La integración de monday.com con Outlook Calendar te permite sincronizar tus tableros de monday.com con tu calendario de Outlook para que no se escape ninguna reunión, plazo o tarea. Puedes gestionar tu cronograma, registrar los eventos y mantener la coordinación del equipo en un solo lugar
Notas importantes antes de empezar
Antes de empezar, hay algunos detalles a tener en cuenta:
1 Debes tener una licencia de Microsoft 365 Business Premium para usar esta integración. Si no tienes este tipo de licencia, recibirás un mensaje de error cuando configures la integración.
2 Esta integración solo funciona si tienes un buzón de Microsoft exchange en línea y no uno de instalación local. Para ver qué tipo de buzón tiene tu cuenta, visita el sitio de verificación.
3 Si puedes conectarte, entonces tienes una cuenta de Exchange en línea. Si no puedes conectarte y recibes un mensaje de error, no tienes una cuenta de Exchange en línea y no podrás usar esta integración.
Sincronización bidireccional con el calendario de Outlook
Hay dos formas en las que puedes conectar tu cuenta de monday.com con el calendario de Outlook. Primero, veremos cómo crear una sincronización bidireccional. Una sincronización bidireccional importa de manera simultánea los eventos de tu calendario de Outlook a monday.com y exporta tus elementos de monday.com a tu calendario de Outlook.
Agrega una columna Fecha y ubica las plantillas de integración
1 Primero, revisa que tu tablero incluya una columna fecha.
2 Configura todos tus datos en la columna fecha.
3 Haz clic en el botón Integrar en la parte superior del tablero y luego en la pestaña Crear.
4 En la página de automatizaciones del tablero, elige la integración con Outlook Calendar.
Deberás agregar dos plantillas a tu tablero para que funcione la sincronización bidireccional:
- Uno que crea un evento en el calendario de Outlook basándose en una acción en monday.com.
- Uno que crea un elemento en monday.com basándose en un evento nuevo en el calendario de Outlook.
Aprenderemos más sobre cómo se puede hacer esto más adelante en este artículo.
Cómo agregar la primera plantilla
Después de encontrar las plantillas, es hora de agregar las que quieras a tu tablero.
Selecciona una plantilla que creará un evento en el calendario de Outlook según un elemento de tu tablero (uno de los dos destacados más abajo) y luego sigue los pasos en tu pantalla para conectar tu cuenta de Outlook.
Configurar la primera plantilla de integración
Después de completar la conexión de tu cuenta, se te redireccionará a la plantilla que hayas elegido.
Allí, haz clic en los campos subrayados en el modelo para configurarlo. En nuestro ejemplo, seleccionamos el campo evento para determinar cómo aparecerá el calendario de Outlook según los valores de las columnas de nuestro tablero.
En este ejemplo, cuando se crea o actualiza un elemento nuevo en tu tablero, se crea un evento en el calendario de Outlook con la duración del evento según la Fecha de inicio y Fecha de finalización del elemento, el asunto del evento como Nombre del elemento y la descripción del evento como el ID de elemento que tiene el elemento.
Agregar la segunda plantilla y configurarla
Ahora que tu primera plantilla para crear un evento en el calendario de Outlook según un elemento de tu tablero está completa, llegó el momento de agregar una segunda plantilla para crear un elemento en tu tablero según un evento nuevo del calendario de Outlook, lo que permite una sincronización bidireccional.
Haz clic para agregar otra plantilla y asegúrate de elegir la plantilla de integración del calendario de Outlook que dice "When an event is created in Outlook Calendar, create an item, and sync future changes from Google Calendar" (Cuando se crea un evento en el calendario de Outlook, crear un elemento, y sincronizar cambios futuros del calendario de Outlook).
Esta vez, selecciona el campo “elemento” y determina cómo quieres que se cree un elemento nuevo en tu tablero según los eventos del calendario de Outlook que agregaste.
