Faites passer votre compte monday service au niveau supérieur grâce au portail client. Ce centre d'assistance révolutionnaire vous aidera à gérer tous vos formulaires, articles et informations en un seul et même endroit. Cet article vous présente les paramètres disponibles et vous explique comment les configurer en fonction de vos besoins.
Trouver les paramètres du portail client
Votre portail client est un site web doté d'une URL indépendante, externe à monday.com. Cela signifie que les visiteurs du portail ne doivent pas nécessairement être des utilisateurs du compte monday.com. Les administrateurs de compte peuvent accéder aux paramètres du portail client en cliquant sur l'icône représentant un globe terrestre en haut du volet gauche :
À partir de là, vous pouvez choisir parmi trois catégories principales de paramètres du portail : Personnalisation, Contenu et Sécurité.Poursuivez votre lecture pour en savoir plus à ce sujet !
Personnaliser les paramètres
L'onglet Personnaliser dans les paramètres de votre portail vous permet de modifier le nom de votre portail, d'ajuster la couleur de l'en-tête, de télécharger une image d'arrière-plan et votre logo. Vous pouvez également prévisualiser et copier l'URL de votre portail dans le presse-papiers.
En développant la section Page de connexion du portail en bas de la page, vous pouvez personnaliser le message qui s’affiche sur la page de connexion de votre portail. Depuis cet espace, vous pouvez saisir un titre de page de connexion du portail, affiché comme message principal sur la page de connexion, ainsi qu’un sous-titre de page de connexion du portail, affiché juste au-dessus du champ de saisie de l’adresse e-mail. Vous pouvez également ajouter un lien qui s’affichera sous le sous-titre, en indiquant le texte du lien et en collant l’URL correspondante (par exemple : conditions générales, article du centre d’aide ou formulaire externe). Sélectionnez « Enregistrer » à côté de chaque champ pour appliquer vos modifications ; elles s’afficheront immédiatement sur la page de connexion.
Importer vos données depuis un fichier Excel
Pour ajouter un formulaire ou un lien au contenu de votre portail, cliquez sur « Ajouter un formulaire ou un lien », puis choisissez l’une des options dans le menu déroulant.
Pour ajouter un formulaire de travail, sélectionnez-le dans la liste déroulante, entrez un titre, choisissez un groupe, ajoutez une description, appliquez une étiquette et téléchargez une image d'arrière-plan. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Ajouter un WorkForm ». Votre formulaire apparaîtra alors sous le groupe choisi dans les paramètres de service de votre portail.
Pour ajouter un lien, cliquez sur « Lien », collez l'URL, entrez un titre et une description, sélectionnez un groupe, appliquez une étiquette et téléchargez une image d'arrière-plan. Ensuite, cliquez sur « Ajouter un lien ». Le lien apparaîtra alors dans le groupe sélectionné dans le contenu de votre portail.
Vous pouvez aussi ajouter les monday docs a votre portail. Lorsque les visiteurs ouvrent un doc dans le portail, il s'affiche en mode lecture seule. Pour ajouter un monday doc, cliquez sur « monday Doc ». Dans la liste, sélectionnez le doc que vous voulez ajouter. Vous pouvez également ajouter plusieurs docs à la fois, puis cliquer sur « Suivant ».
Choisissez le groupe dans lequel les docs doivent apparaître, appliquez une étiquette, choisissez une image d’arrière-plan si vous le souhaitez, puis cliquez sur « Ajouter un doc monday ».
Le doc apparaîtra alors dans le groupe sélectionné dans le contenu de votre portail. Par défaut, le portail utilise le nom du document comme titre du contenu. Vous pouvez modifier le titre si vous le souhaitez.
Lorsque vous ajoutez un doc au portail, il devient accessible à tous les visiteurs du portail, même si le doc était initialement privé, à condition que la personne qui l’a ajouté y ait accès en consultation. Les ressources du document (images, vidéos et fichiers) deviennent également accessibles aux visiteurs du portail. Certains éléments pouvant être intégrés dans les docs, comme les tableaux monday et les widgets, ne peuvent pas être affichés dans l’aperçu du portail en raison de limitations liées à la confidentialité des données.
Personnalisez le contenu de votre portail en ajoutant des étiquettes et des images d'arrière-plan personnalisées. Il suffit de cliquer sur « Ajouter une étiquette » lorsque vous ajoutez votre WorkForm ou votre lien, puis de choisir « + Ajouter une étiquette personnalisée ». Personnalisez le nom, la couleur et l'icône de l'étiquette en fonction de vos besoins. Une fois l'étiquette définie, améliorez votre lien ou votre formulaire avec une image d'arrière-plan :
Les groupes vous aident à organiser le contenu de votre portail afin que les visiteurs puissent rapidement trouver ce dont ils ont besoin. Pour ajouter un groupe, cliquez sur « + Ajouter un groupe » et personnalisez le titre du groupe, puis ajoutez des formulaires et des liens pour le compléter :
Vous pouvez réorganiser le contenu au sein d’un groupe en le faisant glisser à l’aide du menu à 6 points situé à gauche de chaque élément, et vous pouvez réorganiser les groupes de la même manière en faisant glisser le menu à 6 points du groupe.
Vous pouvez réduire et développer les groupes en cliquant sur la flèche dans l'en-tête du groupe. Si vous supprimez un groupe à l’aide de l’icône de corbeille située à droite de son en-tête, tous les liens et formulaires à l’intérieur de ce groupe seront supprimés du portail client, mais les WorkForms existeront toujours dans votre compte à leur emplacement d’origine.
