Vous pouvez facilement importer des fichiers Excel dans monday.com pour transformer vos feuilles de calcul en tableaux intelligents et faciles à suivre. Cette fonctionnalité vous aide à transférer vos données en toute simplicité, à rester organisé et à commencer à gérer votre travail sur une plateforme unique. Aucune configuration manuelle n'est nécessaire.
Importer vos données depuis un fichier Excel
1 Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de l'écran, puis cliquez sur « Importer les données » :
2 Ensuite, cliquez sur Excel dans la fenêtre popup qui s'ouvre :
3 Faites glisser votre fichier Excel dans la fenêtre contextuelle au centre de l'écran ou sélectionnez l'option Cliquez pour parcourir.
Pour que l’importation fonctionne correctement, la feuille de calcul doit comporter au moins 2 colonnes.
4 Une fois que vous avez sélectionné votre fichier, vos données sont téléchargées.
Cliquez sur Personnalisons votre nouveau tableau pour vous assurer que tout apparaît exactement comme vous le souhaitez sur votre tableau monday..
Personnaliser votre nouveau tableau
Sélectionnez la ligne de votre feuille de calcul qui doit devenir le titre des colonnes, puis cliquez sur Suivant. Tout ce qui se trouve au-dessus de votre première ligne ne sera pas importé dans votre tableau.
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez la colonne de votre feuille de calcul qui deviendra la première colonne de votre tableau (qui deviendra le nom de vos éléments), puis cliquez sur Suivant..
Notre système vous proposera des types de colonnes qu'il juge adaptés à vos données, mais vous pouvez les modifier manuellement en cliquant sur le menu déroulant de chaque colonne et en sélectionnant .
Vous pouvez uniquement importer des colonnes Chiffres, Statut, E-mail, Date ou Texte. Vous pouvez modifier le type de colonne après l'importation.
Remarque : Si votre colonne statut comporte 9 étiquettes ou moins, la suggestion de colonne sur le tableur importé sera « Statut ». Si vos colonnes comportent plus de 9 étiquettes, la suggestion de colonne sur le tableur importé sera « Texte ».
Ensuite, cliquez sur Créer un tableau.
Et voilà ! Vous pouvez désormais consulter toutes vos données dans un tableau monday.
Importer des données dans un tableau déjà créé
Vous pouvez également importer des données d'une feuille Excel ou d'un fichier CSV dans un tableau préexistant. Voici comment :
Importer depuis Excel ou CSV
Pour cet exemple, supposons que vous voulez importer le tableau Excel suivant dans votre tableau existant :
Cliquez sur la flèche à côté du bouton Nouvel élément en haut du tableau et sélectionnez Importer les éléments dans le menu déroulant.
Le bouton Nouvel élément peut s'appeler Nouveau contact, Nouveau projet ou quelque chose de similaire.
Sur l'écran suivant, vous pouvez soit faire glisser votre fichier Excel ou CSV dans le cadre, soit choisir « Cliquez pour parcourir » afin de sélectionner le document sur votre ordinateur. Une fois que vous avez effectué votre sélection et que le fichier a bien été importé, cliquez sur « Suivant ».
Ensuite, choisissez la colonne dans le document Excel que vous souhaitez afficher comme nom d'élément sur votre tableau monday.com :
Sur l'écran suivant, il vous sera demandé de faire correspondre les colonnes de votre document Excel aux colonnes de votre tableau monday.com. Les colonnes que vous n'avez pas fait correspondre ne seront pas importées.
Les types de colonnes disponibles pour l'importation sont les suivants : Chiffres, Texte, Date, E-mail, Menu déroulant, Échéances et téléphone. Aucun autre type de colonne ne sera mis à jour lors de l'importation, mais vous pourrez changer le type de colonne par la suite.
Assurez-vous que les données de votre colonne Excel correspondent au type de colonne dont vous avez besoin dans votre tableau monday. Par exemple, si vous importez une date d'échéance depuis Excel, vous devez ajouter une colonne Date dans votre tableau avant de lancer le processus d'importation.
Comment gérer les doublons
La dernière étape vous demandera de choisir comment traiter les doublons.
Cette étape est importante pour s'assurer que vous téléchargez vos données exactement comme vous le souhaitez pour qu'elles soient incluses dans le monday. Pour illustrer le fonctionnement de chaque option, nous prendrons l'exemple d'une feuille Excel contenant des informations sur les acteurs.
Créer de nouveaux éléments
Lorsque vous créez de nouveaux éléments, ils sont ajoutés à un nouveau groupe.
