Pouvons-nous vous aider?

Envoyer par e-mail au tableau

 

Souhaitez-vous établir une connexion transparente entre votre boîte de réception et votre compte monday.com ? Poursuivez votre lecture, car ce guide vous permettra de combler le fossé entre vos e-mails et vos tableaux en quelques étapes toutes simples ! La fonctionnalité E-mail vers tableau vous permet d’envoyer des e-mails à partir de votre boîte mail directement vers vos tableaux monday.com en tant que nouveaux éléments ou mises à jour ! Alors découvrons les fonctionnalités E-mail vers tableau et E-mail vers élément ! 

 

Conseil : vous voulez en savoir plus sur le formatage des e-mails au tableau ? Consultez cet article pour obtenir plus d'informations😊 

 

Qui peut envoyer un e-mail vers mes tableaux ou mes éléments ?

Attention : L'adresse électronique unique générée pour l'envoi d'e-mails au tableau contient votre clé API individuelle. Cette clé ne peut être communiquée qu'à des personnes de confiance pour des raisons de sécurité et ne doit jamais être rendue publique.

 

Tout utilisateur ou invité de votre compte monday.com, ainsi que les collègues de confiance qui ne sont pas connectés à votre compte, peuvent envoyer des e-mails vers les tableaux ou les éléments.

  • Membres du compte

Les membres du compte peuvent envoyer un e-mail vers n'importe quel tableau privé, partagé ou principal dont ils sont membres. Le membre du compte doit envoyer l'e-mail à partir de l'adresse e-mail associée à son compte monday.com (c'est-à-dire l'adresse e-mail utilisée pour s'inscrire au compte). 

  • Invités

Les invités de votre compte monday.com peuvent envoyer un e-mail vers n'importe quel Tableau partagé dont ils sont utilisateurs. L'invité doit envoyer l'e-mail à partir de l'adresse associée à son compte invité monday.com. 

  • Observateurs et collègues de confiance

Les observateurs et les collègues qui ne sont pas connectés à votre compte monday.com peuvent envoyer des e-mails vers vos éléments ou tableaux via la même adresse électronique dont se servent les utilisateurs du compte. Il est important de remarquer que cette adresse e-mail permet aux personnes qui ne sont pas utilisateurs de votre compte de créer des éléments et des mises à jour dans votre compte. Vous devez donc être prudent lorsque vous distribuez l'adresse électronique et ne la donner qu'à ceux en qui vous avez confiance. 

 

Comment puis-je envoyer des e-mails vers mes tableaux ? 

Il y a trois façons de connecter vos e-mails à vos tableaux monday.com.  Vous pouvez :

  1. Envoyer un e-mail en tant que nouvel élément sur votre tableau 
  2. Envoyer un e-mail en tant que mise à jour d'un élément existant
  3. Configurer une intégration avec votre boîte e-mail ou votre boîte de réception Outlook

 

Envoyer un e-mail vers un tableau en tant qu'élément

Les utilisateurs et les non-utilisateurs ont la possibilité d'envoyer un e-mail à un tableau en tant que nouvel élément. Jetons-y un coup d'œil.

  • Utilisateurs et invités du compte

Lorsque vous envoyez un e-mail vers un tableau monday.com, l'e-mail devient un nouvel élément du tableau. La première étape consiste à récupérer l'adresse e-mail de votre tableau. Pour en savoir plus, accédez au tableau vers lequel vous souhaitez envoyer par e-mail et cliquez sur le menu latéral dans le coin supérieur droit. Dans le menu déroulant, sélectionnez « Paramètres du tableau », puis « Créer des éléments par e-mail » :

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Au bas de la fenêtre contextuelle, vous trouverez l'adresse e-mail unique de votre tableau. Cliquez sur « Copier » pour copier l'adresse dans votre presse-papiers afin de la coller directement dans votre e-mail. 

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Vous avez également la possibilité de créer une adresse e-mail personnalisée qui sera plus simple à retenir pour les utilisateurs du compte. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de « Utiliser une adresse personnalisée » et modifiez l'adresse e-mail à votre convenance. Cliquez sur « Copier » pour copier l'adresse dans votre presse-papiers :

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Remarque :
  • Seuls les utilisateurs du compte peuvent utiliser des adresses e-mail personnalisées.
  • Seuls les admins du compte peuvent personnaliser les adresses e-mail des tableaux.
  • Les abonnés aux tableaux peuvent consulter et copier l'adresse personnalisée.
  • Les propriétaires de tableau peuvent demander aux admins l'autorisation de modifier l'adresse personnalisée du tableau.

