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Documentos de trabajo de monday

 

Si eres como el equipo de monday.com, seguro que trabajas mejor cuando las cosas están organizadas de forma clara y visual.  Bueno, ¡queremos que mejores tus flujos de trabajo aún más con los workdocs de monday! Los Workdocs son un lugar central para que tú y tu equipo colaboren, intercambien ideas, planifiquen y lleven a cabo. Suelta ese cuaderno, cierra Google Docs y deshazte de esas notas adhesivas. ¡Aprendamos a dominar juntos los workdocs de monday! 📝

 

¿Qué es un documento de trabajo de monday?

Imagínalo como una pizarra multimedia flexible en la que tú y tu equipo pueden registrar todas las notas e ideas relacionadas con un tema central. Al agregar elementos individuales a un workdoc, todas tus ideas sueltas pueden reunirse en un solo lugar, dentro de monday.com, ¡donde se almacena todo el resto de tu trabajo! Con un formato informal, es excelente para trabajar juntos en las notas de una reunión, un proyecto de grupo, un intercambio de ideas, el registro de una sincronización entre equipos o compañeros de equipo, o cualquier otra cosa que necesites.

 

Cómo agregar un documento de trabajo nuevo

¡Puedes agregar un documento de trabajo nuevo igual que un tablero o un panel nuevos! Dentro del espacio de trabajo donde te gustaría crear el documento de trabajo, haz clic en “Agregar” en el panel izquierdo y luego selecciona “Agregar Documento”, como se muestra abajo:

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Luego, puedes escribir el nombre del workdoc en el primer campo y seleccionar el tipo de workdoc. Cuando hayas seleccionado un tipo de workdoc, haz clic en “Crear Documento”. 

 

¡Y listo! ¡Tu lienzo en blanco está listo para usar!

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Crea un workdoc dentro de la columna Archivo

Además de crear un workdoc independiente, también tienes la opción de crear un workdoc que existe dentro de un elemento en tu tablero. 

Supongamos que uno de los elementos en tu lista de tareas pendientes es grabar notas de las reuniones. Al agregar un workdoc a la columna Archivo para este elemento, puedes mantener tu trabajo en contexto directamente dentro del elemento en tu tablero. No es necesario ir de una plataforma a otra o adjuntar archivos externos: ¡todo ya se encuentra en el lugar correcto!

Primero, asegúrate de tener una columna Archivo en tu tablero. Luego, haz clic en la celda del elemento dentro de la columna Archivos y selecciona "Documento nuevo", así:

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¡Ahora puedes hacer clic en la celda para abrir el workdoc cuando tengas algo que agregar o editar!

Nota: No encontrarás este workdoc en el panel izquierdo, donde se almacenan tus otros documentos de trabajo, tableros y paneles. Este workdoc se encontrará exclusivamente dentro de tu elemento.

 

Entender mejor los tipos de workdocs

Al igual que los tableros y los paneles, hay tres tipos de documentos de trabajo:

  • Documentos de trabajo principales: Los documentos de trabajo principales son visibles para cualquier persona que sea miembro del equipo en tu cuenta. Puede ser un administrador, miembro o espectador. Para aprender más sobre las diferencias entre cada tipo, consulta este artículo. Cualquier cosa creada en este documento será accesible y visible para los miembros de tu equipo.
  • Documentos de trabajo privados: Los documentos de trabajo privados solo pueden ser vistos por la persona que creó el documento y por los miembros específicos del equipo invitados a unirse al documento. Son solo para usuarios internos (espectadores y miembros del equipo), lo que significa que los invitados no pueden acceder a ellos.
  • Documentos de trabajo compartibles: Los documentos de trabajo compartibles se usan cuando quieres compartir un documento con personas ajenas a tu equipo o empresa, como, por ejemplo, clientes, pasantes o trabajadores independientes. Puedes invitar a estas personas como invitados dentro de tu cuenta para colaborar con ellos. En un documento de trabajo compartible, un invitado solo tendrá acceso al documento específico al que haya sido invitado y no tendrá acceso a ningún otro tipo de información dentro de tu cuenta. También puedes invitar a espectadores o miembros del equipo a tu documento compartible. 

