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11 steps to implement Agile Project Management into your workflow

monday.com peut servir à gérer des projets suivant différentes méthodes et processus, parmi lesquels les techniques de gestion de projet Agile. Ce guide vous présentera la gestion de projet Agile, vous expliquera en quoi elle est bénéfique pour les équipes et ce qu'elle implique en pratique.

 

What is Agile Management?

Before delving into how to use monday.com to work with Agile techniques, let’s first understand what Agile project management is.

Agile is a methodology of project management, originally created and used by software developers. It has since spread into many more industries and businesses and is now one of the most popular methods of managing projects.

Au cœur de la gestion de projet Agile se trouve une valeur fondamentale : le concept d'« inspecter et adapter ». Cela signifie que les changements de dernière minute sont les bienvenus à n'importe quelle étape du cycle du projet. La méthode Agile a (en général) recours à des sprints et des itérations pour la planification. Ce sont des périodes courtes, de une à trois semaines, qui se répètent et pendant lesquelles une équipe se concentre sur un petit ensemble d'éléments de travail, avec pour objectif de les terminer pendant cette période.

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12 principes essentiels

Douze principes clés guident la gestion de projet Agile, parmi lesquels :

  • Close collaboration between stakeholders on a daily basis
  • Team members remain focused on the same big picture and are provided with the tools and support to accomplish the project goals
  • Quick daily face to face meetings are valued as the best way to update everyone in the team on the status of tasks
  • The final outcomes of a project are the basis of its success
  • Simplicity is valued
  • Using repeating and regular intervals to improve efficiency through fine-tuning behavior of the team.

Avantages

Sounds great in theory... but why is Agile project management so popular and what are its advantages?

Well, firstly, that are some pretty impressive statistics which support the success of companies adopting such methods. According to the Project Management Institute and its Pulse of the Profession 2015: Capturing the Value of Project Management 2015:

  • 75% of highly agile organizations met their goals/business intent
  • 65% finished on time
  • 67% finished within budget

These results are higher than what organizations with low agility achieve. The same research shows that agile organizations grew revenue 37% faster and generated 30% higher profits than non-agile companies.

Contrairement à d'autres styles/méthodologies de gestion de projet plus anciennes, qui sont beaucoup plus rigides dans leur approche, la méthode Agile est plus adaptée aux situations concrètes. Les choses changent et le travail d'une équipe doit pouvoir s'adapter à ces changements au pied levé pendant un sprint.

Être ouvert aux changements améliorera le résultat final, qui sera plus en accord avec le contexte du projet.

Some additional advantages are:

    • Faster detection of issues/defects
    • Faster achievement of goals/completion of tasks
    • Increased focus on customer goals
    • Increased flexibility/adaptation
    • Increased collaboration/feedback

Bilans

L'un des aspects de la méthodologie Agile consiste à utiliser des rétrospectives, grâce auxquelles l'équipe/le responsable peuvent mieux estimer le temps nécessaire pour achever différents types de tâches ou « epics ». Cela permet aux équipes d'être plus productives dans l'estimation de leurs objectifs et favorise une évaluation constante, ainsi que la recherche d'axes d'amélioration.

Les rétrospectives aident l'équipe à mieux cerner les causes de ses réussites/échecs et à faire évoluer son flux de travail en conséquence. Elle peut donc s'améliorer en permanence.

 

How it is done?

Étape 1 : créez un tableau qui sera votre bucket, backlog ou feuille de route

Tout commence par un bucket ou log, c'est-à-dire un seau (conceptuel !) ou une file d'attente des tâches, en anglais. Le bucket/log doit correspondre à un tableau de votre compte monday.com. Créez un tableau, donnez-lui le nom de backlog et ajoutez-y toutes les tâches que vous devez accomplir pour terminer votre projet ou atteindre vos objectifs à court terme (ou pas). Ce tableau peut également être une feuille de route.

Don’t hold back. Get down to the dirty details. Try and break down tasks into their smallest parts. For example, if your project was to make home improvements and one of your tasks was to repaint your living room, you’d break this task down into:

  • Make home improvements
  • Choisir une couleur de peinture pour le salon
  • Research where to buy the paint
  • Buy paint
  • Buy equipment for painting
  • Remove furniture
  • Cover the floors/fixed furnishings
  • Paint left wall
  • Paint right wall
  • Paint back wall
  • Second coat left wall
  • Second coat right wall
  • Second coat back wall
  • Remove any excess paint

Cet exemple est très simpliste, mais il est important de diviser une tâche en sous-tâches. Cela vous permet d'estimer avec plus de précision le temps que prendra une tâche. Cela vous permet également d'établir des priorités lorsque vous avez une échéance à respecter, et de déterminer les tâches qui sont prioritaires.

