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Documentos de trabajo de monday

 

 

En monday.com, trabajamos mejor cuando las cosas están organizadas visualmente y de manera clara. ¡Por esta razón, hemos credo los workdocs de monday! Los workdocs de monday son un lugar central para que tú y tu equipo colaboren, intercambien ideas, planifiquen y las lleven a cabo. Suelta ese cuaderno, cierra Google Docs y deshazte de esas notas adhesivas. ¡Aprendamos a dominar juntos los workdocs de monday! 📝 

 

Sugerencia: ¿Estás utilizando los workdocs de monday en tu aplicación móvil? Consulta este artículo para más sugerencias y trucos exclusivos para los workdocs de monday.

 

¿Qué es un workdoc?

Imagínalo como una pizarra multimedia flexible en la que tú y tu equipo pueden registrar todas las notas e ideas relacionadas con un tema central. Al agregar elementos individuales a tu workdoc, todas tus ideas sueltas pueden reunirse en un solo lugar, dentro de monday.com, donde se almacena todo el resto de tu trabajo.    

 

Agregar un workdoc

¡Puedes agregar un workdoc nuevo igual que un tablero o un panel nuevos! 

Quiero saber cómo agregar un workdoc
  • Paso 1: En el espacio de trabajo en el que quieras crear el workdoc, haz clic en "Agregar".
  • Paso 2: Selecciona "Workdoc nuevo".
  • Paso 3: Escribe el nombre de tu workdoc en el primer campo.
  • Paso 4: Selecciona el tipo de workdoc.
  • Paso 5: Haz clic en "crear workdoc".

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Tipos de workdocs

Al igual que los tableros y los paneles, hay tres tipos de documentos de trabajo:

Quiero conocer los tres tipos de workdocs
  • Workdocs principales: Los workdocs principales son visibles para cualquier persona que sea miembro del equipo en tu cuenta. Puede ser un administrador, miembro o espectador. Para aprender más sobre las diferencias entre cada tipo, consulta este artículo. Cualquier cosa creada en este workdoc será accesible y visible para los miembros de tu equipo.
  • Workdocs privados: Los workdocs privados solo pueden ser vistos por la persona que creó el workdoc y por los miembros específicos del equipo invitados a unirse al workdoc. Son solo para usuarios internos (espectadores y miembros del equipo), lo que significa que los invitados no pueden acceder a ellos.
  • Workdocs compartibles: Los workdocs compartibles se usan cuando quieres compartir un workdoc con personas ajenas a tu equipo o empresa, como, por ejemplo, clientes, pasantes o freelancers. Puedes invitar a estas personas como invitados dentro de tu cuenta para colaborar con ellos. En un workdoc compartible, un invitado solo tendrá acceso al workdoc específico al que haya sido invitado y no tendrá acceso a ningún otro tipo de información dentro de tu cuenta. También puedes invitar a espectadores o miembros del equipo a tu workdoc compartible. 

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Invitar a miembros

Para invitar miembros del equipo o invitados, haz clic en el botón “Compartir” en la esquina superior derecha de la pantalla:

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Luego, escribe el nombre del miembro del equipo que te gustaría agregar o la dirección de correo electrónico de un invitado al que te gustaría invitar si has elegido un workdoc compartible.

Haz clic en el icono de corona gris junto al nombre de cualquier miembro del workdoc para que se vuelva azul y convertirlo en propietario. Un propietario es, de forma predeterminada, la persona que creó el workdoc y alguien que el creador haya coronado como propietario adicional. Al igual que en un tablero, solo el propietario del workdoc puede coronar a otros propietarios y eliminar o duplicar el workdoc. 

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Editar permisos

Hay dos tipos diferentes de permisos de edición que puedes implementar en tu documento de trabajo:

  • Solo los propietarios del workdoc: Solo los propietarios del workdoc (miembros con una corona azul junto a su nombre) pueden editar los documentos.
  • Todos los que tengan acceso a este documento de trabajo: Todos los miembros de la cuenta con acceso a este documento pueden hacer cambios. Esto significa que, si se trata de un documento de trabajo principal, cualquiera con acceso al espacio de trabajo donde se creó puede editarlo. Si se trata de un documento de trabajo privado o compartible, cualquier miembro del documento podrá editarlo. 

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Puedes cambiar estos permisos fácilmente con un clic en el botón “Compartir” y luego seleccionando una de las dos opciones en la parte inferior de la ventana emergente, como se muestra en la imagen de arriba. 

