Aprende la jerga

Cada automatización tiene un disparador, una condición, y una acción (o varias de ellas).

Muéstrame las definiciones de esto

• Disparador: es un evento que eliges para poner en marcha la automatización.
• Condición: un requisito que tiene que cumplir el disparador para que funcione la automatización.
• Acción: un evento que ocurre como resultado del disparador y el cumplimiento de la condición.

Para comprender mejor los disparadores, las condiciones y las acciones, veamos un ejemplo de un modelo: "Cuando un estado cambie a algo, archivar el elemento" ("When a status changes to something, then archive item").

En este caso, el disparador es "Cuando un estado cambie". La condición es "a algo" (en nuestro caso, elegimos la etiqueta de estado "Ya no es relevante") y la acción es "archivar elemento".   

Con esta automatización activada, cada vez que a la columna Estado de un elemento se le asigna la etiqueta "Ya no es relevante", ¡ese elemento se archivará automáticamente!

Nota: Para obtener más información sobre las acciones de automatización y cómo afectan los precios, consulta el artículo Acciones de automatización e integración.

Agrega una automatización

Al agregar una automatización, tendrás la opción de personalizar tu propio modelo o elegir entre un modelo de automatización preestablecido (¡lo mostraremos más adelante!). Para comenzar a agregar una automatización personalizada, haz clic para acceder al Centro de Automatizaciones y luego selecciona "Crear automatización personalizada" así:

¡Ahora es momento de personalizarlo! 🎉

Paso 1: Elige un disparador

El primer paso para construir una automatización es hacer clic en "Cuando esto suceda" para elegir un disparador. Luego puedes elegir un disparador de las opciones visibles en el menú desplegable o haciendo clic en "Más opciones". Un disparador puede ser una columna del tablero (es decir, Estado, Personas, Fecha, etc.) o una acción/evento (es decir, elemento creado, cada período de tiempo, etc.):

En el ejemplo anterior, elegimos que el disparador sea una columna Estado que cambia a algo. ¡Ahora es el momento de seleccionar la condición para este disparador!

Paso 2: Selecciona una condición

Según el activador que hayas elegido en el paso uno, deberás seleccionar una condición. En este ejemplo, queremos activar una acción cuando la columna Estado titulada "Contrato" cambie a "Firmado".

Para hacer esto, hicimos clic en los campos subrayados y seleccionamos la columna Estado con el nombre "Contrato" y luego elegimos la etiqueta "Firmado" así:

Nota: Las etiquetas mostradas corresponden a las etiquetas de la columna Estado seleccionada en tu tablero.

Si deseas especificar condiciones adicionales en tu modelo, simplemente haz clic en el signo más junto a la condición que estableciste y elige otra. Como ejemplo, hemos agregado otra condición de "si la persona es alguien". 

Ahora, la automatización solo se pondrá en marcha si el "Contrato" cambia a "Firmado" y si el representante de ventas está asignado a Noy.💥

Paso 3: Establece una acción

Ahora que la primera parte de nuestra automatización (disparador + condición) está lista, ¡es hora de elegir una acción para ella! Para elegir una acción, haz clic en el campo gris "Entonces hacer esto" ("Then do this"). Desde aquí, puedes seleccionar una acción de las opciones presentadas en el menú desplegable o haciendo clic en "Más opciones". 

Para nuestra automatización, elegimos la acción "notificar a alguien", como se muestra a continuación:

¡Ahora es el momento de finalizar la acción seleccionada! Para personalizar la acción exacta que ocurrirá, haz clic en los campos subrayados. En nuestro caso, usaremos el campo "notificar" para personalizar el mensaje de notificación que se enviará, y luego elegiremos quién recibirá esta notificación automática haciendo clic en el campo "alguien".

Y listo, ¡nuestra automatización ya está lista! Al seleccionar el botón azul "Crear automatización", la automatización ahora está lista para usar. Una vez listo todo, cada vez que la columna Estado "Contrato" tenga la etiqueta "Firmado", el gerente de ventas recibirá instantáneamente una notificación al respecto.🎉

Sugerencia: ¡Puedes agregar múltiples acciones diferentes al modelo de automatización! Veremos cómo se puede hacer esto más adelante. 

