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Qu'est-ce qu'un tableau global ?

 

Qu'est-ce qu'un tableau global ?

Un tableau global vous permet de voir un aperçu de tout ce sur quoi votre équipe et vous-même travaillez dans votre compte monday.com. Chaque tableau global, peut être organisé par trimestres, mois, phases, clients, projets ou organisé de toute autre manière qui convient à l'équipe. Ce type de tableau vous permet d'obtenir des informations rapides sur vos projets et de définir les priorités que vous devez garder à l'esprit. En d'autres termes, un tableau global constitue votre première étape vers le développement d'un flux de travail rationalisé ! 

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Voici comment ce type de tableau peut-il améliorer votre flux de travail

Tandis que ces types de tableaux sont destinés aux managers et aux responsables d'équipes qui ont besoin d'un aperçu des projets ou de l'achèvement des étapes, les tableaux de type global peuvent également avoir un impact sur vos collaborateurs. La création d'un tableau global peut être bénéfique pour votre entreprise en donnant à tous vos collaborateurs une meilleure compréhension de vos objectifs globaux. Comprendre la situation globale peut augmenter la productivité et la satisfaction globale lors de l'exécution des tâches quotidiennes.

 

Créer un tableau global

Dans cet exemple, nous créons un tableau global pour un grand projet de rebranding.

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Étape 1 : Ajoutez vos groupes

Sur notre tableau global, nous souhaitons voir chaque étape qui doit être achevée par phase. Étant donné que nous souhaitons voir notre tableau global réparti par phases, nous allons commencer par ajouter des groupes qui représentent chaque phase. Sur le tableau ci-dessus, vous verrez « Phase 1 » en bleu et « Phase 2 » en violet. Sinon, si notre projet était divisé par trimestre ou par mois, nous choisirons d'étiqueter les groupes en conséquence.

 

Étape 2 : Ajoutez vos étapes

Vous pouvez ensuite commencer à ajouter des éléments pour chaque étape importante. La première étape de notre tableau constitue le « budget de refonte de la marque du service et de l'ensemble du service », puis la « reconception du logo », puis les « Procédures relatives aux droits d'auteur », etc.

 

Étape 3 : Ajoutez vos colonnes de base 

Afin de créer entièrement ce tableau, nous avons ajouté des colonnes. Vous devrez ajouter des colonnes afin de vous assurer que toutes les informations importantes sont enregistrées dans ce tableau. Ce sont les colonnes que nous trouvons essentielles lorsqu'il s'agit de garder votre équipe sur la bonne voie :

  • Colonne personnes : La colonne personnes permettra d'attribuer une propriété claire à un chef de projet qui supervise l'étape correspondante.  Lorsque vous définissez un collaborateur, il reçoit une notification sous l'icône cloche
  • Colonne échéance : La colonne échéance est essentielle si vous suivez une période pour chaque étape. C'est parfait pour l'organisation. Nous verrons comment cette colonne prend vie via la vue des échéances plus tard dans ce guide.
  • Colonne statut : Les étiquettes de la colonne statut peuvent être personnalisées en fonction de vos besoins. Vos étiquettes peuvent vous renseigner sur l'avancement, la priorité ou le service responsable de cette étape (voir notre exemple).

 

Connexion de votre tableau global à un tableau détaillé

Un tableau global peut être complété par un ou plusieurs tableaux détaillés. Alors que les tableaux de type global se concentrent sur l'image globale, les tableaux détaillés sont utiles pour avoir une visibilité sur certains détails essentiels. Les tableaux détaillés peuvent fonctionner comme un tableau de tâches

Il existe plusieurs colonnes sur monday.com qui vous permettent de connecter votre tableau global aux tableaux plus détaillés de manière à vous assurer que toutes les informations pertinentes sont mises à jour en permanence. Voici quelques colonnes que vous pouvez utiliser pour connecter vos tableaux globaux et détaillés.

 

  • Colonne de liens

La colonne de liens vous permet de connecter des tableaux détaillés à n'importe quel élément connexe en vous offrant un espace dédié pour saisir l'URL unique de ces tableaux. L'utilisation de cette colonne permet de naviguer d'un tableau à l'autre sans aucune difficulté. Pour en savoir plus sur la colonne de liens, veuillez consulter ceci.

