Pouvons-nous vous aider?

Des formulaires ! Produits par monday.com :)

 

 

Chez monday.com nous faisons tout notre possible pour simplifier votre vie professionnelle, la rendre plus productive et plus efficace ! Plutôt que de recevoir des informations de vos clients puis de passer encore plus de temps à les saisir sur la plateforme, nous avons créé une solution qui vous fera gagner du temps et qui plaira à vos clients : les formulaires par monday.com 😊

 

Qu'est-ce qu'un formulaire? 

Vous allez créer un tableau sur mesure, selon vos spécifications (avec les colonnes que vous connaissez et adorez déjà). En quelques clics, vous pourrez créer un formulaire basé sur ce tableau, le partager avec vos clients (par un lien ou en l'intégrant sur un site Internet) et chaque réponse créera un nouvel élément avec toutes les réponses dont vous avez besoin !

 

 Remarque : le formulaire est un sous-produit du tableau et non l'inverse. Si vous modifiez quelque chose dans la vue Formulaire (par ex., si vous modifiez l'en-tête d'une colonne), cela ne sera pas répercuté dans le tableau.

 

Qui peut remplir les formulaires?

Tout le monde, temps que ces personnes ont accès au lien partageable ou intégré.

 

Quelles sont les colonnes compatibles?

Voici les types de colonnes pris en charge : Texte, Long texte, Chiffres, Statut, Date, Classement, Fichier, Téléphone, E-mail, Menu déroulant, Case à cocher, Lieu, Pays et Échéances. Grâce au menu déroulant à choix multiples, vous pouvez rechercher et sélectionner plusieurs options pour votre formulaire.

 

Remarque : lorsque vous téléchargez des fichiers via des formulaires, la taille maximale autorisée est de 50 Mo. 

 

Configuration

Étape 1 : Créez le tableau

Le formulaire est créé en fonction des colonnes que vous insérez (les noms sont bien entendu modifiables) et les soumissions de formulaires créent de nouveaux éléments. Votre entreprise a besoin d'informations ? Ayez recours aux formulaires avec votre service de messagerie ! 📩

 

Étape 2 : Activez la Vue Formulaires sur votre tableau

Pour ajouter une vue Formulaire, cliquez sur « Toutes les vues » en haut à gauche de votre tableau, puis sur « Ajouter une vue ». Cliquez sur « Formulaire » comme ci-dessous : 

 

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Personnalisez l'apparence de votre formulaire

Ce formulaire peut et sera envoyé à (ou vu par) votre public cible, quel qu'il soit. Nous tenons à ce que vous puissiez utiliser monday.com pour toucher de nouveaux publics et gérer vos trouvailles sur la plateforme. C'est pourquoi nous avons ajouté des options de personnalisation, pour vous permettre d'ajouter votre logo ou changer votre arrière plan.

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Si vous possédez un compte Pro, vous pouvez même masquer le logo monday.com en bas du formulaire. Il suffit de cliquer sur la roue dentée dans le coin supérieur droit pour lancer les paramètres du formulaire, puis sous « Présence de la marque sur le formulaire » cliquez sur « Masquez les logos monday.com » comme ceci :

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Vous pouvez maintenant constater que le logo de monday.com a disparu du bas de votre formulaire.

 

Personnalisez le contenu de votre formulaire

Vous contrôlez les colonnes qui apparaissent dans le formulaire et celles qui restent masquées. Pour commencer la personnalisation, parcourez le formulaire. Lorsque vous passerez le curseur sur chacun des blocs respectifs, un œil apparaîtra dans le coin supérieur droit et vous permettra de masquer la colonne. Voici l'œil et l'affichage de la colonne lorsque masquée (en cliquant de nouveau sur l'œil, la colonne réapparaîtra).

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 Remarque : à gauche de chaque colonne du formulaire figure une icône vous permettant de savoir à quel type de colonne du tableau elle correspond. Même si vous modifiez la question, l'icône restera la même.