 

Agregar elementos

Para agregar un elemento a tu workdoc, puedes elegir una de las siguientes opciones: 

  • Hacer clic en el menú "+Agregar" en la esquina superior izquierda del documento.
  • Usar el atajo en el teclado "/". 
  • Hacer clic en las opciones de encabezado de la barra de herramientas.

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Nota: Todo tu trabajo se guarda automáticamente a medida que avanzas. Por eso, no necesitas presionar el botón “Guardar”.

 

Mover elementos

Cada elemento es flexible y se puede transformar en otro tipo, mover hacia arriba o abajo, duplicar, eliminar y más con el menú desplegable.

Para acceder al menú, desliza el cursor por el costado izquierdo de un elemento y haz clic en la flecha que aparece. Luego, selecciona una acción del menú. Puedes mover los elementos seleccionando la opción en el menú desplegable o arrastrando el menú de seis puntos que se encuentra a la izquierda del elemento como se ve a continuación: 

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Ajustes del Doc

Queremos facilitarte la personalización de la fuente predeterminada, el tamaño de fuente, el diseño, el ancho y el fondo del workdoc. Haz esto fácilmente (¡y mucho más por venir!) en los ajustes del doc.

Acceda a los ajustes del doc a la derecha del workdoc, haciendo clic en el icono de la rueda dentada:

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¡Y ahora es el momento de divertirse! Comprueba los diferentes estilos de fuente, ajusta el ancho y el diseño de la página si lo deseas, ¡y tal vez agrega un color de fondo de página! Puedes restablecer la configuración predeterminada haciendo clic en "Restablecer" en la esquina superior derecha de la sección Ajustes:

 

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Nota: Los ajustes del doc tienen el modo de diseño de página "sin página" como predeterminado para los workdocs. Esto significa que el contenido, especialmente los tableros y widgets integrados, tendrán una presentación más amplia para una mejor experiencia de visualización. 

 

Agregar texto y personalizarlo

¡Hay varias formas de agregar y personalizar texto! Además de usar “/” en tu teclado, como dijimos arriba, puedes agregar texto directamente desde el encabezado del workdoc. Haz clic en la flecha junto al botón de texto para seleccionar un tipo de texto del menú desplegable. Agrega viñetas o una lista numerada usando sus respectivos íconos en el encabezado. 

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Una vez que hayas agregado el texto, puedes personalizarlo como quieras. Simplemente resalta cualquier línea o fragmento de texto y aparecerá una barra de herramientas flotante. Desde allí, puedes cambiar el tipo de texto, el formato, el color, la alineación e incluso agregar un diseño y un hipervínculo.

 

Sugerencia: Cuando uses la opción de lista con viñeta, recuerda usar los atajos del teclado para ahorrar tiempo. Si presionas la tecla de tabulación, la viñeta se correrá hacia la derecha. Si presionas shift + tab, la viñeta se correrá hacia la izquierda. 🤓  

 

Mencionar a miembros del equipo con @ 

Colabora fácilmente con los miembros de tu equipo al mencionarlos con "@" en cualquier parte de tu workdoc. Simplemente escribe un símbolo "@" en tu teclado para abrir una lista de todos los miembros del equipo que tengan acceso a tu workdoc. Una vez que selecciones a un compañero de equipo, se le notificará de inmediato con una notificación de campana.

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Integrar tableros

¿Necesitas hacer referencia a un tablero mientras trabajas en tu documento? ¡Integra el tablero directamente en tu workdoc como un widget, para que tu contenido y datos estén actualizados y alineados en todo momento!

Quiero saber cómo integrar un tablero
  • Paso 1: Haz clic en el ícono del tablero en el encabezado de la barra de herramientas o haz clic en el signo +.
  • Paso 2: Elige un tablero dentro de la lista de tu tablero.
  • Paso 3: Colabora en tu tablero integrado directamente desde tu workdoc.

 

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El tablero funciona completamente, lo que le permite ver y actualizar todo directamente desde tu workdoc. Incluso puedes ver el tablero en pantalla completa, cambiar el nombre o filtrar el widget. 

 

Integrar widgets

Agrega dimensión y contexto visual a tu workdoc, al integrar widgets.

Quiero saber cómo integrar widgets
  • Paso 1: Haz clic en el ícono de widget dentro de la barra de herramientas o en el signo +.
  • Paso 2: Haz clic en "+Más widgets" para abrir el centro de widgets
  • Paso 3: Selecciona el widget que quieras agregar.
  • Paso 4: Elige qué tableros quieres conectar al widget.
  • Paso 5: Haz clic en "listo".

