Pouvons-nous vous aider?

Envoyer par e-mail au tableau

Vous trouvez que votre boîte de réception et vos tableaux monday.com sont deux mondes à part ? Il vous arrive de ne plus retrouver des e-mails en lien avec les éléments de vos tableaux ? Poursuivez votre lecture, car ce guide vous permettra de combler le fossé entre vos e-mails et vos tableaux en quelques étapes toutes simples. La fonctionnalité E-mail vers tableau vous permet d'envoyer des e-mails depuis votre boîte mail directement vers vos tableaux monday.com en tant que nouveaux éléments ou mises à jour. Alors découvrons les fonctionnalités E-mail vers tableau et E-mail vers élément.

 

Qui peut envoyer un e-mail vers mes tableaux ou mes éléments ?

Tout utilisateur ou invité de votre compte monday.com, ainsi que les collègues de confiance en dehors de votre compte, peuvent envoyer des e-mails vers les tableaux ou les éléments.

  • Membres du compte

Les membres du compte peuvent envoyer un e-mail vers n'importe quel tableau privé, partagé ou principal dont ils sont membres. Le membre du compte doit envoyer l'e-mail à partir de l'adresse e-mail associée à son compte monday.com (c'est-à-dire l'adresse e-mail utilisée pour s'inscrire au compte). 

  • Invités

Les invités de votre compte monday.com peuvent envoyer un e-mail vers n'importe quel Tableau partagé dont ils sont utilisateurs. L'invité doit envoyer l'e-mail à partir de l'adresse associée à son compte invité monday.com. 

  • Observateurs et collègues de confiance

Les observateurs et les collègues qui ne sont pas connectés à votre compte monday.com peuvent envoyer des e-mails vers vos éléments ou tableaux avec une adresse différente de celle destinée aux utilisateurs du compte. Il est important de remarquer que cette adresse e-mail permet aux personnes qui ne sont pas utilisateurs de votre compte de créer des éléments et des mises à jour dans votre compte. Vous devez donc faire attention lorsque vous distribuez l'adresse e-mail et ne la donner qu'aux personnes en qui vous avez confiance. 

 

Comment puis-je envoyer des e-mails vers mes tableaux ? 

Il y a trois façons de connecter vos e-mails à vos tableaux monday.com.  Vous pouvez :

  1. Envoyer un e-mail en tant que nouvel élément sur votre tableau 
  2. Envoyer un e-mail en tant que mise à jour d'un élément existant
  3. Configurer une intégration avec votre boîte e-mail

Nous allons passer en revue ces trois options dans ce guide. 

 

Envoyer un e-mail vers un tableau en tant qu'élément

Les utilisateurs et les non-utilisateurs du compte peuvent envoyer un e-mail à un tableau en tant que nouvel élément, d'une manière légèrement différente. Voyons ensemble comment faire dans les deux cas :

  • Utilisateurs et invités du compte

Lorsque vous envoyez un e-mail vers un tableau monday.com, l'e-mail devient un nouvel élément du tableau. La première étape consiste à récupérer l'adresse e-mail de votre tableau. Pour en savoir plus, accédez au tableau vers lequel vous souhaitez envoyer par e-mail et cliquez sur le menu latéral dans le coin supérieur droit. Dans le menu déroulant, sélectionnez « Paramètres du tableau », puis « Créer des éléments par e-mail », comme ceci :

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Au bas de la fenêtre, vous trouverez l'adresse e-mail unique de votre tableau. Vous pouvez cliquer sur « Copier l'adresse » pour la copier dans votre presse-papiers afin de la « coller » directement dans votre e-mail. Vous pouvez également remplacer l'adresse e-mail par une adresse personnalisée et un peu plus facile à mémoriser. Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier l'adresse.

 

Remarque : seul l'admin et/ou le propriétaire du tableau pourront modifier cet e-mail. 

 

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Saisissez votre nouveau nom, et voilà ! Vous pouvez cliquer sur « Copier » pour copier l'adresse dans votre presse-papiers afin de la coller dans votre e-mail.

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Remarque :  Vous pouvez uniquement modifier le nom d'utilisateur de l'e-mail (avant le symbole « @ ») et ne pouvez pas modifier le domaine de l'e-mail (après le symbole « @ »). Le domaine de l'e-mail sera toujours le nom de votre compte suivi de « .monday.com ». 

 

À présent, vous pouvez vous rendre dans votre boîte e-mail pour créer votre nouvel e-mail. 

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Avant d'envoyer l'e-mail, il se peut que nous devions le modifier légèrement afin de nous assurer qu'il apparaisse comme nous le souhaitons dans notre tableau.

  1. La ligne du destinataire doit comporter l'adresse e-mail du tableau
  2. La ligne d'objet deviendra le nom de votre élément dans votre tableau

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      3. Le corps de l'e-mail deviendra une mise à jour dans le nouvel élément, nous devons donc nous assurer que tout ce qui se trouve dans le corps de l'e-mail correspond à ce que nous souhaitons voir dans la section des mises à jour de notre élément, y compris les fichiers ! 

