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Fonctionnalité

Les filtres avancés de tableau constituent un outil puissant conçu pour trier et afficher efficacement les données pertinentes au sein de vos tableaux. Les filtres avancés vous permettent de localiser rapidement les informations les plus pertinentes, de simplifier la gestion des projets et d'améliorer la collaboration.

Qu'il s'agisse de gérer de grands ensembles de données ou de suivre l'évolution de plusieurs initiatives, les filtres de tableau avancés sont la solution pour vous permettre de rester concentré et productif. 🤺

Ajouter les filtres avancés

Pour accéder aux filtres avancés, cliquez sur la flèche à droite de l'icône « Filtre », ou cliquez sur les mots « Passer aux filtres avancés » en bas de la fenêtre contextuelle des filtres rapides. 

Dans la fenêtre contextuelle du filtre avancé, choisissez la colonne par laquelle vous souhaitez filtrer, la condition et la valeur. Le menu déroulant proposera des résultats qui varient en fonction des conditions et des valeurs spécifiques sélectionnées.

Définir plusieurs conditions dans les filtres 

Pour filtrer les éléments du tableau suivant plusieurs conditions, cliquez simplement sur le bouton « Ajouter un nouveau filtre » en bas à gauche de l'écran des filtres. Ensuite, procédez comme vous l'avez fait précédemment : choisissez la colonne à filtrer, la condition, ainsi que la valeur que vous souhaitez afficher ou non, et voilà !

Remarque : lorsque vous ajoutez plusieurs conditions, vous pouvez définir une condition « ET » ou « OU », afin que votre recherche n'affiche que les résultats dont vous avez besoin. 

En cliquant sur le bouton  «Nouveau groupe » situé sous les paramètres du filtre, vous pouvez ajouter de nouvelles conditions à votre filtre avec les extensions « et » ou « ou ». Vous pouvez ensuite personnaliser le filtre en sélectionnant la colonne, la condition et la valeur du filtre.

Remarque :Pour mettre en place un filtre supplémentaire au sein d'un groupe, il suffit de cliquer sur « + Nouveau filtre » dans la boîte grise qui encadre le groupe que vous avez créé.

Filtrer par date et heure 

Si vous souhaitez filtrer votre tableau pour voir les éléments compris entre deux dates, l'option de filtrage variera en fonction de l'existence ou non d'une heure spécifique associée aux dates. Si les dates ne comportent pas d'heure précise, les éléments se trouvant dans la plage entière seront inclus. 

Toutefois, lorsque la date est associée à une heure, le filtre extraira les éléments jusqu'à la date de fin et à l'exclusion de celle-ci, puisqu'il filtre jusqu'à 0h00. Dans ce cas, vous devez sélectionner la date de fin comme étant le jour suivant. Comme le montre l'exemple ci-dessous : 

Remarque : si votre tableau comporte une colonne Échéances ou Date et que vous souhaitez filtrer par date, notez que « Semaine prochaine » signifie la semaine à venir, du lundi au dimanche, et pas les sept derniers jours. Il en va de même pour « Semaine dernière », « Mois prochain ». Vous pouvez modifier le premier jour de la semaine juste ici dans vos paramètres. 

Filtrer les sous-éléments 

Non seulement vous pouvez filtrer les éléments de votre tableau, mais vous avez également la possibilité de filtrer les sous-éléments. Puisque les sous-éléments sont considérés comme la propriété leur élément parent plutôt que comme des entités distinctes, nous proposons quelques options de filtrage différentes. Ainsi, quelque soit la façon dont vous utilisez les sous-éléments, vous trouverez une méthode de filtrage adaptée à votre processus de travail. 

Remarque : vous ne pouvez filtrer les sous-éléments qu'à l'aide des filtres avancés et non avec les filtres rapides. 

En fonction de l'usage que vous faites des sous-éléments dans votre ou vos tableaux connectés, vous devrez utiliser des paramètres différents pour filtrer vos sous-éléments.  

• Filtrer par colonne parente

Lorsque vous filtrez par colonne appartenant aux éléments parents, les résultats filtrés font apparaître tous les éléments parents correspondant aux critères ainsi que l'ensemble de leurs sous-éléments, que ces sous-éléments répondent ou non aux critères. Par exemple, si vous filtrez par étiquette « En cours » dans la colonne Statut de l'élément parent, votre recherche affichera tous les éléments parents ayant cette étiquette, ainsi que tous leurs sous-éléments, y compris ceux qui n'ont pas d'étiquette de statut « En cours ». 

• Filtrer par colonnes des sous-éléments

Lorsque vous filtrez par colonne de sous-élément, les résultats filtrés font apparaître tous les sous-éléments correspondant à ce critère, ainsi que leur élément parent. Par exemple, si vous filtrez par étiquette « Fait » dans la colonne Statut du sous-élément, votre recherche affichera tous les sous-éléments ayant cette étiquette, avec leur élément parent. Vous ne verrez pas, dans les résultats filtrés, de sous-éléments ayant une autre étiquette de statut.

Remarque : étant donné qu'un sous-élément est rattaché à un élément parent, les sous-éléments qui correspondent aux filtres seront toujours accompagnés de leur élément parent. 

• Filtrer à la fois par sous-élément et par colonne parente

Vous pouvez filtrer à la fois par colonne de sous-élément et par colonne parente en appliquant un ou plusieurs filtres aux colonnes parentes, et un ou plusieurs filtres aux colonnes des sous-éléments.

