Comment accéder aux processus de travail ?

Pour accéder aux processus de travail, cliquez sur le bouton Centre des processus de travail en haut à gauche de votre écran, comme indiqué ci-dessous :

Une autre façon d'accéder aux processus de travail est d'ouvrir un espace de travail dans lequel vous prévoyez de mettre en œuvre votre processus de travail. Cliquez sur le bouton « + » puis sur Processus de travail dans le menu.

Comment créer un processus de travail ?

Ouvrez le centre des processus de travail, cliquez sur le bouton bleu Ajouter un processus de travail. Vous serez invité à donner un nom à votre nouveau processus de travail  et une page blanche s'affichera.

Vous êtes maintenant prêt à créer votre processus de travail. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver le déclencheur que vous souhaitez utiliser dans votre premier bloc.

Lorsque vous créez votre premier bloc, le panneau de configuration s'ouvre sur le côté droit de votre écran et vous permet de personnaliser la façon dont votre processus de travail commence.

Après avoir configuré votre bloc initial, cliquez sur le symbole « + » pour créer un nouveau bloc. Vous disposez de plusieurs options :

• Action : ces blocs effectueront une action. Choisissez cette option si vous souhaitez diriger votre processus de travail de la dernière étape vers l'action suivante.
• If / Else : Ces blocs obligent le processus de travail à vérifier une condition avant de passer à l'action suivante.
• Délai : Ces blocs vous permettront de faire une pause entre les étapes du processus de travail pendant une durée déterminée.

Lorsque vous choisissez une option, le panneau de configuration s'ouvre sur le côté droit. 

Ajouter une action

Si vous décidez d'ajouter une action, vous pouvez choisir le tableau où l'action aura lieu. La liste se remplit automatiquement en commençant par les tableaux auxquels vous avez accédé récemment. Vous pouvez également rechercher un tableau spécifique :

Si vous choisissez le même tableau ou élément référencé dans un bloc précédent, vous pourrez vous y référer spécifiquement en utilisant le numéro du bloc :

Pour compléter le reste de la configuration, saisissez une valeur pour chaque champ :

Si vous choisissez de terminer la configuration d'un bloc ultérieurement, vous verrez la phrase « Terminer la configuration » sur le bloc d'action. Vous devrez effectuer toutes les configurations avant de pouvoir publier votre processus de travail. Vous pouvez enregistrer votre travail et revenir le modifier avant de le publier.

Conseil : Vous pouvez utiliser les informations d'une colonne miroir avec des actions de processus de travail. Bien que vous ne puissiez pas utiliser les colonnes miroirs ou les données des colonnes miroirs dans les déclencheurs ou les conditions, utiliser les données des colonnes miroirs dans les actions, comme avec les notifications, est un excellent moyen de simplifier votre processus de travail et de maintenir efficacement le flux d'informations au sein de votre équipe.

Ajouter une condition

Les conditions permettent de créer un processus de travail plus souple. Vous pouvez créer une condition à n'importe quel moment de votre processus de travail. Vous pouvez même créer des conditions à l'intérieur des conditions.

Il existe deux options principales pour ajouter des conditions à votre processus de travail :

• Si / Sinon
• Conditions multi-branches

Si / Sinon

Si vous choisissez d'ajouter une condition If / Else, vous aurez trois options : utiliser la personne, la valeur de l'élément ou le statut d'un élément ou des sous-éléments d'un élément comme condition :

Vous pouvez alors mettre en place le processus de travail à partir du moment où la condition est remplie, et du moment où la condition n'est pas remplie.

Dans ce cas, le processus de travail vérifie si un élément spécifique se trouve dans un groupe spécifique du tableau. L'étape suivante consiste à définir ce qui se passe si l'Élément est dans le groupe ("Yes"), et si l'Élément n'est pas dans le groupe ("No").

Après avoir défini les branches initiales de votre condition, vous obtiendrez quelque chose comme ceci :

Si vous avez déjà créé une branche et que vous souhaitez faire passer la marque de « Oui » à « Non » ou vice versa, vous pouvez passer la souris sur « Oui » ou « Non » et cliquer sur la flèche du menu déroulant :

Conditions multi-branches

Les conditions multi-branches vous permettent de mettre en place des options d'exécution pour plusieurs résultats potentiels en une seule fois.

Ceci est particulièrement utile dans le cas des colonnes Statut, si vous souhaitez définir une option pour chaque étiquette.

Lorsque vous sélectionnez « Conditions multi-branches », la boîte de dialogue vous demande de sélectionner une colonne Statut dans votre tableau. Vous pouvez ensuite choisir les étiquettes correspondantes pour « l'option 1 » :

Remplir les étiquettes d'état pour « l'option 2 » :

Ou pour ajouter une autre condition, cliquez sur « + Ajouter une condition ». Vous pouvez également choisir ce qui se passe si aucune des conditions n'est remplie :

Les options sont les suivantes :

• Arrêter le processus de travail. Cela mettra fin à toutes les exécutions de votre processus de travail pour lesquelles aucune des conditions de branchement n'est remplie.
• Faire autre chose. Cela vous permettra d'ajouter une autre condition, une action ou un bloc de délai à votre processus de travail.

Retarder une action

Si vous avez besoin d'ajouter une pause entre deux étapes de votre processus de travail, vous pouvez désormais ajouter un délai. Vous pouvez choisir la durée du délai et l'heure exacte à laquelle vous souhaitez que l'étape suivante soit exécutée. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Modifier et publier

Pour perfectionner votre processus de travail, vous devrez probablement modifier et supprimer des blocs à un moment ou à un autre. Vous pouvez supprimer n'importe quel bloc à n'importe quel moment, à l'exception du premier bloc qui lance le processus de travail. Toutefois, vous pouvez modifier un bloc à n'importe quel moment.

Pour ouvrir le menu d'un bloc, utilisez les trois points situés dans le coin supérieur droit.

Vous pouvez également ajouter des blocs à n'importe quel endroit de votre processus existant en cliquant sur le signe « + » comme indiqué ci-dessous :

Lorsque vous avez terminé de créer votre processus de travail, cliquez sur « Créer ».

Après avoir publié, vous verrez une icône verte dans le coin supérieur gauche qui indique que le processus de travail est actif. Si vous cliquez sur l'icône, vous aurez la possibilité de mettre le processus de travail en pause :

Pour modifier le processus de travail, cliquez sur le bouton « Modifier » en haut à droite :

Lorsque votre processus de travail est en mode « Modifier », vous pouvez effectuer des changements. Vous pouvez choisir de quitter l'éditeur sans enregistrer les modifications en cliquant sur « Quitter l'éditeur » dans le coin supérieur droit. Si vous enregistrer vos modifications, cliquez sur « Mettre à jour ».

Quelles autres fonctionnalités sont disponibles dans les processus de travail ?

Montrez-moi les fonctionnalités ! Pour en savoir plus, consultez cet article.

• Retarder vos processus de travail
• Obtenir un élément à partir d'une étape précédente
• Intégrer les sous-éléments
• Dupliquer vos flux de travail
• Modifier la valeur d'une colonne
• Créer et dupliquer un tableau
• Blocs Repousser la date et Définir la date
• Utiliser le déclencheur utilisateur

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