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Fonctionnalité

Maintenant que vous avez créé et conçu votre WorkForm à souhait, il est temps d'entrer dans le vif du sujet, à savoir les paramètres et les autorisations de partage.

Grâce aux paramètres et aux autorisations personnalisables, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour sécuriser votre formulaire et améliorer l'expérience des répondants lorsqu'ils le remplissent. ✍️ 

Paramètres des WorkForm

Pour vous assurer que votre formulaire est conforme aux normes de sécurité et d'utilisation de votre équipe, vous pouvez sélectionner différents paramètres de formulaires à partir de l'onglet « Paramètres », en haut de votre formulaire.

• Envoyer plusieurs formulaires 

En choisissant ce paramètre, les personnes qui soumettent un formulaire auront la possibilité de le faire plusieurs fois. Cela peut être utile pour passer des commandes ou s'inscrire à des événements récurrents. 

• Enregistrer en tant que brouillon 

Lorsqu'ils remplissent des formulaires longs, complexes et à multiples facettes, les personnes qui les soumettent ont la possibilité d'enregistrer leur progression en tant que brouillon et de revenir plus tard pour compléter le formulaire. Vous pouvez activer cette fonctionnalité en activant le paramètre « Enregistrer comme brouillon ». 

• Rendre ce formulaire anonyme

En sélectionnant « Rendre ce formulaire anonyme », l'identité des participants ne sera pas divulguée. Il s'agit d'un paramètre utile lorsqu'il s'agit de questions personnelles ou sensibles, afin que l'expéditeur se sente à l'aise pour remplir le formulaire, sachant que son identité ne sera pas mentionnée.

• Ajouter reCAPTCHA

Nous proposons l’option d’ajouter reCAPTCHA à votre formulaire. Cela obligera la personne qui soumet le formulaire à cocher une case avant l’envoi afin d’éviter les réponses frauduleuses.

• Définir la limite de réponse

Une limite de réponse est un outil utile lorsque vous n'avez besoin que d'un certain nombre de réponses ou lorsque vous disposez d'une capacité de travail maximale. Pour fixer une limite de réponse, cliquez sur la case à cocher située à côté de « Fixer une limite de réponse » et entrez le nombre de réponses souhaité dans le champ « Limite de réponse ».

• Planifier une date de clôture

Vous pouvez sélectionner une date spécifique à laquelle les soumissions  s'arrêteront automatiquement. Cela vous permet de contrôler le moment où les soumissions arrivent et de fixer une date limite de soumission. Par exemple, si votre formulaire est destiné à la préparation d'un événement, la date de clôture vous donne le temps de vous assurer que vous êtes prêt  entre la soumission du formulaire et l'événement lui-même.

• Masquer la marque

Vous pouvez masquer l'image de marque de WorkForm sur le côté de votre formulaire en utilisant le bouton situé à côté de « Cacher l'image de marque ». 

Remarque : cette fonctionnalité n'est disponible que pour les comptes Entreprise. 

• Traduire un formulaire avec l'IA 

L'activation de cette fonctionnalité permet à la personne qui soumet le formulaire de sélectionner jusqu'à 50 langues dans un menu déroulant situé en haut du formulaire afin que tout le contenu du formulaire soit traduit par l'IA. Cela est particulièrement utile lorsque vous partagez des formulaires dans différentes régions où les utilisateurs ont besoin d'un contenu dans plusieurs langues.

• Sélectionner la langue du formulaire 

Ce paramètre est une fonction d'accessibilité et permet aux lecteurs d'écran de dicter le formulaire à l'utilisateur. La langue choisie dans ce paramètre doit correspondre à la langue du formulaire. 

Paramètres après soumission

• Visualisation des réponses 

Une fois le formulaire soumis, l'expéditeur peut consulter la réponse à son formulaire pour voir tous les champs auxquels il a répondu dans le formulaire. Activez ce paramètre dans les « Paramètres après soumission ». 

L'auteur de la demande aura la possibilité de consulter son formulaire après l'avoir envoyé en cliquant sur le lien « Cliquez ici ». Une nouvelle page s'ouvrira avec une vue en lecture seule de leur formulaire.

Les trois points situés dans le coin inférieur gauche permettent aux utilisateurs de choisir d'exporter leur formulaire au format PDF ou de copier un lien vers la vue de leur formulaire. 

Votre tableau créera automatiquement une colonne de liens de soumission et enregistrera le lien de formulaire pour chaque formulaire lié. 

