statut, Personne, Date, etc.) ou une action/un événement (par exemple, élément créé, chaque période de temps, etc.) :

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Dans l'exemple ci-dessus, nous avons choisi la colonne Statut comme le déclencheur dont la valeur varie. Ensuite, il faut sélectionner la condition pour ce déclencheur.

 

Etape 2 : Sélectionnez une condition

En fonction du déclencheur que vous avez choisi à l'étape 1, vous devrez ensuite sélectionner une condition. Dans cet exemple, nous voulons déclencher une action lorsque la colonne Statut intitulée « Contrat » passe à « Signé ».

Pour ce faire, nous avons cliqué dans les champs surlignés et sélectionné la colonne statut intitulée « Contrat » et ensuite nous avons choisi l'étiquette « Signé » comme ci-dessous :

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Remarque : les étiquettes affichées correspondent aux étiquettes de la colonne statut sélectionnée dans votre tableau.

 

Si vous souhaitez définir des conditions supplémentaires dans votre formule, il vous suffit de cliquer sur le signe plus à côté de la condition que vous avez définie et d'en choisir une autre ! À titre d'exemple, nous avons ajouté une autre condition « si la personne est un individu ».

Désormais, l'automatisation ne sera déclenchée que si le champ « Contrat » passe à « Signé » et que le commercial responsable est Noy ! 💥

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Étape 3 : Définir une action

Maintenant que la première partie de notre automatisation (déclencheur + condition) est créée, nous devons choisir une action pour l'exécuter ! Pour choisir une action, cliquez sur le champ gris « Faites ceci ensuite ». Ensuite, vous avez la possibilité de choisir une action parmi les options du menu déroulant ou en cliquant sur « Plus d'options ».

Dans le cas de notre automatisation, nous avons choisi l'action « Notifier quelqu'un », comme illustré ci-dessous :

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Le moment est venu de valider l'action sélectionnée ! Pour personnaliser l'action exacte qui se produira, cliquez dans le(s) champ(s) surligné(s). Dans notre cas, nous allons utiliser le champ « notifier » pour personnaliser le message de notification qui sera envoyé, puis nous choisirons le destinataire de cette automatisation.

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Notre automatisation est maintenant prête ! Dès que nous sélectionnons le bouton bleu « Créer l'automatisation », l'automatisation est prête à être exécutée. Grâce à cette automatisation, chaque fois que la colonne Statut intitulée « Contrat » reçoit l'étiquette « Signé », le chef des ventes reçoit une notification à ce sujet dans l'instant. 🎉

Remarque : vous pouvez ajouter plusieurs actions différentes à votre formule d'automatisation ! Nous verrons comment faire dans un instant.

 

Automatisations multi-étapes

Si vous souhaitez créer des flux d'automatisation plus longs et plus complexes, vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs actions différentes à une seule formule d'automatisation ! Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le signe plus à droite de l'action que vous avez déjà définie, de choisir l'action supplémentaire, puis de remplir les champs qui sont surlignés.

Vous pourrez ainsi continuer d'ajouter autant d'actions que vous le souhaitez sur la même formule !

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Formules d'automatisation prédéfinies

Comptez-vous utiliser une automatisation à partir d'un modèle prédéfini plutôt que de créer la vôtre ? Les rubriques dans le menu à gauche constituent un bon point de départ. Veuillez parcourir ces rubriques afin de trouver ce que vous cherchez, ou alors, utilisez la barre de recherche et lancez-vous tout de suite à l'aide d'une formule prédéfinie.
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Après avoir sélectionné un modèle de formule prédéfinie, il ne vous reste plus qu'à remplir les champs surlignés, à cliquer sur « Créer une automatisation », et le tour est joué !
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Pour en savoir plus sur ces rubriques et les différents types de formules que nous proposons, veuillez consulter les articles suivants : 
 
 
 

 

Modifier, supprimer, créer un modèle ou dupliquer une automatisation

 
  • Activer ou désactiver les automatisations
Une fois que vous avez ajouté des automatisations à votre tableau, vous pouvez cliquer sur l'onglet « Tableau des automatisations » et les activer ou les désactiver à l'aide de l'icône de l'interrupteur comme ci-dessous.
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  • Modifier une automatisation

Pour modifier la configuration de votre automatisation, cliquez sur le menu latéral et appuyez sur « Modifier l'automatisation » comme ci-dessous. En cliquant sur cette option, vous ouvrez l'éditeur d'automatisation où vous pouvez reconfigurer votre formule comme vous le souhaitez !

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  • Dupliquer une automatisation

Vous pouvez également choisir de dupliquer une automatisation à partir du même menu latéral en cliquant sur « Dupliquer l'automatisation » ! En cliquant sur cette option, l'éditeur d'automatisation s'ouvre et vous pouvez modifier l'automatisation si vous le souhaitez. Pour achever le processus de duplication, assurez-vous de sélectionner le bouton bleu « Créer l'automatisation » et le tour est joué !

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Remarque : les automatisations peuvent être dupliquées sur des tableaux et des modèles du moment qu'elles sont activées dans la section Tableau des automatisations !