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Cómo invitar miembros y cambiar los permisos de edición

  • Invitar a miembros

Para invitar miembros del equipo o invitados, haz clic en el botón “Compartir” en la esquina superior derecha de la pantalla:

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Luego, escribe el nombre del miembro del equipo que te gustaría agregar o la dirección de correo electrónico de un invitado al que te gustaría invitar si has elegido un documento de trabajo compartible.

Haz clic en el icono de corona gris junto al nombre de cualquier miembro del documento de trabajo para que se vuelva azul y convertirlo en propietario. Un propietario es, de forma predeterminada, la persona que creó el documento de trabajo y alguien que el creador haya coronado como propietario adicional. Al igual que en un tablero, solo el propietario del documento de trabajo puede coronar a otros propietarios y eliminar o duplicar el documento. 

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  • Editar permisos

Hay dos tipos diferentes de permisos de edición que puedes implementar en tu documento de trabajo:

  1. Solo los propietarios del documento de trabajo: Solo los propietarios del documento (miembros con una corona azul junto a su nombre) pueden editar el documento.
  2. Todos los que tengan acceso a este documento de trabajo: Todos los miembros de la cuenta con acceso a este documento pueden hacer cambios. Esto significa que, si se trata de un documento de trabajo principal, cualquiera con acceso al espacio de trabajo donde se creó puede editarlo. Si se trata de un documento de trabajo privado o compartible, cualquier miembro del documento podrá editarlo. 

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Puedes cambiar estos permisos fácilmente con un clic en el botón “Compartir” y luego seleccionando una de las dos opciones en la parte inferior de la ventana emergente, como se muestra en la imagen de arriba. 

 

¿Cómo funcionan?

Básicamente, los documentos de trabajo son pizarras blancas cuadriculadas que te permiten crear una composición de elementos independientes en un solo lugar. Los elementos, de forma similar a los de un tablero, se pueden duplicar, mover, eliminar o editar. Puedes agregar un elemento con un clic en cualquiera de los iconos en la barra de herramientas o con atajos del teclado. 

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Para agregar un elemento con tu teclado, primero debes escribir un “/” o hacer clic en el signo más. Luego, verás un menú desplegable donde puedes seleccionar un elemento para agregarlo a tu workdoc. No es necesario tocar el mouse: puedes comenzar a escribir el nombre de un elemento como si usaras una barra de búsqueda y presionar “Intro” en tu teclado para seleccionar. 

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Nota: Todo tu trabajo se guarda automáticamente a medida que avanzas. Por eso, no necesitas presionar el botón “Guardar”.

 

Cada elemento es básicamente una línea horizontal o varias líneas dentro del documento. Son flexibles y se pueden transformar en otros tipos de elementos, mover hacia arriba o abajo, duplicar, eliminar y más con el menú desplegable. Para acceder al menú, desplaza el cursor a la izquierda de un elemento y haz clic en la flecha que aparece. Luego, puedes seleccionar una acción del menú. 

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Para mover un elemento, haz clic en el menú de 6 puntos a la izquierda del elemento y luego arrástralo y suéltalo dentro del documento.

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Los elementos pueden ser cualquier cosa, desde tipos de texto, viñetas, encabezados, formato de citas, divisores y listas de verificación hasta contenido multimedia como imágenes y videos. Veamos algunos elementos en las siguientes secciones. 

 

Cómo agregar y personalizar el texto

¡Hay varias formas de agregar y personalizar texto! Además de usar “/” en tu teclado, como dijimos arriba, puedes agregar texto directamente desde el encabezado del documento de trabajo. Haz clic en la flecha junto al botón de texto para seleccionar un tipo de texto del menú desplegable. Incluso puedes agregar viñetas o una lista numerada usando los iconos correspondientes en el encabezado. 