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Conseil : certains e-mails ont une fonctionnalité « Répondre au-dessus de cette ligne ». Dans ce cas, si vous ne supprimez pas cette section lors de l'envoi de l'e-mail vers votre tableau, votre section des mises à jour sera vide car le corps de l'e-mail est considéré comme étant au-dessus de la ligne de réponse. Il suffit de supprimer cette partie de l'e-mail, et tout devrait rentrer dans l'ordre !

 

Et voilà ! Votre e-mail apparaîtra en tant que nouvel élément dans un nouveau groupe intitulé « Éléments créés par e-mail » tout en haut de votre tableau. À l'avenir, tous vos e-mails apparaîtront dans ce groupe. Vous pouvez donc modifier le nom du groupe selon vos besoins. Il vous suffit de remplir manuellement le reste des colonnes du nouvel élément. 

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Cliquez sur la bulle pour ouvrir la section des mises à jour de l'élément afin de jeter un œil au corps de texte de votre e-mail. Maintenant, toutes les informations seront regroupées au même endroit !

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  • Non-utilisateurs du compte

Les observateurs de votre compte et les collègues qui ne sont pas des utilisateurs de votre compte peuvent également envoyer des e-mails vers votre tableau en tant que nouveaux éléments.

 

Remarque : les personnes possédant cette adresse e-mail seront identifiées en tant que utilisateurs du compte et pourront créer des éléments et des mises à jour dans votre tableau par e-mail. Il est important que vous partagiez cette adresse e-mail uniquement avec des personnes à qui vous pouvez confier les données de votre compte. 

 

Les étapes sont pratiquement les mêmes que celles effectuées par les utilisateurs du compte, mais ils doivent l'envoyer à une autre adresse e-mail ! Pour trouver cette adresse, ouvrez le menu latéral, sélectionnez « Paramètres du tableau », puis « Créer des éléments par e-mail », comme nous l'avons fait dans la section précédente. 

Cliquez à présent sur la flèche à côté de « Partager avec des personnes extérieures au compte » :

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Vous devriez à présent voir une adresse électronique supplémentaire dans cette fenêtre. Cliquez sur « Copier » à côté afin de le copier dans votre presse-papiers afin de l'envoyer à vos collègues. Une fois qu'ils ont cette adresse e-mail, ils peuvent suivre les mêmes étapes pour envoyer un e-mail, comme décrit dans la section précédente.

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Envoyer un e-mail vers un élément en tant que mise à jour

Lorsque vous envoyez un e-mail vers un élément de votre tableau, l'e-mail devient une mise à jour dans la section des mises à jour de l'élément. La première étape consiste à récupérer l'adresse e-mail de votre tableau. Pour cela, cliquez sur l'élément que vous souhaitez envoyer par e-mail pour ouvrir la section des mises à jour de l'élément. Cliquez sur « Rédiger les mises à jour via e-mail », comme ci-dessous :

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Vous pouvez remplacer l'adresse e-mail par une adresse personnalisée et un peu plus facile à mémoriser en cliquant sur l'icône en forme de crayon.

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Saisissez une nouvelle adresse et, lorsque vous êtes prêt, cliquez sur la petite icône en forme de papier plié au-dessous pour la copier dans votre presse-papiers afin de pouvoir la « coller » directement dans votre e-mail.

 

Remarque : les utilisateurs ne pourront modifier l'adresse e-mail de l'élément que si les autorisations de tableau le permettent. Si vous rencontrez des difficultés, contactez le propriétaire de votre tableau

 

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Ici, chez Greenfield Gardeners, nous recevons souvent des demandes de services par e-mail de la part de nos clients. Et nous leur envoyons des e-mails pour leur faire savoir quels travaux ont été réalisés dans leurs jardins la dernière fois que nous nous sommes rendus chez eux. Pour que toute cette correspondance apparaisse également dans notre tableau monday.com, nous envoyons chaque e-mail à la fois à notre client et à l'adresse de notre élément. 

 

Conseil : si vous envoyez l'e-mail à la fois vers l'élément et à un destinataire qui n'est pas membre de votre compte monday.com, assurez-vous de copier l'adresse de l'élément dans le champ « Cci » (copie cachée). Cela permet de s'assurer que le destinataire ne recevra pas de message d'erreur de votre élément monday.com si le destinataire de votre e-mail répond par l'action « Répondre à tous ».

 

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L'e-mail apparaîtra en tant que nouvelle mise à jour dans l'élément existant de votre tableau.  L'objet de votre e-mail sera en gras, suivi du corps de votre e-mail. 

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Si vous avez des questions, n'hésitez à contacter notre équipe via notre formulaire de contact. Nous sommes disponibles 24h/24, 7j/7 et sommes toujours heureux de vous aider.