Automatizaciones de múltiples pasos

Si estás buscando crear flujos de automatización más largos y complejos, puedes agregar múltiples acciones diferentes en un solo modelo de automatización. Para hacer esto, simplemente haz clic en el signo más a la derecha de la acción que ya configuraste, elige la acción adicional y luego completa los campos subrayados.

Puedes continuar agregando más y más acciones a un solo modelo, ¡como más te guste!

• Cambio de estado
• Tareas recurrentes
• Recordatorios de fechas
• Creación de elemento  
• Mover elemento (dentro de un tablero) 
• Entre tableros 
• Subelementos
• Dependencias 
• Modelos personalizados 

Automatizaciones basadas en el tiempo

Te preguntarás cómo funcionan las automatizaciones basadas en el tiempo. Por ejemplo, en el campo "fecha" en el siguiente modelo: Cuando sea fecha, notificar a alguien.

La misma automatización basada en el tiempo se ejecutará en diferentes momentos para diferentes usuarios si tienen diferentes zonas horarias configuradas en su escritorio. Es decir, si tu "Cuando" en la fórmula mencionada anteriormente se establece a las 9:00, ciudad de Nueva York, los usuarios serán notificados a las 9:00 EST y los usuarios de Tel Aviv serán notificados a las 9:00 IDT.

Como dijimos anteriormente, las automatizaciones basadas en el tiempo se ejecutarán según la zona horaria establecida en tu escritorio. Sin embargo, si la configuración de tu zona horaria en Mi perfil es muy diferente a tu zona horaria local (más que unas pocas horas), es posible que exista un problema. Si este es tu caso y es esencial que estas dos configuraciones sean diferentes, comunícate con nuestro equipo de soporte aquí mismo y explica un poco sobre tu caso de uso para que podamos transmitir tus comentarios sobre esto a nuestro equipo.

Nota:Si estás utilizando un modelo que dice "Cuando pase la fecha..." ("When date passed..."), la automatización se activará a la medianoche de ese día.

Columnas compatibles 

Actualmente, los tipos de columna enumerados a continuación no se admiten en el campo “notificar” de una automatización de notificación:

• Fórmula
• Numeración automática
• Progreso
• Dependencia
• Conectar tableros

Los siguientes tipos de columnas actualmente no son compatibles con ninguna automatización, incluso en el mapeo de un elemento:     

• Etiquetas
• Reflejo
• Menú desplegable
• Seguimiento de tiempo
• Dependencia
• Vincular columna con columnas de otro tablero
• Ubicación
• Reloj mundial
• Teléfono
• Archivo
• Semana
• Vínculo
• País
• Equipo
• Votos

Nota: Por motivos de seguridad, todas las columnas con restricciones de visualización de columnas no se admitirán en modelos de automatización e integración.

Eliminar una automatización

¿Ya no necesitas una automatización en tu tablero? Un modelo de automatización se puede eliminar fácilmente de tu tablero a través del Centro de automatizaciones. Haz clic en "Automatizaciones del tablero" en el panel superior del Centro de automatizaciones. En la lista de automatizaciones del tablero que aparece, haz clic en los tres puntos a la derecha del modelo que deseas eliminar y selecciona "Eliminar automatización" en el menú desplegable. 

Nota: Las automatizaciones eliminadas no se pueden restaurar y deberán volver a crearse. Para desactivar la automatización sin eliminarla permanentemente, usa el interruptor a la derecha de la automatización y selecciona "Desactivado".  

 

• Límite de Disparadores:
  Existen limitaciones en la cantidad de veces que un solo modelo puede activarse por minuto. Cuando se alcancen estos límites, se le enviará una notificación de campana al creador del modelo y se desactivará el modelo en cuestión.

• Límite de Acciones:
  Hay limitaciones en la cantidad de acciones que se pueden ejecutar en un solo modelo por minuto. Cuando se alcancen estos límites, se le enviará una notificación de campana al creador del modelo y no se ejecutarán todas las acciones.