 

  • Enregistrer une formule d'automatisation sous forme de modèle

Vous pouvez enregistrer votre propre formule personnalisée comme modèle et la mettre à la disposition de tous sur votre compte monday.com. Pour ce faire, cliquez sur le menu latéral à droite de l'automatisation, sélectionnez « Enregistrer en tant que modèle », nommez-la et cliquez sur « Créer modèle » pour l'enregistrer !

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  • Supprimer les automatisations non sollicitées

Si vous souhaitez supprimer une formule d'automatisation, il est possible de le faire à partir du même menu en cliquant sur « Supprimer l'automatisation », puis sur « Supprimer définitivement ».

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Les types de colonne suivants ne sont actuellement pas pris en charge dans le champ « notifier » d'une automatisation des notifications :

  • Formule
  • Numérotation automatique
  • Progression
  • Lien
  • Connecter les tableaux

 

Les types de colonne suivants ne sont actuellement pas pris en charge dans le  mappage d'un élément :

  • Tags
  • Miroir
  • Menu déroulant
  • Suivi des délais
  • Lien
  • Lien entre éléments
  • Lieu
  • Heure mondiale
  • Téléphone
  • Fichier
  • Semaine
  • Lien
  • Pays
  • Équipe
  • Vote
Remarque : Pour des raisons de sécurité, les colonnes réglées sur limiter la vue des colonnes  ne seront pas prises en charge dans les formules d'automatisation et d'intégration.
 
 

Automatisations basées sur le temps

Vous vous demandez peut-être comment fonctionnent les automatisations temporelles. Par exemple, dans le champ « date » de la formule suivante : Quand date arrive, notifier quelqu'un.

La même automatisation temporelle s'exécute à différents moments pour différents utilisateurs si différents fuseaux horaires sont configurés dans les paramètres de leur ordinateur. Autrement dit, si votre « Quand » dans la recette susmentionnée est réglé sur 9 heures, les utilisateurs de New York recevront une notification à 9 heures EST et les utilisateurs de Tel Aviv recevront une notification à 9 heures IDT.

 

Tel que mentionné, les automatisations temporelles s'exécuteront en fonction du fuseau horaire de votre ordinateur. Toutefois, si les paramètres de votre fuseau horaire dans Mon profil sont extrêmement différents de ceux de votre fuseau horaire local (plus de quelques heures), il se peut que vous rencontriez un problème. Si c'est le cas pour vous et qu'il est essentiel que ces deux paramètres soient différents, veuillez contacter notre équipe de service client à support@monday.comExpliquez brièvement votre cas d'utilisation pour que nous puissions transmettre vos remarques à notre équipe !

Remarque : Si votre formule indique « Quand la date est passée... », l'automatisation se déclenchera à minuit ce jour-là.

 

Comment transférer l'administration ?

En tant qu' admin de votre compte, vous pouvez transférer la propriété de vos automatisations d'une personne à une autre à l'aide de quelques clics ! Cette option peut s'avérer très utile si vous souhaitez qu'un collaborateur prenne en charge un tableau que vous gérez et si vous lui donnez la possibilité de modifier les automatisations que vous avez définies.

Remarque : À l'heure actuelle, il n'est possible de transférer la propriété que des automatisations, et non des intégrations.

 

Pour ce faire, cliquez sur votre photo de profil, puis sur « Admin », « Utilisateurs » et « Propriété des automatisations ».

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Sur cette page, utilisez le menu déroulant pour sélectionner le propriétaire actuel et le nouveau propriétaire. Cliquez sur « Changer de propriétaire » et c'est tout !

Remarque : pour pouvoir transférer la propriété de l'automatisation, l'admin actuel doit être un utilisateur actif du compte. Le transfert ne fonctionnera pas pour les utilisateurs désactivés.

 

Limite de débit des automatisations

Si aucun plafond n'est fixé quant au nombre de formules pouvant être créées, il existe en revanche certaines limitations quant au nombre d'automatisations pouvant être déclenchées ou d'actions pouvant être exécutées via l'API par minute. Ces limites existent afin d'éviter de surcharger nos serveurs.
  • Limite au nombre de déclenchements :
    Il existe certaines limitations quant au nombre de fois qu'une même formule peut être déclenchée par minute. Une fois cette limite atteinte, une notification est envoyée au créateur de la formule. Par ailleurs, la formule en question est déactivée.

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  • Limite au nombre d'actions :
    Il existe certaines limitations quant au nombre d'actions par minute pouvant être exécutées par une même formule. Une fois cette limite atteinte, une notification est envoyée au créateur de la formule. Par ailleurs, toutes les actions ne seront pas effectuées.

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Ressources supplémentaires

Si vous n'avez pas trouvé ce que vous cherchiez dans cet article, ne vous inquiétez pas. Voici quelques ressources supplémentaires pour vous :

Si vous avez besoin d'informations à propos de catégories particulières d'automatisation, veuillez consulter les articles suivants :

 

 

 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

 

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