Con la app de e-mails y actividades, tu equipo puede gestionar cientos de relaciones con clientes de forma centralizada, lo que significa que tu equipo pierde menos tiempo buscando los detalles de cada interacción. Esta increíble función te permitirá enviar y recibir e-mails, crear plantillas, capturar notas de reuniones, eventos ¡y mucho más! Todo en un cronograma visual optimizado.

Este artículo cubrirá la funcionalidad de correo electrónico de la aplicación. Si deseas obtener más información sobre las diferentes actividades que puedes registrar, consulta el artículo Gestiona tus actividades de ventas.

Nota: La app de Correos electrónicos y actividades solo está disponible para los miembros con acceso completo de la cuenta. Actualmente no está disponible para invitados ni espectadores.

Cómo instalar la app

La app Correos electrónicos y actividades viene instalada en todos los tableros con el producto monday sales CRM.

Sin embargo, si quieres instalar la app en cualquier otro tablero, ve al tablero donde te gustaría usarla, abre la sección de actualizaciones con un clic en el globo de diálogo y selecciona “Agregar vista”. En el Centro de vistas del elemento, haz clic en “Agregar a elemento” debajo de la descripción de la app Correos electrónicos y actividades:

Cómo conectar tu e-mail

Para conectar tu dirección de e-mail, haz clic en el ícono de rueda dentada debajo de los tres puntos en la esquina superior derecha de la app. Desde allí, abre la sección "Configuración y privacidad de la cuenta de e-mail". Elige un correo electrónico conectado existente, o los botones de Gmail o Outlook para conectar tu cuenta:

Para este ejemplo, elegiremos Gmail. Elegir cualquier aplicación abrirá la pantalla de configuración de la integración.

Haz clic en “Conectar” y sigue las instrucciones para conectar tu cuenta con monday.com. Cuando conectes tu cuenta, deberás seleccionar “Permitir” cuando se solicite permiso para usar la aplicación: 

Error al conectar

Si aparece un mensaje de error en rojo cuando intentas conectar tu cuenta de e-mail, puede ser que esa cuenta en particular ya esté conectada con otra cuenta de monday.com. Por ahora, solo puedes integrar tu dirección de e-mail de una cuenta de monday.com con un solo usuario de monday.com.

Si usas Gmail y tienes este problema, ve a la Verificación de seguridad de tu cuenta de Google y abre la sección “Acceso de terceros”. Busca el icono de monday que indica acceso a Gmail y haz clic en "Quitar acceso" para eliminar la integración y volver a conectarte a otra cuenta de monday.com:

Sigue los pasos a continuación para quitar el acceso de terceros desde tu cuenta de Outlook.

Cuando hayas eliminado el acceso, no deberías tener problemas para configurar la conexión con los pasos anteriores. Cuando te conectes y vuelvas a tu tablero, habrás terminado el proceso. Tu correo electrónico estará configurado para enviar y recibir mensajes con la aplicación de correos electrónicos de monday.com.

Nota: Por ahora, la aplicación solo funciona con cuentas de Gmail y Outlook.

Cómo desconectar tu e-mail

¿Ya no deseas utilizar Correos electrónicos y actividades? No hay problema. Antes de desconectar monday.com de tu cuenta de Gmail o Outlook, asegúrate de eliminar la conexión del lado de monday.com.

Haz clic en “Integrar” en la esquina superior derecha del tablero y selecciona “Centro de integraciones”. Allí, elige Gmail o Outlook y haz clic en una de tus integraciones:

 

En la siguiente pantalla, haz clic en el ícono del bote de basura para desconectar tu conexión de e-mail:

 

Cómo enviar e-mails

¡Enviar correos electrónicos con la aplicación es muy fácil! Para comenzar, haz clic en el botón azul “Enviar correo electrónico” en la parte superior izquierda de la app:

Aparecerá la ventana de composición de correos electrónicos. Si tienes una columna Correo electrónico con una dirección en tu tablero, esa dirección se completará automáticamente en el campo “Para”. ¡Si no la tienes, no te preocupes! Puedes enviar un correo electrónico a cualquier dirección de correo electrónico. 

La app tiene un editor de texto totalmente funcional para tus e-mails. Puedes modificar el texto y cargar y adjuntar archivos, enlaces y más.

Si eliges “{} Columnas” en la esquina inferior derecha del editor, puedes obtener datos de cualquier columna de tu tablero. Esto es especialmente útil cuando creas una plantilla. También puedes adjuntar un archivo o adjunto con el botón del clip para papel ubicado en la parte inferior izquierda del editor de texto. Sin embargo, no puedes adjuntar un doc de monday a tu e-mail desde la columna archivos.

Nota: Admitimos la carga de archivos de hasta 15 MB (este límite se aplica a las opciones "Desde la computadora" y "Desde la columna archivos").

Escribe tu mensaje y haz clic en “Enviar” para empezar la conversación. Todos los e-mails que envíes desde la app se mostrarán en la carpeta “Enviados” del programa de e-mail.

Hacer un seguimiento de e-mails

Quién puede usar esta función:

Suscriptores de monday sales CRM

Disponible en Pro y Corporativo

Si marcaste “Seguimiento del correo electrónico” en la parte inferior del editor, también verás confirmaciones de lectura dentro de la aplicación, lo cual te permitirá hacer el seguimiento de tus mensajes después de enviarlos.

En la esquina superior derecha de los mensajes que envíes, verás una indicación de si el mensaje fue abierto o no y cuántas veces.

Si deseas ver cuándo se abrió el mensaje, desplaza el cursor sobre el texto en la esquina superior derecha.

Nota: Todos los correos electrónicos se envían desde el servidor de tu cliente de correo electrónico.

