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Función
Disponible en monday CRM
La app E-mails y actividades es una herramienta increíblemente poderosa para administrar tus relaciones. Dado que las relaciones con los clientes son más que solo e-mails, también te hemos dado el poder de hacer seguimiento de todas las actividades de los clientes con la app E-mails y actividades. Desde reuniones hasta llamadas y más, registra cada interacción para ver un cronograma completo de los eventos en una sola vista concisa.
Este artículo tratará las diferentes actividades que puedes registrar con la app. Si te interesa obtener más información sobre cómo enviar, recibir y seguir e-mails, consulta el artículo E-mails y actividades en monday.com.
Cómo instalar la aplicación
Para instalar la app, ve al tablero donde te gustaría usarla. Luego, haz clic en el globo de diálogo para abrir la sección Actualizaciones de cualquier elemento y desde allí selecciona "Agregar vista":
En el Centro de vistas de elementos, desplaza el cursor sobre el ícono de la app E-mails y actividades y haz clic en “Agregar widget”:
Programar actividades
Para programar actividades, selecciona “Agregar actividad” en la esquina superior izquierda de la pantalla de inicio de la app. Puedes seleccionar “Reunión” o “Agregar actividad personalizada”:
Puedes ajustar la fecha y la hora y agregar notas. Puedes usar el editor de texto para personalizar y dar formato a tus notas.
Cómo agregar actividades personalizadas
Con E-mails y actividades, hay tipos predeterminados de actividades para elegir. Puedes agregar una “Reunión”, escribir un “Resumen de llamada” y escribir una “Nota”. También puedes crear actividades personalizadas.
Para eliminar una actividad personalizada, desplaza el cursor sobre el nombre de la actividad en el menú “Agregar actividad”. Aparecerá un ícono de papelera. Haz clic en el ícono de la papelera para eliminar permanentemente la actividad personalizada. Solo puedes eliminar actividades personalizadas. No podrás eliminar los tipos de actividades originales.
Tablero de actividades
Cuando armes tu primera actividad, se creará un tablero automáticamente en el espacio de trabajo de CRM en tu cuenta. Este tablero se llamará “Actividades”, y todos los miembros de tu cuenta podrán verlo de forma predeterminada. Cada miembro del equipo puede filtrar y hacer un seguimiento de sus próximos eventos, crear recordatorios y generar informes utilizando este tablero.
El tablero se verá de la siguiente manera:
¿Qué se registra en el tablero de actividades?
Las actividades que se registran en el tablero incluyen:
- Llamadas telefónicas
- Resúmenes de llamadas
- Reuniones
Los e-mails y las notas estándar no se consideran "actividades" cuando se trata del tablero de Actividades. Los e-mails enviados a través de E-mails y actividades no se registrarán en el tablero de Actividades.
Panel de actividades
Puedes revisar los datos de tu tablero de "Actividades" utilizando el panel incluido. Para acceder a él, abre tu tablero "Actividades" y abre la pestaña "Panel":
Puedes reorganizar y personalizar este panel para asegurarte de que la información que necesitas esté siempre disponible:
Registro de notas
Registra notas sobre reuniones y llamadas telefónicas para hacer el seguimiento de tus relaciones. Todas las notas son internas, lo cual significa que solo tú y tus compañeros de equipo pueden verlas.
Para registrar una nota, haz clic en el botón “Agregar actividad” en la esquina superior izquierda de la pantalla de inicio de la app. Luego haz clic en “Nota” en el menú y comienza a escribir:
Aparecerá una ventana donde podrás redactar tu nota.
Menciona a tus compañeros de equipo
Tienes la posibilidad de @mencionar a tus compañeros de equipo en el texto de cualquier actividad interna. Esto incluye reuniones, resúmenes de llamadas, notas y actividades personalizadas. Al escribir el símbolo @ y el nombre de tu compañero de equipo en el cuerpo del editor, aparecerá una lista de opciones. Puedes elegir a tu compañero de equipo de ese menú desplegable. Una vez que publiques la actividad en tu cronograma, tu compañero de equipo recibirá una notificación de que ha sido etiquetado.
¿Cómo navegar en el cronograma?
Puedes ver tu cronología completa debajo del botón “Agregar actividad” en la parte superior de la app. Tu cronograma estará organizado cronológicamente. Cualquier e-mail o nota se ordenará según el mes en el que se envió el e-mail o se agregó la nota. Cualquier evento programado para una fecha futura aparecerá en la sección "Próximo":
Filtrar actividades
Puedes filtrar el cronograma para ver solo los correos electrónicos, las notas, los eventos o las actividades que te interesen. Puedes elegir una fecha para tu filtro. También puedes elegir múltiples filtros para ver, por ejemplo, todos los correos electrónicos enviados dentro de un periodo de tiempo determinado.
Si quieres restablecer el filtro, elige “Borrar” para borrar tus selecciones.
Anclar una publicación
Puedes anclar cualquier actividad en tu cronología. Cuando anclas una actividad, ésta aparecerá en la parte superior de tu cronología, independientemente de las nuevas actividades que se publiquen:
Para anclar un cronograma, ubica la publicación que deseas anclar y abre el menú de tres puntos en la esquina superior derecha de la publicación. Abre el menú y selecciona "Anclar al principio":
Configura un recordatorio
Puedes configurar un recordatorio para cualquier elemento en tu cronograma. Para configurar un recordatorio, ubica la publicación para la cual deseas configurar un recordatorio y abre el menú de tres puntos en la esquina superior derecha de la publicación. Abre el menú, selecciona "Establecer un recordatorio" y luego elija el período de tiempo para el recordatorio:
Agregar e-mails automáticos
Puedes agregar los e-mails automatizados salientes a tu cronograma con unos pasos simples. Primero, sigue las instrucciones en este artículo para configurar la app E-mails y actividades y conectar tu dirección de e-mail. Luego, configura un modelo de integración de Outlook o Gmail en tu tablero.
Por último, cuando ejecutes la automatización, los e-mails automatizados salientes se agregarán a tu cronograma de E-mails y actividades. El e-mail indicará que se envió “mediante una automatización”:
Configuración de la app
La app tiene cuatro configuraciones. Para encontrarlas, desplaza el cursor sobre el título de la pestaña E-mails y actividades. Cuando lo hagas, aparecerá un menú de tres puntos a la derecha del texto. Haz clic en los tres puntos para ver las cuatro opciones.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden sincronizar actividades del tablero de actividades con el calendario de Google o Outlook?
Puedes usar la integración de Calendario para sincronizar actividades individuales con el calendario.
Y si se agregan actividades nuevas, ¿se sincronizarán automáticamente con el calendario?
Aunque puedes sincronizar con tu calendario, las actividades agregadas al tablero después de la sincronización no se agregarán automáticamente al calendario. Estamos trabajado para que esto sea posible.
Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.
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