Les modèles de gestion vous aident à recréer des processus de travail dans l'ensemble de votre compte et à les harmoniser à grande échelle. Vous pouvez créer un modèle à partir d'un espace de travail ou d'un tableau, qui servira de « modèle principal ». Tous les tableaux ou espaces de travail créés à partir de ce modèle sont appelés « instances ». Lorsque vous mettez à jour et publiez les modifications apportées au modèle de gestion, toutes ses instances reçoivent les mêmes mises à jour, ce qui garantit la cohérence de tous les processus de travail.
Comment ça marche
La création d'un modèle de gestion avec des instances de modèle normalisées se déroule comme suit :
Définissez un espace de travail ou un simple tableau comme modèle de gestion. Il peut s'agir d'un tableau, tableau de bord, workdoc, etc. Les tableaux de cet espace de travail pourront alors envoyer des mises à jour à tous les tableaux créés à partir de celui-ci.
Créer des instances de modèles en ajoutant le nouveau contenu modèle à n'importe quel espace de travail de votre compte. Si le modèle comprend plusieurs composants, tels que des tableaux, des documents et des tableaux de bord, ceux-ci sont regroupés en une seule instance. Une fois créées, ces instances reçoivent automatiquement des mises à jour du modèle de gestion chaque fois que des modifications sont publiées.
Publiez des mises à jour selon les besoins. Les propriétaires d'espaces de travail peuvent cliquer sur le bouton Publier pour appliquer les modifications apportées au modèle à toutes les instances connectées.
Créer un modèle de gestion
Vous pouvez créer un modèle de gestion à partir d'un tableau unique ou d'un espace de travail entier.
Pour créer un modèle de gestion à partir d'un tableau cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de l'espace de travail et sélectionnez Enregistrer comme modèle :
Il vous sera demandé si vous souhaitez déplacer le tableau d'origine vers le centre des modèles afin qu'il n'apparaisse qu'à cet endroit, ou le dupliquer afin qu'il apparaisse à la fois dans le centre des modèles et dans le panneau de gauche.
Après avoir choisi, une fenêtre s'affiche, vous demandant de choisir entre un modèle standard et un modèle de gestion.
Après avoir sélectionné le type de modèle, vous pouvez choisir de le rendre public ou privé, ce qui vous permet de contrôler qui peut utiliser (installer) le modèle.
Les modèles privés sont visibles par tous les utilisateurs du compte, mais ne peuvent être utilisés par des utilisateurs spécifiques de l'équipe invités par le propriétaire du modèle sur la page des modèles pour les membres.
Lorsqu'ils trouvent un modèle privé dans le centre des modèles, les collaborateurs qui n'ont pas été ajoutés en tant qu'utilisateurs du modèle verront le bouton Modifier dans un nouvel onglet grisé ainsi qu'une option Demande d'adhésion. En cliquant sur « Demande d'adhésion », le propriétaire du modèle sera notifié pour approbation. Une fois l'accès accordé, les collaborateurs pourront utiliser le modèle.
Pour créer un modèle de gestion à partir d'un espace de travail, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de l'espace de travail et sélectionnez Enregistrer comme modèle :
L'ensemble de votre espace de travail est maintenant transféré dans le Centre des modèles.
Créer des instances de modèles
Pour créer une instance à partir d'un modèle de gestion, ouvrez le volet gauche, cliquez sur l'icône bleue + et sélectionnez Centre des modèles.
À partir de là, vous pouvez rechercher le modèle à partir de son nom ou le trouver sous Modèles créés dans votre compte. Ouvrez le modèle et cliquez sur le bouton bleu Utiliser le modèle de gestion pour l'ajouter à votre compte.
Vous pouvez également cliquer sur la flèche à côté de Utiliser le modèle de gestion pour choisir de l'ajouter à un espace de travail existant en tant que dossier ou de créer un nouvel espace de travail auquel le modèle sera ajouté.
Une fois cette étape terminée, vous verrez un nouvel espace de travail ou dossier ajouté à votre compte, contenant exactement les mêmes tableaux, tableaux de bord, workdocs et autres que le modèle d'origine.
