¿Cómo podemos ayudar?

La columna Doc

 

A todos nos encanta usar los workdocs de monday como herramienta colaborativa para la gestión de proyectos. Ahora puedes incorporarlos a tu tablero a través de una columna Docs. Esta columna te permite crear nuevos documentos desde cero o a partir de una plantilla con solo hacer clic en un botón. 

 

Cómo agregar la columna

Haz clic en "+" a la derecha de tus columnas y selecciona "Doc de monday" en el menú desplegable.

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Agregar Docs

Una vez agregada tu columna, puedes personalizarla cambiando el nombre, agregando un resumen de columna, etc. Para agregar un nuevo doc, simplemente haz clic en la celda a la que deseas agregar un doc y se abrirá un doc en blanco.

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Para eliminar un doc, haz clic en la "x" a la derecha del doc en su celda y haz clic en "Eliminar" en la ventana emergente. 

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Los docs eliminadosse pueden restaurar desde la pestaña papelera. Y solo verás en la papelera los docs a los que tengas permiso para acceder y restaurar.

 

Nota: Dado que cada doc creado en la columna Docs se encuentra únicamente en esta ubicación, al eliminarlo de la columna se eliminará por completo de tu cuenta. 

 

¿Cómo uso una plantilla de documento?

No es necesario crear un documento nuevo entero cada vez que quieras agregar uno a la columna Archivos. Hay dos formas de trabajar con plantillas en la columna Docs. ¡Repasemos ambas!

 

Elige una plantilla rápida 

Cuando creas un nuevo doc, abres una pizarra en blanco, ¡pero no tienes que empezar desde cero si quieres un poco más de estructura! En la parte inferior de tu nuevo doc, verás algunas plantillas enumeradas bajo el encabezado "Inicio rápido". Pasa el cursor sobre una plantilla para obtener una vista previa y simplemente haz clic para comenzar con la plantilla que elijas.

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También puedes ver estas plantillas y más en el panel de configuración (al que se accede haciendo clic en "+Agregar" en la esquina superior izquierda y seleccionando "Plantillas"). Puedes pasar el cursor sobre ellas para obtener una vista previa e incluso usar la barra de búsqueda para buscar otras plantillas dentro de tu cuenta. 

 

Puedes crear una plantilla a partir de cualquier doc actual en tu cuenta haciendo clic en el ícono de 3 puntos en la parte superior del doc y haciendo clic en "Guardar como plantilla". 

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Establecer una plantilla para toda la columna

La segunda opción es configurar una plantilla de doc para toda la columna Doc. Hacer esto significa que cada vez que crees un nuevo doc, utilizarás automáticamente la plantilla predeterminada. Para configurarlo, haz clic en los 3 puntos al lado del nombre de la columna y luego haz clic en "Configuración" y "Establecer plantilla de doc". 

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Luego se te dará la opción de utilizar una plantilla existente o crear una nueva. Si deseas utilizar una de tus plantillas, haz clic en "Usar tus plantillas" y desplázate por todas las plantillas disponibles en tu cuenta en el centro de plantillas. Incluso puedes usar la barra de búsqueda para encontrar lo que estás buscando. 

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Para crear una nueva plantilla que se utilizará para todos los elementos de tu columna Doc, haz clic en "Crear nueva". A continuación, crea tu plantilla. Lo que escribas aquí será tu punto de partida cada vez que crees un nuevo doc en esta columna, así que asegúrate de crear un marco sin detalles específicos relacionados con ningún elemento determinado. 

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Nota: Actualmente, solo puedes elegir plantillas de docs que hayas creado y guardado individualmente en tu Centro de plantillas, siguiendo los pasos de esta sección. 

 

Texto dinámico

¿Tienes un doc con información que cambia según un elemento conectado en tu tablero? Puedes incorporarlos perfectamente y mantenerlos en perfecta sincronización utilizando la función de texto dinámico. Extrae los valores de las columnas en tiempo real, directamente desde el elemento al doc conectado en línea con su texto.

 

Escribe "{" en la ubicación dentro de tu texto donde deseas agregar un campo dinámico. El menú te ofrecerá 3 opciones: agregar la hora actual, la fecha de hoy o un valor de columna. Si eliges un valor de columna, abrirás un nuevo menú con el nombre del elemento y las otras columnas del tablero. 

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¡Y listo! Los campos dinámicos que elijas se actualizarán automáticamente según sus valores en el tablero. Si configuras texto dinámico en una plantilla, cada doc individual completará los valores en tiempo real de acuerdo con su elemento conectado. 

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Sugerencia: Esta función es excelente para generar cotizaciones de precios o facturas, mantener resúmenes o informes de proyectos actualizados automáticamente, notas de la versión para gerentes de producto y mucho más. 

 

Permisos de columna

Todos los doc de la columna Doc adquieren los permisos del tablero al que pertenecen. Esto significa que si tu tablero es privado, todos los doc de tu columna serán privados y solo tendrán acceso los miembros del tablero. Si el tablero se cambia a principal, los Docs harán lo mismo y cambiarán a principal junto con él. 

 

Esto aplica a:

  • Permisos de edición
  • Permisos de vista
  • Crear y eliminar un doc

Si no puedes realizar una acción con un doc, comunícate con un administrador de cuenta para ver si es posible que haya permisos habilitados. 

 

¿Cuáles son las diferencias entre Docs creados en un espacio de trabajo vs. en la columna Doc?

Existen algunas diferencias clave entre los workdocs creados en un espacio de trabajo y los docs en la columna Doc que son importantes a tener en cuenta. Estos permisos incluyen los siguientes:

  • Compartir Docs solo está permitido según los permisos del Doc específico
  • Cualquier Doc recibe los permisos correspondientes al tablero, elemento y columna

 

También existen diferencias entre los documentos creados en la columna Archivo y la columna Doc, que incluyen:

  • Guardar un Doc como plantilla no está disponible para los Docs en archivos
  • Las cuentas de invitados no pueden crear Docs en archivos
  • Compartir documentos solo está permitido según los permisos del doc respectivo y no según los permisos del tablero.

 

 

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