Qu'est-ce que le Timeline ?

Le Calendrier est la Vue permettant de voir toutes les tâches dans un aperçu qui montre où ces tâches sont en train d'être réalisées. C'est comme le diagramme de Gantt, en plus beau !

Pourquoi le calendrier est-il si utile ?

Le calendrier est une option vraiment géniale lorsque vous avez un projet ou des tâches qui s'étendent sur plusieurs jours. Il vous permet d'obtenir une représentation visuelle de vos projets. Vous pouvez donc voir qui travaille sur quoi et quand ce projet doit être terminé. Le calendrier est aussi super utile pour contrôler la charge de travail de votre équipe. Vous pouvez voir toutes les tâches sur lesquelles votre équipe travaille, et décider si votre équipe peut ou non se charger d'un projet supplémentaire.

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Comment le configurer ?

Il vous suffit simplement d'ajouter la colonne Calendrier en cliquant sur le signe « + » à droite d'un groupe d'éléments pour ajouter un colonne « Calendrier » à votre tableau.  Une fois cette étape terminée, vous pourrez cliquer sur une cellule du calendrier et une Vue calendrier apparaîtra.  À partir de là, vous pouvez sélectionnez vos dates de Début et de Fin

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Une fois que vous avez défini vos dates de début et de fin, vous pouvez cliquer sur n'importe quelle cellule du Calendrier pour ouvrir la Vue Calendrier.

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Vous pouvez aussi ouvrir la Vue Calendrier en cliquant sur la flèche à côté du bouton « Tableau principal » en haut à gauche de votre tableau comme ci-dessous : 

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Personnalisez votre Vue Calendrier

Une fois votre calendrier ouvert, cliquez sur l'icône de roue dentée tout à droite de votre écran. Cela ouvrira les Paramètres. 

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Vous pouvez personnaliser votre Vue Calendrier selon si vous voulez le voir par personne, par groupe, par état spécifique, ou plus ! Ce réglage est super utile, que vous vouliez gérer vos tâches, vos ressources, ou simplement avoir une vue d'ensemble de la situation. 

De plus, le calendrier est codé par couleur ! Comme vous pouvez le constater, la couleur affichée dans la vue Calendrier correspond à la couleur du groupe d'éléments dont elle provient.

Ajoutez plusieurs calendriers en une seule vue !

Un tableau peut avoir plusieurs colonnes Calendrier. Dans le tableau ci-dessous, nous avons un calendrier pour chaque colonne État. 

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Vous pouvez afficher les deux calendriers en une seule vue. Rendez-vous dans vos réglages de calendrier et sélectionnez les colonnes de calendrier que vous voulez afficher, comme dans la capture d'écran ci-dessous : 

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Mettez vos éléments à jour directement depuis le calendrier !

Lorsque vous cliquez sur l'une des barres du calendrier, la carte élément s'ouvre, ce qui vous permet de modifier vos éléments sans avoir besoin de faire des allers retours vers votre vue de tableau principale. 🎉

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Personnalisez le format de date et d'heure

Vous pouvez personnaliser le format de la date et de l'heure en suivant ces étapes :

  • Cliquez sur votre avatar situé en bas à droite de votre écran
  • Cliquez sur Mon profil
  • Sélectionnez Préférences

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Décalez votre calendrier de « X » jours.

Imaginez que vous avez un tableau de flux de travail avec une colonne Calendrier. Chaque élément est une tâche et son calendrier commence à la fin du calendrier de la tâche précédente. Vous finissez toutes vos tâches à temps mais votre responsable vient d'ajouter une journée imprévue de déplacement. Vous devez reporter la date de début et de fin du calendrier de chaque élément d'un jour... ¨Plus maintenant ! Dorénavant, vous pouvez sélectionner les éléments que vous voulez et décaler tous leurs calendriers du nombre de jours que vous voulez.  

  • Sélectionnez les éléments dont vous souhaitez décaler le calendrier.

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  • Cliquez sur une des flèches de la colonne Calendrier. Le sélecteur de date s'affiche. En bas, cliquez sur « déplacer les éléments sélectionnés par jours » 
  • Entrez un nombre de jours et voilà : les calendriers de tous les éléments sélectionnés seront décalés. 

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Recevez des rappels d'alerte du calendrier

Dans la colonne calendrier, il existe trois options de rappel :

  • Intégration de calendrier : voici comment cela fonctionne.
  • Le mode délai : cet article explique tout ce que vous devez savoir
  • Rappels de date avec des automatisations. C'est le sujet que nous allons aborder ci-dessous, dans cette section. 

Les rappels d'échéance, utilisés pour le mode délai et les rappels de date, sont regroupés dans le menu de la colonne. Sélectionnez « Définir des rappels de date » dans le menu déroulant. 

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Lorsque le mode délai est activé, la sélection de « Définir des rappels de date » vous mènera directement à une formule d'automatisation qui se comprend comme ceci : « Lorsque la date est arrivée et que l'état n'est pas quelque chose ». Cliquez sur chaque partie soulignée pour définir vos paramètres d'automatisation et créer une notification.

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Si la colonne n'est pas en mode délai, voici la formule que vous obtiendrez : 

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Cette fonctionnalité géniale vous permet de ne plus jamais manquer une échéance !  

Puis-je imprimer ou exporter le calendrier ?

Bien sûr ! Votre calendrier peut être exporté vers Excel. Il vous suffit d'ouvrir le calendrier et de cliquer sur « Exporter vers Excel » comme ci-dessous : 

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Vous pouvez également l'exporter en cochant l'option « Mode Gantt » dans vos paramètres de calendrier. 

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Dans ce mode, l'exportation vers Excel a été améliorée pour montrer un résumé à gauche qui fournit les noms d'éléments, la date de début et la date de fin de chaque élément ! 

Puis-je voir mes calendriers de plusieurs tableaux dans la même vue ?

Maintenant oui, en utilisant nos nouveaux tableaux de bord ! Avec le widget Calendrier, vous pouvez extraire des calendriers de plusieurs tableaux et les rassembler dans une seule vue. Apprenez-en plus sur les tableaux de bord ici et sur le widget Calendrier ici

Si vous avez d'autres questions sur le calendrier, n'hésitez pas à nous contacter à Support@monday.com !