Sur monday.com, nous proposons plusieurs types d'autorisations : les autorisations de compte, les autorisations de l'espace de travail, les types de tableaux, les autorisations de tableaux et les autorisations de colonnes. Dans cet article, nous nous intéresserons aux autorisations et restrictions de tableau, qui permettent au propriétaire d'un tableau de contrôler les informations qui peuvent y être modifiées ou consultées.

 

Choisir les propriétaires de vos tableaux

Avant de configurer des autorisations pour un tableau, vous devez nommer un ou des propriétaire(s) du tableau. Par défaut, le propriétaire est la personne qui a créé le tableau. Pour ajouter d'autres propriétaires, cliquez sur l'icône « Inviter » située dans le coin supérieur droit de votre tableau :

 

Cliquez ensuite sur la couronne grise à droite du nom d'un utilisateur pour en faire un propriétaire du tableau. Lorsque vous cliquez sur la couronne grise, elle devient bleue. Cette couronne bleue indique que l'utilisateur peut désormais contourner les autorisations de tableau en place. 

 

Localiser les autorisations de tableau

Pour ajouter des autorisations à votre tableau, cliquez sur le menu latéral situé en haut à droite de celui-ci. Sélectionnez ensuite « Autorisations » dans le menu qui s'affiche :

 

Vous arrivez alors dans le Centre des autorisations, où vous pouvez sélectionner le type d'autorisations que vous souhaitez appliquer sur votre tableau. 

 

Après avoir activé les autorisations du tableau, vous pouvez facilement comprendre les autorisations activées sur votre tableau et localiser le centre des autorisations en cliquant sur le menu déroulant à côté du nom de votre tableau, puis en cliquant sur le paramètre à droite de « Autorisations ». Une boîte de notification apparaît, vous permettant de sélectionner « Afficher les paramètres des autorisations ». 

 

Groupes d'autorisations

Lorsqu'il s'agit de définir les autorisations du tableau, vous pouvez 4 options sont disponibles :

• Tout modifier : permettre aux non-propriétaires d'afficher et de modifier le contenu et la structure du tableau.
• Modifier uniquement le contenu : permet aux non-propriétaires de consulter et de modifier le contenu du tableau, mais pas sa structure.
• Modifier uniquement les éléments attribués : permet aux non-propriétaires d'afficher et de modifier uniquement les éléments et sous-éléments qui leur sont attribués (disponible sur les forfaits Pro et Entreprise).
• Consulter et commenter : permettre aux non-propriétaires de consulter et de commenter uniquement les éléments.

Les autorisations vont de très ouvertes à très restrictives et s'appliquent à tout le monde, à l'exception des propriétaires du tableau. 

 

Si vous n'êtes pas propriétaire d'un tableau, vous pouvez consulter les autorisations attribuées à chaque tableau. Vous verrez également les actions que vous pouvez effectuer, celles que vous ne pouvez pas effectuer, les raisons de ces restrictions et les personnes à contacter pour obtenir des autorisations supplémentaires.

 

Catégories d'autorisations

Une fois que vous avez choisi un ensemble d'autorisations, vous pouvez vérifier comment elles affectent chaque partie de ce tableau.

Dans chaque catégorie, vous trouverez une répartition des actions disponibles et de celles qui ne le sont pas, en fonction de l'ensemble des autorisations sélectionnées :

 

Une fois que vous avez choisi vos options d'autorisation, cliquez sur Enregistrer. La fenêtre suivante s'ouvrira avec un résumé des modifications que vous avez apportées, et vous pourrez passer d'une catégorie à l'autre pour voir la répartition de chaque modification apportée. Une fois que vous êtes sûr d'avoir effectué toutes les modifications souhaitées, cliquez sur Enregistrer.

 

En tant que propriétaire d'un tableau, vous pouvez facilement évaluer vos autorisations en sélectionnant « Voir vos propres autorisations » en haut de l'écran. Cette fonction est particulièrement utile pour déterminer si vos propres autorisations sont restreintes en raison de paramètres de niveau supérieur, tels que ceux associés à votre compte, à votre produit ou à votre espace de travail. Il permet également de résoudre plus efficacement les problèmes liés aux autorisations que peuvent rencontrer les propriétaires non membres du tableau. 

 

Autorisations de tableau précises

 

Les autorisations précises du tableau offrent un éventail de combinaisons encore plus large, permettant aux propriétaires du tableau d'attribuer des rôles précisément en fonction des besoins - jusqu'à qui peut créer des automatisations, ajuster des formulaires ou ajouter des groupes.

Ainsi, chaque ensemble d'autorisations vu ci-dessus peut être configuré pour modifier les capacités par défaut. Chaque catégorie comprend une liste différente des autorisations que vous pouvez personnaliser en décochant simplement les cases situées à côté des actions que vous souhaitez restreindre sur le tableau. De cette façon, vous pouvez entièrement adapter les autorisations du tableau à vos besoins en matière de processus de travail.

 

Limiter les éléments que les utilisateurs du tableau peuvent consulter

 

Vous pouvez limiter l'accès des utilisateurs aux éléments qui leur sont attribués dans une colonne « personnes » en sélectionnant les autorisations « Modifier uniquement les éléments attribués » ou « Modifier uniquement le contenu », puis en cliquant sur « Personnaliser » à droite de l'autorisation « Afficher » :

 

Sélectionnez ensuite « Tous les éléments » ou « Uniquement les éléments qu'ils ont créés et les éléments qui leur ont été attribués dans n'importe quelle colonne Personne. Cela permet de disposer d'un niveau de contrôle supplémentaire et de garantir la collaboration dans un seul espace, sans compromettre l'accès aux données sensibles.

 

« Tous les éléments » est le paramètre par défaut et il permettra à toute personne ayant accès au tableau de visualiser tous les éléments qui s'y trouvent. L'autorisation « Seuls les éléments qu'ils ont créés et les éléments qui leur ont été attribués dans toute colonne Personne »  garantira que les utilisateurs qui ont été affectés à un élément dans l'une des colonnes Personne dans ce tableau ne pourra voir que ces éléments spécifiques et rien d'autre. En outre, le créateur d'un élément pourra voir ces éléments spécifiques, tandis que le(s) propriétaire(s) de tableau pourra afficher tous les éléments de ce tableau.

 

Limiter les éléments que les utilisateurs du tableau peuvent modifier

 

Si vous souhaitez uniquement permettre aux utilisateurs du tableau de modifier les éléments qui leur sont assignés, vous pouvez sélectionner le groupe d'autorisations « Modifier uniquement le contenu attribué ». puis cliquez sur « Personnaliser » à droite de l'autorisation « Élément », comme indiqué ci-dessous :

 

De là, vous aurez la possibilité de choisir la colonne des personnes concernées :

 

Cliquez sur « Terminé » et le tour est joué !

Nous espérons que grâce à cet article, vous avez découvert comment contrôler les informations pouvant être modifiées ou visualisées au niveau du tableau grâce aux autorisations de modification et de visualisation du tableau. 🙌

 

 

 

 

Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à contacter notre équipe ici. Nous sommes disponibles 24h/​24, 7j/​7 et sommes toujours heureux de vous aider.