Mira la integración en acción
Con las dos plantillas de integración del calendario de Outlook configuradas, la sincronización bidireccional estará sincronizada. Ahora, cada elemento nuevo que se cree o asigne a una persona específica aparecerá como un evento en el calendario conectado y cada evento nuevo en el calendario aparecerá como un elemento en tu tablero. 🎉
Columna de integración con el calendario de Outlook
Cuando agregues una plantilla de integración del calendario de Outlook, se agregará una columna de integración automáticamente en tu tablero con un enlace para cada uno de los eventos del calendario de Outlook (una vez que se haya activado la plantilla). Si haces clic en un enlace de esta columna, irás directamente al evento en tu propio calendario.
Campos que admiten la sincronización bidireccional
Se pueden usar los siguientes campos con la sincronización bidireccional del calendario de Outlook:
- Título
- Hora de inicio
- Hora de finalización
- Asistentes
- Descripción
Mostrar las fechas de monday.com en el calendario de Outlook
La segunda forma en que puedes integrar tu tablero con el calendario de Outlook es a través de una sincronización unidireccional, lo que te permitirá mostrar las fechas de tu tablero directamente en tu calendario. Las siguientes instrucciones detalladas se pueden usar para configurar la sincronización unidireccional para tu cuenta.
1 Primero, revisa que tu tablero incluya una columna fecha o una columna cronograma.
2 Haz clic en el menú de tres puntos en el lado derecho del encabezado de tu columna fecha o cronograma.
3 Haz clic en Configuración y luego en Personalizar columna fecha.
4 Luego haz clic en el botón Sincronizar junto a Otros calendarios.
Hacer eso te permitirá agregar cualquier calendario basado en Internet que usemos fuera de monday.com.
Luego deberás elegir qué elementos quieres sincronizar. Puedes elegir si quieres sincronizar “Elementos asignados a mí” o “Todos los elementos en este tablero”. Después de elegir una opción, haz clic en Sincronizar.
Ahora generaste una dirección de URL que puedes usar en tu calendario de Outlook. Copia el enlace y ve a Outlook.
Agregar el calendario a Outlook
Abre tu cuenta de Outlook y haz clic en el ícono de calendario que está en el menú de la barra izquierda:
Luego, haz clic en la opción Agregar calendario que está a la izquierda:
Haz clic en la opción Suscribir de la web en el menú que está a la izquierda:
Pega la URL que copiaste de monday.com:
Podrás personalizar el calendario con un nombre de calendario, color y darle tu toque. También puedes agregarlo a otro calendario existente. Cuando hayas terminado la personalización, haz clic en Importar.
Ahora puedes ver todas tus tareas de monday.com en tu calendario de Outlook.
Frecuencia de la sincronización con el calendario de Outlook
Aunque Microsoft afirma que, cuando te suscribes a un calendario, tu calendario de Outlook se actualizará automáticamente cuando se actualice el calendario suscrito, esta actualización automática puede tardar más de 24 horas. Esto significa que Microsoft puede tardar más de 24 horas en actualizar la información automáticamente y mostrar las actualizaciones que ocurren en tu tablero de monday.com.
En este momento, no hay una opción para controlar la frecuencia de la actualización automática. Ya que eso se debe a la configuración de Microsoft, si deseas explorar soluciones alternativas, ponte en contacto con Microsoft.
Puedes obtener más información sobre cómo suscribirte a un calendario de Outlook en el sitio de soporte de Microsoft.
Establecer alertas
Después de integrar columnas fecha o cronograma con tu calendario externo, puedes configurar rápidamente alertas para las fechas límites de tus elementos. De esa manera, las alertas aparecerán incluso si no tienes tu cuenta de monday.com abierta.
¡Todo lo que tienes que hacer es configurar recordatorios de tu calendario externo, y también recibirás todos sus recordatorios de elementos de monday.com en tu calendario externo!
Preguntas frecuentes
Si tienes preguntas, comunícate con nuestro equipo aquí. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, y será un gusto ayudarte.