¿Tienes tableros en monday.com que te permiten organizar proyectos y tareas por separado, pero igualmente contienen información directamente relacionada entre sí? 

Los modelos de automatización entre tableros permiten que los tableros interactúen al hacer que una acción en un tablero cause otra acción en otro tablero distinto. Muchos de estos modelos también enlazan elementos conectados en distintos tableros. Estos modelos de automatización le agregan una capa nueva a la colaboración en equipo y permiten a tu equipo gestionar proyectos interrelacionados de manera cohesiva y a la perfección. 🌟

 

Cómo agregar una automatización personalizada

Las automatizaciones personalizadas te permiten crear nuevas combinaciones de automatizaciones en función de las necesidades de tu equipo y adaptarlas perfectamente a tu flujo de trabajo específico.

Para agregar un modelo de automatización personalizado entre tableros que sea relevante para tu flujo de trabajo, primero deberás visitar nuestra tienda de automatizaciones que aparece en la parte superior de tu tablero:

Allí podrás elegir la opción "Crear automatización personalizada":

 

Elige tu disparador. Un disparador puede incluir una columna de tu tablero (es decir, estado, persona, fecha, etc.) o una acción que ocurra en tu tablero (es decir, elemento creado, elemento movido a un grupo, etc.). Para este ejemplo, elegiremos: “When a Status changes to Something” (Cuando un estado cambie a algo). En nuestro panel, usaremos la columna “¿Lo has probado?” y la etiqueta “Sí”.

 

Luego, elegiremos las acciones que ocurrirán como resultado del disparador elegido. Para crear un modelo de automatización entre tableros, primero elegiremos el modelo "create item in board and connect boards" (crear elemento en tablero y conectar tableros):

 

¡Ahora, configuremos el bloque "create item in board and connect boards" (crear elemento en tablero y conectar tableros)!

 

Los pasos para configurar esta automatización personalizada son:

1. Elige el tablero en el que deseas crear el elemento nuevo. En este caso, queremos crear un elemento nuevo en el tablero "¡Probado!" para hacer un seguimiento de los restaurantes que hemos probado.
2. Ubicaremos la información del elemento (o restaurante) que hemos probado en el tablero "Lugares de comida locales" con el elemento nuevo que crearemos en el tablero "¡Probado!".
3. Elegiremos el tablero donde queremos mostrar la conexión entre estos dos elementos.
4. Luego, elegiremos la columna donde mostraremos esta conexión. Si aún no tienes una columna Conectar tableros en tu tablero, puedes crear una durante la configuración de este modelo haciendo clic en "Agregar una columna nueva".
5. Haz clic en "Crear automatización" para finalizar.

¡Eso es todo! Así se ve esta automatización personalizada en acción:

 

Cómo agregar una automatización estándar

Para agregar el modelo de automatización entre tableros que sea relevante para tu flujo de trabajo, primero deberás visitar nuestra tienda de automatizaciones que aparece en la parte superior de tu tablero:

Allí podrás elegir nuestros modelos y configurar la automatización entre tableros que mejor se adapte a tu flujo de trabajo. Intenta buscar "in board" (en este tablero) o "in another board" (en otro tablero) para encontrar fácilmente los modelos relevantes: 

 

Asegúrate de desplazarte hacia abajo para ver más modelos que relacionan distintos tableros:

¡Hay muchas opciones para elegir!

 

 

 

Mapeo de columnas

Si el modelo que hayas elegido crea o mueve un elemento, podrás definir qué información se transfiere al tablero seleccionado y dónde irá esa información dentro de la estructura del tablero seleccionado. Esto se llama mapeo. 

 

 

Los subelementos se mueven cuando se usa una automatización de "mover elemento al tablero". Sin embargo, no tendrás la oportunidad de mapear el subelemento al configurar este tipo de automatización. Si tu elemento tiene un subelemento, el mapeo del subelemento se realizará automáticamente. Siempre que el tipo de columna del subelemento y el título de la columna del subelemento sean los mismos, tanto en el tablero donde configuraste la automatización (tablero de origen) como en el tablero a donde quieres mover el elemento (tablero destino), los valores de las columnas de tu subelemento se transferirán.

Ya sea si se está moviendo un elemento o un subelemento, parte de la información no se transferirá. Los siguientes tipos de columnas se consideran "estáticos" y actualmente no se admiten en el mapeo:   

• Dependencia
• Vincular columna con columnas de otro tablero
• Seguimiento de tiempo

Al mapear elementos, las columnas estáticas no tendrán un signo + azul en el campo vacío:

 

Cómo funcionan los modelos de “combinaciones”

Como parte de nuestras automatizaciones entre tableros, tenemos algunos modelos que hacen coincidir los mismos datos entre elementos en dos tableros diferentes para conectarlos. Para encontrarlos, simplemente escribe “match” (coincidencia) en la barra de búsqueda del Centro de automatizaciones.