Cet exemple illustre la structure que peut avoir un backlog :

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Une fois que vous avez conçu votre tableau Backlog (ou votre feuille de route), vous avez fait la moitié du chemin. Ce tableau doit être le tableau principal de votre compte monday.com. Cette transparence permettra à l'équipe de s'accorder sur la stratégie globale et de s'assurer que les collaborateurs comprennent bien les objectifs. Cela signifie aussi que tous les utilisateurs de votre compte monday.com y ont accès et peuvent y contribuer. Vos collaborateurs peuvent ajouter de nouveaux éléments/nouvelles tâches à mesure que le projet avance et évolue ou que de nouvelles tâches se présentent.

Ajoutez une colonne Date pour y faire figurer l'échéance de chaque tâche, ce qui vous permettra de déterminer les tâches à traiter en priorité.

 

Step 2: Create a task board

Comme nous l'avons évoqué plus haut, en gestion de projet Agile, il est crucial de travailler par courtes périodes de temps appelées sprints ou itérations. Nous vous recommandons de travailler en sprints de deux semaines, mais vous pouvez les rallonger ou les raccourcir si vous préférez. Créez un tableau des tâches et divisez-le en groupes correspondants à chaque période. Vous pouvez utiliser le modèle Tâches de l'équipe ou créer le vôtre de A à Z. Dans cet exemple, le tableau a été créé de A à Z :

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Examinez votre backlog au début de chaque nouvelle période et déplacez les tâches dans le sprint adéquat selon leur priorité. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité d'actions par lots pour sélectionner plusieurs tâches à la fois et les déplacer du tableau Backlog au tableau des sprints, en les envoyant directement dans le groupe correspondant au sprint au cours duquel vous voulez que la tâche soit réalisée.

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Step 3: Assign tasks to people in your team

Ajoutez une colonne Personnes à votre tableau des tâches et attribuez chaque tâche à une personne de votre équipe. Vous désignez ainsi des responsables des tâches. Cela assure par ailleurs une répartition équitable du travail et permet à tout le monde de savoir à qui s'adresser concernant une tâche.

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La responsabilité motive, aucun doute là-dessus ! Lorsque le visage d'une personne se retrouve à côté d'une tâche, ça la motive à faire du bon travail. Elle en est responsable, après tout !

One person’s tasks often rely on another person’s tasks so knowing who to speak to will also ensure smooth collaboration.

 

Step 4: Add a status column to keep everyone up to date on the status of each task

En gestion de projet Agile, il est important d'informer en permanence son équipe de l'avancée des tâches. La méthode Agile respecte le fait que les choses changent et que des circonstances imprévues peuvent empêcher d'achever une tâche. Si une tâche est bloquée ou retardée, il est essentiel d'en avertir toutes les personnes travaillant sur des tâches liées pour qu'elles puissent adapter leur planning en conséquence.

Grâce aux étiquettes de statut personnalisables (disponibles en de nombreuses couleurs), vous pouvez définir toute une gamme de statuts allant de « bloqué » et « en cours » à « en attente de révision » et, bien évidemment, « fait ».

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Step 5: Prioritize your tasks

Vous avez bien lu ! Même lorsque vous avez déplacé les tâches de votre backlog/bucket/feuille de route à un sprint et qu'elles sont, par conséquent, hautement prioritaires, les tâches au sein du sprint n'auront pas toutes le même niveau de priorité.

Certaines peuvent durer plus longtemps que prévu ; par conséquent, toutes les tâches attribuées à un sprint ne seront pas forcément terminées. De plus, les plans du projet ou les besoins du client peuvent changer, même au cours d'un sprint. Même si vous n'ajouteriez jamais de tâches à un sprint, il est primordial de savoir par quelles tâches commencer afin que les tâches critiques soient terminées avant celles relativement moins prioritaires.

Agile methodology favors categorizing tasks according to 4 priorities - “Critical”, “High”, “Medium” and “Low”. Add another status column to your task board and use the colored labels to assign a priority to each task.

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Step 6: Estimate how long each task will take

It’s important to ensure that each team member has a realistic amount of time during a sprint to complete the tasks assigned to them. Of course, there may be sprints where time runs out and certain incomplete tasks must move to the next sprint however, the aim should always be to complete all tasks in the sprint.

Plus vous aurez d'expérience dans l'estimation du temps nécessaire pour achever certains types de tâches, plus vos estimations se feront précises.

Ajoutez une colonne Chiffres à votre tableau, cliquez sur l'élément « Somme » en bas de celle-ci, puis ajoutez l'unité que vous souhaitez utiliser pour mesurer le temps. Vous pouvez compter le travail en heures ou, si vous travaillez dans le développement logiciel, vous préférerez peut-être compter en SP.