Publier les modifications apportées au modèle
Lorsque vous mettez à jour un modèle de gestion, vous pouvez publier les modifications afin qu'elles soient appliquées à toutes les instances connectées. Cliquez sur le bouton Publier les modifications en haut à droite de votre tableau :
Vous pouvez ensuite inclure des notes de version détaillées expliquant les mises à jour apportées à cette version :
Ces notes seront automatiquement ajoutées en tant que discussion sur le modèle lui-même et sur tous les tableaux créés à partir du modèle, tenant ainsi tout le monde informé.
Une fois les modifications publiées, toutes les instances refléteront les mises à jour et leurs utilisateurs recevront une notification pour s'aligner sur les dernières modifications.
Quels sont les changements qui sont transférés ?
Bien que nous travaillions constamment à l'ajout de fonctionnalités supplémentaires pour les Modèles de gestion, pour le moment les mises à jour ou modifications suivantes du tableau seront transférées d'un modèle de gestion à ses instances après avoir cliqué sur le bouton « Publier les modifications » :
Les modifications apportées à un modèle de gestion ne s'appliquent pas toujours aux instances existantes,mais s'appliquent à toutes les nouvelles instances que vous créez.
Nouvelles colonnes ajoutées
Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle colonne à votre tableau et que vous publiez les modifications, les colonnes nouvellement ajoutées sont transférées dans les instances du modèle.
Nouveaux groupes ajoutés
Lorsque vous ajoutez de nouveaux groupes à votre modèle de gestion et que vous publiez les modifications, le nouveau groupe est également ajouté aux instances du modèle.
Nouveaux éléments et sous-éléments ajoutés
Lorsque vous ajoutez de nouveaux éléments et sous-éléments à votre modèle de gestion, ils seront transférés dans vos instances après avoir cliqué sur « Publier les modifications ».
Modification des paramètres des colonnes Status et des colonnes déroulantes
Toute modification apportée aux paramètres de la colonne Statut dans un modèle de tableau de gestion sera synchronisée après la publication :
- Ajouter de nouvelles étiquettes
- Modifier le texte et la couleur des étiquettes
- Définition du statut « Fait ».
- Description et nom de la colonne
- Désactiver les étiquettes
Dans les paramètres de la colonne Statut, nous offrons la possibilité de désactiver les étiquettes de statut. Grâce à cette fonctionnalité, le propriétaire d'un modèle de gestion peut empêcher l'utilisation ultérieure d'une étiquette de statut dans toutes les instances, tout en conservant cette étiquette en place là où elle a été utilisée auparavant. Toutefois, l'option de suppression complète d'une étiquette n'est pas disponible afin d'éviter la suppression accidentelle de données sur des instances de modèles.
En outre, toutes les modifications apportées aux paramètres de la colonne déroulante seront également transférées après la publication des modifications sur votre modèle.
Autorisations du tableau
Pour avoir un contrôle total sur vos instances, les autorisations des tableaux sont directement synchronisées depuis un modèle de gestion vers tous les tableaux créés à partir de celui-ci.
En définissant des autorisations de visualisation et de modification sur un modèle de gestion, chaque tableau créé à partir de ce modèle héritera des mêmes paramètres d'autorisation, ce qui vous permettra de maintenir la cohérence dans l'ensemble de votre processus de travail.
En suivant cette logique, voici ce que vous verrez lorsque vous essaierez de modifier les autorisations du tableau à partir de n'importe quelle instance :
Identifier un modèle de gestion
Les modèles de gestion sont signalés par une icône en forme de couronne dans le Centre des modèles :
Lorsque vous ouvrez une instance, vous verrez à la fois l'icône en forme de couronne et un trombone dans l'en-tête du tableau. En développant l'en-tête, vous pouvez voir à quel modèle de gestion l'instance est connectée et obtenir un lien vers celui-ci dans le Centre des modèles.