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Una vez que hayas agregado el texto, puedes personalizarlo como quieras. Simplemente resalta cualquier línea o fragmento de texto y aparecerá una barra de herramientas flotante. Desde allí, puedes cambiar el tipo de texto, el formato, el color, la alineación e incluso agregar un hipervínculo. 

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Mencionar con "@" a los miembros del equipo

Colabora fácilmente con los miembros de tu equipo al mencionarlos con "@" en cualquier parte de tu workdoc. Simplemente escribe un símbolo "@" en tu teclado para abrir una lista de todos los miembros del equipo que tengan acceso a tu workdoc. Una vez que selecciones a un compañero de equipo, se le notificará de inmediato con una notificación de campana.

 

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Integrar tableros

¿Necesitas hacer referencia a un tablero mientras trabajas en tu documento? ¡Integra el tablero directamente en tu workdoc como un widget, para que tu contenido y datos estén actualizados y alineados en todo momento!

Para integrar un tablero, puedes hacer clic en el ícono del tablero en la barra de herramientas, o agregarlo usando el signo más o el atajo "/" del teclado, de esta manera: 

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Ahora solo tienes que elegir un tablero. Puedes seleccionar uno de la lista de tableros recientes sugeridos, buscar uno en la barra de búsqueda o incluso crear un nuevo tablero. 

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El tablero funciona completamente, lo que le permite ver y actualizar todo directamente desde tu workdoc. Incluso puedes ver el tablero en pantalla completa, cambiar el nombre o filtrar el widget. 

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Integrar widgets

Agrega dimensión y contexto visual a tu workdoc, al integrar widgets. Puedes elegir entre cualquiera de nuestros más de 40 widgets, incluyendo el widget de cronograma, el widget de Gantt, el de números e incluso la querida granja de llamas. 

Para agregar un widget, haz clic en el símbolo del widget en la barra de herramientas, o agrégalo usando el signo más o el atajo "/" del teclado, de esta forma: 

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Se te dará una lista de widgets populares para elegir, o puedes hacer clic en "+ Más widgets" para abrir el Centro de widgets, donde puedes ver todas las opciones. 

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Ahora puedes elegir qué tableros deseas conectar al widget. Puedes seleccionar varios tableros de la lista de tableros usados recientemente o puedes buscarlos en la barra de búsqueda. Cuando hayas terminado, haz clic en "Listo". 

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¡Y ya está todo listo! Puedes interactuar con el widget del mismo modo que lo harías en un panel y cambiar su nombre, filtrarlo y abrir el menú de ajustes para personalizarlo exactamente como más te guste.

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Sugerencia: Para aprender a dominar los widgets, puedes consultar este artículo o leer cualquiera de los artículos sobre los widgets. 

 

Cómo agregar una imagen o un video

Agregar una imagen o un video es similar a agregar texto. Para eso, usa el atajo del teclado “/” y escribe “imagen” o “video” o haz clic en el icono correspondiente en el encabezado del workdoc. 

También puedes arrastrar y soltar imágenes desde tu escritorio directamente en el documento, o copiarlas y pegarlas desde cualquier lugar. 

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Cuando hayas agregado una imagen o un video, haz clic y arrastra desde una esquina para cambiar su tamaño. ¡Suelta cuando estés satisfecho con el tamaño de la imagen! Para editar contenido multimedia, coloca el cursor encima y haz clic en el icono de lápiz que aparece en la esquina superior derecha del elemento. Deberías ver una barra de herramientas flotante abajo de la imagen. Desde aquí, puedes cambiar la imagen o el video, cambiar la alineación o abrir otras configuraciones. 

 

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Si quieres editar el elemento o agregar notas, haz doble clic en la imagen o el video para abrirlo en el modo de edición de pantalla completa. 

Desde la barra de herramientas, puedes agregar actualizaciones, descargar, imprimir, eliminar la imagen o el video y más. Incluso puedes obtener más información sobre el archivo con el menú vertical a la derecha de la pantalla:

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Cómo agregar actualizaciones 

Una de nuestras funciones favoritas de monday.com también está en los documentos de trabajo de monday. Puedes agregar actualizaciones como anotaciones en las imágenes o en el texto de tu documento de trabajo. Incluso puedes verlas en una sección de actualizaciones concentrada en tu documento de trabajo, como lo harías en cada elemento de tu tablero.

