¿Cómo podemos ayudar?

La función IF

Así quieras usar la columna Fórmula por primera vez o ya seas un experto en ella, seguramente la función IF es tu próximo paso. Con las capacidades casi infinitas de la función IF, no es de extrañar que sea la función más usada en la columna Fórmula. 

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En este artículo, primero aprenderemos todos los conceptos básicos de la función IF y exploraremos otras variaciones y condiciones que también se pueden agregar. Veremos los siguientes temas: 

Sigue leyendo para aprender qué es la función IF, cómo funciona y algunos ejemplos sobre cómo usarla. 🙌

 

Qué es la función IF 

Si eres nuevo en el mundo de las fórmulas, quizá te preguntes: “¿Qué es la función IF?”. Bueno, básicamente, la función IF es un tipo de fórmula que se usa para crear una estructura condicional y que devuelve o muestra un valor según si se cumple o no la condición establecida.

En su forma más simple, una fórmula de función IF se estructura de la siguiente manera: 

  1. Primero, la condición (por ejemplo: IF({Status}="Listo")).
  2. Luego, el valor devuelto cuando la condición se cumple (por ejemplo: “¡Guay!”). 
  3. Por último, el valor devuelto cuando la condición no se cumple (por ejemplo: “Todavía no...”).

Cuando todo se combina en una fórmula, se verá así:

Fórmula: IF({Status} ="Listo","¡Guay!","Todavía no...")

 

¡Veámoslo en detalle!

En el ejemplo anterior, la fórmula significa que cuando el estado es “Listo”, muestra el valor “¡Guay!”. Por otro lado, cuando el estado no es “Listo”, muestra el valor “Todavía no...”. Por lo tanto, el resultado de esta fórmula depende de si el estado tiene o no la etiqueta “Listo”.

 

¡Así se verá cuando se aplique a un tablero! ⬇️

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Nota: Debes usar paréntesis para abrir y cerrar una condición IF, así como cualquier otra declaración en una fórmula. En este artículo, esto se indicará mediante el uso de paréntesis de colores en cualquier ejemplo de fórmula que mencionemos.

 

Caso de uso simple de la función IF

Ahora que entendemos qué es la función IF y cómo se estructura en su forma más básica, veamos un caso de uso de seguimiento del presupuesto para ver cómo se puede usar la función IF en un ejemplo de la vida real. 

 

 

El tablero anterior se usa para hacer el seguimiento del presupuesto de una organización. Gracias a la columna Fórmula, renombrada como “Por encima/debajo del presupuesto”, podemos saber de un vistazo cómo se compara la cantidad real de dinero gastado con el presupuesto establecido. Aquí se utiliza la siguiente fórmula: 

 

Fórmula: IF({Budgeted}<{Actual Spending} ,"Por encima del presupuesto","Por debajo del presupuesto")

 

Al aplicar esta función, la columna Fórmula leerá si el valor “Presupuestado” es menor que el valor “Gasto real”. Si el valor “Presupuestado” es, de hecho, menor que el valor “Gasto real”, se mostrará el texto “Por encima del presupuesto”. De lo contrario, si esta condición no se cumple y el valor “Presupuestado” es mayor que el “Gasto real”, se mostrará el texto “Por debajo del presupuesto”.

 

Uso de las condiciones AND/OR con la función IF

Cuando uses la función IF, quizá debas especificar otras condiciones. ¡Esto es particularmente importante cuando quieres hacer cálculos más largos y complejos! Por eso, otras funciones lógicas como AND y OR se pueden combinar con la función IF.

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Como se muestra arriba, cuando se agrega otra condición o función a una fórmula IF, la declaración adicional (es decir, AND({Total Sales}>350000,{Deals}>12)) se incluye dentro de la condición IF inicial. Veamos más detalles en un ejemplo de condición AND, seguido de un ejemplo de condición OR, para ver cómo funciona esto.

 

Condición AND

La función AND se puede usar dentro de una fórmula IF para que se prueben múltiples condiciones para obtener un valor. Cuando se la usa, deben cumplirse todas las condiciones colocadas para que se muestre un valor. Si solo se cumple una o ninguna de estas condiciones, se mostrará en su lugar el valor colocado en la fórmula que se define para las condiciones que no se cumplen

Analicemos el siguiente tablero de gestión de clientes potenciales de ventas para ver un ejemplo de cómo se pueden combinar las funciones IF y AND para determinar si se debe recibir o no un bono de $2500:

 


En este tablero, agregamos una columna Fórmula titulada “Valor del bono” para mostrar el monto de bonificación de $2500 que un representante de ventas podría recibir. Para que un representante de ventas tenga derecho a recibir el bono de $2500, el valor del contrato debe ser superior a $350 000 y el estado del pago debe ser “Pagado”. La siguiente fórmula nos permite hacer precisamente eso: 

 

Fórmula: IF(AND({Deal size}>350000, {Payment}="Pagado"),"$2500","$0")

 

El ejemplo de fórmula anterior funcionará de la siguiente manera: 

  • La fórmula primero leerá si el valor de la oferta es superior a 350 000 y se la columna estado de pago está marcada como “Pagado”.
  • Si se cumplen ambas condiciones, se mostrará el valor “$2500”.
  • De lo contrario, si no se cumple cualquiera de estas condiciones, la fórmula mostrará el valor “$0”.