Dans ce cas, il est très important de prêter attention aux conditions des filtres. Lorsque vous créez deux jeux de filtres distincts pour les éléments parents et les sous-éléments, les résultats seront différents selon que vous choisissez « ET » ou « OU ». Vous ne pouvez pas, dans un filtre, créer de condition utilisant à la fois « ET » et « OU ». Vous devez choisir l'une de ces conditions par jeu de filtres. 

Dites-m'en plus

Prenons un exemple : nous filtrons les éléments et les sous-éléments qui ont pour statut « Fait ». 

• Si vous utilisez la condition « ET », vous obtiendrez des résultats dans lesquels le sous-élément et son élément parent sont tous deux marqués comme « Faits ». Par exemple, si l'élément est « En cours » et que le sous-élément est « Fait », aucun des deux n'apparaîtra dans les résultats une fois les filtres appliqués.
• Si vous utilisez la condition « OU », vous obtiendrez des résultats dans lesquels soit le sous-élément, soit son élément parent sont marqués comme « Faits ». Par exemple, si l'élément est « En cours » et que le sous-élément est « Fait », vous verrez dans les résultats le sous-élément et son élément parent, même si le statut de l'élément parent n'est pas « Fait ». 

Conseil : vous avez également la possibilité de filtrer vos sous-éléments lorsque vous utilisez des tableaux de bord. Cliquez ici pour en savoir plus.

Créer une « vue personnalisée » dynamique

Vous souhaitez créer une vue filtrée personnalisée pour chacun de vos collaborateurs, afin qu'ils retrouvent facilement les éléments qui leur sont attribués ? Vous préféreriez ne pas avoir à créer une vue filtrée séparée pour chacun d'eux ? Si c'est le cas, ne cherchez pas plus loin ! Utilisez l'option « dynamique » lorsque vous filtrez la colonne Personnes, afin de créer facilement une vue filtrée unique, mais personnalisée pour chaque collaborateur du tableau.

Ce filtre très pratique modifie l'affichage en fonction de la personne qui consulte le tableau. Ainsi, si Noy consulte le tableau alors que ce filtre est appliqué, elle ne verra que les éléments auxquelles elle est affectée. Si Cassandra, de son côté, consulte le tableau avec le même filtre, elle verra un affichage différent, comprenant uniquement les éléments qui lui sont attribués.

Non seulement cette option peut vous faire gagner un temps précieux, mais votre tableau reste organisé, puisque vous n'avez pas besoin de créer dix vues distinctes si votre équipe compte dix personnes. C'est la même vue qui sert pour tous les collaborateurs. 🙌

Remarque : Le filtre personnel dynamique filter ne s'applique pas lorsqu'une équipe est affectée dans la colonne Personnes. Cela signifie que si vous faites partie d'une équipe qui est affectée à un élément, cet élément n'apparaîtra pas lorsque vous utilisez le filtre personnel dynamique.

Comprendre les conditions

Dans les options de filtres avancés, de nombreuses conditions sont proposées ; d'autres viendront encore s'ajouter ultérieurement. Référez-vous à la légende ci-dessous pour comprendre ce que fait chaque condition pour nos colonnes les plus utilisées. Chaque type de colonne fait apparaître des options différentes :

Filtrer avec l'IA

Vous ne savez pas quels filtres vont vous permettre de cibler les données que vous souhaitez consulter ? Ce n'est pas un problème ! Avec l'option IA Texte à filtrer, vous pouvez écrire une invite avec les données que vous souhaitez voir, et l'IA générera les paramètres de filtrage pour vous. 

Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur l'icône « Filtrer avec l'IA » dans le coin inférieur gauche de votre fenêtre de filtre avancé. Une fois sélectionné, écrivez votre message dans la zone de texte qui apparaît et sélectionnez « Filtrer ». L'IA convertit alors votre texte en paramètres de filtrage basés sur les informations que vous recherchez. 

Lorsque vous ajoutez un filtre avec IA à une vue filtrée existante, le filtre généré par l'IA remplacera le filtre existant pour cette vue.

Conseil : Vous pouvez définir plusieurs conditions pour filtrer votre tableau dans une seule invite, et l'IA extraira les informations en fonction des types de colonnes et des valeurs disponibles.  

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons créé une invite pour filtrer toutes les soumissions de formulaire sur notre forum où l'auteur de la soumission a sélectionné « Club des membres », et le nom du club des membres est « The Novel-ist Society ». En outre, nous avons demandé de filtrer uniquement les réponses qui contenaient également la mention « Absolument. Mon rêve devenu réalité » pour la question « Critique de livres ».

Pour enregistrer cette vue filtrée, n'oubliez pas de sélectionner « Enregistrer comme nouvelle vue » dans le coin supérieur droit de la fenêtre de filtrage.

Remarque : Chaque filtre IA exécuté avec succès équivaut à un Crédit IA. Si le filtre demandé n'aboutit pas, aucun crédit d'IA ne sera utilisé. 

L'option IA Texte à filtrer n'est disponible que pour certains types de colonnes. Si vous saisissez une invite qui ne s'applique pas aux colonnes disponibles, l'IA ne sera pas en mesure d'extraire les filtres spécifiques pour vous. 

Voir le texte AI disponible pour filtrer les types de colonnes

• Colonne Statut
• Colonne Date 
• Colonne Personnes - avec plusieurs personnes affectées 
• Colonne Texte
• Colonne Déroulante 
• Groupes
• Nom de l'élément 
• Colonne Chiffres 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.