 

 

Seguimiento de actualizaciones de leads

También tienes la opción de configurar una automatización que actualizará una columna fecha en tu tablero cuando se publique un e-mail, una llamada telefónica u otra actividad en la app E-mails y actividades. ¡Esto te permite ver, de un vistazo, si se ha interactuado recientemente con un lead o no!

Para configurar la automatización, visita el Centro de automatizaciones, busca "E-mails y actividades" y elige la automatización "Cuando se cree una actividad/e-mail en E-mails y actividades, establecer la fecha a hoy":

Elige tu columna fecha designada y observa cómo funciona la automatización. A partir de este momento, será más fácil que nunca controlar el progreso de tus leads.

Nota: Agregar notas no actualizará una columna Fecha.

 

 

Cómo recibir e-mails

¡Las respuestas se reciben en la aplicación E-mails y actividades! No recibirás una notificación sobre las respuestas en monday.com, a menos que configures una automatización desde la “Configuración de e-mail” de la app o con el botón “Automatizar” en la parte superior derecha de la página de inicio de E-mails y actividades. Las respuestas aparecerán en tu cronograma, con las respuestas más nuevas en la parte superior.

Los correos electrónicos que recibas en la aplicación también se recibirán en la bandeja de entrada de tu cuenta de correo electrónico (es decir, en Gmail).

Una vez que hayas recibido un correo electrónico, puedes responder directamente desde la aplicación Correo electrónico y actividades. Para hacerlo, simplemente haz clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha del correo electrónico. Tienes la opción de:

• "Responder a todos" para enviar una respuesta a todos los destinatarios del correo electrónico (incluyendo a a quienes estén en CC o BCC en el correo electrónico), o,
• "Responder" para responder solo al remitente del correo electrónico

Plantillas de e-mail

Configuración del e-mail

Para obtener más información sobre las opciones disponibles en la configuración de la aplicación E-mails y actividades, consulta el artículo E-mails y actividades: configuración.

Gestión de tus actividades

Dado que las relaciones con los clientes son más que solo correos electrónicos, también te hemos dado el poder de realizar un seguimiento de todas las actividades de los clientes con esta increíble aplicación. Desde reuniones hasta llamadas y más, registra cada interacción para ver un cronograma completo de los eventos en una sola vista concisa. Aquí puedes consultar cómo funciona. 

Compartir y privacidad

¡Con E-mails y actividades, puedes controlar completamente cuál de los miembros de tu equipo podrá ver o escribir e-mails desde tu cuenta de e-mail conectada! Para obtener más información sobre cómo controlar tu configuración de uso compartido y privacidad con E-mails y actividades, consulta el artículo E-mails y actividades: uso compartido y privacidad.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre la integración de correo electrónico para Gmail o Outlook y la aplicación Correos electrónicos y actividades?

• La integración de correo electrónico usa modelos que envían plantillas de correo electrónico prediseñadas. Con la integración de correo electrónico, el intercambio de mensajes no puede ser improvisado. Debes planificar qué dirás con anticipación y crear una plantilla. Correos electrónicos y actividades admite texto libre y mucho más. Incluye seguimiento de correos electrónicos, una firma para Outlook, notas, actividades y un cronograma para mostrar todo.

Tengo problemas con la aplicación. ¿Qué puedo hacer para solucionar el problema?

• En muchos casos, solo necesitas restablecer la conexión. Puedes encontrar instrucciones sobre cómo restablecer la conexión en el artículo Error de conexión con Gmail.

¿Qué tan visibles son las comunicaciones para otros usuarios?

• Por defecto, la comunicación es visible para todos los miembros de la cuenta con acceso completo (los invitados y los espectadores no tienen acceso a la app de e-mails y actividades). Puedes gestionar tu configuración de privacidad en la sección de Configuración.

¿Es posible enviar un archivo real o un archivo adjunto a través de E-mails y actividades (no solo un enlace)?

• ¡Por supuesto! Al hacer clic en el ícono del clip en la parte inferior del editor de e-mail, puedes elegir cargar un archivo adjunto real desde tu computadora o directamente desde una columna archivos en tu tablero (¡más sobre esto a continuación!)

¿Se puede usar la columna Archivo para extraer archivos y enviarlos a través de Correo electrónico y actividades?

• ¡Sí, puedes hacerlo! Primero, agrega un archivo a la columna archivos. Cuando escribas un e-mail, haz clic en el ícono de clip de papel en la esquina inferior izquierda del compositor de e-mail. Desplaza el cursor sobre “Desde la columna archivos” y luego marca la casilla que está junto a los archivos que quieras adjuntar. Haz clic en el botón azul “Agregar archivos” para adjuntar los archivos a tu e-mail.

Nota: No puedes adjuntar docs de monday que estén almacenados en la columna Archivos.

¿Se puede usar HTML en los correos electrónicos o en la firma del correo?

• ¡Sí! Consulta la sección de firma de e-mail en "Ajustes de e-mail" para obtener información sobre cómo configurar tu firma. Puedes utilizar HTML al redactar tus correos electrónicos utilizando los botones del redactor de e-mail.

¿Se puede usar el formato HTML en las plantillas?

• Por ahora no es posible, pero te pedimos que nos brindes tu opinión a continuación si es algo que quieres ver en el futuro.

¿Son transferibles mis datos de E-mails y actividades?

• Si utilizas la app de plantilla de Espacio de trabajo para mover un espacio de trabajo de una cuenta a otra, tus datos de E-mails y actividades no se moverán con el restablecimiento de los datos del espacio de trabajo. Debido a que E-mails y actividades requieren que un individuo conecte una cuenta externa, no podemos transferir datos relacionados.