Remarque : Si l'option « Modification des réponses » a été accordée dans les paramètres du formulaire, l'auteur de la demande pourra modifier son formulaire en cliquant sur le bouton bleu « Modifier la soumission » dans le coin inférieur droit. Voir la section ci-dessous sur la modification des réponses.  

• Modification des réponses

Activer la modification des réponses pour votre formulaire de travail ajoutera une colonne de lien à votre tableau connecté. Lorsqu'une réponse à un formulaire est envoyée, un lien est automatiquement généré avec la réponse et ajouté à cette colonne. Ce lien peut ensuite être partagé avec les expéditeurs, soit par copier/coller, soit en utilisant nos diverses automatisations, pour qu'ils puissent modifier leur formulaire.

Les personnes qui sont des « Observateurs » ou des « Invités » dans le compte, ou celles qui sont externes au compte, sont autorisées à effectuer jusqu'à dix modifications par soumission. La fonction d'édition des réponses ne permet pas d'éditer les questions de type Signature ou Tableaux connectés. Les questions relatives aux fichiers ou aux sous-éléments peuvent être modifiées/ajoutées, mais pas supprimées. Toutes les autres réponses aux questions peuvent être modifiées ou supprimées selon les besoins. 

Remarque : cette fonctionnalité n'est disponible que pour les comptes Entreprise. Pour que les auteurs puissent utiliser la fonction « Modification des réponses », la fonction « Visualisation des réponses » doit être activée. 

• URL de redirection 

Les personnes qui soumettent un formulaire peuvent être redirigées vers une page d'atterrissage supplémentaire une fois qu'elles ont soumis le formulaire. Il suffit d'activer le paramètre « URL de redirection » et de saisir l'URL de la page web vers laquelle vous souhaitez rediriger l'expéditeur. Cliquez ensuite sur le bouton « Configurer l'URL ».  

Tags des formulaires 

Les tags de formulaire sont une fonctionnalité intéressante pour suivre l'origine des soumissions et recevoir davantage de données sur vos différentes soumissions. En ajoutant un tag et une valeur de formulaire, un paramètre URL sera ajouté au lien et une colonne Texte sera créée sur votre tableau. Les soumissions WorkForm entrantes ajouteront alors la valeur de cette colonne dans le cadre de la soumission.

Pour ajouter un tag de formulaire, cliquez sur « Ajouter un tag » dans la section des paramètres « Tag de formulaire », et ajoutez un nom et une valeur de tag dans les zones de texte ci-dessous. 

Une fois votre tag créé, vous pouvez partager le lien vers ce WorkForm en sélectionnant « Copier le lien » et en saisissant la valeur du tag dans l'URL de ce WorkForm. Lorsqu'une réponse est envoyée à partir du lien, la colonne nouvellement créée sur votre tableau remplit automatiquement le nom du tag. 

Conseil : lisez notre article sur les tags de formulaires pour une compréhension plus approfondie de cette fonctionnalité. 

Paramètres monday.com pour les WorkForms

Dans les paramètres «monday.com», vous pouvez personnaliser la façon dont votre formulaire est connecté à votre tableau monday.com.

• Synchroniser les questions et les titres des colonnes

Vous pouvez choisir de synchroniser les questions de votre formulaire avec les titres des colonnes de votre tableau monday.com, afin de garantir qu'elles correspondent aux titres des colonnes de votre tableau.

• Créez des éléments dans un tableau

Vous pouvez choisir d'autoriser les soumissions de formulaires à créer de nouveaux éléments sur votre tableau monday.com.

• Groupe pour les réponses 

Ce paramètre vous permet de déterminer dans quels groupes de votre tableau les soumissions de formulaires entrants doivent être collectées. 

Conseil : Vous pouvez ajouter les questions « nom » et «mises à jour » à votre WorkForm via le menu « + Ajouter du contenu ».

Autorisations de partage 

Lorsque vous partagez votre WorkForm, il existe des paramètres spécifiques qui requièrent une autorisation d'accès au formulaire. Ceux-ci garantissent que le formulaire est sécurisé et qu'il n'est accessible qu'aux utilisateurs qui ont le droit d'y accéder. 

Une fenêtre contenant ces autorisations de partage apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton « Partager le formulaire » dans la vue du formulaire. 

• Activer la protection par mot de passer

Pour vous assurer que votre formulaire n'est accessible qu'à certaines personnes, vous pouvez activer la protection par mot de passe, ce qui obligera les personnes qui soumettent un formulaire à saisir un mot de passe pour y accéder. 