 

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¡Y ya está todo listo! Puedes interactuar con el widget del mismo modo que lo harías en un panel y cambiar su nombre, filtrarlo y abrir el menú de ajustes para personalizarlo exactamente como más te guste.

 

Sugerencia: Para aprender a dominar los widgets, puedes consultar este artículo o leer cualquiera de los artículos sobre los widgets. 

 

Agregar imágenes, videos y archivos

Agregar una imagen, un video o un archivo es similar a agregar un texto. Puedes hacerlo usando el atajo del teclado "/" o haciendo clic en las opciones en el menú "+ Agregar" en la esquina superior izquierda del documento. Haz clic en "Imagen" o "Video". También puedes arrastrar y soltar imágenes desde tu escritorio directamente en el documento, o copiarlas y pegarlas desde cualquier lugar. 

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Para archivos, escribe "/File", "/Attach" o "/pdf" y elige la opción "Archivo". Elige un archivo de tu computadora:

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Para editar o realizar anotaciones en el elemento, haz doble clic en la imagen, el video o el archivo para abrirlo en modo edición en pantalla completa. Desde la barra de herramientas, puedes agregar actualizaciones, descargar, imprimir, eliminar y más. Incluso puedes obtener más información sobre el archivo con el menú vertical a la derecha de la pantalla:

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Agregar comentarios para mantener a tu equipo al tanto

¡Comunicarse de manera efectiva con tu equipo nunca ha sido tan fácil con los comentarios en los workdocs de monday! Agrega comentarios en contenido específico dentro de tu Doc, comenta dentro de la Sección de Actualizaciones o agrega anotaciones en imágenes y archivos y mira cómo florece la colaboración con tu equipo en el proceso. Haz clic aquí para obtener más información.

 

Organízate de manera muy fácil con la Tabla de contenido

Nuestra Tabla de contenido hace que organizar tu workdoc sea cada vez más fácil. Esta función muestra la estructura de tu documento en todo momento en el panel de la izquierda para que puedas consultar tu documento con facilidad. Para acceder, haz clic en el ícono de la Tabla de contenido que se encuentra en la esquina superior izquierda de tu documento. Cuando pases el cursor aparecerá "Mostrar la estructura del documento":

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La Tabla de contenido mostrará todos los encabezados de tu documento, para que puedas hacer clic en ellos y visitar directamente la parte que te interese ver.

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Crear nuevos elementos conectados a tableros

¡Y qué mejor manera de conectar tus workdocs con tu flujo de trabajo que convertir tu texto en elementos en cualquier tablero mientras escribes! 😊 

Convierte el texto de tu workdoc en elementos del tablero al resaltar el texto y hacer clic en "+ elemento" en la barra de herramientas. Elige el tablero en el que deseas que se cree el elemento y luego elige el grupo al que deseas agregar el elemento dentro del tablero seleccionado. Verás un mensaje de confirmación en la parte superior de la pantalla que te informará que el elemento se ha agregado correctamente al tablero que seleccionaste. 

 

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Sugerencia: ¿Tienes una lista con viñetas de texto que te gustaría convertir en elementos separados? ¡No hay problema! ¡Resalta la lista y cada texto separado numerado o con viñetas se convertirá en elementos separados en el tablero seleccionado! 

 

¡Ahora tienes la opción de editar los elementos del tablero creados a partir de tu workdoc sin salir del propio workdoc! Ya no tendrás que alternar entre el workdoc y el tablero para realizar cambios: haz clic en el elemento creado dentro del workdoc y aparecerá la vista emergente del elemento para que realices las modificaciones necesarias:

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Cualquier cambio realizado aparecerá automáticamente en el tablero asociado:  

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Agregar tablas y diseños

Mejora tus workdocs aún más, agregando tablas y diseños. Escribe "/" o haz clic en "+Agregar" dentro de tu workdoc y selecciona "Tabla" y "Diseño". "Tabla" te permiten crear tablas simples que pueden contener cualquier tipo de contenido. "Diseño" te permite organizar tu contenido lado a lado y agregar tantas columnas como lo necesites. ¡Es muy simple!🤩 

 

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Sugerencia: Ahora existe la opción de agregar un GIF a tu workdoc. Escribe "/" o haz clic en "+Agregar" y selecciona "GIF". Elige un GIF de nuestra colección y ¡diviértete! 🎉 