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  • Colonne Miroir

La colonne miroir vous permet de refléter les informations des colonnes de votre tableau global niveau vers votre tableau détaillé (ou vice versa). Vous pouvez modifier les informations dans l'un ou l'autre des tableaux et les changements seront appliqués dans les deux.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons illustré l'avancement de toutes les tâches de notre tableau « Reconception du tableau détaillé » (première image) sur le tableau global pour un aperçu rapide (deuxième image).  

Tableau détaillé :

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Tableau global lié :low.pngPour en savoir plus sur la colonne miroir, consultez cette section.

 

  • Colonne tags

La colonne hashtag permet d'organiser des groupes d'éléments dans différents tableaux. Vous pouvez utiliser des hashtags pour suivre la catégorie, le département, les trimestres, etc.

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En utilisant des hashtags et Tout rechercher, vous pouvez établir des liens entre tous vos tableaux sur l'ensemble du compte.

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Suivre les étapes dans la vue des échéances

Les aperçus vous permettent de visualiser les informations dans vos tableaux de différentes manières. Pour un tableau global, une vue que nous recommandons est la vue chronologique. Dans cette vue, vous pouvez voir toutes vos étapes les unes par rapport aux autres. Vous pouvez déplacer des éléments pour vous assurer que l'affectation correspond à la planification de votre équipe, et vous pouvez cliquer sur l'élément lui-même afin d'examiner une carte avec plus d'informations. Le mode obscur est également disponible.

La vue des échéances peut être regroupée par personne, statut ou département pour une répartition encore plus communicative.

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Visualisez les informations grâce à vue graphique

La vue graphique constitue un excellent moyen de voir une répartition des données sur votre tableau global. Cette vue peut être utilisée pour répartir les données de votre tableau en fonction de la personne responsable, du statut de vos étapes, du service ou de toute autre information pertinente. 

Ci-dessous, nous pouvons voir un exemple de toutes nos données réparties par service, mais empilées par manager de projet. Cela offre une visibilité sur notre gestion des ressources pour ce projet. 

OP2__10_.pngPour en savoir plus sur la vue graphique, veuillez consulter ceci.

 

Automatiser votre flux de travail

Les automatisations consistent en de processus simples et personnalisables que vous pouvez créer en quelques secondes. Il peut s'agir de notifications push de mises à jour particulières ou d'actions automatiques effectuées une fois qu'un élément d'action est terminé.

Voici quelques automatisations utiles pour dynamiser votre tableau global :

« À chaque période, informer quelqu'un »

Cette automatisation peut être permettre l'envoie d'une notification à la personne qui supervise l'ensemble du projet. Cette notification peut servir de rappel pour les membres de leur équipe, pour écrire un rapport hebdomadaire ou tout autre élément nécessitant un rappel régulier et récurrent. 

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« Lorsqu'une date est dépassée et que l'état désigne quelque chose, il faut informer quelqu'un à chaque période »

Cette automatisation permet au manager de projet d'être avisé dès qu'une date d'échéance est dépassée et que l'élément n'est pas encore terminé.

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Veuillez ajustez la date d'un élément afin de répercuter la modification de la date de son élément de dépendance.

Cette automatisation garantit que la date d'une étape sera ajustée si l'élément dépendant de cette étape est également ajusté.

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Pour en savoir plus sur les automatisations, veuillez consulter ceci.

 

Autres moyens d'obtenir des informations sur le tableau global

À présent que vous avez tout appris sur les tableaux globaux, si vous souhaitez connecter plusieurs tableaux ensemble en un seul aperçu, veuillez consulter nos tableaux de bord. Les tableaux de bord sont un excellent moyen d'obtenir un aperçu, une comparaison ou une répartition de ce qui est important pour votre équipe.

Vous pouvez personnaliser votre tableau de bord à l'aide de widgets : 

 
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Pour en savoir plus sur nos tableaux de bord, veuillez consulter ceci.

 

 

Comme nous l'avons vu ici, les tableaux globaux sont réellement à même de vous aider à rationaliser votre flux de travail. Nous espérons que ce guide vous a fourni les outils dont vous avez besoin pour vous commencer !

 

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre équipe à support@monday.com ! Nous restons disponibles 24 h/24 et c'est avec plaisir que répondre à toutes vos questions. :)