Dans notre exemple, nous souhaitons ajouter des données relatives aux acteurs à un nouveau groupe de notre tableau. Nous avons préparé les colonnes sur le tableau en choisissant les types de colonnes qui conviennent aux données et en renommant les colonnes pour rendre les choses plus claires. Par exemple, pour l'âge des acteurs, nous avons ajouté une colonne Chiffres et l'avons renommée « Âge ».
Ignorer les éléments
Lorsque vous sélectionnez une colonne spécifique dans cette étape, les lignes d'Excel dont la valeur correspond à un élément de la colonne monday spécifiée seront ignorées et ne seront pas importées d'Excel.
Dans notre exemple, nous importerons une nouvelle version de la feuille Excel qui comprend les mêmes informations que celles ajoutées précédemment, ainsi que de nouveaux acteurs et leurs données correspondantes. En choisissant l'option Ignorer les éléments, seuls les nouveaux acteurs seront ajoutés au tableau. Ils seront ajoutés à un nouveau groupe, mais vous pouvez les fusionner ultérieurement dans le même groupe si vous le souhaitez. Les acteurs ajoutés précédemment ne seront pas affectés par cette étape.
Écraser les éléments existants
Si vous importez un fichier Excel comprenant des lignes qui existent déjà en tant qu'éléments du tableau monday mais qui comportent de nouvelles données, les éléments du tableau monday seront écrasés.
De nouvelles données seront ajoutées comme dans les étapes précédentes. Cependant, les données existantes seront écrasées - si elles correspondent aux données Excel, elles seront identiques. Si elles ont été modifiées, elles seront mises à jour pour refléter les données d'Excel.
Si vous avez de nouvelles colonnes dans la feuille Excel, vous devrez ajouter de nouvelles colonnes correspondantes sur votre tableau monday afin de vous assurer que ces nouvelles informations sont incluses.
Si les colonnes existantes ont été modifiées, elles seront écrasées tant que la première colonne correspond. Par exemple, si l'âge d'un acteur a été modifié dans la feuille Excel, le nouveau nombre remplacera le nombre figurant dans la colonne monday existante.
Dans notre exemple, nous importerons une nouvelle version de la feuille Excel, mais cette fois-ci, les acteurs qui figurent déjà dans notre groupe d'origine seront accompagnés d'informations supplémentaires. Nous avons ajouté une colonne Echéances pour la liste des dates de début et de fin d'exploitation des films les plus récents.
Une fois l'importation terminée, vous verrez que les nouvelles données ont été ajoutées aux nouvelles colonnes.
Paramètres d'importation
Lors de l'importation d'un fichier dans votre tableau, il y a deux séries de paramètres à prendre en compte en ce qui concerne le nombre de colonnes et de lignes pouvant être importées à la fois.
-
Importer un nouveau tableau - Dans ce cas, vous pouvez sélectionner un fichier contenant jusqu'à 100 colonnes et 8000 lignes, mais seules les 50 premières colonnes seront importées. Si vous essayez de télécharger un fichier qui dépasse cette limite, vous verrez apparaître un message d'erreur vous demandant de réduire d'abord la taille du fichier.
-
Importer vers un tableau existant - Dans ce cas, vous pourrez importer jusqu'à 100 colonnes et 8000 lignes. Si votre fichier contient plus que cela, vous verrez un message d'erreur vous demandant de réduire la taille du fichier.
Copier et coller de multiples éléments
Vous pouvez facilement copier et coller plusieurs éléments de votre feuille de calcul Excel directement dans votre tableau monday. Consultez cet article pour voir à quel point c'est simple.
Limites
- Avant d'importer votre fichier Excel, veuillez vous assurer que la feuille n'est pas protégée, sinon les données ne seront pas importées sur votre compte monday.
- Remarque : si votre tableur Excel comporte plusieurs onglets, seul le premier onglet sera importé.Les sous-éléments importés depuis Excel seront importés en tant qu'éléments sur votre tableau monday, après quoi vous pourrez les convertir manuellement en sous-éléments.
- Remarque : pour le moment, cette fonctionnalité n'est disponible que pour la première colonne d'un tableau. Nous ne pouvons donc pas coller une liste de données dans d'autres colonnes.
- Les formats de fichier suivants sont compatibles avec l'importation : .xlsx, .xls, .csv. Notez que les fichiers XLSM ne sont pas pris en charge pour le moment.
- Les données ne peuvent pas être importées dans la section des mises à jour. Les données sont importées dans une colonne du tableau, après quoi vous pouvez modifier le type de colonne ou déplacer les données selon vos besoins.
FAQ
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.