Usar una combinación de un tablero general y varios tableros específicos es un flujo de trabajo muy popular que puede ayudarte a comenzar a administrar tus proyectos con monday.com. La creación de un flujo de trabajo de general y específico puede beneficiar a tu empresa al brindarles a todos los miembros del equipo una mejor comprensión de sus metas y objetivos generales. 

 

¡Vamos a ver a qué nos referimos con "general" y "específico"! 🏊‍♂️

 

Crear tableros específicos

¡Un tablero específico es una gran herramienta para gestionar todos los detalles importantes de tus tareas/proyectos! A diferencia de un tablero general, cuyo objetivo es proporcionar una descripción general del proyecto, los tableros específicos ayudan a profundizar en los detalles más finos de cualquier cosa que desees administrar.

• Crear grupos en tu tablero

El primer paso para diseñar tu flujo de trabajo eficiente es organizar los grupos en el tablero. Hay una cantidad ilimitada de formas en las que puedes agrupar los elementos. Por ejemplo, podemos agrupar nuestro tablero según la fase del proyecto, el departamento, los clientes, las campañas o las cuentas - dependiendo del flujo de trabajo que estemos gestionando.

 

• Elegir columnas para tu tablero

Las columnas te brindan los datos que necesitas ver de cada elemento en tu tablero, y cada una se puede usar de varias formas distintas. Navega por el Centro de columnas para obtener una vista previa de todas las opciones y ver cuáles funcionan mejor para ti.

 

• Suscribe a tus miembros del equipo

Finalmente, hagamos que los miembros de nuestro equipo se suscriban a nuestro tablero para que siempre estén informados. Podemos ver quién está suscrito a nuestro tablero haciendo clic en el botón "Invitar" en la esquina superior derecha de nuestro tablero.

 

Crear un tablero general

Un tablero general te permite ver una descripción general de todo en lo que tú y tu equipo están trabajando en varios tableros diferentes, al conectar varios tableros y flujos de trabajo en uno. Los tableros generales se pueden organizar por trimestres, meses, fases, clientes, proyectos o cualquier otra forma que funcione para el equipo. En pocas palabras, un tablero general es el primer paso hacia el desarrollo de un flujo de trabajo optimizado.

 

Revisemos cómo elegimos organizar nuestro tablero general, a continuación. Ten en cuenta que esto solo es un ejemplo y que puedes personalizar la estructura de tu tablero según tus necesidades específicas.

• Grupos: Organizamos nuestros grupos según cada fase de nuestro proyecto. 

• Elementos: Los elementos en nuestro tablero representan cada proyecto en el que trabajamos.

• Columnas: Las columnas en nuestro tablero nos permiten registrar todos los puntos de datos importantes en un solo lugar. Estos son algunos tipos de columnas que consideramos fundamentales:

• Columna personas para asignar un gestor de proyectos que supervisa un proyecto asociado.  

• Columna cronograma para hacer un seguimiento de un período de tiempo para cada proyecto. Más adelante en esta guía, veremos cómo esta columna cobra vida con la vista de Gantt.

• Columna estado para mostrar el departamento al que pertenece cada proyecto. Ten en cuenta que estas etiquetas se pueden personalizar para mostrar lo que quieras.

 

Conecta tus tableros generales y específicos

Uno de los aspectos más útiles de los tableros generales es que se pueden enlazar y sincronizar con tableros específicos para que la información fluya de manera instantánea de un tablero a otro. Mientras que los tableros generales se enfocan en el cuadro general, los tableros específicos son útiles para obtener visibilidad sobre ciertos detalles fundamentales y aspectos específicos de un proceso más grande.

 

A continuación, hay algunas formas de conectar tus tableros específicos y generales para asegurarte de que la información relevante esté actualizada en todo momento:

• La columna conectar tableros y la columna reflejada

La columna Conectar tableros y la columna Reflejo trabajan juntas para conectar y reflejar información de uno o más tableros en el actual. Cuando reflejas información de un tablero en otro, puedes editar la información reflejada y estos cambios se verán automáticamente en ambos tableros.

Para nuestra "Cartera de proyectos de importación de té", queríamos enlazar y reflejar fácilmente información de cuatro tableros específicos separados relacionados con este proyecto. Para hacerlo, primero conectamos los tableros relevantes con la columna Conectar tableros:

 

Una vez seleccionados tus tableros, se te pedirá que crees una columna Reflejo. Desde la columna Reflejo, puedes seleccionar qué columna mostrar desde tus tableros específicos. Esta columna se sincronizará y cualquier cambio realizado aquí se reflejará en tu tablero específico y viceversa.

 

 

Cada elemento de tu tablero general se puede sincronizar con elementos de uno de tus tableros específicos. En el siguiente ejemplo, hemos sincronizado el primer elemento de nuestro tablero general con cuatro elementos de tu correspondiente tablero específico; "Importaciones de té verde". Nuestra columna Reflejo muestra el estado de cada elemento de ese tablero específico.

 

• La columna de vínculos

Como alternativa, también puedes elegir simplemente agregar hipervínculos a cualquier tablero relacionado con la columna Enlace. Esta columna te permite conectar tableros específicos a cualquier elemento relacionado mediante un espacio exclusivo para que ingreses la URL única de esos tableros. Esta columna te permite pasar de un tablero otro sin complicaciones. 

 

• La columna Etiquetas

La columna Etiqueta brinda una forma de organizar grupos de elementos en tableros distintos. Puedes usar etiquetas para hacer un seguimiento de las categorías, departamentos, trimestres, etc. Al usar etiquetas y la barra Buscar todo, puedes hacer conexiones entre todos tus tableros en toda tu cuenta.

 

Automatiza tu flujo de trabajo

Las automatizaciones son procesos simples y personalizables que puedes crear en solo unos segundos. Pueden ser notificaciones automáticas de actualizaciones específicas o acciones automáticas que se realizan una vez que se completa un elemento de acción.

Estas son algunas automatizaciones útiles para mejorar tu tablero general: 

• "When an item is created, create item in board, and connect boards with column" (Cuando se crea un elemento, crear elemento en el tablero y conectar los tableros con la columna)

Esta automatización se puede utilizar para sincronizar tus tableros generales y específicos, sin esfuerzo. Cuando se crea un elemento en un tablero específico, la automatización creará ese elemento en tu tablero general y sincronizará los tableros con una columna elegida.

 

• "When date arrives, and only if status is something, notify someone" (Cuando sea la fecha, y solo si el estado es algo, notificar a alguien)

Esta automatización permite que se notifique al gerente del proyecto cada vez que haya pasado una fecha límite y un elemento no esté completo.

 

 

 

 

Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.