Remarque : cette fonctionnalité n'est disponible que pour les comptes Entreprise.

• Connexion obligatoire

Vous pouvez choisir d'exiger la connexion à votre compte monday.com pour accéder au formulaire. Cela limitera la possibilité de remplir le formulaire aux collaborateurs uniquement. Une fois que vous avez sélectionné l'option « Les utilisateurs doivent se connecter », vous avez également la possibilité de choisir l'option « Rediriger vers la page de connexion », qui redirigera automatiquement le utilisateurs vers la page de connexion du site monday.com, s'ils ne sont pas déjà connectés.

Conseil : Pour plus d'informations sur le partage de votre WorkForm, lisez notre article Partager et analyser votre WorkForm. 

Autorisations selon les niveaux de compte

Des autorisations supplémentaires disponibles au niveau du compte qui peuvent être définies en utilisant votre compte monday.com en même temps que vos paramètres WorkForms, pour permettre aux utilisateurs de répondre à des questions spécifiques et de bénéficier de certaines fonctionnalités.

• Changer le propriétaire des formulaires

Si un utilisateur quitte votre compte, ou si ses autorisations sont modifiées pour devenir un observateur ou un invité, il est important de modifier la propriété du formulaire pour s'assurer que les réponses au formulaire ne sont pas perturbées. Pour changer le propriétaire du formulaire, il suffit de cliquer sur l'icône du profil dans le coin supérieur droit de votre formulaire et de choisir un nom à l'aide de la flèche déroulante située à côté de « Propriétaire. 

Remarque : les utilisateurs du compte disposant des autorisations Observateur n’auront pas accès a l'importation de fichiers. Il convient également de noter que les invités du compte peuvent uniquement modifier les formulaires qu’ils ont créés. 

Si le propriétaire du WorkForm a déjà été supprimé du compte et que quelqu’un tente d’accéder au formulaire, une automatisation attribue le prochain propriétaire de tableau disponible au formulaire. En tant que nouveau propriétaire du formulaire, il recevra une notification du changement. 

Pour les formulaires sur des tableaux sans autre propriétaire de tableau, un administrateur du compte sera averti que le formulaire sera désactivé jusqu’à ce qu’un nouveau propriétaire de formulaire soit attribué.

• La colonne Personne dans les WorkForms

La colonne Personne permet à la personne qui soumet le formulaire d’indiquer quel utilisateur du compte est associé à la soumission. Elle est très utile pour tout cas d’usage de type « demande ». Pour afficher la question dans la colonne Personne, vous serez invité à restreindre l’accès au formulaire aux utilisateurs du compte uniquement.

De plus, si le tableau ou l’espace de travail de votre compte monday.com est privé ou partageable, le menu déroulant affichera uniquement les utilisateurs de ce tableau ou de cet espace de travail. Toutefois, s'il est public, le menu déroulant affichera tous les utilisateurs du compte. Lisez la section sur les différents types de tableaux sur monday.com et comment les modifier.

Vous devrez modifier les paramètres d'autorisation dans la section Administration de votre compte pour rendre la question de la colonne Personne de votre formulaire publique et donc accessible aux personnes extérieures à votre compte.

Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de l'écran, puis cliquez sur « Admin ». Choisissez « Personnalisation » dans le panneau de gauche, puis « Fonctionnalités » en haut de la page. Faites défiler la page jusqu'à la section « Activer les formulaires de votre compte public pour utiliser des questions avec les données de votre compte » et sélectionnez « Activer ». 

Remarque : Activer le paramètre d'administration pour la question relative aux personnes permettra aux utilisateurs d'assigner des personnes dans des formulaires publics. Les informations relatives à l'utilisateur, telles que les noms, les titres et les photos, peuvent être accessibles aux personnes externes qui remplissent ces formulaires.

• Autorisations de téléchargement de fichiers sur monday.com

Dans les WorkForms, vous pouvez ajouter une question « Télécharger un fichier », qui permettra aux participants de télécharger un fichier dans leur formulaire. Si l'autorisation au niveau du compte monday.com pour l' importation et téléchargement de fichiers est désactivé, la personne ne pourra pas soumettre un formulaire si elle a la question Fichier mais pas l'autorisation  d'Importer.

Pour vérifier les paramètres de votre fichier, rendez-vous sur la page Administration de votre compte monday.com, en sélectionnant votre image de profil en haut à droite de votre page. A partir de là, sélectionnez « Autorisations » et vérifiez si l'autorisation d'accès au fichier est accordée aux invités et aux utilisateurs.