Estos modelos identifican los mismos puntos de datos en dos tableros separados, como se define en el modelo que elijas, y luego enlazan los elementos cuando los datos coinciden mediante una columna conectar tableros. 

¡Veamos cómo se configura a continuación!

 

Cómo configurar un modelo de “coincidencia”

Para aprender a configurar un modelo de coincidencias, veamos el siguiente modelo:

When column changes, connect the item where the new value matched this column in another board.

Al usar este modelo, queremos conectar los elementos entre un tablero y otro cuando las personas asignadas coincidan. Para hacerlo, primero seleccionamos la columna “Persona asignada” del tablero actual en el que estamos. Luego, seleccionamos el segundo tablero “Proyectos generales”, la columna conectar tableros que tenemos en nuestro tablero actual y, por último, la columna “Gestor de proyectos” del tablero Proyectos generales de donde se compararán los datos para buscar coincidencias.

Ahora, si se cambia una persona asignada en el tablero actual a la misma persona asignada que ya está en el tablero general de proyectos, los dos elementos se conectarán de inmediato en la columna conectar tableros seleccionada.

 

 

Prácticas recomendadas de modelos de coincidencias (Match)

Como las automatizaciones de coincidencias están en versión beta, hay algunas prácticas recomendadas y limitaciones que debes tener en cuenta. Estos modelos pueden ser increíbles, pero aún están en etapa experimental. Según la experiencia de nuestros clientes, debes tener en cuenta lo siguiente:

 

Prácticas recomendadas

• Es mejor no usar más de dos del mismo modelo de automatización de coincidencias en el mismo tablero.
• Recomendamos agregar la automatización de coincidencias en el tablero que se actualiza más a menudo en lugar del tablero que se mantiene más estático.
• Las automatizaciones tipo coincidencia solo conectarán el primer elemento coincidente en el tablero designado.
• Las automatizaciones tipo coincidencia solo admiten una condición por vez para la búsqueda de coincidencias.
• Los valores de las columnas deben ser idénticos para que se encuentre la coincidencia: se distinguen mayúsculas y minúsculas. Por lo tanto, “López" y “lópez” no se mostrarán como coincidencia
• La automatización que usa “cuando cambien las columnas conectadas” no se dispara cuando el tablero conectado se conecta mediante una automatización tipo coincidencia en lugar de manualmente.

 

Limitaciones:

• Las automatizaciones tipo coincidencia no admiten la columna menú desplegable

• Las automatizaciones tipo coincidencia admiten las siguientes columnas:

  • Columna personas

  • Columna fecha

  • Columna estado

  • Columna números

  • Columna cronograma

  • Columna enlace

  • Columna teléfono

  • Columna e-mail

  • Columna texto

  • Columna prioridad

  • Columna etiquetas

• Si se dispara una automatización tipo coincidencia para 500 elementos o más, quizás tengas una funcionalidad indeterminada. Esto es normal con una automatización en versión beta.

• Si no hay una coincidencia inicial, la automatización intentará ejecutarse 5 veces más en intervalos de 50 segundos. Luego de que hayan pasado 5 minutos, si no hubo ninguna coincidencia, la automatización ya no intentará ejecutarse otra vez.
  • En este caso, puedes probar disparar la automatización otra vez. No hay garantías de que el segundo intento sea exitoso.

Estamos abiertos a escuchar tus comentarios sobre nuestros modelos de coincidencias. Siempre estamos trabajando para mejorar.

 

Ejemplos entre tableros 

Ejemplo 1

Un equipo de gestión de proyectos tiene un tablero de iteración general. Hay una lista con las tareas de todos en este tablero para que el equipo entero tenga una visión general de cada iteración.

El equipo también necesita que se creen tareas idénticas en los tableros específicos de los miembros del equipo. Usarán el siguiente modelo de automatización estándar:

When person is assigned to someone, create an item in another board and connect them in the selected board (Cuando una persona sea asignada a alguien, crear un elemento en otro tablero y conectarlos en el tablero seleccionado)

Con este modelo, cuando la persona seleccionada se asigna a un elemento, se creará un elemento nuevo en el tablero seleccionado debajo de "another board" (otro tablero). ¡Esto permitirá que el miembro del equipo tenga un tablero separado con una lista completa de sus tareas!

 

 

 

Ejemplo 2

Una empresa de marketing está usando un formulario de monday.com integrado para su lista de correo. Una vez que se completa el formulario, se envía un elemento a un tablero de monday.com. Si se aprueba, el elemento se debe mover automáticamente al siguiente tablero en el proceso. Así es como se ve el tablero de origen:

 

Para completar el flujo de trabajo, usarán el siguiente modelo:

Cuando un estado cambie a algo, mover el elemento a tablero

 

 

 

¿Quieres saber más sobre nuestra variedad de automatizaciones? ¡Consulta este artículo!

 

 

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