  • Cómo agregar actualizaciones a imágenes

Si quieres agregar actualizaciones en tus imágenes, primero haz doble clic en la imagen para abrirla en el modo de edición y luego haz clic en el globo de diálogo en el lado izquierdo de la barra de herramientas:

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Después haz clic en cualquier lugar de la imagen para hacer anotaciones en ese lugar. Activarás una ventana emergente donde podrás escribir y dar formato a tu actualización exactamente como lo harías en tu tablero, incluyendo las menciones con “@” para los miembros de tu equipo. 

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Para ver todas las actualizaciones de tu archivo a la vez, haz clic en el icono “Actualizaciones” en el menú vertical a la derecha de la pantalla. Cada actualización estará marcada con un número que coincide con el número en la imagen o el video original. Así puedes entender fácilmente qué actualizaciones se relacionan con cada aspecto de la imagen. ¡Esto es ideal para colaborar en diseños o gráficos, por ejemplo!

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  • Cómo agregar actualizaciones al cuerpo de tu documento de trabajo

Para agregar actualizaciones al texto principal del documento de trabajo, haz clic en el globo de diálogo sobre el lado derecho del encabezado del documento para abrir la sección de actualizaciones, de esta manera:

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En la sección Actualizaciones, puedes empezar a escribir una actualización como lo harías dentro de un elemento en tu tablero.4.png

Para distinguir entre las actualizaciones generales y las anotaciones, revisa si hay un encabezado encima de la actualización. Si dice “Actualizar en el archivo”, sabrás que se agregó a un lugar específico en un archivo dentro de tu documento de trabajo. También habrá una imagen del archivo dentro de la actualización. Si haces clic en esta imagen, abrirás el archivo y la actualización en pantalla completa. 

  • Notificaciones

Al igual que la sección Actualizaciones del tablero, todas las actualizaciones aparecerán en el Buzón de cualquiera que sea miembro del workdoc. Las notificaciones también se generarán en el Centro de notificaciones de la campana cada vez que alguien responda a las actualizaciones que escribiste, que un miembro del equipo te mencione con “@” o que te inviten a ser miembro de un workdoc.

 

Duplica, elimina o archiva tu workdoc

¿Te fascina el formato de tu workdoc y quieres usarlo como plantilla para otro documento? Puedes duplicarlo abriendo el menú de los 3 puntos y seleccionando "Duplicar doc":

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También puedes eliminar o archivar el documento al abrir el menú de los 3 puntos y luego elegir entre las dos opciones, "Eliminar" o "Archivar". 

 

Recuerda: Los archivos se guardarán en tu historial de archivos y se pueden recuperar más tarde. Un workdoc eliminado se guardará en la Papelera de reciclaje durante 30 días. 

 

Crear elementos nuevos

Lo más importante de los workdocs es la colaboración en tiempo real y el poder convertir las palabras en acciones. ¡Y qué mejor manera de conectar tus workdocs a tu flujo de trabajo que convertir tu texto en elementos en cualquier tablero mientras escribes! 

Para convertir texto en un elemento, resalta el texto y haz clic en el icono "Crear elementos" en la barra de herramientas, como puedes ver aquí:

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Sugerencia: Si tienes una lista de elementos, puedes resaltarlos todos y crear cada punto numerado o de viñetas como un elemento separado en el tablero seleccionado. 

 

Elige el tablero en el que deseas crear tu elemento, seleccionando uno de los tableros visitados recientemente o buscando otro tablero en la barra de búsqueda. 

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A continuación, elige de la lista de grupos en tu tablero seleccionado.

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Ahora, verás un mensaje en la parte superior de la pantalla que te informará que tu elemento o elementos se han agregado correctamente al tablero seleccionado. 

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Si tienes comentarios o consultas, usa el formulario de contacto para comunicarte con nuestro equipo. ¡Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte!