Gérer votre équipe avec monday.com

Ce guide vous expliquera comment utiliser au mieux monday.com pour gérer efficacement votre équipe. Il vous fournira des conseils utiles pour optimiser votre utilisation de la plateforme en tant que gestionnaire.

monday.com peut être utilisé pour tous les aspects de la gestion de votre équipe, pas seulement pour la gestion de vos projets et tâches. Il est également important de comprendre que monday.com a été conçu pour servir d'outil collaboratif, et non simplement d'outil de gestion de projet, car la collaboration s'étend bien au-delà de la gestion de projet. Cela signifie qu'une fois prêts à utiliser la plateforme, vous et votre équipe disposerez d'un point de rassemblement pour travailler et communiquer ensemble. Vous ferez donc moins souvent de longues réunions ennuyeuses et passerez plus de temps sur les choses qui importent vraiment 😊

Travaillez activement avec un tableau de projet global et un tableau de tâche détaillé

Tableau de projets global

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Nous savons que les managers sont très occupés lorsqu'ils dirigent plusieurs projets à la fois. Construire un tableau de projets global, qui servira de tableau de bord du projet, vous aidera, ainsi que votre équipe, à suivre l'évolution et l'état de chaque projet et offrira un vue d'ensemble de la situation. Il est important de vous concentrer uniquement sur la vue d'ensemble de chaque projet sans inclure les petits détails pouvant être ajoutés à un tableau détaillé (voir ci-dessous).

Vous devez créer votre tableau de projets global en utilisant des colonnes État pour afficher les phases principales ou étapes importantes de chaque projet, permettant ainsi de mettre à jour la progression en un simple clic. Utilisez une colonne personne (ou plusieurs colonnes personne ou une colonne Équipe, disponible dans votre Centre de colonnes) pouraffecter ou afficher quels membres de votre équipe sont responsables du projet dans son intégralité, ou d'une phase en particulier. Cela permet également de déléguer la responsabilité à chaque membre de l'équipe. Utilisez une date colonne pour ajouter les échéances importantes de chaque projet. Construire votre tableau de cette façon vous permettra d'être toujours au courant de ce qui se passe, et vous pourrez évaluer si vous êtes susceptible d'atteindre vos objectifs. Utiliser le Lien (disponible dans notre Centre de colonnes) ou la colonne Tags vous permet de mieux relier les deux types de tableaux, ce qui permet une transition transparente entre eux 😊

Le tableau de tâches

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En plus de votre tableau de projets global, nous vous conseillons de travailler avec un tableau de tâches détaillé pour déterminer ce que vous et votre équipe ferez réellement semaine après semaine. Travaillez selon les périodes, par exemple toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les trimestre, selon ce qui convient le mieux à vous et à votre équipe, mais ajoutez toujours des objectifs réalisables à ce tableau. Donnez la priorité aux tâches sur lesquelles vous allez travailler dans chaque période et divisez votre tableau en groupes pour représenter les périodes sur lesquelles vous travaillez (par exemple, cette semaine, la semaine prochaine, en novembre, en décembre). La colonne Semaine (disponible dans notre Centre de colonnes) est un excellent moyen de rester synchronisé. Elle vous permet de définir la semaine que vous souhaitez pour que les membres de votre équipe avance dans un projet.

En répartissant vos tâches de cette façon, vous et votre équipe pouvez vous assurer que la charge de travail est répartie équitablement et que chaque membre de votre équipe doit effectuer une quantité de travail réaliste à chaque période. En se projetant, votre équipe saura ce qui arrivera ensuite et permettra à chaque membre de gérer leur temps de façon plus efficace.

Les membres de votre équipe pourront maintenant réaliser des tâches de façon réaliste et en rendre compte de manière amusante et visuelle. L'achèvement de tâches, « passer au vert » comme nous aimons le dire, sera considéré comme un « trophée de réussite » et réduira considérablement le besoin de délégation et de microgestion.

Renforcer la transparence

Votre tableau de projets global et votre tableau de tâches doivent être des tableaux principaux. Cela garantit que tout est transparent et accessible à tous les membres de l'équipe. Un tableau de projets global accessible à tous garantira que tout le monde, du stagiaire aux cadres supérieurs, sera aligné sur les mêmes objectifs finaux. De plus, votre équipe comprendra à quel point leurs tâches s'intègrent dans le projet global, ce qui confèrera à leur travail une pertinence et une importance prouvées pour renforcer leur motivation.

Renforcer la responsabilité

Affecter un membre de l'équipe (ou un équipe toute entière au moyen de la colonne Équipe, disponibles dans notre Centre de colonnes) à chaque tâche ou projet au moyen des colonnes Personne / Équipe rendra les membres de votre équipe responsables de leur travail (à leurs yeux et aux yeux des autres).

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Les membres de l'équipe seront naturellement plus motivés pour réaliser leurs tâches dans les délais (au plus tôt) et pour faire de leur mieux. De plus, vous pouvez mesurer l'efficacité des membres de votre équipe. Tout le monde sait à qui parler au sujet de chaque tâche ou projet, qui doit rendre des comptes pour toute erreur (espérons qu'il n'y en aura pas) et qui reconnaître et féliciter pour son excellent travail.

 Conseil : Nos recherches ont révélé que la reconnaissance du travail bien fait est un des facteurs les plus importants pour déterminer le bonheur au travail.
 Obtenez un aperçu visuel 

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Ajoutez une colonne Calendrier à votre tableau de projet global et à votre tableau de tâche et utilisez la vue par défaut pour afficher la répartition du travail de toutes vos tâches et projets. Cela vous permettra de vérifier la répartition de la charge de travail entre votre équipe et de voir quel membre de votre équipe a de la disponibilité et quand vos employés seront occupés au maximum.

Utilisez cette fonctionnalité dans vos tableaux principaux pour que tous les membres de l'équipe puisse la voir. Cela vous permettra d'éviter les malentendus au bureau. Un environnement de travail ouvert et transparent rendra votre équipe plus heureuse et plus autonome. Voir comment leurs tâches et leurs projets s'échelonnent sur une période donnée et à quel point le reste de l'équipe est occupé (sur qui ils peuvent également compter pour les aider à mener à bien leurs propres tâches) permet à chaque membre de votre équipe de planifier son temps pour s'assurer qu'ils respectent les délais.

Recherchez / Filtrez dans un tableau

Vous pouvez filtrer chaque tableau en fonction de la personne (ou de l'équipe, bientôt disponible) affectée à des tâches ou projets. Vous disposez ainsi d'un moyen simple et rapide pour vérifier votre répartition de la charge de travail entre votre équipe et l'état des tâches sur lesquelles chacun de vos membres travaillent.

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En utilisant plusieurs filtres dans le tableau, par exemple « Léa » dans la colonne Personne et « Travail en cours » dans la colonne État, vous pouvez filtrer les tâches que chacun des membres de votre équipe n'a pas encore terminées. Vous pouvez également vérifier les tâches ou projets en fonction de leur date d'échéance, de la date échue, de cette semaine, de ce mois, etc. Par exemple, rechercher « Léa » dans la colonne Personne et « Date d'échéance passée » dans la colonne Date vous permettra de mesurer l'efficacité et de ce membre de votre équipe, mais le plus important est que vous pourrez voir quelles tâches de sont pas terminées à temps et essayer de comprendre pourquoi.

Communiquer avec toute l'équipe

Assurez-vous de toujours communiquer avec les bonnes personnes en créant des équipes sur votre compte monday. Vous pouvez @mentionner toute l'équipe pour que tous les membres puissent communiquer entre eux, sans avoir à taper le nom de chaque personne (et de risquer d'oublier quelqu'un), ce qui facilite les annonces générales. Cela peut également être utilisé pour inclure toute l'équipe sur une tâche en les abonnant tous à l'élément ou en les @mentionnant pour les tenir au courant.