 

 

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Vous pouvez également présenter votre formulaire sous forme d'enquête. Sélectionnez simplement « ¨Présenter sous forme d'enquête » dans les options de paramétrage, et votre formulaire s'affichera comme une barre d'enquête en bas de la page. Au fur et à mesure que le formulaire est rempli, la barre de sondage remplira :

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Les questions

Au début, le formulaire sera généré avec le nom du tableau comme en-tête et les noms des colonnes dans les questions. Passer le curseur de la souris sur l'en-tête ainsi que sur la description facultative du formulaire vous permettra de les modifier. En fait, passer la souris sur chaque bloc du formulaire vous permettra de modifier la question et la description facultative de la question (ainsi que l'option permettant de masquer ou d'afficher la question déjà décrite ci-dessus).

Voici comment modifier les différentes options :

Modifier la description

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Modifier la question

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 Remarque : si vous ne modifiez pas le champ « Ajouter une description du formulaire », celui-ci n'apparaîtra pas dans la version qui sera publiée. Cliquez sur « Aperçu » pour le vérifier.

 

 

Autre option très intéressante : les questions obligatoires. Vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin en rendant certaines questions incontournables. Voici comment vous pouvez rendre chacune de ces questions obligatoires :

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Vous vous demandez sûrement ce qu'il se passerait si un répondant décidait de ne pas répondre à une question obligatoire et cliquait sur « Soumettre  ». Voilà ce que la personne verrait :

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Si vous voulez essayer vous-même, cliquez sur « Aperçu » puis sur « Soumettre » ! 

 

 Conseil : si vous préférez éviter aux personnes qui répondent de renseigner la date, ajoutez une colonne Journal de création, qui indiquera l'heure exacte de la création de l'élément. 

 

 

Les formulaires affichent-ils le nom des personnes qui y répondent?

Lorsque vous créez un formulaire, la plateforme reconnaît si la personne qui le remplit est un utilisateur de votre compte et elle affichera son nom dans le journal de création de l'élément. Plus besoin d'ajouter de champs « Votre nom ». 

  • Comment créer des formulaires anonymes ?

C'est ce que les formulaires font par défaut, mais vous pouvez créer des formulaires anonymes. Les réglages se font dans les paramètres de la vue tableau.

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Si vous optez pour un formulaire anonyme, un message informera l'utilisateur qui le remplit que le formulaire est anonyme. Le cas échéant, le créateur du formulaire apparaitra dans le journal de création de tous les éléments. Si un utilisateur est inscrit sur plusieurs comptes monday.com lorsqu'il remplit le formulaire, nous reconnaitrons l'identifiant utilisateur du dernier compte auquel il s'est connecté.

Remarque : les formulaires reconnaissent la personne qui les remplit uniquement si ces trois conditions sont remplies :
1. L'utilisateur doit avoir accès au tableau (tableau principal ou abonné au tableau privé/partagé)
2. L'utilisateur doit avoir une session active
3. L'utilisateur doit être connecté à ce compte uniquement et à aucun autre

 

 

Finaliser

Une fois que vous avez une belle mise en page et d'excellentes questions et descriptions (si vous le souhaitez), nous pouvons passer à la phase de finalisation ! Nous vous recommandons de jeter un œil ici :

  • « Aperçu » de votre formulaire

En cliquant sur le bouton, vous ouvrez un autre onglet vous permettant de visualiser et de saisir des soumissions au formulaire, et les personnes qui répondent le verront après que vous aurez cliqué sur « Partager le formulaire ».  

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 Remarque : visualisez le formulaire que vous avez créé dans plusieurs versions. Essayez de le rendre plus grand ou plus petit, ce qui vous permettra d'obtenir un meilleur aperçu.

 

  • Options de post-soumission

Vous pouvez maintenant gérer les options de post-soumission de votre formulaire ! Nichée dans le menu du formulaire (coin supérieur gauche de la Vue Formulaire), nous avons ajouté les options de rediriger, choisir le groupe dans lequel vos réponses atterrissent et soumettre une autre option !