¡Genial! Gracias a la combinación de las funciones IF y AND, nuestra fórmula puede ayudarnos a determinar fácilmente si un representante de ventas es elegible para un bono de $2500 o no. 💥

 

Condición OR

De manera similar a la condición AND, la función OR también te permite probar múltiples condiciones diferentes para que se muestre un valor. La diferencia principal entre los dos es que, para la condición OR, solo se debe cumplir una de las condiciones colocadas para que se muestre un valor.

 

Para ver esto en acción, analicemos el tablero Comisiones del equipo de ventas que vemos abajo. Al igual que en el caso de uso anterior, este tablero nos permite calcular una bonificación para cada uno de nuestros representantes de ventas. Sin embargo, esta vez, la columna fórmula (titulada “Tasa de bonificación”) considera otras variables al realizar este cálculo. 

 

 

Esta vez, para que un representante de ventas sea elegible para un bono, solo se debe cumplir una de las dos condiciones:

  • el Monto total de las ventas debe ser mayor o igual que (>=) el Objetivo de ventas
  • o su número de cuentas debe ser mayor o igual que (>=) el Objetivo de cuentas.

Para lograr este cálculo, la fórmula tendrá el siguiente aspecto:

 

Fórmula: IF(OR({Total sales}>={Sales goal},{# accounts}>={Account goal}),{Total sales}*{Commission rate},0)

 

Si se cumple alguna de las dos condiciones (Ventas totales >= Objetivo de ventas o número de cuentas >= Objetivo de cuentas), el representante de ventas será elegible para una bonificación que se calculará mediante la multiplicación del valor de Ventas totales por la tasa de Comisión. De lo contrario, si no se cumple ninguna de estas condiciones, su tasa de bonificación será $0.

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Fórmula IF “anidada”

El tipo final de función IF que se explorará aquí, conocido como fórmula IF “anidada”, incorpora múltiples funciones IF una dentro de la otra. Esto se usa cuando quieres probar múltiples condiciones diferentes y recibir un valor específico según cuál de estas condiciones se cumpla.

 

Para entender cómo funciona esto, veamos el siguiente tablero que se usa para administrar una empresa de fabricación de camisetas. Para este caso de uso, nos concentraremos en la columna Fórmula, titulada “Precio por unidad”.

 

 

Dentro de este tablero, hay tres tipos diferentes de camisetas indicadas por la columna Estado titulada “Tipo de camiseta”: Ironman, Thor y Capitán América. Al usar una fórmula IF anidada, podemos mostrar fácil y automáticamente el precio por unidad en función del tipo de camiseta que se seleccione.

 

Antes de profundizar en esta fórmula, es importante tener en cuenta que los diferentes tipos de camisetas tienen los siguientes precios:

  • Thor: $15
  • Ironman: $20 
  • Capitán América: $30

Para mostrar el precio por unidad, según el tipo de camiseta (etiqueta estado) seleccionado, queremos incluir tres condiciones IF diferentes que están anidadas en una sola.

Para crear una fórmula que refleje esta lógica, primero probaremos si el tipo de camiseta es “Thor”. En ese caso, el valor presentado será 15 (basado en su costo). Si no se cumple esta condición, pasaremos a la siguiente condición IF en la que probamos si el tipo de camiseta es “Ironman”. En ese caso, el resultado será 20. Para la opción final, probaremos si el tipo de camiseta es “Capitán América”. En ese caso, nos dará como resultado un valor de 30. Si no se cumple ninguna de estas condiciones, se mostrará el valor 0.

La fórmula resultante se verá así: 

 

Fórmula: IF({T-shirt Type}="Thor",15,IF({T-shirt Type}="Ironman",20,IF({T-shirt Type}="Capitán América",30.0)))

 

¿Ves cómo cada función IF tiene sus propios paréntesis que abren cada condición por separado y luego se cierran todos juntos al final? Así es como debe estructurarse una función IF anidada para que funcione correctamente. 

 

Al aplicar esta fórmula, el precio por unidad se mostrará automáticamente como respuesta a la selección de un tipo de camiseta. 🙌 

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¡Genial! Esperamos que este artículo te haya brindado la base para comenzar a explorar la función IF dentro de la columna Fórmula. Hay muchos cálculos que puedes hacer con esto, ¡y no hay límites para tu creatividad!

 

Nota: Para obtener más sugerencias, trucos e información general sobre cómo usar la columna Fórmula, consulta este artículo. También puedes encontrar otros ejemplos de fórmulas en el artículo Casos de uso de fórmulas.

 

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