Voir toutes les instances
Depuis la barre supérieure de n'importe quel modèle de gestion, vous pouvez facilement visualiser et accéder à toutes les instances de modèles qui ont été créées à partir de ce modèle en cliquant sur un bouton. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Instances » en haut de votre écran, et vous pourrez alors voir une liste de toutes les instances connectées et le dernier statut de publication pour chacune d'entre elles, y compris les succès et les erreurs :
La gestion de modèles comportant des dizaines d'instances n'a jamais été aussi simple. Vous y trouverez des instances créées à partir du même modèle, regroupées pour une meilleure vue d'ensemble. Vous pouvez également suivre rapidement l'emplacement de chaque composant, y compris son produit, son espace de travail et son tableau.
Vous devez vous concentrer sur les instances comportant des erreurs de publication ? Utilisez le filtre Statut pour trier et identifier les forums qui rencontrent des problèmes de publication, ce qui permet de les résoudre facilement et efficacement. Grâce à ce filtre, vous pouvez également contrôler le nombre de groupes synchronisés avec succès ou ayant échoué pendant et après la publication.
Dissocier une instance
Si vous souhaitez dissocier une instance du modèle de gestion afin qu'elle ne reçoive plus de mises à jour du modèle, cliquez sur le bouton « Instances » en haut de votre écran pour afficher une liste de toutes les instances connectées. Ensuite, trouvez l'instance que vous voulez dissocier, cliquez sur le menu à trois points à côté d'elle et sélectionnez « Dissocier l'instance ».
Supprimer le modèle
Si vous souhaitez supprimer votre modèle, vous pouvez le faire à partir du menu à trois points situé à côté de « Instances ». Sélectionnez « Supprimer le modèle », puis choisissez « Supprimer définitivement » ou « Déplacer vers l'espace de travail » afin de le déplacer du centre des modèles vers votre espace de travail.
Vous pouvez également rechercher le modèle que vous souhaitez supprimer dans le centre des modèles, cliquer sur les trois points situés à côté de « Modifier dans le nouvel onglet » et sélectionner « Supprimer le modèle ».
Automatiser la création de modèles
Vous pouvez utiliser des automatisations personnalisées pour créer de nouvelles instances de modèle. Par exemple, une équipe RH pourrait mettre en place une automatisation qui crée un nouveau tableau de prise en main à partir d'un modèle de gestion chaque fois qu'un candidat est marqué comme embauché.
Tableau de bord de gestion de l'utilisation des modèles
Les admins Vous pouvez désormais accéder à un tableau de bord d'utilisation offrant une vue claire des modèles de gestion depuis la section admin. Il suffit de sélectionner « Statistiques d'utilisation », puis choisir « Modèles de gestion ». Cela comprend le nombre total de modèles, le nombre d'instances utilisées et les modèles les plus fréquemment utilisés :
Le tableau de bord aide à prévenir les problèmes inattendus en indiquant quand vous approchez ou avez atteint votre limite de modèles, afin que vous puissiez prendre des mesures avant que les processus de travail ne soient perturbés. Il est également plus facile de comprendre comment les modèles sont utilisés et de les gérer plus efficacement dans l'ensemble du compte.
Colonnes prises en charge
Si la plupart des colonnes sont prises en charge lors du transfert de colonnes nouvellement ajoutées d'un modèle de gestion vers une instance, certaines ne sont que partiellement prises en charge.
Limites
Il y a quelques limitations qu'il est important de garder à l'esprit lors de l'utilisation de notre fonctionnalité Modèles de gestion. Ce sont les suivantes :
- Vous ne pouvez publier qu'un maximum de 20 colonnes nouvellement ajoutées à la fois.
- Vous pouvez publier jusqu'à 25 éléments nouvellement ajoutés et 20 groupes lors de la publication de nouvelles modifications
- Si vous publiez des modifications avec une colonne non prise en charge, les instances recevront toujours les colonnes prises en charge qui ont été publiées, mais la ou les colonnes non prises en charge ne seront pas ajoutées à l'instance.
- Vous pouvez inclure jusqu'à 30 composants (tableaux, docs, tableaux de bord) et jusqu'à 2500 éléments dans un modèle
- Vous pouvez inclure jusqu'à 200 instances par modèle et 2500 instances par compte.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.