 

Insertar bloques de código

¡Hola, desarrolladores!👋  Pueden escribir su código fácilmente en los workdocs con nuestra función de bloque de código. Agrega un bloque de código y reconoceremos instantáneamente tu lenguaje de programación. Escribe "/" o haz clic en "+Agregar" y selecciona "< > Código". Inserta tu código y observa cómo aparece el lenguaje en la casilla gris del código. 💻 

 

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Lenguajes de programación reconocidos
  • Javascript
  • Python
  • Java
  • C#
  • C/C++
  • SQL
  • HTML/XML
  • CSS
  • Typescript
  • Ruby
  • PHP
  • Avanzar
  • bash
  • Swift

 

Modo presentación y pantalla completa

Lleva tus presentaciones un paso más allá con nuestro modo de presentación. Este modo tiene un estilo nuevo y elegante que utiliza un modo de solo lectura con un diseño más amplio. Accede a él haciendo clic en el ícono exclusivo en la parte superior de tu documento que dice "Modo de presentación" cuando pasar el cursos sobre él. Puedes cambiar los temas del fondo durante tu presentación y verla en modo claro, oscuro o noche. 

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Aunque el modo de pantalla completa tiene el mismo diseño amplio, puedes editar, personalizar y trabajar en tu workdoc como lo harías con el modo de vista normal. El modo de pantalla completa es una opción ideal si quieres ocultar otras distracciones y enfocarte en crear. Accede a él haciendo clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha de tu workdoc y haciendo clic en "Pantalla completa". 

 

Guardar como plantilla

Guarda tu workdoc de monday como una plantilla de la misma forma que guardas un tablero. Cuando lo guardes como una plantilla, podrás acceder al documento fácilmente en el Centro de plantillas. Todas las personas que estén en tu cuenta podrán acceder a la plantilla guardada en cualquier momento y podrán usarla para crear un nuevo workdoc.

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Nota: Al convertir un workdoc en una plantilla, la configuración de permisos cambiará a "Solo los propietarios del documento pueden editar" para evitar que los no propietarios realicen cambios en la plantilla del documento. Puedes ir a "Permisos del documento" para editar esta configuración dentro del documento original.

 

Exporta tu workdoc a PDF

Puedes compartir fácilmente el estado actual de tu documento con tus colegas al exportar tu workdoc como un documento PDF. Para hacerlo, haz clic en el menú de tres puntos que se encuentra en la esquina superior derecha de tu documento y presiona "Exportar a PDF". Se generará rápidamente un documento PDF que se guardará en las descargas de tu computadora.

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Historial de versiones 

El historial de versiones te permite ver el historial de tus workdoc y te brinda la posibilidad de restaurar el workdoc a versiones anteriores. ¡Poder ver todos los cambios realizados en un workdoc y poder restaurar a versiones anteriores te brinda la transparencia y flexibilidad que tu equipo necesita para mantenerse informado entre sí!  Haz clic aquí para obtener más información.

 

Código QR en modo de impresión

¡Ahora puedes escanear el código QR único de tu Workdoc y ser redirigido inmediatamente al workdoc en tu aplicación móvil! El código QR se encuentra en la esquina superior derecha del workdoc impreso. ¡Escanéalo con tu teléfono mientras usas la cámara y listo! Se te redirigirá a la versión de tu workdoc de la aplicación móvil de monday.com. ¿No es genial esto? 😎 

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Nota: El enlace del código QR te llevará al workdoc en la aplicación móvil de monday.com, solo si la aplicación está instalada en tu teléfono. Si la aplicación no está instalada, se te redirigirá a la tienda de Google Play o la App Store para descargar la aplicación.

 

Documentos en el archivo 

Conecta documentos entre tableros, crea documentos nuevos e incluso accede a tus propias plantillas de workdocs en la columna Archivos con Docs como archivos. ¡Esta función mejorará tus opciones de colaboración aún más! Haz clic aquí para obtener más información.

Nota: No encontrarás este workdoc en tu estación de trabajo, donde se almacenan tus otros workdocs, tableros y paneles. Este workdoc se encontrará exclusivamente dentro del elemento en tu tablero individual.

 

 

 

Si tienes comentarios o consultas, usa el formulario de contacto para comunicarte con nuestro equipo. ¡Estamos disponibles las 24 horas y será un gusto ayudarte!

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