Modifiez vos liens ou vos formulaires en cliquant sur l'icône en forme de crayon à droite du titre et de la description. Ce bouton ouvrira une fenêtre vous permettant de modifier le formulaire ou le lien lui-même, son titre, son étiquette ou sa description. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Ignorer » ou « Enregistrer les modifications ».
Pour supprimer une ressource, cliquez sur l'icône représentant une corbeille à droite du titre et de la description.
Enfin, vous pouvez utiliser les « Annonces » afin que les visiteurs du portail ne manquent pas les messages urgents tels que les fenêtres de maintenance, les mises à jour de service ou les changements de politique. Les annonces apparaissent sous forme de bannière en haut du portail, de sorte que tout le monde voit le message dès l’ouverture.
Pour en créer une, ouvrez la section « Annonces » et cliquez sur « Ajouter une annonce ». Ajoutez le texte de votre annonce, puis utilisez « Chronologie » pour définir les dates d’affichage de la bannière. Sous « Style », choisissez la couleur de la bannière.
Ensuite, décidez si les visiteurs peuvent fermer la bannière en activant « Les utilisateurs peuvent fermer la bannière ». Si vous souhaitez inclure une URL cliquable, activez « Ajouter un lien », puis ajoutez l’URL du lien et le texte du lien. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Ajouter une annonce » pour la publier.
Une fois ajoutée, les visiteurs du portail la verront sous forme de bannière en haut de votre portail pendant les dates que vous avez sélectionnées.
Paramètres d'accès
Dans l’onglet Accès, vous pouvez contrôler qui peut se connecter à votre portail et comment les personnes extérieures à votre compte monday.com sont ajoutées. Vous pouvez également choisir si les utilisateurs du portail peuvent se connecter via la vérification par e-mail, le SSO ou les deux.
Autorisations d'accès
Sous « Autorisations d’accès », choisissez qui peut se connecter à ce portail.
« Utilisateurs du compte » est activé par défaut. Cela permet aux utilisateurs actifs du compte dans votre compte monday.com de se connecter au portail. Cliquez sur « Gérer les utilisateurs du compte » pour consulter ou mettre à jour les utilisateurs du compte dans la section Gestion des utilisateurs.
Activez « Utilisateurs externes » pour permettre aux personnes en dehors de votre compte monday.com de se connecter au portail.
Méthodes d'accès
Sous « Méthodes d’accès », choisissez comment les utilisateurs externes sont ajoutés au portail.
Si vous sélectionnez « Accès restreint », vous pouvez limiter l’accès à l’inscription aux personnes spécifiques que vous invitez et, si nécessaire, aux personnes provenant de domaines approuvés. À partir d’ici, vous disposez de plusieurs moyens pour gérer les accès.
Sélectionnez « Inviter des utilisateurs » pour inviter immédiatement des utilisateurs externes en saisissant une ou plusieurs adresses e-mail. Cliquez sur « Gérer les utilisateurs externes » pour ouvrir l’onglet « Utilisateurs », où vous pouvez consulter et gérer les utilisateurs externes du portail.
Si vous souhaitez accorder l’accès au portail à tous les utilisateurs ayant un certain domaine, l’option « Domaines approuvés » est faite pour vous. Ajoutez un ou plusieurs domaines afin de permettre aux personnes ayant des adresses e-mail correspondantes de s’inscrire et d’accéder instantanément au portail :
Sous provisionnement SCIM, vous pouvez gérer automatiquement les utilisateurs du portail via votre fournisseur d’identité.
Si vous sélectionnez « Accès ouvert », toute personne disposant d’une adresse e-mail peut s’inscrire et accéder au portail. La vérification de l’adresse e-mail est requise.
l'onglet Utilisateurs
L’onglet « Utilisateurs » affiche les utilisateurs externes qui ont accès au portail :
Dans cet onglet, vous verrez l’adresse e-mail de l’utilisateur, son statut (actif ou en attente), la date à laquelle il a rejoint le portail, ainsi que s’il a été créé via une invitation utilisateur ou via un domaine approuvé.
Pour inviter des utilisateurs externes depuis l’onglet Utilisateurs, sélectionnez « Ajouter des utilisateurs », puis saisissez une ou plusieurs adresses e-mail. Les utilisateurs invités apparaîtront dans la liste sur cette page. Les utilisateurs ajoutés via « Domaines approuvés » apparaîtront après leur première connexion.
Pour gérer un utilisateur externe, cliquez sur le menu à trois points à droite de son nom :
Méthodes de connexion
Sous « Méthodes de connexion », activez « Autoriser la connexion SSO » pour permettre aux utilisateurs du portail de se connecter à l’aide de la configuration SSO existante de votre compte :
Provisionnement SCIM
Vous pouvez utiliser le provisionnement SCIM pour créer automatiquement des utilisateurs en tant qu'utilisateurs du portail uniquement sur le service monday. Commencez par créer un rôle utilisateur appelé « portal_user » dans votre fournisseur d'identité.
Attribuez ce rôle aux utilisateurs ou groupes qui doivent avoir accès uniquement aux portails. Assurez-vous que ces utilisateurs ne font partie d'aucun autre groupe qui attribue un rôle différent à monday service. Si tel est le cas, le rôle régulier le plus fort prévaudra sur le rôle d'utilisateur du portail.
Une fois le rôle correctement attribué, les utilisateurs seront créés en tant qu'utilisateurs du portail via le provisionnement SCIM :
Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.