Nous savons que vous dirigez un flux de travail complexe qui ne se résume pas au formulaire. Vous pouvez donc dès maintenant choisir où vous voulez que vos soumissions se retrouvent dans le tableau sous Groupe de réponses ! Veuillez noter que le groupe par défaut est toujours le premier. Par conséquent, si le groupe choisi a été archivé/supprimé ou déplacé, les soumissions se déplaceront vers ce groupe.

Notre option Lien de redirection vous permet aussi de rediriger les répondants vers l'adresse URL de votre choix, comme votre site Internet, en quelques secondes. :)

L'option Soumettre à nouveau vise à aider les répondants à envoyer davantage de réponses ! Nous avons trois options, passons-les en revue. « Cliquer » ouvrira un bouton sur lequel les répondants pourront cliquer après avoir réussi à soumettre un formulaire. Le message « Soumettre à nouveau » sera clairement visible :). L'option « Auto » redirigera la personne qui aura soumis le formulaire depuis la page de soumission au formulaire pour qu'elle y retourne après 4 secondes. « Aucun » sauvegardera les choses comme elles étaient jusqu'ici :). 

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Partagez votre formulaire! 

Nous arrivons enfin au moment magique ! Cliquez sur« Partager le formulaire » pour voir les liens à partager et intégrer. :)

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 Remarque : une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Partager le formulaire », le formulaire sera en ligne. Mais personne ne pourra le voir avant que vous ne le partagiez activement avec chaque personne.

 

Les résultats

Une fois les liens envoyés ou intégrés, vous recevrez vos soumissions sous forme de nouveaux éléments, ce qui facilitera considérablement votre travail.

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Vous pouvez dorénavant personnaliser votre relation avec vos répondants grâce à une page de réussite sur mesure ! En cliquant sur le menu Paramètres du formulaire (coin supérieur gauche), vous pourrez modifier le titre (remplacer « Merci ») et le message (remplacer « Vos réponses ont bien été soumises »).

 Voici un exemple :

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Modifier votre formulaire

La modification du formulaire fera partie intégrante de votre flux de travail, et nous le comprenons :). Voici les réponses aux quelques questions que vous pouvez vous poser à ce sujet :

  • Nouvelles colonnes ajoutées dans le tableau : ces colonnes seront masquées dans le formulaire. Vous pourrez ensuite cliquer sur l'œil à côté de ces colonnes pour les afficher et les formater.
  • Modifications apportées aux étiquettes Statut : elles seront bien sur le formulaire. :)
  • Suppression d'un formulaire (pour la désactivation, voir ci-dessous) : pour supprimer un formulaire, il vous suffit de cliquer sur la flèche orientée vers le bas située à droite du nom du tableau puis de passer le curseur de la souris sur le nom du formulaire pour faire apparaître la petite corbeille. Cela supprimera le formulaire, alors ne vous trompez pas. :) 
  • Modifier le formulaire alors qu'il est partagé : le formulaire sera bien mis à jour (ou en l'actualisant s'il est déjà ouvert). Vous pouvez donc effectuer des modifications sans interrompre la disponibilité de votre formulaire.
  • Activer/désactiver votre formulaire : dans la fenêtre « Partager le formulaire », vous pourrez activer ou désactiver les liens. En cliquant sur « Désactiver le formulaire », le formulaire se fermera et lorsque vous cliquerez sur le lien (depuis l'aperçu utilisateur, qu'il soit partagé ou intégré), une page d'erreur s'affichera. Vous pourrez activer les liens en revenant dans la même fenêtre de partage et en cliquant sur le bouton « Activer le formulaire » :

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Puis-je avoir plusieurs formulaires sur un seul tableau?

Bien sûr ! Vous pouvez créer plusieurs formulaires sur un tableau et même faire en sorte que les réponses de chaque formulaire remplissent un groupe différent du tableau.

Ajoutez simplement un nouveau formulaire à partir du menu déroulant comme ceci : 

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Une fois que vous aurez personnalisé votre nouveau formulaire, vous pourrez faire des allers-retours entre les deux Vues de formulaire de votre tableau à partir du même menu : 

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Si vous avez des questions ou commentaires à ce sujet ou concernant un autre aspect de cette fonctionnalité ou de cet article, n'hésitez pas à nous contacter à support@monday.com.