De plus, vous gagnerez du temps lors de l'ajout d'abonnés à un nouveau tableau. En @mentionnant le nom de l'équipe dans la zone Ajouter des abonnés, vous ajouterez tous les membres de l'équipe d'un seul coup. Personne ne manquera les mises à jour du tableau.

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Vérifiez ensemble

À la fin de chaque semaine, asseyez-vous tous ensemble et parcourez votre tableau de tâches. Mettez tout ce qui est « Fait » en vert et félicitez-vous de ce que vous avez accompli ensemble. C'est un outil idéal pour motiver votre équipe et créer un esprit d'équipe. Retourner au travail la semaine suivant sera moins stressant pour tous car vous saurez ce qui est fait et ce qu'il reste à faire.

D'autres tableaux utiles pour gérer votre équipe sur monday.com 

Tableaux de formation et de base de connaissances

Construire un tableau de formation est un excellent moyen de permettre à un nouveau membre de l'équipe d'apprendre et de rechercher des réponses aux questions qu'il(elle) se pose au moment de commencer dans votre équipe.

Vous pouvez diviser le tableau en groupes par sujets, ajouter la question en tant qu'élément puis inclure les détails de la réponse dans la section des mises à jour.

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Si vous voulez utiliser votre tableau de base de connaissances dans le cadre de votre formation, ajoutez des colonnes État pour chaque nouveau membre de l'équipe et demandez-leur des mettre à jour l'état de chaque question après l'avoir étudiée. Cela vous permettra de voir ce qu'ils ont vu et ce qu'ils doivent encore apprendre.

En prenant le temps de construire un tel tableau, vous gagnerez du temps dans la formation des nouveaux membres de l'équipe en évitant de tout réexpliquer à chaque fois. Le tableau peut toujours être utilisé pour conserver les connaissances de l'équipe afin que tout le monde soit à jour.

 

Tableau hebdomadaire

Si vous et votre équipe travaillez par roulement, vous pouvez même utiliser monday pour assigner des équipes de semaine en semaine. L'exemple ci-dessous montre une manière excellente et claire de le faire. Si les membres d'équipe ont ensuite besoin d'échanger leurs postes, ils peuvent le faire de façon indépendante, sans que vous ayez besoin d'intervenir, en ajoutant une mise à jour au jour qu'ils veulent échanger et en @mentionnant le membre d'équipe avec lequel ils veulent demander un échange.

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Il permet à vous et à votre équipe d'avoir un aperçu visuel rapide de qui travaille quand d'éviter la confusion.  

Tableau de demandes et de validations de congés

Créez également un tableau pour toutes les demandes de congés de votre équipe ! Dites aux membres de votre équipe d'ajouter leurs demandes de congés dans le groupe approprié (par trimestre / mois / En attente vs. Validé - à vous de choisir) puis marquez l'état ou déplacez l'élément dans le groupe « Validé » après validation. Vous ne passerez jamais à côté d'une demande et saurez toujours qui n'est pas au bureau. Vous pouvez ainsi vous assurer que vous aurez toujours assez de personne pour atteindre vos objectifs.

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Discussions

Il est toujours nécessaire d'avoir des conversations avec vos collègues qui ne sont pas connectés aux tâches ou projets de vos tableaux : pour discuter des règles du bureau, de la culture d'entreprise, de sujets sociaux et de soirées, du repas que vous allez organiser (et de ce que vous allez commander). Vous pouvez créer un tableau de Discussions et commencer à discuter, ou créer un groupe Général dans un tableau de tâches hebdomadaires et renommer un élément Discussions ! Votre équipe peut ajouter de nouveaux éléments pour des sujets de conversation. Utiliser un tableau / élément de Discussions est le moyen idéal pour renforcer l'esprit d'équipe et donner la parole aux membres de votre équipe.

Alors, qu'attendez-vous pour créer vos tableaux et faire participer toute l'équipe ?

Contactez-nous si vous avez des questions, des suggestions ou des histoires à partager à  support@monday.com.