 

À présent, vous pouvez vous rendre dans votre boîte e-mail pour créer votre nouvel e-mail. 

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Avant d'envoyer l'e-mail, il se peut que nous devions le modifier légèrement afin de nous assurer qu'il apparaisse comme nous le souhaitons dans notre tableau.

  1. La ligne du destinataire doit contenir l'adresse électronique du tableau (nous l'avons sauvegardée comme contact pour des raisons de sécurité mentionnées précédemment)
  2. La ligne d'objet deviendra le nom de l'élément dans notre tableau

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      3. Le corps de l'e-mail deviendra une mise à jour dans le nouvel élément, nous devons donc nous assurer que tout ce qui se trouve dans le corps de l'e-mail correspond à ce que nous souhaitons voir dans la section des mises à jour de notre élément, y compris fichiers !

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Conseil : certains e-mails ont une fonctionnalité « Répondre au-dessus de cette ligne ». Dans ce cas, si vous ne supprimez pas cette section lors de l'envoi de l'e-mail vers votre tableau, votre section des mises à jour sera vide, car le corps de l'e-mail est considéré comme étant au-dessus de la ligne de réponse. Il suffit de supprimer cette partie de l'e-mail, et tout devrait rentrer dans l'ordre !

 

Et voilà ! Votre e-mail apparaîtra en tant que nouvel élément dans un nouveau groupe intitulé « Nouveaux clients » tout en haut de votre tableau ! À l'avenir, tous vos e-mails apparaîtront dans ce groupe. Vous pouvez donc personnaliser le nom du groupe selon vos besoins ! Il vous suffit de remplir manuellement le reste des colonnes du nouvel élément. 

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Cliquez sur la bulle pour ouvrir la section des mises à jour de l'élément afin de jeter un œil au corps de texte de votre e-mail. Maintenant, toutes les informations seront regroupées au même endroit !

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Remarque : Le créateur de l'élément ou de la mise à jour est l'utilisateur qui a copié l'adresse électronique unique du tableau (qui contient la clé API personnelle). Par exemple, si deux utilisateurs copient individuellement le lien de l'adresse électronique et créent des e-mails, chacun d'eux apparaîtra comme le créateur de la mise à jour. Toutefois, si un utilisateur a copié l'adresse et l'a envoyée à un autre utilisateur, l'utilisateur qui a copié l'adresse apparaît comme le créateur de la mise à jour.

 

Envoyer un e-mail vers un élément en tant que mise à jour

Lorsque vous envoyez un e-mail à un élément de votre forum, cet e-mail devient une mise à jour dans la section Mises à jour de l'élément ! Pour ce faire, récupérez l'adresse électronique unique de votre élément dans la Section Mises à jour de l'élément. Cliquez sur « Envoyer les mises à jour par e-mail » et copiez votre adresse e-mail unique.

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Ici, chez Greenfield Gardeners, nous recevons généralement des demandes d'emploi par e-mail de la part de clients et nous envoyons des e-mails aux clients pour leur faire savoir quel travail a été effectué dans leur jardin lors de notre dernière visite à leur propriété ! Pour s'assurer que nous pouvons voir toute cette correspondance dans notre tableau monday.com également, nous envoyons l'e-mail à la fois à l'adresse de notre client et à celle de notre élément !

 

Conseil : si vous envoyez l'e-mail à la fois vers l'élément et à un destinataire qui n'est pas membre de votre compte monday.com, assurez-vous de copier l'adresse de l'élément dans le champ « Cci » (copie cachée). Cela permet de s'assurer que le destinataire ne recevra pas de message d'erreur de votre élément monday.com si le destinataire de votre e-mail répond par l'action « Répondre à tous ».

 

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L'e-mail apparaîtra en tant que nouvelle mise à jour dans l'élément existant de votre tableau.  L'objet de votre e-mail sera en gras, suivi du corps de votre e-mail. 

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Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.

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