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Step 7: Add a tag column to categorize tasks and group them

Les hashtags constituent un excellent moyen de catégoriser les tâches de votre backlog ou de votre tableau des tâches. Ajoutez à présent une colonne Hashtag à votre tableau.

Avec un système de hashtags cohérent, vous pouvez sélectionner la ou les catégories auxquelles appartient une tâche. Cela peut vous aider à catégoriser les tâches en fonction du projet, de l'epic ou du domaine de travail spécifiques auxquels elles sont liées.

Pour reprendre notre exemple de rénovation intérieure, nous pourrions utiliser les hashtags #cuisine #peinture #salon. Les développeurs de logiciels dont le travail est divisé en epics pourraient utiliser les hashtags #bug #pagedaccueil #fonctionnalité. Les responsables de service client pourraient catégoriser leurs tâches avec les hashtags #basedeconnaissances #BC #wébinaires ou #priseenmain.

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Step 8: Keep your team up to date and communicate

La communication au sein de l'équipe est essentielle dans la méthodologie Agile. Au fur et à mesure que vous avancez dans vos tâches pendant un sprint, ajoutez des mises à jour à ces dernières pour informer votre équipe de tous les détails pertinents.

@Mentionnez le nom d'une personne de votre équipe :

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Vous pouvez aussi mentionner toute l'équipe afin que tout le monde reçoive une notification et que les bonnes personnes soient informées et au courant des dernières avancées :

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Grâce aux mises à jour rédigées dans un élément, toutes les informations pertinentes concernant une tâche sont stockées au même endroit et toute l'équipe est sur la même longueur d'ondes. Vous pouvez également ajouter une mise à jour à un statut. De cette façon, lorsque vous changez le statut d'une tâche, vous pouvez communiquer l'information aux personnes concernées en contexte.

Téléchargez des documents relatifs à la tâche dans la section des mises à jour. Mettons que pendant un sprint, vous ayez pour mission de rédiger un document spécifique et qu'une autre personne ait pour tâche de le réviser. Si vous téléchargez votre version finale dans la section des mises à jour de votre tâche et que vous @mentionnez la personne chargée de la révision, vous lui transmettez facilement l'information et lui passez le relais : votre tâche est terminée, la sienne commence.

Pour en apprendre davantage sur les façons de communiquer avec votre équipe sur monday.com, consultez cet article.

 

Step 9: Hold short daily meetings with your whole team

En plus de communiquer sur la plateforme, l'un des principes de la gestion de projet Agile est de communiquer en face à face. Programmez des réunions courtes de 10 à 15 minutes au début de chaque journée de travail afin de réunir l'équipe, que chacun puisse résumer brièvement ce sur quoi il a travaillé la veille et ce sur quoi il va travailler aujourd'hui. C'est l'occasion d'évoquer les problèmes particuliers rencontrés qui pourraient bénéficier de la contribution de l'équipe, ce qui renforce la collaboration et le soutien entre collaborateurs.

 

Step 10: Review and analyze the results at the end of each sprint

La méthode Agile attache beaucoup d'importance à la rétrospection et au fait de tirer des enseignements de ses erreurs passées. Grâce à cela, le flux de travail et les pratiques de votre équipe peuvent constamment évoluer et s'améliorer. Réunissez votre équipe à la fin de chaque sprint, examinez le tableau des tâches et vérifiez que toutes les tâches terminées sont en vert, c'est-à-dire « Faites ».

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Le fait de voir grâce à ce système de couleurs la quantité de travail qui a été abattue motivera l'équipe et améliorera son moral. Cette réunion est également une excellente occasion de discuter de ce qui pourrait être mieux fait à l'avenir et d'améliorer les processus de travail suite aux commentaires reçus.

 

Step 11: Store your completed sprints at the bottom of your task board and repeat

At the end of each sprint, move the group representing the completed sprint to the bottom of your task board. This allows you to keep a record of what’s been achieved and, should a completed task come back to life, means you can move an item to a new sprint, keeping all of the details and data attached to it.

Retournez sur votre backlog, déplacez les tâches sur lesquelles vous voulez travailler dans le groupe correspondant au prochain sprint et recommencez ce cycle.

 

Dernière remarque

Il existe de nombreuses techniques de gestion de projet Agile, qui ont toutes un point commun : le travail est organisé en cycles courts appelés sprints ou itérations.

Les équipes peuvent ainsi évaluer et réévaluer en permanence les attentes et les besoins du client afin d'améliorer son produit plutôt que de travailler pour tout produire d'une traite. L'équipe se concentrera sur les tâches et sous-projets hautement prioritaires, qui changeront et s'adapteront en fonction des besoins et des attentes du client/des parties prenantes.

The team is at the center and each member of the team will be working towards completing tasks which they are responsible for in each time period. Each team member's goal and focus is to show the progress of tasks throughout a sprint, working towards getting their tasks “done”.

 

Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.